Aufträge und Chancen: wenn etwas nicht geht

Manchmal fehlt ein Menüeintrag, den du gestern noch hattest. Manchmal bleibt eine Schaltfläche grau, ohne zu sagen, warum. Und manchmal zeigen drei Felder drei verschiedene Nummern zu demselben Projekt.

Dieser Artikel sammelt diese Fälle für Aufträge und Chancen. Jeder Abschnitt sagt dir, was du siehst, warum es gesperrt ist — und vor allem, was du stattdessen tun kannst.

Die Schritt-für-Schritt-Anleitungen stehen in den jeweiligen Artikeln: Auftrag archivieren, reaktivieren und stornieren, Auftrag abschließen und Weitere Optionen - Chance. Hier geht es nur um die Fälle, in denen etwas nicht geht.

Ein Eintrag fehlt unter „Mehr Optionen"

Was du siehst: Im Menü „Mehr Optionen" oben rechts im Auftrag fehlen „Abschließen", „Stornieren" und „Archivieren". Es gibt keinen ausgegrauten Eintrag und keinen Hinweistext — die Zeilen sind einfach nicht da.

Warum es gesperrt ist: Diese drei Einträge werden nicht deaktiviert, sondern ausgeblendet. Dafür gibt es zwei voneinander unabhängige Gründe: den Status des Auftrags und die Frage, wer den Auftrag bearbeiten darf.

Grund 1: der Status passt nicht

Die Statuseinträge richten sich danach, wo der Auftrag gerade steht. Den Status liest du in der Kopfzeile neben dem Namen ab.

Was du tun kannst: Steht der Auftrag auf „Abgeschlossen" oder „Storniert", hol ihn über „Reaktivieren" zurück auf „In Auftrag" — danach stehen die drei Einträge wieder zur Verfügung. Trägt der Auftrag die Kennzeichnung „Archiviert", nutzt du dafür die Schaltfläche „Reaktivieren" rechts in der Kopfzeile; sie öffnet den Dialog „Auftrag wiederherstellen".

Gut zu wissen: Die übrigen Einträge des Menüs hängen nicht am Status. „Datenerfassung" und „Abschlussdokumentation" stehen immer darin — wenn du den Auftrag öffnen kannst, kannst du sie auch öffnen. „Warenwirtschaft", „Service" und „Nachkalkulation" erscheinen dagegen nur, wenn der jeweilige Bereich für dich freigeschaltet ist; fehlt einer davon, liegt es daran und nicht am Status des Auftrags.

Grund 2: es ist kein Projektmanager eingetragen

Das ist der Fall, den man am seltensten vermutet, und er tritt besonders häufig direkt nach dem Umwandeln einer Chance auf.

Ob du die drei Statuseinträge siehst, hängt am Feld „Projektmanager" des Auftrags. Du siehst sie in drei Fällen: wenn du dort selbst eingetragen bist, wenn der dort eingetragene Projektmanager zu einer deiner Abteilungen gehört — oder wenn deine Berechtigung zum Bearbeiten von Aufträgen auf „Alle" steht.

Beim Umwandeln einer Chance in einen Auftrag bleibt „Projektmanager" bewusst leer. Und solange dort niemand steht, greifen die ersten beiden Fälle nicht: Es gibt weder einen Eintrag, der du sein könntest, noch eine Abteilung, über die es gehen könnte. Übrig bleibt die Berechtigung „Alle" — auch der Vertriebsmitarbeiter des Projekts sieht die Einträge nicht.

Was du tun kannst: Trag im Auftrag unter „Allgemeine Informationen" einen „Projektmanager" ein und klick auf „Speichern". Danach erscheinen die Einträge für diese Person im Menü.

Bitte beachten: Daher kommt auch der Fall, dass „Speichern" funktioniert, das Menü aber trotzdem nichts anbietet. „Speichern" steht zusätzlich dem Vertriebsmitarbeiter offen, die drei Statuseinträge nicht. Das ist kein Fehler in deinen Rechten — es fehlt nur der Eintrag im Feld „Projektmanager".

„Stornieren" öffnet keinen Dialog, sondern einen Hinweis zu Rechnungen

Was du siehst: Du wählst unter „Mehr Optionen" den Eintrag „Stornieren", aber statt des Dialogs „Auftrag stornieren" erscheint „Bitte zuerst die Rechnung stornieren" oder „Bitte zuerst die Rechnungen stornieren".

