Die Auftragsübersicht ist die Liste aller Aufträge deines Betriebs. Von hier aus suchst du einen bestimmten Auftrag, grenzt die Liste auf das ein, was dich gerade betrifft, und öffnest einen Auftrag zur Bearbeitung.
Dieser Artikel beschreibt die Liste selbst: wie du sie aufrufst, welche Spalten es gibt, wie Suche, Filter und Sortierung zusammenspielen und was die Status bedeuten.
Voraussetzungen
Du brauchst Zugriff auf den Bereich „Aufträge". Fehlt der Eintrag in der Navigation, ist er für deine Rolle nicht freigegeben.
Welche Aufträge in der Liste erscheinen, hängt zusätzlich von der Reichweite deiner Leseberechtigung ab. Je nach Einstellung siehst du alle Aufträge des Betriebs, nur die deiner Abteilung oder nur die, bei denen du als Projektmanager oder als Vertriebsmitarbeiter eingetragen bist. Zwei Personen können deshalb unterschiedlich viele Aufträge in derselben Liste sehen.
Die Schaltfläche „Auftrag erstellen" erscheint nur, wenn du Aufträge auch bearbeiten darfst.
Die Übersicht öffnen
Öffne über die Navigation am linken Rand den Bereich „Aufträge". Die Liste öffnet sich sofort und zeigt alle Aufträge, die du sehen darfst — die zuletzt angelegten zuerst.
Archivierte Aufträge sind dabei ausgeblendet. Wie du sie einblendest, steht weiter unten unter Filtern.
Die Spalten der Tabelle
Jede Zeile ist ein Auftrag. Welche Spalten du siehst, stellst du selbst ein — ein Teil ist von Anfang an sichtbar, der Rest lässt sich dazuschalten.
| Spalte | Was darin steht |
|---|---|
| „Erstellt am" | Das Datum, an dem der Auftrag angelegt wurde |
| „Beauftragungsdatum" | Das Datum, an dem das erste Angebot zu diesem Auftrag unterschrieben beziehungsweise bestätigt wurde. Solange es kein solches Angebot gibt, steht hier ein Strich |
| „Projekt-Nr." | Die Nummer des Auftrags |
| „Status" | Der aktuelle Stand des Auftrags |
| „Bezeichnung" | Der Name, unter dem der Auftrag geführt wird |
| „Adresse" | Die hinterlegte Projektanschrift |
| „Projektart" | Die zugeordnete Projektart |
| „Verknüpfter Kontakt" | Der Kunde zum Auftrag — Firmenname oder Vor- und Nachname |
| „Projektmanager" | Die Person, die den Auftrag verantwortet |
| „Vertriebsmitarbeiter" | Die Person, die den Auftrag verkauft hat |
| „Auftragssumme" | Der Bruttobetrag des Auftrags |
| „Quelle" | Woher der Auftrag stammt |
| „Quellennotiz" | Die Ergänzung zur Quelle, zum Beispiel der empfehlende Kontakt |
Sichtbar sind zunächst „Erstellt am", „Beauftragungsdatum", „Projekt-Nr.", „Status", „Bezeichnung", „Adresse" und „Projektart". Die übrigen Spalten schaltest du bei Bedarf dazu.
Gut zu wissen: Die Spalte heißt „Projekt-Nr.", der Wert darin ist die Nummer des Auftrags. Der Bereich und das Feld benennen dieselbe Sache unterschiedlich.
Die „Auftragssumme" rechnet Photovate aus den zugehörigen Belegen zusammen: Gibt es Auftragsbestätigungen, ist es deren Bruttosumme. Gibt es noch keine, zählen die unterschriebenen und bestätigten Angebote. Steht hier 0,00 €, liegt beides noch nicht vor.
Spalten ein- und ausblenden
Rechts oben in der Tabellenüberschrift sitzt ein Zahnradsymbol. Es öffnet die Liste „Tabellenspalten". Dort blendest du einzelne Spalten ein und aus und ziehst sie in die Reihenfolge, die du brauchst. Mindestens eine Spalte bleibt immer sichtbar.
Deine Einstellung wird gespeichert und steht beim nächsten Aufruf wieder so da — auch an einem anderen Gerät.
Was die Status bedeuten
Der Status steht als farbige Markierung in der Spalte „Status". Es gibt genau drei:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| In Auftrag | Der Auftrag läuft und wird bearbeitet |
| Abgeschlossen | Die Abwicklung ist beendet |
| Storniert | Der Auftrag wurde zurückgezogen |
Beide Endzustände setzt du im Auftrag selbst über „Mehr Optionen" → „Abschließen" beziehungsweise „Stornieren".
Gut zu wissen: Abgeschlossen und Storniert sind nicht endgültig. Über „Mehr Optionen" → „Reaktivieren" setzt du einen abgeschlossenen oder stornierten Auftrag wieder auf In Auftrag.
