Auslöser und Bedingungen

Ein Agent wird nie von selbst tätig. Er wartet darauf, dass in Photovate etwas Bestimmtes passiert — das ist der Auslöser. Zusätzlich kannst du festlegen, dass nur ein Teil dieser Fälle zählen soll — das sind die Bedingungen.

Dieser Artikel listet alle Auslöser auf, die zur Auswahl stehen, erklärt, welche Bedingung zu welchem Auslöser gehört, und benennt die Fälle, in denen ein Auslöser bewusst nicht greift. Was ein Agent danach tut, legst du an anderer Stelle fest — in der „Anweisung" und unter „Erlaubte Aktionen".

Voraussetzungen

Du brauchst den Bereich „KI-Agenten" in der Navigation am linken Rand. Fehlt der Eintrag, ist er für deine Rolle nicht freigegeben.

Auslöser und Bedingungen gehören zu dem, was ein Agent tut. Diesen Teil darf nur der Ersteller des Agenten ändern — oder ein Administrator. Steht am Agenten der Hinweis „Nur der Ersteller des Agenten kann das ändern, weil der Agent mit dessen Rechten arbeitet.", siehst du von jedem Job nur die Zusammenfassungszeile — aufklappen und bearbeiten lassen sich die Jobs nicht.

Wo der Auslöser eingestellt wird

Der Auslöser gehört nicht zum Agenten, sondern zu einem Job. Ein Agent kann mehrere Jobs haben, und jeder Job hat genau einen Auslöser.

1. Öffne über die Navigation den Bereich „KI-Agenten" und klicke den Agenten an.
2. Wähle „Agent verwalten".
3. Klappe im Abschnitt „Jobs" einen Job auf oder lege über „Job anlegen" einen neuen an.
4. Wähle oben das Feld „Auslöser".
5. Sichere die Änderung mit „Job speichern".

Solange kein Job angelegt ist, steht an dieser Stelle „Noch kein Job. Ein Agent ohne Job macht nichts." Ein Job ohne gewählten Auslöser zeigt in der Zusammenfassungszeile „Kein Auslöser" und lässt sich nicht speichern.

Gut zu wissen: Unter dem Job-Namen steht eine Zeile, die den Auslöser und alle gesetzten Bedingungen in Kurzform zusammenfasst — zum Beispiel „Angebot: Status geändert · Wechsel zu: Versendet". Daran erkennst du bei zugeklapptem Job, worauf er reagiert.

Die Auslöser im Einzelnen

Die Auswahlliste ist nach Bereichen gruppiert. Es gibt 20 Auslöser:

Gut zu wissen: Zwei Bezeichnungen weichen von dem ab, was du sonst im Produkt siehst. „Deal: Status geändert" meint den Status einer Chance. Und „Inventar: Status geändert" meint ein Betriebsmittel — in der Liste der Datensatzarten heißt dieselbe Sache „Betriebsmittel".

Was „Status geändert" genau heißt

Die elf Auslöser mit dem Zusatz Status geändert reagieren ausschließlich auf einen Wechsel des Status an einem bereits vorhandenen Datensatz.

Daraus folgen drei Dinge, die in der Praxis oft für Verwirrung sorgen:

• Ein neu angelegter Datensatz löst keinen Statuswechsel aus. Legst du eine Aufgabe direkt im Status „Offen" an, greift „Aufgabe: Status geändert" nicht. Erst der Wechsel auf „In Bearbeitung" zählt.
• Ein Speichern ohne Statuswechsel zählt nicht. Öffnest du einen Datensatz, änderst etwas anderes und speicherst, bleibt der Auslöser stumm.
• Nur der Status zählt. Eine geänderte Bezeichnung, eine neue Notiz oder ein anderer Betrag sind kein Statuswechsel.

Dasselbe gilt sinngemäß für „Lead: zugewiesen" und „Aufgabe: zugewiesen": Beide reagieren auf die Änderung der Zuweisung, nicht auf das Anlegen eines Datensatzes, bei dem die Person von Anfang an eingetragen ist.

Bei „Lead: zugewiesen" steht dieser Hinweis direkt unter dem Feld „Auslöser": „Nur eine Änderung der Zuweisung löst diesen Job aus. Ein Lead, der direkt mit Vertriebsmitarbeiter angelegt wird, startet ihn nicht."

Für „Termin: geändert" zählen genau drei Angaben: Status, Beginn und Ende. Wird nur der Titel oder die Beschreibung eines Termins geändert, passiert nichts.

