Nachkalkulation im Auftrag

Die Nachkalkulation rechnet einen einzelnen Auftrag nach: Sie stellt das, was in der Auftragsbestätigung kalkuliert war, dem gegenüber, was der Auftrag tatsächlich gekostet und eingebracht hat. Dafür führt sie die Ausgangsrechnungen, die gestempelten Stunden, die Belege und die Warenbuchungen dieses Auftrags an einer Stelle zusammen.

Dieser Artikel beschreibt die Nachkalkulation am einzelnen Auftrag: welche Felder es gibt, welche Werte das System errechnet, welche du selbst setzen kannst, was beim Zurücksetzen passiert und was die vier Berichte zeigen.

Voraussetzungen

Deine Rolle braucht den Bereich „Nachkalkulationen". Mit „Anzeigen" siehst du alle Werte und Berichte, kannst aber nichts ändern: Die Felder sind gesperrt und die Schaltfläche „Speichern" erscheint nicht. Erst „Bearbeiten" erlaubt es, Werte von Hand zu setzen. Fehlt dir der Bereich ganz, taucht der Menüeintrag gar nicht erst auf. Wie Rollen vergeben werden, beschreibt der Artikel Rollen- und Berechtigungen.

Die Nachkalkulation öffnen

Öffne über „Aufträge" den gewünschten Auftrag. In der Kopfzeile der Detailansicht klickst du auf „Mehr Optionen" und wählst dort „Nachkalkulation". Sie öffnet sich als Fenster über dem Auftrag.

Der Status des Auftrags spielt dabei keine Rolle: Du kannst einen laufenden Auftrag genauso nachrechnen wie einen bereits abgeschlossenen.

Die drei Karten im Kopf

Oben stehen drei Karten. Die ersten beiden zeigen eine Zeile „Kalkuliert" und eine Zeile „Tatsächlich", dazu neben „Tatsächlich" die prozentuale Abweichung vom kalkulierten Wert. Die dritte Karte hat weder eine Zeile „Kalkuliert" noch eine Abweichung.

In der Karte „Marge" schaltest du rechts oben zwischen Prozentwert und Betrag um. Die Umschaltung betrifft nur die Anzeige, nicht die Berechnung.

Solange noch nichts fakturiert ist, bleibt die Marge unter „Tatsächlich" leer — ohne Umsatz lässt sich kein Verhältnis bilden. Die „Unfertige Erzeugnisse" stehen auf null, sobald es zu dem Auftrag eine mitgezählte „Schlussrechnung" gibt — oder eine „Rechnung", mit der eine Auftragsbestätigung in einem Schritt abgerechnet wurde. Mitgezählt heißt: weder „Entwurf" noch „Storniert"; bis dahin wachsen und schrumpfen sie mit jeder Buchung und jeder gestellten Rechnung.

Die vier Abschnitte und ihre Felder

Unter den Karten stehen vier Abschnitte. Jedes Feld zeigt grau den Wert, den das System errechnet hat. Die meisten Felder tragen ein Informationssymbol, das erklärt, woher der Wert stammt.

„Ausgangsrechnungen"

In „Fakturierter Umsatz (Netto)" und „Zahlungseingang (Netto)" zählt nicht jede Rechnung mit. Draußen bleiben Rechnungen im Status „Entwurf" oder „Storniert", Rechnungen der Art „Stornierung" und die Rechnungen, zu denen eine Stornierung gehört. Alle übrigen Status zählen mit, auch „Offen". Eine „Gutschrift" wird abgezogen.

„Stundenerfassung"

Gezählt werden nur abgeschlossene Zeiteinträge — eine laufende Stempelung ohne Ende bleibt unberücksichtigt. Die Stunden stehen als Dezimalwert: Eineinhalb Stunden sind 1,50 h.

„Eingangrechnungen"

Welche Belege hier mitzählen, steuerst du im zugehörigen Bericht. Mehr dazu weiter unten.

„Warenwirtschaft"

In die „Projektkosten" fließt der Einkaufspreis ein.