Warum es gesperrt ist: Zum Auftrag gibt es noch fertiggestellte Rechnungen, die nicht storniert sind. Photovate storniert beim Auftrag die Auftragsbestätigungen mit, Rechnungen aber nie. Rechnungsentwürfe blockieren nicht.

Was du tun kannst: Storniere zuerst die Rechnungen. Bei genau einer Rechnung führt dich „Zur Rechnung" im Hinweis direkt dorthin — vorausgesetzt, du hast Zugriff auf die Rechnungen. Bei mehreren findest du sie im Auftrag im Abschnitt „Rechnungen". Danach lässt sich der Auftrag stornieren.

„Speichern" ist grau, und die Felder lassen sich nicht anklicken

Was du siehst: Im Auftrag ist „Speichern" grau, und auch die Felder darunter nehmen keine Eingabe an.

Warum es gesperrt ist: Dafür kommen drei Fälle in Frage.

• Du hast nichts geändert. „Speichern" wird erst aktiv, wenn tatsächlich etwas anders ist als beim Öffnen.
• Ein Pflichtfeld ist leer oder fehlerhaft. Dann bleibt die Schaltfläche grau, bis die Angabe stimmt.
• Der Auftrag ist schreibgeschützt. Sobald er archiviert ist oder nicht mehr auf „In Auftrag" steht, ist das ganze Formular gesperrt — nicht nur die Schaltfläche.

Was du tun kannst: Prüf zuerst die Kopfzeile. Steht dort „Abgeschlossen", „Storniert" oder die Kennzeichnung „Archiviert", musst du den Auftrag erst reaktivieren beziehungsweise wiederherstellen; vorher lässt sich nichts ändern. Steht er auf „In Auftrag", hast du etwas geändert und ist kein Feld rot, dann ist der Knopf auch nicht grau.

Bei einem archivierten Auftrag ist zusätzlich die Schaltfläche „Aufgaben" ausgeblendet. Lesen kannst du in beiden Fällen weiterhin alles.

Wenn „Speichern" gar nicht da ist

Eine fehlende Schaltfläche ist ein anderer Fall als eine graue, und beide werden leicht verwechselt. Fehlt die Schaltfläche in der Kopfzeile vollständig, während der Auftrag auf „In Auftrag" steht, darfst du diesen Auftrag nicht bearbeiten. Die Felder nehmen dann ebenfalls keine Eingabe an.

Bearbeiten darfst du einen Auftrag, wenn du dort als „Projektmanager" oder als „Vertriebsmitarbeiter" eingetragen bist — oder wenn deine Berechtigung für Aufträge auf „Alle" steht.

Was du tun kannst: Bitte jemanden, der den Auftrag bearbeiten darf, dich unter „Allgemeine Informationen" als „Projektmanager" oder „Vertriebsmitarbeiter" einzutragen. Danach erscheint die Schaltfläche für dich. Geht es um alle Aufträge und nicht nur um diesen einen, lass deine Berechtigung in den Einstellungen anpassen.

Drei Nummern an einem Projekt — welche nennst du dem Kunden?

Was du siehst: In der Auftragsübersicht heißt die Spalte „Projekt-Nr.". Im geöffneten Auftrag heißt dasselbe Feld „Auftragsnummer". Auf der Auftragsbestätigung steht eine dritte Nummer, die mit beiden nichts zu tun hat.

Warum das so ist: Es sind zwei verschiedene Nummern mit drei Beschriftungen.

Die Projektnummer gehört zum Kontakt: Sie enthält dessen „Kontaktnummer" und eine laufende Nummer, die pro Kontakt hochzählt. Chancen und Aufträge desselben Kontakts teilen sich diese Zählung — das zweite Projekt eines Kunden bekommt also die 02, gleichgültig ob es als Chance oder als Auftrag beginnt.

Wird eine Chance in einen Auftrag umgewandelt, übernimmt der Auftrag die Nummer der Chance unverändert. Beide tragen dann dieselbe Projektnummer. Legst du einen Auftrag dagegen direkt an, bekommt er eine eigene, neue Nummer aus derselben Zählung.

Die „Auftragsbestätigungsnummer" zählt davon unabhängig fortlaufend über deinen ganzen Betrieb. Sie hängt nicht am Kontakt und nicht am Projekt. Dasselbe gilt für jede weitere Auftragsbestätigung zum selben Auftrag — jede bekommt ihre eigene.

