Auftragsbestätigung bearbeiten und stornieren

Eine bestehende Auftragsbestätigung lässt sich nachträglich bearbeiten oder stornieren. Beide Aktionen wirken sich auf verknüpfte Rechnungen und Kommissionslisten aus. Voraussetzung ist, dass noch keine abgeschlossene Schlussrechnung vorliegt.

Status und Verfügbarkeit

Eine Auftragsbestätigung hat einen von drei Status: „Nicht versendet", „Versendet" oder „Storniert". Die Aktionen „Bearbeiten" und „Stornieren" finden Sie im Menü in der Kopfzeile und stehen bei den Status „Nicht versendet" und „Versendet" zur Verfügung.

⚠ Hinweis:

Sobald eine abgeschlossene Schlussrechnung existiert (Status „Offen", „Bezahlt" oder „Teilweise bezahlt"), sind beide Aktionen gesperrt und im Menü ausgegraut. Stornieren Sie in diesem Fall zuerst die Schlussrechnung. Ein Schlussrechnungs-Entwurf ist dagegen kein Hindernis und wird automatisch gelöscht.

Bearbeiten

Klicken Sie auf „Bearbeiten" und bestätigen Sie den Warnhinweis. Der Status wird dabei auf „Nicht versendet" zurückgesetzt, und die Kundin oder der Kunde sollte über die Änderung informiert werden. Sobald Sie eine Position angepasst haben, werden „Vorschau" und „Fertigstellen" aktiv. Über „Jetzt fertigstellen" schließen Sie die Bearbeitung ab; es erscheint die Meldung „Auftragsbestätigung wurde bearbeitet."

Die Bearbeitung wirkt sich auf verknüpfte Kommissionslisten und Rechnungen aus. Abhängig von deren Stand erscheint vor dem Abschluss ein zusätzlicher Dialog.

Ändern sich Artikel und existiert dazu eine Kommissionsliste, können Sie entscheiden, ob die Liste mitgeändert wird – allerdings nur, solange noch keine Warenbewegung stattgefunden hat. Bei einer Kommissionsliste im Status „Offen" oder „Kommissioniert" wählen Sie zwischen „Positionen in der Kommissionsliste aktualisieren" und „Alte Kommissionsliste beibehalten".

Beim Aktualisieren werden Positionen und Mengen übernommen; ist eine Menge niedriger als zuvor und bereits kommissioniert, werden die Artikel wieder freigegeben. Wurde dagegen bereits eine Warenbewegung gebucht (Status „Teilgeliefert" oder „Geliefert"), ist keine automatische Anpassung möglich – die Kommissionsliste müssen Sie dann manuell bearbeiten. In beiden Sonderfällen bestätigen Sie über das Kontrollkästchen „Ich habe den Hinweis gelesen und verstanden." und klicken auf „Fortfahren".

? Tipp:

Wählen Sie „Positionen in der Kommissionsliste aktualisieren", damit die Kommission automatisch auf dem aktuellen Stand bleibt.

Auch auf der Rechnungsseite gibt es zwei Dinge zu beachten: Vorhandene Schlussrechnungs-Entwürfe werden beim Bearbeiten der Auftragsbestätigung immer gelöscht. Liegen bereits Teil- oder Abschlagsrechnungen vor, wird die Änderung in der Schlussrechnung verrechnet.

⚠ Hinweis:

Durch die Verrechnung in der Schlussrechnung kann ein negativer Betrag entstehen – etwa, wenn die bereits gestellten Teil- oder Abschlagsrechnungen den neuen Gesamtbetrag übersteigen. Dieser Betrag muss dann über eine Gutschrift ausgeglichen werden.

Stornieren

Klicken Sie auf „Stornieren", aktivieren Sie im Warnhinweis das Kontrollkästchen „Ich habe den Hinweis gelesen und verstanden." und bestätigen Sie mit „Jetzt stornieren". Der Status wechselt auf „Storniert"; in verknüpften Kommissionslisten und Rechnungen erscheint der Hinweis „Die zugehörige Auftragsbestätigung wurde storniert."

⚠ Hinweis:

Eine Stornierung ist endgültig. Alle Verknüpfungen zu Kommissionen und Rechnungen werden dauerhaft getrennt und müssen manuell angepasst werden.