Kalkulierter Wert und eigener Wert

Jedes der neun Felder ist zunächst leer und zeigt grau den errechneten Wert. Trägst du selbst eine Zahl ein, ersetzt sie den errechneten Wert für diesen Auftrag. Gespeichert wird über „Speichern" oben rechts; bis dahin ist die Schaltfläche ausgegraut. Nach dem Speichern bestätigt Photovate mit „Änderungen gespeichert".

Leerst du ein Feld wieder und speicherst, gilt dort ab sofort wieder der errechnete Wert.

Sobald ein Feld von Hand gesetzt ist, steht über den Karten ein gelber Hinweis:

„Einige kalkulierte Felder wurden manuell geändert, daher stimmen die Werte nicht mit dem System überein."

Der Hinweis erscheint auch schon, während du tippst und noch nicht gespeichert hast.

Gut zu wissen: Nach dem Speichern rechnen die Karten mit deinen Werten weiter — allerdings nur bei vier Feldern: „Fakturierter Umsatz (Netto)", „Tatsächliche Lohnkosten (Netto)", „Betrag aller Belege (Netto)" und „Ausgebuchter Warenwert (EK)". Setzt du etwa die tatsächlichen Lohnkosten von Hand, ändern sich damit auch „Projektkosten", „Marge" und „Unfertige Erzeugnisse". Die übrigen fünf Felder stehen für sich und lassen die Karten unverändert.

„Kalkulierte Felder zurücksetzen"

Rechts im gelben Hinweis steht „Kalkulierte Felder zurücksetzen". Damit verwirft Photovate alle von Hand gesetzten Werte dieses Auftrags auf einmal; anschließend gelten überall wieder die errechneten Werte. Bestätigt wird das mit „Kalkulierte Felder wurden zurückgesetzt".

Bitte beachten: Das Zurücksetzen räumt die gesamte Nachkalkulation dieses Auftrags ab, nicht nur die Zahlenfelder. Auch deine Auswahl im Bericht „Eingangsrechnungen" geht verloren: Ausgeschlossene Belege und Positionen zählen danach wieder mit, und die Ansicht steht wieder auf „Belege". Die Werte in den Rechnungen, in der Stundenerfassung, in den Belegen und in der Warenwirtschaft bleiben unberührt — zurückgesetzt wird nur die Nachkalkulation.

Die Berichte

Jeder der vier Abschnitte hat rechts die Schaltfläche „Bericht anzeigen". Sie öffnet die Einzelposten hinter dem Abschnitt. Die Berichte zeigen dabei den vollständigen Bestand zum Auftrag, nicht nur die Zeilen, die in die Summe eingehen: In „Rechnungen" stehen auch Entwürfe und Stornierungen, in „Buchungshistorie" auch die Eingänge. Welche Zeilen zählen, steht jeweils beim Abschnitt.

Alle vier Berichte zeigen oben neben dem Titel die Anzahl der Einträge und rechts ein Download-Symbol, dessen Tooltip „Herunterladen" lautet. Es öffnet die beiden Möglichkeiten „Als Excel exportieren" und „Als PDF exportieren".

„Rechnungen"

Alle Rechnungen zu diesem Auftrag, in den Spalten „Status", „Aktuelle Fälligkeit", „Rechnungsnr.", „Rechnungsart", „Kontakt", „Gesamt (Brutto)", „Offen (Brutto)" und „Rechnungsdatum". Über „Rechnung suchen" schränkst du die Liste ein. Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Rechnung in der Buchhaltung; die Nachkalkulation schließt sich dabei.

„Stundenerfassung"

Jeder gestempelte Zeiteintrag einzeln, in den Spalten „Datum", „Start", „Ende", „Pause", „Mitarbeiter", „Stundensatz", „Notiz", „Arbeitszeit" und „Lohnkosten". Die Zeile „Gesamt" am Ende summiert Arbeitszeit und Lohnkosten.

