Auftrag archivieren, reaktivieren und stornieren

Nicht jeder Auftrag läuft bis zum Ende durch. Manche werden abgesagt, andere sind erledigt und sollen nur noch aus der täglichen Übersicht verschwinden. Photovate trennt diese beiden Fälle sauber: Stornieren ist eine fachliche Entscheidung, Archivieren ist Aufräumen.

Dieser Artikel zeigt dir beide Wege, erklärt den Unterschied und beschreibt, wie du jeden davon wieder rückgängig machst. Er richtet sich an alle, die Aufträge betreuen.

Voraussetzungen

Du brauchst Zugriff auf den Bereich „Aufträge" und Bearbeitungsrechte für den jeweiligen Auftrag. Fehlen dir die Rechte, kannst du den Auftrag zwar öffnen, die Einträge zum Archivieren, Stornieren und Reaktivieren erscheinen im Menü aber nicht.

Alle vier Aktionen findest du ausschließlich in der Detailansicht eines Auftrags. Öffne dazu über die Hauptnavigation den Bereich „Aufträge" und klicke in der Übersicht auf die gewünschte Zeile.

Der Unterschied auf einen Blick

Der entscheidende Punkt: Archivieren sagt nichts darüber aus, wie der Auftrag ausgegangen ist. Ein archivierter Auftrag behält den Status, den er vorher hatte. Da sich nur ein Auftrag mit dem Status „In Auftrag" archivieren lässt, steht ein archivierter Auftrag also weiterhin auf „In Auftrag" — Archivieren blendet ihn lediglich aus der Übersicht aus.

Stornieren dagegen hält fest, dass aus dem Auftrag nichts wird. Der Status wechselt auf „Storniert", und der Auftrag bleibt in der normalen Übersicht stehen, wo du ihn weiterhin siehst.

Gut zu wissen: Beide Aktionen haben eine Gemeinsamkeit — sie archivieren alle offenen Aufgaben des Auftrags. Dieselbe Zeile steht in beiden Dialogen: „Alle verknüpften Aufgaben (Prozess- & Manualaufgaben) werden archiviert."

Einen Auftrag archivieren

Archivieren lässt sich nur ein Auftrag mit dem Status „In Auftrag".

1. Öffne den Auftrag und klicke oben rechts auf „Mehr Optionen".
2. Wähle „Archivieren".
3. Es öffnet sich der Dialog „Auftrag archivieren" mit dem Hinweis, was dabei passiert.
4. Bestätige mit „Jetzt archivieren". Mit „Abbrechen" verlässt du den Dialog, ohne etwas zu verändern.

Danach landest du wieder in der Auftragsübersicht, und unten erscheint die Meldung „Der Auftrag wurde als archiviert markiert". Die Meldung trägt eine Schaltfläche „Rückgängig" — ein Klick darauf holt den Auftrag sofort zurück, solange die Meldung noch sichtbar ist.

Im Dialog findest du außerdem das Kästchen „Diesen Hinweis nicht mehr anzeigen". Setzt du es, wird der Dialog beim nächsten Archivieren übersprungen und der Auftrag direkt archiviert.

Bitte beachten: Ohne den Zwischendialog gibt es auch keine Rückfrage mehr. Die Meldung mit „Rückgängig" erscheint weiterhin.

Einen archivierten Auftrag wiederherstellen

Archivierte Aufträge verschwinden aus der Standardübersicht. Du erreichst sie so:

1. Öffne in der Auftragsübersicht über „Filter" die Filteroptionen.
2. Schalte „Archivierte Aufträge anzeigen" ein.
3. Die Tabelle zeigt jetzt ausschließlich archivierte Aufträge. Klicke auf den gewünschten Auftrag.

Bitte beachten: Solange dieser Schalter aktiv ist, zeigt die Übersicht nur noch archivierte Aufträge — die übrigen Filter stehen dann nicht zur Verfügung. Der Hinweis hinter dem Info-Symbol neben dem Schalter sagt es ebenso: „Archivierte Daten sind nicht filterbar. Um Filter verwenden zu können, deaktiviere diese Ansicht. Hinweis: Aktive Filter werden dabei zurückgesetzt."