Was du tun kannst:

• Deinem Kunden gegenüber nennst du die Nummer der Auftragsbestätigung. Sie gehört zu dem Dokument, das er bekommen hat, und er kann sie dort nachsehen. Die Projektnummer ist eure interne Ordnungsnummer — rechne nicht damit, dass dein Kunde sie kennt.
• Intern suchst du über die Projektnummer. Sie führt dich zur Chance und zum Auftrag zugleich.
• Beide Nummern findest du über die „Globale Suche". Die Treffer erscheinen dort getrennt unter „Aufträge" und „Auftragsbestätigungen".

Gut zu wissen: Im Kopf der Auftragsbestätigung steht neben der „Auftragsbestätigungsnummer" noch das Feld „Referenznummer". Das ist ein freies Feld für die Nummer, unter der dein Kunde den Vorgang führt — etwa seine Bestellnummer. Photovate vergibt dort nichts von selbst.

Hinweis: Arbeitest du mit GAEB, entfällt die „Auftragsbestätigungsnummer" in diesem Formular. An ihrer Stelle steht die „Auftragsnummer" aus der Auftragserteilung deines Auftraggebers — also wieder eine andere Nummer, die nicht von Photovate stammt.

Die Chance ist auf „Gewonnen" gesprungen, und die Kopfzeile ist fast leer

Was du siehst: Nach dem Markieren als gewonnen trägt die Chance die Kennzeichnung „In Auftrag konvertiert". „Speichern", „Aufgaben" und das Menü „Mehr Optionen" sind verschwunden. Übrig bleibt „Zum Auftrag wechseln".

Warum es gesperrt ist: Mit der Umwandlung ist die Chance abgeschlossen und schreibgeschützt. Die Arbeit am Projekt läuft ab jetzt im Auftrag weiter. Der Dialog „Chance gewonnen!" kündigt das vorher an: Die Chance werde direkt in einen Auftrag konvertiert und könne nicht mehr bearbeitet werden. Bestätigst du mit „Ok, verstanden", ist das der Punkt, ab dem die Chance nur noch lesbar ist.

Was du tun kannst: Jede Korrektur — auch an der „Projektanschrift", am Namen oder an der „Projektart" — machst du ab jetzt im Auftrag. Klick auf „Zum Auftrag wechseln" und ändere sie dort. Die Angaben der Chance bleiben als Stand zum Zeitpunkt der Umwandlung stehen.

Das ist auch dann der richtige Weg, wenn die Angabe in der Chance offensichtlich falsch ist: Der Auftrag ist ab der Umwandlung der führende Datensatz.

Ist auch „Zum Auftrag wechseln" grau, fehlt dir der Zugriff auf den Bereich „Aufträge" überhaupt. Dann führt für dich kein Weg mehr an diese Angaben — lass deine Berechtigung in den Einstellungen anpassen oder gib die Korrektur an jemanden weiter, der Aufträge öffnen darf.

Was die Umwandlung mitnimmt

Beim Umwandeln wandern diese Inhalte von der Chance an den Auftrag, sodass du sie dort wiederfindest:

• die Aufgaben samt ihrer Prozessschritte
• die Angebote und die Auftragsbestätigungen
• die Dokumente
• die „Datenerfassung"
• die Termine
• die „Zuständigkeiten"
• die Notizen und die „Historie"

Zwei Angaben ändern sich dabei:

• Der „Zugewiesener Mitarbeiter" der Chance wird im Auftrag zum „Vertriebsmitarbeiter".
• „Projektmanager" bleibt leer und will von dir gesetzt werden. Siehe oben: Davon hängt ab, wer den Auftrag abschließen, stornieren und archivieren kann.

Trug die Chance einen Namen, der auf „ - Projekt" endete, heißt der Auftrag danach „ - Auftrag".

Bitte beachten: Eine gewonnene Chance lässt sich nicht zurückholen. Anders als bei einer verlorenen Chance, die über „Chance reaktivieren" wieder aufgenommen werden kann, gibt es nach der Umwandlung keinen Weg zurück. Falls der Auftrag gar nicht zustande kommt, storniere ihn — die Chance bleibt dann als gewonnen stehen.

„Projektart ändern": „Änderung vornehmen" bleibt grau

Was du siehst: Du stellst in einer Chance oder einem Auftrag die „Projektart" um und speicherst. Statt zu speichern öffnet sich der Dialog „Projektart ändern", und darin ist „Änderung vornehmen" grau. Bei manchen Auswahlmöglichkeiten lässt sich der Punkt gar nicht anklicken, daneben steht „leer" oder „nicht gestartet".

Warum es gesperrt ist: Der Dialog verlangt zwei Entscheidungen, bevor er die Änderung zulässt — eine für die „Datenerfassung", eine für die „Prozessaufgaben". Solange eine der beiden offen ist, bleibt „Änderung vornehmen" grau.