Auslöser, die nur einen Teil der Fälle abdecken

Zwei weitere Auslöser sind im Produkt bewusst eingegrenzt. Beide sagen das im Formular unter dem Feld „Auslöser" selbst:

• „Zahlung: eingegangen" — „Nur echte Zahlungseingänge lösen diesen Job aus. Erstattungen und Übertragungen nicht."
• „Beleg: Status geändert" — „Nur automatisch importierte Belege lösen diesen Job aus. Bei manuell angelegten Belegen passiert nichts."

Bitte beachten: „Mahnung: erstellt" greift für alle Mahnstufen — „Zahlungserinnerung", „Mahnung" und „Letzte Mahnung" — und zusätzlich jedes Mal, wenn eine davon ihren Status wechselt, also auf „Heruntergeladen" oder „Versendet". Eine Bedingung, mit der du auf eine einzelne Mahnstufe einschränken könntest, gibt es nicht. Grenze stattdessen in der „Anweisung" ein, oder setze eine Pause unter „Frühestens erneut nach".

Die beiden Auslöser, die auf ein Datum schauen

„Rechnung: überfällig" und „Fahrzeug: Termin fällig" reagieren nicht auf eine Eingabe, sondern auf den Kalender. Photovate prüft einmal je Nacht und erzeugt für jeden passenden Datensatz ein Ereignis.

„Rechnung: überfällig" betrachtet dabei nur Rechnungen, deren „Zahlungsziel" bereits in der Vergangenheit liegt und die im Status „Offen", „Gemahnt" oder „Teilbezahlt" stehen. Eine bezahlte oder stornierte Rechnung taucht nie auf. Gezählt wird ab dem Tag nach dem Zahlungsziel — am Zahlungsziel selbst gilt eine Rechnung noch nicht als überfällig.

„Fahrzeug: Termin fällig" schaut auf fünf Felder des Fahrzeugs: „Nächste Wartung (HU/TÜV)", „Nächster Servicetermin", „Nächster Ölwechsel", „Nächster Reifenwechsel" und „Nächste UVV-Prüfung". Jedes gefüllte Feld wird einzeln betrachtet. Fahrzeuge im Status „Ausgemustert" bleiben außen vor.

Beide Auslöser verlangen zwingend die Bedingung „Zeitpunkt" — siehe unten.

Bedingungen: wie du einen Auslöser einschränkst

Eine Bedingung verändert nicht, worauf der Agent hört, sondern welche dieser Fälle übrig bleiben. Trifft eine Bedingung nicht zu, startet der Job nicht — und der Vorgang wird auch nicht vorgemerkt oder nachgeholt.

Welche Bedingungen angeboten werden, hängt vom gewählten Auslöser ab. Felder, die zum Auslöser nicht passen, blendet das Formular gar nicht erst ein.

„Nur bei Wechsel zu" — auf einen Zielstatus einschränken

Angeboten bei allen elf Auslösern mit Status geändert.

Lässt du das Feld leer, steht dort „Jeder Statuswechsel" und der Job startet bei jedem Wechsel. Wählst du einen Status, startet er nur, wenn der Datensatz in diesen Status wechselt. Woher er kam, spielt keine Rolle.

Zur Wahl stehen die Status, die es für diese Datensatzart gibt. Bei Chancen und Reklamationen sind das eure eigenen Status zusammen mit den mitgelieferten Vorlagen. Bei allen übrigen Datensatzarten ist die Liste fest vorgegeben und lässt sich nicht erweitern.

Bitte beachten: Unter dem Feld steht „Leer lassen, damit jeder Statuswechsel den Job startet. Achtung: Wird ein Status später umbenannt, greift die Auswahl nicht mehr." Benennt jemand einen selbst angelegten Status um, läuft der Job ab diesem Moment leer — ohne Fehlermeldung. Öffne den Job dann einmal und wähle den Status neu.

„Nur bei Terminart" — auf eine Terminart einschränken

Angeboten bei „Termin: angelegt" und „Termin: geändert".

Leer bedeutet „Jede Terminart". Das Formular warnt an dieser Stelle ausdrücklich: „Leer lassen, damit jede Terminart den Job startet. Wenn der Job etwas schreibt, schreibt er dann bei jedem Termin, auch bei Urlauben und internen Besprechungen."

„Nur für Rechnungsart" — auf eine Rechnungsart einschränken

Angeboten ausschließlich bei „Rechnung: Status geändert".