In der Kopfzeile eines archivierten Auftrags siehst du zusätzlich zum Status die Kennzeichnung „Archiviert". Rechts in derselben Kopfzeile steht die Schaltfläche „Reaktivieren":

1. Klicke auf „Reaktivieren".
2. Es öffnet sich der Dialog „Auftrag wiederherstellen".
3. Bestätige mit „Jetzt wiederherstellen".

Der Auftrag kehrt mit dem Status in die normale Übersicht zurück, den er vor dem Archivieren hatte. Die Meldung „Auftrag wiederhergestellt" bestätigt das. Alle Aufgaben, die beim Archivieren mit eingeschlossen wurden, kommen in ihrem vorherigen Status zurück — so steht es auch im Dialog: „Alle archivierten Aufgaben werden in ihrem vorherigen Status wiederhergestellt."

Hinweis: Die Schaltfläche heißt „Reaktivieren", der Dialog dahinter „Auftrag wiederherstellen". Es ist derselbe Vorgang.

Einen Auftrag stornieren

Stornieren kannst du einen Auftrag, solange er den Status „In Auftrag" trägt.

1. Öffne den Auftrag und klicke oben rechts auf „Mehr Optionen".
2. Wähle „Stornieren".
3. Im Dialog „Auftrag stornieren" wählst du unter „Begründung" einen Grund aus der Liste aus. Das Feld ist ein Pflichtfeld.
4. Unter „Kommentar" kannst du zusätzlich erläutern, warum der Auftrag nicht zustande kommt. Das ist freiwillig.
5. Prüfe die Liste unter „Diese Auftragsbestätigungen werden mit dem Auftrag storniert:". Dort stehen alle Auftragsbestätigungen des Auftrags, die noch nicht storniert sind, jeweils mit ihrem aktuellen Status. Hat der Auftrag keine solche Auftragsbestätigung, fehlt die Liste.
6. Bestätige mit „Jetzt stornieren".

Solange keine Begründung ausgewählt ist, bleibt „Jetzt stornieren" inaktiv. Nach dem Stornieren erscheint die Meldung „Auftrag wurde storniert", und der Auftrag trägt den Status „Storniert".

Mit dem Auftrag werden alle aufgeführten Auftragsbestätigungen storniert, und die verknüpften Aufgaben werden archiviert. Begründung und Kommentar werden am Auftrag gespeichert.

Gut zu wissen: Ein stornierter Auftrag zählt in der Auswertung „Soll-Ist" in keiner Kennzahl mehr mit.

Gut zu wissen: Die Auswahlliste unter „Begründung" pflegst du selbst. Du findest sie unter „Einstellungen" → „Aufträge" → „Stornierungsgründe". Ist dort nichts hinterlegt, bleibt die Liste im Dialog leer und der Auftrag lässt sich nicht stornieren.

Wenn es zum Auftrag schon Rechnungen gibt

Rechnungen storniert Photovate nie automatisch mit. Gibt es zum Auftrag bereits fertiggestellte Rechnungen, die noch nicht storniert sind, öffnet „Stornieren" keinen Dialog. Stattdessen erscheint ein Hinweis:

• Bei genau einer Rechnung: „Bitte zuerst die Rechnung stornieren". Hast du Zugriff auf die Rechnungen, führt dich „Zur Rechnung" direkt dorthin.
• Bei mehreren Rechnungen: „Bitte zuerst die Rechnungen stornieren".

Storniere die Rechnungen zuerst, danach lässt sich der Auftrag stornieren. Rechnungsentwürfe verhindern die Stornierung nicht.

Einen stornierten oder abgeschlossenen Auftrag reaktivieren

Bei einem Auftrag, der nicht mehr auf „In Auftrag" steht — also „Storniert" oder „Abgeschlossen" —, tauschen sich im Menü „Mehr Optionen" die Statuseinträge aus: Statt „Abschließen", „Stornieren" und „Archivieren" steht dort nur noch „Reaktivieren". Die übrigen Einträge des Menüs bleiben unverändert.

1. Öffne den Auftrag und klicke auf „Mehr Optionen".
2. Wähle „Reaktivieren".
3. Bestätige den Dialog „Auftrag reaktivieren" mit „Auftrag reaktivieren".

