Auftragsbestätigung bearbeiten und stornieren

Eine bestehende Auftragsbestätigung lässt sich nachträglich bearbeiten oder stornieren. Beide Aktionen wirken sich auf verknüpfte Rechnungen und Kommissionslisten aus. Voraussetzung ist, dass noch keine abgeschlossene Schlussrechnung vorliegt.

Status und Verfügbarkeit

Eine Auftragsbestätigung durchläuft die Status „Entwurf", „Nicht versendet", „Versendet" und „Storniert". Bei älteren Auftragsbestätigungen begegnet dir zusätzlich der Status „Abgeschlossen"; er stammt aus einer früheren Fassung und verhält sich wie „Nicht versendet".

Eine gespeicherte, aber noch nicht fertiggestellte Auftragsbestätigung steht auf „Entwurf". Sie öffnet direkt als Formular und nicht als fertiges Dokument – du arbeitest also einfach weiter und brauchst kein „Bearbeiten".

Ab dem Fertigstellen öffnet die Auftragsbestätigung als Dokument, und in der Kopfzeile erscheint das Menü „Mehr Optionen". Darin findest du:

• „Bearbeiten" und „Stornieren" – die beiden Aktionen, die dieser Artikel beschreibt.
• „Historie" – die lückenlose Aufzeichnung aller Änderungen an dieser Auftragsbestätigung.
• „GAEB X87 exportieren" – nur bei einer Auftragsbestätigung, die einen eingelesenen GAEB-Zuschlag beantwortet.

Hinweis: Ohne Bearbeitungsrecht für Aufträge zeigt das Menü ausschließlich „Historie". Bearbeiten und Stornieren stehen dann nicht zur Verfügung.

Hinweis: Sobald die Auftragsbestätigung vollständig abgerechnet ist, sind beide Aktionen gesperrt und im Menü ausgegraut. Das ist der Fall, wenn eine fertiggestellte Schlussrechnung existiert oder eine Rechnung, die die Auftragsbestätigung in einem Zug abrechnet – jeweils im Status „Offen", „Gemahnt", „Teilbezahlt", „Bezahlt" oder „Uneinbringlich". Fährst du mit der Maus über den ausgegrauten Eintrag, erscheint zum Beispiel „Bearbeitung nicht möglich, da die Auftragsbestätigung bereits vollständig abgerechnet ist. Bitte zuerst die Rechnung stornieren." Storniere in diesem Fall zuerst diese Rechnung. Ein Schlussrechnungs-Entwurf ist dagegen kein Hindernis und wird automatisch gelöscht. Ausgegraut sind beide Aktionen außerdem, wenn die Auftragsbestätigung bereits storniert wurde.

Bearbeiten

Klicke auf „Bearbeiten" und bestätige den Warnhinweis. Der Status wird dabei auf „Nicht versendet" zurückgesetzt, und die Kundin oder der Kunde sollte über die Änderung informiert werden. Sobald du eine Position angepasst hast, werden „Vorschau" und „Fertigstellen" aktiv. Über „Jetzt fertigstellen" schließt du die Bearbeitung ab; es erscheint die Meldung „Auftragsbestätigung wurde bearbeitet."

Die Bearbeitung wirkt sich auf verknüpfte Kommissionslisten und Rechnungen aus. Abhängig von deren Stand erscheint vor dem Abschluss ein zusätzlicher Dialog.

Ändern sich Artikel und existiert dazu eine Kommissionsliste, kannst du entscheiden, ob die Liste mitgeändert wird – allerdings nur, solange noch keine Warenbewegung stattgefunden hat. Bei einer Kommissionsliste im Status „Offen" oder „Kommissioniert" wählst du zwischen „Positionen in der Kommissionsliste aktualisieren" und „Alte Kommissionsliste beibehalten".

Beim Aktualisieren werden Positionen und Mengen übernommen; ist eine Menge niedriger als zuvor und bereits kommissioniert, werden die Artikel wieder freigegeben. Wurde dagegen bereits eine Warenbewegung gebucht (Status „Teilgeliefert" oder „Geliefert"), ist keine automatische Anpassung möglich – die Kommissionsliste musst du dann manuell bearbeiten. In beiden Sonderfällen bestätigst du über das Kontrollkästchen „Ich habe den Hinweis gelesen und verstanden." und klickst auf „Fortfahren".

Tipp: Wähle „Positionen in der Kommissionsliste aktualisieren", damit die Kommission automatisch auf dem aktuellen Stand bleibt.

Auch auf der Rechnungsseite gibt es zwei Dinge zu beachten: Vorhandene Schlussrechnungs-Entwürfe werden beim Bearbeiten der Auftragsbestätigung immer gelöscht. Liegen bereits Teil- oder Abschlagsrechnungen vor, wird die Änderung in der Schlussrechnung verrechnet.

Hinweis: Durch die Verrechnung in der Schlussrechnung kann ein negativer Betrag entstehen – etwa, wenn die bereits gestellten Teil- oder Abschlagsrechnungen den neuen Gesamtbetrag übersteigen. Dieser Betrag muss dann über eine Gutschrift ausgeglichen werden.

Stornieren

Klicke auf „Stornieren", aktiviere im Warnhinweis das Kontrollkästchen „Ich habe den Hinweis gelesen und verstanden." und bestätige mit „Jetzt stornieren". Der Status wechselt auf „Storniert"; in verknüpften Kommissionslisten und Rechnungen erscheint der Hinweis „Die zugehörige Auftragsbestätigung wurde storniert."

Hinweis: Eine Stornierung ist endgültig. Alle Verknüpfungen zu Kommissionen und Rechnungen werden dauerhaft getrennt und müssen manuell angepasst werden.