Leer bedeutet „Jede Rechnungsart". Zur Wahl stehen die acht Rechnungsarten: „Abschlagsrechnung", „Teilrechnung", „Vorkasserechnung", „Schlussrechnung", „Rechnung", „Gutschrift", „Stornierung" und „Verspätete Mitteilung". Zusätzlich steht in der Liste „Letzte Rechnung zur Auftragsbestätigung (Schlussrechnung oder Rechnung über die ganze AB)".

Nur bei der letzten Rechnung zu einer Auftragsbestätigung starten

Viele Abläufe sollen erst greifen, wenn eine Auftragsbestätigung vollständig abgerechnet ist — zum Beispiel den Auftrag abschließen, sobald die letzte Rechnung bezahlt ist. Dafür wählst du unter „Nur für Rechnungsart" den Eintrag „Letzte Rechnung zur Auftragsbestätigung (Schlussrechnung oder Rechnung über die ganze AB)".

Als letzte Rechnung zählt:

• die Schlussrechnung, wenn vorher Abschlags-, Teil- oder Vorkasserechnungen gestellt wurden, oder
• eine Rechnung, mit der eine Auftragsbestätigung in einem Schritt abgerechnet wurde.

Eine freie Rechnung ohne Auftragsbestätigung zählt nicht dazu.

Bitte beachten: Wählst du stattdessen nur „Schlussrechnung", startet eine Rechnung über die ganze Auftragsbestätigung den Job nicht. Wer Aufträge mal in Raten, mal in einem Schritt abrechnet, wählt deshalb den Eintrag für die letzte Rechnung.

Tipp: Der Job „Auftrag abschließen, wenn die letzte Rechnung bezahlt ist" aus der Vorlage „Best Practice Agent" ist bereits so eingestellt.

Gut zu wissen: Bei „Zahlung: eingegangen" und „Mahnung: erstellt" gibt es diese Bedingung nicht, obwohl beide am Ende auf einer Rechnung arbeiten. Wenn dort nur eine bestimmte Rechnungsart gemeint ist, muss das in der „Anweisung" stehen.

„Zeitpunkt" — der Abstand zum Datum

Pflichtfeld bei „Rechnung: überfällig" und „Fahrzeug: Termin fällig". Es gibt sechs feste Stufen: 60, 30, 14, 7 und 1 Tag sowie „Am Tag selbst".

Bei „Fahrzeug: Termin fällig" zählen die Stufen vorher — „30 Tage vorher" heißt: Der Termin ist in 30 Tagen. Bei „Rechnung: überfällig" zählen sie danach — „30 Tage überfällig" heißt: Das Zahlungsziel liegt 30 Tage zurück. Die Beschriftung im Feld sagt dir, in welche Richtung gezählt wird.

Bitte beachten: Bei „Rechnung: überfällig" steht „Am Tag selbst" zwar in der Liste, löst dort aber nie aus — gezählt wird erst ab dem Tag nach dem Zahlungsziel. Die kleinste Stufe, die dort wirklich greift, ist „1 Tag überfällig".

Jeder Datensatz löst je Stufe einmal aus, nicht an jedem Tag danach. Und ein Job hört immer nur auf die eine Stufe, die du eingestellt hast: Steht dort „7 Tage überfällig", läuft der Job für dieselbe Rechnung genau einmal — nach 14 oder 30 Tagen meldet er sich nicht noch einmal, solange das Zahlungsziel unverändert bleibt. Wer mehrfach erinnern will, braucht je Stufe einen eigenen Job.

Bitte beachten: Unter dem Feld steht „Nur diese festen Abstände sind möglich. Ein anderer Wert würde nie auslösen." Brauchst du einen Abstand dazwischen — etwa 10 Tage —, ist die nächstgelegene Stufe die einzige Möglichkeit.

„Frühestens erneut nach" — eine Pause je Datensatz

Dieses Feld gibt es bei jedem Auslöser. Es legt fest: „Mindestabstand, bevor derselbe Datensatz diesen Job wieder startet."

Zur Wahl stehen „Ohne Pause", „1 Stunde", „4 Stunden", „1 Tag" und „1 Woche". Bei einem neuen Job ist „1 Stunde" voreingestellt.

Die Pause gilt pro Datensatz, nicht für den ganzen Job: Wechseln zehn verschiedene Aufträge den Status, läuft der Job zehnmal. Wechselt derselbe Auftrag innerhalb der Pause mehrfach, läuft er nur einmal.