Die Meldung „Auftrag wurde reaktiviert" bestätigt den Vorgang. Der Auftrag steht danach wieder auf „In Auftrag" und lässt sich normal weiterbearbeiten; die archivierten Aufgaben kehren in ihren vorherigen Status zurück.

Bei einem stornierten Auftrag steht im Dialog zusätzlich: „Auftragsbestätigungen, die mit dem Auftrag storniert wurden, werden wiederhergestellt." Diese Auftragsbestätigungen erhalten genau den Status zurück, den sie vor der Stornierung hatten. Eine Auftragsbestätigung, die du schon vorher einzeln storniert hattest, bleibt storniert. Begründung und Kommentar der Stornierung werden beim Reaktivieren entfernt.

Bitte beachten: Der Hinweistext im Dialog kündigt an, der vorherige Status werde wiederhergestellt. Für den Auftrag selbst heißt das: Er steht danach immer auf „In Auftrag" — unabhängig davon, ob er vorher storniert oder abgeschlossen war.

Auch ein abgeschlossener Auftrag lässt sich auf diesem Weg wieder öffnen. Der Dialog zum Abschließen spricht zwar davon, dass danach keine Änderungen mehr möglich sind; „Reaktivieren" öffnet den Auftrag trotzdem wieder.

Was in einem inaktiven Auftrag gesperrt ist

Sobald ein Auftrag archiviert ist oder nicht mehr auf „In Auftrag" steht, ist er schreibgeschützt:

• „Speichern" ist nicht mehr anwählbar, Änderungen an den Auftragsdaten also nicht möglich.
• Neue Angebote, Termine und Rechnungen lassen sich dem Auftrag nicht mehr hinzufügen. Bereits vorhandene bleiben sichtbar.
• Bei einem archivierten Auftrag ist zusätzlich die Schaltfläche „Aufgaben" ausgeblendet.

Lesen kannst du weiterhin alles — Dokumente, „Historie" und die übrigen Bereiche bleiben offen. Willst du wieder arbeiten können, musst du den Auftrag vorher wiederherstellen beziehungsweise reaktivieren.

Wenn es nicht klappt

Das Menü zeigt weder Archivieren noch Stornieren oder Abschließen.
Prüfe den Status in der Kopfzeile. Diese drei Einträge erscheinen nur bei „In Auftrag". Steht dort „Storniert" oder „Abgeschlossen", bietet das Menü stattdessen „Reaktivieren" an. Trägt der Auftrag die Kennzeichnung „Archiviert", nutzt du die Schaltfläche „Reaktivieren" in der Kopfzeile.

Es erscheint überhaupt kein Eintrag zum Archivieren oder Stornieren.
Dann fehlen dir die Bearbeitungsrechte für diesen Auftrag. Wende dich an die Person, die bei euch die Berechtigungen vergibt.

Ein archivierter Auftrag taucht in der Übersicht nicht auf.
Das ist so vorgesehen. Schalte im Filterbereich „Archivierte Aufträge anzeigen" ein. Umgekehrt gilt: Findest du einen gerade wiederhergestellten Auftrag nicht, ist vermutlich noch dieser Schalter aktiv — schalte ihn wieder aus.

Statt des Stornodialogs erscheint ein Hinweis zu Rechnungen.
Lautet er „Bitte zuerst die Rechnung stornieren" oder „Bitte zuerst die Rechnungen stornieren", gibt es zum Auftrag noch fertiggestellte Rechnungen. Storniere sie zuerst, danach lässt sich der Auftrag stornieren.

Die Auswahlliste im Stornodialog ist leer.
Es ist noch kein Stornierungsgrund angelegt. Lege ihn unter „Einstellungen" → „Aufträge" → „Stornierungsgründe" an und öffne den Dialog danach erneut.

Der Dialog zum Archivieren erscheint nicht mehr.
Dann wurde „Diesen Hinweis nicht mehr anzeigen" gesetzt, und der Auftrag wird direkt archiviert. Über „Rückgängig" in der eingeblendeten Meldung machst du das sofort rückgängig.