Archiviert ist dagegen kein Status, sondern eine eigene Eigenschaft: Ein archivierter Auftrag behält seinen Status und verschwindet lediglich aus der normalen Liste. Du erreichst ihn über den Filter für archivierte Aufträge.
Suchen
Gib oben links im Feld „Auftrag suchen" ein, wonach du suchst. Die Liste aktualisiert sich kurz nach dem Tippen von selbst — eine Schaltfläche zum Auslösen gibt es nicht.
Gesucht wird über mehrere Angaben des Auftrags zugleich:
- Auftragsnummer und Bezeichnung
- Name beziehungsweise Firma des verknüpften Kontakts und dessen E-Mail-Adressen
- Straße, Ort und Postleitzahl der Projektanschrift
- Name des Projektmanagers und des Vertriebsmitarbeiters
- Quelle und Projektart
Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle, Umlaute und Akzente ebenfalls nicht: Muller findet auch Müller. Teilwörter genügen — Schmi findet Schmidt.
Gibst du mehrere Wörter ein, müssen alle zutreffen. Müller Dach findet nur Aufträge, in denen beides vorkommt. Einzelne Buchstaben werden dabei übergangen; ein Suchwort braucht mindestens zwei Zeichen.
Tipp: Findet Photovate zu deiner Eingabe keinen exakten Treffer, bricht die Suche nicht ab, sondern zeigt ähnlich geschriebene Aufträge. Über der Tabelle erscheint dann ein Hinweis darauf — nützlich bei Tippfehlern und bei Namen, die man unterschiedlich schreiben kann.
Die Suche wirkt zusammen mit den gesetzten Filtern, nicht an ihnen vorbei.
Filtern
Die Schaltfläche „Filter" öffnet rechts einen Bereich mit allen Filtern. Die Zahl an der Schaltfläche zeigt, wie viele davon gerade gesetzt sind.
| Filter | Wonach er einschränkt |
|---|---|
| „Projektmanager" | Die verantwortliche Person; wahlweise auch ganze Teams |
| „Vertriebsmitarbeiter" | Die Person im Vertrieb; ebenfalls teamweise möglich |
| „Projektarten" | Einzelne Projektarten oder ein ganzes Gewerk |
| „Status" | In Auftrag, Abgeschlossen, Storniert |
| „Quelle" | Woher der Auftrag stammt; zur Wahl stehen die Quellen, die in euren Einstellungen angelegt sind |
| „Erstellt am" | Ein Zeitraum über die Felder „Von" und „Bis" |
| „Auftragssumme" | Eine Spanne über „Mindestbetrag" und „Höchstbetrag" |
Bei „Projektmanager", „Vertriebsmitarbeiter", „Projektarten" und „Quelle" gibt es zusätzlich den Eintrag „Keine". Damit findest du die Aufträge, bei denen die Angabe noch fehlt — bei „Quelle" zum Beispiel alle Aufträge, bei denen noch nicht hinterlegt ist, woher sie stammen.
Bitte beachten: „Keine" hat Vorrang. Wählst du in einem Filter „Keine" zusammen mit anderen Einträgen aus, zeigt die Liste nur die Aufträge, bei denen die Angabe fehlt — die übrigen Einträge in diesem Filter wirken dann nicht.
Die Quellen, die im Filter „Quelle" zur Wahl stehen, legst du in den Vertriebs- und Auftragseinstellungen an. Wie das geht, beschreibt der Artikel Vertriebs- und Auftragseinstellungen.
Bitte beachten: „Mindestbetrag" und „Höchstbetrag" vergleichen nicht den Bruttobetrag aus der Spalte „Auftragssumme", sondern den Nettowert der bestätigten beziehungsweise unterschriebenen Angebote. Ein Auftrag kann deshalb aus deiner Spanne fallen, obwohl die angezeigte Summe hineinpassen würde. Dasselbe gilt für das Sortieren nach „Auftragssumme".
Jede Änderung wirkt sofort auf die Liste. Du musst nichts bestätigen, und du musst den Filterbereich nicht schließen, um das Ergebnis zu sehen.
„Zurücksetzen" am unteren Rand entfernt alle Filter auf einmal.
Bitte beachten: Photovate hält dich nicht davon ab, ein Enddatum vor dem Startdatum oder einen Höchstbetrag unter dem Mindestbetrag einzutragen. Der Filter greift dann genau so, wie er dasteht — und die Liste bleibt leer. Prüfe bei einem leeren Ergebnis also zuerst, ob die Spanne in der richtigen Reihenfolge steht.
Archivierte Aufträge anzeigen
Ganz oben im Filterbereich steht der Schalter „Archivierte Aufträge anzeigen". Schaltest du ihn ein, zeigt die Liste ausschließlich archivierte Aufträge.
Alle übrigen Filter sind dabei gesperrt und werden beim Umschalten geleert — archivierte Daten lassen sich nicht zusätzlich filtern. Schaltest du zurück, stehst du wieder vor der ungefilterten Liste.