Die regelmäßige Prüfung einrichten

„Regelmäßige Prüfung" ist der einzige Auslöser ohne auslösendes Ereignis. Statt zu warten, geht er selbst eine Liste durch. Dafür brauchst du mehrere Angaben:

Unter „Welche Datensätze" stehen elf Möglichkeiten: „Lead", „Deal", „Auftrag", „Angebot", „Rechnung", „Beleg", „Aufgabe", „Termin", „Reklamation", „Fahrzeug" und „Betriebsmittel". Ohne diese Angabe findet der Job nichts; in der Zusammenfassungszeile steht dann „Keine Datensätze gewählt".

Wichtig: „Unverändert seit" und „Nur im Status" sind einzeln freiwillig, aber mindestens eines von beiden ist Pflicht. Fehlen beide, meldet das Formular „Bitte einen Status oder einen Zeitraum wählen, sonst würde der Job jeden Datensatz nehmen" — denn sonst würde der Job bei jedem Durchlauf jeden einzelnen Datensatz dieser Art anfassen.

„Unverändert seit" zählt dabei ausschließlich Statuswechsel. Ein Angebot, an dem gestern der Betrag, eine Notiz oder ein Termin geändert wurde, gilt weiterhin als unverändert, solange sein Status steht.

Lässt du „Uhrzeit" leer, startet der Job schlicht ein Intervall nach dem Speichern. Trägst du eine Uhrzeit ein, wird sie in deutscher Ortszeit gerechnet. Photovate sieht alle paar Minuten nach, ob eine Prüfung ansteht — der Start kann deshalb ein paar Minuten nach der vollen Stunde liegen.

Zwei Dinge lässt die regelmäßige Prüfung immer aus: archivierte Chancen, Aufträge, Leads und Aufgaben sowie gelöschte Belege, und alles, was über ihre Obergrenze hinausgeht. Pro Durchlauf nimmt sie sich höchstens 20 Datensätze vor — und zwar die, deren Status am längsten unverändert ist.

Beachte den Unterschied zwischen den beiden Status-Bedingungen: „Nur bei Wechsel zu" fragt, in welchen Status ein Datensatz gewechselt ist. „Nur im Status" fragt, in welchem Status er gerade steht. Für die regelmäßige Prüfung gilt immer die zweite Frage. Leer bedeutet hier „Jeder Status".

Auch hier warnt das Formular vor dem Umbenennen: „Leer lassen, damit der Status keine Rolle spielt. Achtung: Wird ein Status später umbenannt, greift die Auswahl nicht mehr." Das betrifft die Status, die ihr selbst anlegt — bei Chancen, Reklamationen und Terminen. Anders als bei „Nur bei Wechsel zu" läuft die regelmäßige Prüfung danach aber nicht still weiter: Sie wird angehalten, und unter „Nicht gestartet" steht „Der Zeitplan ist unvollständig. Der Job wurde angehalten, bis er korrigiert ist." Wähle den Status im Job neu aus, dann läuft sie weiter.

Tipp: Die Kombination „Unverändert seit" plus „Nur im Status" ist der übliche Weg zu „liegengebliebenen" Vorgängen — etwa Angebote, die seit 14 Tagen im Status „Versendet" stehen.

Auf welchen Datensatz der Job wirkt

Normalerweise arbeitet ein Job an genau dem Datensatz, der ihn ausgelöst hat. Davon gibt es zwei Ausnahmen:

• „Zahlung: eingegangen" und „Mahnung: erstellt" wirken auf die zugehörige Rechnung. In der Zusammenfassungszeile des Jobs steht dann ausdrücklich „Aktionen auf: Rechnung".
• Bei „Regelmäßige Prüfung" bestimmst du den Datensatz selbst über „Welche Datensätze".

Davon hängt ab, welche Einträge unter „Erlaubte Aktionen" überhaupt angeboten werden. Solange kein Auslöser gewählt ist, steht dort „Wähle zuerst einen Auslöser, denn die möglichen Aktionen hängen davon ab."

Soll der Agent zusätzlich auf verknüpfte Datensätze zugreifen dürfen, steuerst du das über „Zugriff auf verknüpfte Datensätze". Bleibt das Feld leer, gilt „Nur der auslösende Datensatz".

Den Auslöser nachträglich wechseln

Alle Bedingungen hängen am gewählten Auslöser. Wechselst du ihn, sind sie nicht mehr anwendbar.