Ein Punkt, der nichts zu bewahren hat, ist deaktiviert und verrät das über das Kennzeichen daneben: „leer" heißt, in der Datenerfassung steht noch keine Antwort; „nicht gestartet" heißt, an den Prozessaufgaben hat noch niemand gearbeitet. In dem Fall ist die Variante „neu" bereits vorausgewählt.

Was du tun kannst: Triff beide Entscheidungen, dann wird die Schaltfläche aktiv.

Willst du die Projektart doch nicht wechseln, verlässt du den Dialog über „Nicht ändern".

Bitte beachten: „Nicht ändern" verwirft nicht nur die neue Projektart, sondern setzt das ganze Formular auf den zuletzt gespeicherten Stand zurück. Hattest du im selben Zug noch andere Felder angefasst, sind diese Eingaben damit ebenfalls weg. Speichere darum erst die übrigen Änderungen und stell die „Projektart" danach allein um.

Wichtig: Der Wechsel der Projektart lässt sich nicht rückgängig machen — das sagt auch der Dialog. Eine gelöschte Datenerfassung ist weg. Bearbeitete Aufgaben dagegen werden nur archiviert, nicht gelöscht; sie bleiben nachlesbar. Entscheide dich im Zweifel für „behalten": Du kannst später immer noch neu anfangen, aber nichts zurückholen.

Gut zu wissen: Steht in der Datenerfassung noch nichts und ist der Prozess noch nicht angelaufen, erscheint der Dialog gar nicht. Die Projektart wird dann direkt umgestellt, weil nichts verloren gehen kann.

„Kontakt archivieren" ist gesperrt, obwohl das Projekt durch ist

Was du siehst: Im Menü „Mehr Optionen" des Kontakts ist der Eintrag „Kontakt archivieren" grau. Der Hinweis dazu lautet „Kann nicht archiviert werden, da eine Chance oder Auftrag besteht."

Warum es gesperrt ist: Es blockieren nur Projekte, die noch laufen. Abgeschlossene Projekte blockieren gerade nicht. Im Einzelnen sperrt der Kontakt, solange mindestens eins davon zutrifft:

• Eine Chance, die weder „Gewonnen" noch „Verloren" ist und nicht archiviert wurde.
• Ein Auftrag mit dem Status „In Auftrag", der nicht archiviert wurde.

Ein stornierter oder abgeschlossener Auftrag blockiert nicht. Eine gewonnene oder verlorene Chance blockiert nicht. Archivierte Projekte blockieren nicht.

Was du tun kannst: Öffne den Kontakt und sieh dir seine Chancen und Aufträge an. Bring jedes noch offene Projekt zu Ende, dann gibt der Kontakt sich frei:

1. Offene Chance: über „Mehr Optionen" auf „Verloren" setzen oder sie archivieren.
2. Laufender Auftrag: über „Mehr Optionen" „Abschließen" oder „Stornieren" wählen — oder ihn archivieren.

Danach lässt sich der Kontakt archivieren.

Bitte beachten: „Gewonnen" gibt den Kontakt nicht frei. Eine gewonnene Chance blockiert zwar nicht mehr, dafür entsteht im selben Moment ein neuer Auftrag mit dem Status „In Auftrag" — und der blockiert an ihrer Stelle. Willst du den Kontakt wirklich archivieren, nimm „Verloren" oder archiviere die Chance. Hast du schon auf „Gewonnen" geklickt, arbeite den neuen Auftrag anschließend über Schritt 2 ab.

Was sich nicht rückgängig machen lässt

Drei Dinge in diesem Artikel sind endgültig. Lieber einmal zu oft nachgesehen als hinterher gesucht:

• Eine gewonnene Chance. Es gibt keinen Weg zurück in die Bearbeitung. Korrekturen laufen ab dann über den Auftrag.
• Der Wechsel der Projektart. Eine gelöschte Datenerfassung kommt nicht wieder.
• Eine stornierte Auftragsbestätigung. Rechnungen und Kommissionen, die daran hängen, musst du anschließend von Hand nachziehen — der Dialog sagt das vorher.

Umgekehrt ist vieles weniger endgültig, als es klingt: Ein abgeschlossener Auftrag lässt sich über „Reaktivieren" wieder öffnen, obwohl der Dialog beim Abschließen ankündigt, Änderungen seien danach nicht mehr möglich. Dasselbe gilt für einen stornierten und für einen archivierten Auftrag.