Bitte beachten: Die Spalte „Pause" steht in jeder Zeile auf 0:00 h. Die „Arbeitszeit" ist immer die volle Spanne zwischen „Start" und „Ende"; Pausen werden nicht abgezogen.

Der Stundensatz stammt aus dem Arbeitsvertrag, der zum Zeitpunkt der Stempelung gültig war. Gibt es für diesen Zeitpunkt keinen hinterlegten Stundensatz, steht in „Stundensatz" und „Lohnkosten" nur ein Strich, und der Eintrag erhöht die Lohnkosten nicht.

„Eingangsrechnungen"

Dieser Bericht hat zwei Ansichten, die du oben in der Mitte umschaltest:

• „Belege" — ein Eintrag je Eingangsrechnung, mit Status, Rechnungsnummer, Eingangs- und Rechnungsdatum, „Kreditor" und Beträgen.
• „Positionen" — die einzelnen Positionen der Belege, zusätzlich mit „Kostenstelle" und „Bestellung".

Die erste Spalte heißt „Kalkulation" und trägt je Zeile einen Schalter. Schaltest du eine Zeile aus, zählt sie nicht mehr in „Betrag aller Belege (Netto)". Welche der beiden Ansichten zuletzt aktiv war, entscheidet außerdem, ob die Summe aus den ganzen Belegen oder aus den einzelnen Positionen gebildet wird. Über „Beleg suchen" schränkst du die Liste ein.

Bitte beachten: Der Umschalter und die Schalter in der Spalte „Kalkulation" wirken sofort auf die Summe — hier gibt es kein gesondertes Speichern. Ohne das Recht „Bearbeiten" sind die Schalter gesperrt; zwischen „Belege" und „Positionen" kannst du zwar blättern, die Umschaltung wird aber nicht gespeichert und ändert die Summe nicht.

„Buchungshistorie"

Alle Warenbuchungen zu diesem Auftrag mit Datum, Artikelnummer, Artikel, „Buchungsart", Menge, Ersteller sowie „Entnahmelager" und „Ziellager". Die Buchungsart ist je Zeile als „Eingang" oder „Ausgang" gekennzeichnet. Über „Warenbuchung suchen" filterst du nach Artikelname, Artikelnummer oder Hersteller.

Abgrenzung zur Nachkalkulation unter „Auswertungen"

Es gibt in Photovate zwei Stellen mit diesem Namen, und sie beantworten verschiedene Fragen:

• Die Nachkalkulation im Auftrag — dieser Artikel. Ein Auftrag, in voller Tiefe, mit den Berichten bis auf die einzelne Buchung und der Möglichkeit, Werte von Hand zu setzen.
• Die Nachkalkulation unter „Auswertungen" — alle Aufträge nebeneinander in einer Liste, mit Filtern und Summen über den gesamten Bestand. Dort erkennst du, welche Projekte aus dem Rahmen fallen; die Ursache suchst du anschließend im einzelnen Auftrag.

Beide greifen auf dieselben Werte zu. Was du im Auftrag von Hand setzt, erscheint deshalb auch in der Liste unter „Auswertungen".

Wenn Werte fehlen

• Die kalkulierte Spalte bleibt leer. Die kalkulierten Werte stammen aus der Auftragsbestätigung. Gibt es zu dem Auftrag nur Auftragsbestätigungen im Status „Entwurf" oder „Storniert" — oder gar keine —, bleiben „Auftragssumme (Netto)", „Kalkulierte Lohnkosten (Netto)" und die Zeile „Kalkuliert" in den Karten ohne Wert.
• Die tatsächliche Marge bleibt leer. Sie entsteht erst, wenn „Fakturierter Umsatz (Netto)" über null liegt.
• Die Lohnkosten wirken zu niedrig. Prüfe im Bericht „Stundenerfassung", ob für die betroffenen Zeilen ein Stundensatz steht.
• Ein Beleg fehlt in der Summe. Prüfe im Bericht „Eingangsrechnungen", ob er in der Spalte „Kalkulation" ausgeschaltet ist, und ob er überhaupt mit diesem Auftrag verknüpft wurde.