Photovate fragt deshalb vorher nach. Im Dialog „Auslöser wechseln?" stehen die Felder, die dabei geleert werden — je nach Konfiguration etwa „Nur bei Wechsel zu", „Zeitpunkt", „Erlaubte Aktionen" oder „Absender-Postfach". Mit „Felder leeren" bestätigst du den Wechsel.

Tipp: Brauchst du beide Varianten, lege lieber über „Job duplizieren" einen zweiten Job an, statt am bestehenden den Auslöser zu wechseln. Ein Agent darf beliebig viele Jobs haben.

Vor dem Scharfschalten: Testlauf

Über „Testlauf starten" probierst du einen gespeicherten Job an einem echten Datensatz aus. Dabei gilt: „Probier den Job an einem echten Datensatz aus. Alles, was der Agent tun möchte, wartet danach auf deine Freigabe. Ohne dein Ja wird nichts geändert."

So siehst du, ob dein Auslöser und deine Bedingungen überhaupt einen passenden Datensatz finden. Gibt es keinen, meldet Photovate „Es gibt noch keinen passenden Datensatz, mit dem getestet werden könnte." Prüfe dann, ob es überhaupt Datensätze dieser Art gibt und ob eine Bedingung zu eng gesetzt ist.

Ein Job, der E-Mails versendet, lässt sich erst nach einem erfolgreichen Testlauf aktivieren.

Wenn der Auslöser ins Leere läuft

Ein nicht gestarteter Lauf ist nicht automatisch ein Fehler. Öffne den Agenten in der Übersicht mit einem Klick auf die Karte — im Bereich „Nicht gestartet" steht im Klartext, warum nichts passiert ist:

Steht dort „Für diesen Agenten wurde kein Lauf übersprungen.", ist bei diesem Agenten nichts hängengeblieben.

Gut zu wissen: Ereignisse, auf die gar kein Job wartet, erscheinen nicht am Agenten, sondern unter „Einstellungen" → „KI-Agenten" im Abschnitt „Ereignisse ohne Job". Dort steht dazu: „Ereignisse, die im System passiert sind und auf die kein Job gewartet hat. Wenn ein Agent scheinbar nichts tut, steht hier der Grund: der Auslöser kommt an, aber kein Job hört zu." Dort landen auch zwei Gründe, die sich keinem einzelnen Agenten zuordnen lassen und deshalb unter „Nicht gestartet" nicht auftauchen: „Der Auslöser war an eine Bedingung gebunden, die nicht erfüllt war. Deshalb wurde kein Ereignis erzeugt." — das ist die Erstattung oder der manuell angelegte Beleg von oben — und „Diese Ereignisse kamen von einem Agenten selbst und starten deshalb keine weiteren.", die gewollte Sperre gegen Kettenreaktionen.

Agenten nach Auslöser finden

In der Übersicht „KI-Agenten" öffnet die Schaltfläche „Filter" rechts einen Bereich. Darin schränkst du unter „Auslöser" auf einen oder mehrere Auslöser ein und siehst sofort, welche Agenten darauf reagieren — nützlich, bevor du einen zweiten Job für dasselbe Ereignis anlegst.

Daneben stehen die Filter „Mitarbeiter", „Aktion", „Aufmerksamkeit" und „Letzter Lauf" sowie der Schalter „Ohne Freigabe". „Zurücksetzen" entfernt alles auf einmal.

Wenn es nicht klappt

Prüfe der Reihe nach:

1. Sind Agent und Job eingeschaltet? Beide haben einen eigenen Schalter. Ein aktiver Job unter einem pausierten Agenten tut nichts.
2. Passt der Auslöser zum Vorgang? Ein neu angelegter Datensatz ist kein Statuswechsel, und ein Speichern ohne Statuswechsel ebenfalls nicht.
3. Ist eine Bedingung zu eng? Setze „Nur bei Wechsel zu", „Nur bei Terminart" oder „Nur für Rechnungsart" probeweise zurück auf leer und beobachte, ob der Job dann startet.
4. Wurde ein Status umbenannt? Dann greift eine gesetzte Statusbedingung nicht mehr. Wähle den Status im Job neu aus.
5. Hat der Job eine Pause? „Frühestens erneut nach" unterdrückt weitere Läufe am selben Datensatz.
6. Was sagt „Nicht gestartet"? Dort steht in aller Regel der genaue Grund. Steht dort nichts, schau unter „Einstellungen" → „KI-Agenten" in „Ereignisse ohne Job".