Filter als Schnellfilter sichern
Hast du eine Kombination gesetzt, die du öfter brauchst, speicherst du sie über „Als Schnellfilter speichern". Im Dialog „Schnellfilter speichern" vergibst du eine Bezeichnung. Gesichert werden dabei nicht nur die Filter, sondern auch deine Spalteneinstellung und die Sortierung.
Gespeicherte Schnellfilter erscheinen danach direkt neben „Filter" und sind mit einem Klick gesetzt.
Gut zu wissen: Als Administrator kannst du zwischen „Für mich speichern" und „Für alle speichern" wählen. Allen anderen wird der Schnellfilter nur für sie selbst gespeichert. Ein Schnellfilter für alle steht dem ganzen Betrieb zur Verfügung — was die Kollegen darin sehen, richtet sich weiterhin nach ihren eigenen Berechtigungen.
Sortieren und blättern
Ein Klick auf eine Spaltenüberschrift sortiert die Liste nach dieser Spalte, ein zweiter Klick dreht die Richtung um. Sortieren lässt sich nach „Erstellt am", „Beauftragungsdatum", „Projekt-Nr.", „Status", „Vertriebsmitarbeiter" und „Auftragssumme".
Die Überschriften „Projektart" und „Projektmanager" lassen sich zwar anklicken, ändern die Reihenfolge aber nicht — die Liste bleibt dann nach „Erstellt am" sortiert.
Ohne eigene Auswahl ist die Liste nach „Erstellt am" sortiert, der neueste Auftrag oben.
Je Seite zeigt die Übersicht 50 Aufträge. Darunter blätterst du über „Vorherige" und „Weiter" oder springst direkt auf eine Seitenzahl. Sortierung, Suche und Filter bleiben beim Blättern erhalten.
Passt kein Auftrag zu deiner Eingabe, steht in der Tabelle „Keine Einträge vorhanden".
Die Summe im Spaltenkopf
Blendest du die Spalte „Auftragssumme" ein, erscheint in ihrer Überschrift zusätzlich ein Summenwert. Er zählt alle Aufträge zusammen, auf die deine Suche und deine Filter zutreffen — nicht nur die der angezeigten Seite.
Fährst du mit der Maus darüber, klappt eine Aufschlüsselung auf:
- „Diese Seite" — die Summe der gerade sichtbaren Zeilen
- der Durchschnitt je Auftrag
- „Ohne Betrag" — wie viele Aufträge noch keinen Betrag haben
- der Hinweis „Filter aktiv" oder „Kein Filter aktiv"
Tipp: Die Zeile „Ohne Betrag" ist der schnellste Weg zu der Frage, wie belastbar die Summe gerade ist. Ein hoher Wert dort heißt: Es fehlen noch Angebote oder Auftragsbestätigungen.
Einen Auftrag öffnen
Klicke in der Tabelle auf die Zeile. Es öffnet sich die Detailansicht mit allen Informationen zum Auftrag — Kontakt, Angebote, Rechnungen, Aufgaben und Termine.
Einen neuen Auftrag legst du über „Auftrag erstellen" oben rechts an.
Die Liste exportieren
Links neben der Schaltfläche „Filter" sitzt ein Symbol zum Herunterladen — ein Pfeil nach unten, ohne Beschriftung. Darüber gibst du die Liste als „Excel (.xlsx)" oder „PDF (.pdf)" aus.
Exportiert wird genau das, was gerade eingestellt ist: dieselben Suchbegriffe, dieselben Filter, dieselben Spalten in derselben Reihenfolge — allerdings über alle Seiten hinweg, nicht nur die angezeigte. Umfasst dein Ergebnis mehr als 5.000 Zeilen, exportiert Photovate nur die ersten 5.000 und meldet dir das nach dem Herunterladen. Grenze die Liste in dem Fall vorher weiter ein.
Wenn ein Auftrag nicht auftaucht
Prüfe der Reihe nach:
- Steht noch ein Filter? Die Zahl an der Schaltfläche „Filter" verrät es. „Zurücksetzen" räumt alles ab.
- Steht noch etwas im Suchfeld? Auch ein einzelnes Wort schränkt die Liste bereits ein.
- Ist der Schalter für archivierte Aufträge aktiv? Dann siehst du ausschließlich archivierte Aufträge — und umgekehrt bleibt ein archivierter Auftrag unsichtbar, solange der Schalter aus ist.
- Ist die Spalte eingeblendet, in der du suchst? Fehlt zum Beispiel „Vertriebsmitarbeiter", blendest du sie über „Tabellenspalten" ein.
- Reicht deine Berechtigung? Aufträge außerhalb deiner Reichweite erscheinen gar nicht erst in der Liste. Wende dich an die Person, die bei euch die Berechtigungen vergibt.
War dieser Artikel hilfreich?
Das ist großartig!
Vielen Dank für das Feedback
Leider konnten wir nicht helfen
Vielen Dank für das Feedback
Feedback gesendet
Wir wissen Ihre Bemühungen zu schätzen und werden versuchen, den Artikel zu korrigieren