Die Nachkalkulation filtern und als Bericht exportieren

Die „Nachkalkulation" in den Auswertungen stellt für jeden Auftrag die kalkulierten den tatsächlichen Werten gegenüber. Mit den Filtern grenzt du die Liste auf genau die Aufträge ein, die du brauchst – zum Beispiel alle Aufträge, die im letzten Monat einen bestimmten Termin hatten – und exportierst das Ergebnis als Excel- oder PDF-Datei, etwa als Monatsbericht.

Voraussetzungen

Du brauchst Zugriff auf den Reiter „Nachkalkulation" in den Auswertungen. Er hängt an derselben Berechtigung wie der Reiter „Finanzen". Fehlt dir der Reiter, wende dich an deinen Administrator.

Die Nachkalkulation öffnen

Öffne die „Auswertungen" und wechsle in den Reiter „Nachkalkulation". Oben links findest du das Suchfeld, rechts daneben die Anzahl der Einträge und das Download-Symbol. Darunter liegt die Zeile mit den Filtern.

Suchen

Über das Suchfeld „Projekt, Vertrieb, PM suchen …" findest du Aufträge anhand von Projekt, Vertriebsmitarbeiter oder Projektmanager.

Filtern

Alle Filter lassen sich kombinieren. Ein leerer Filter zeigt „Alle" und schränkt nichts ein. Bei den Auswahlfiltern kannst du mehrere Einträge wählen.

Wichtig: „Terminarten:", „Terminstatus:" und „Terminzeitraum:" müssen auf ein und denselben Termin zutreffen. Wählst du zum Beispiel eine Terminart, einen Status und den letzten Monat, erscheint ein Auftrag nur, wenn er mindestens einen Termin dieser Art in diesem Status hat, der im letzten Monat liegt. Ein Termin zählt zum Zeitraum, sobald er ihn berührt – also wenn er spätestens am letzten Tag des Zeitraums beginnt und frühestens am ersten Tag endet.

Solange einer dieser Termin-Filter gesetzt ist, zeigt die Spalte „Termine" nur die passenden Termine. Alle Beträge und Stunden bleiben dagegen Werte des gesamten Auftrags: Die Termin-Filter bestimmen nur, welche Aufträge in der Liste stehen. Die Zeile „Gesamt" am Ende der Tabelle bezieht sich immer auf alle Aufträge, die zu Suche und Filtern passen – nicht nur auf die gerade angezeigte Seite.

Den Terminzeitraum wählen

1. Klicke neben „Terminzeitraum:" auf die Auswahl.
2. Wähle links einen Zeitraum: „Alle", „Heute", „Aktuelle Woche", „Letzte Woche", „Aktueller Monat", „Letzter Monat", „Letzte 3 Monate", „Letzte 6 Monate", „Aktuelles Jahr", „Letztes Jahr" oder „Benutzerdefiniert". Bei „Benutzerdefiniert" markierst du Start- und Endtag im Kalender.
3. Bestätige mit „Anwenden".

Laufende Zeiträume gelten bis zu ihrem Ende: „Aktueller Monat" umfasst also auch die noch kommenden Tage des Monats und damit bereits geplante Termine. Bei einem eigenen Zeitraum zeigt die Auswahl anschließend die gewählten Daten an. Wählst du „Benutzerdefiniert", ohne Tage zu markieren, wird nicht eingeschränkt.

Als Bericht exportieren

1. Setze Suche und Filter so, wie der Bericht aussehen soll.
2. Klicke oben rechts auf das Download-Symbol („Herunterladen").
3. Wähle „Als Excel exportieren" oder „Als PDF exportieren".

Exportiert werden alle Aufträge, die zu Suche und Filtern passen. Über der Tabelle stehen im Bericht die verwendeten Einstellungen: „Terminzeitraum:" und „Terminstatus:" immer, die übrigen Filter, die Suche und „Nur mit offener Auftragssumme" nur, wenn sie gesetzt sind. So ist jedem Bericht anzusehen, welchen Zeitraum er abdeckt. Ist ein Terminzeitraum gewählt, steht er auch im Dateinamen.

Wenn es nicht klappt

• Die Liste ist leer: Prüfe die Termin-Filter. Weil Terminart, Terminstatus und Terminzeitraum auf denselben Termin zutreffen müssen, fällt ein Auftrag heraus, wenn seine Termine diese Bedingungen nur verteilt erfüllen. Setze einen der drei Filter testweise auf „Alle" zurück.
• Ein Auftrag fehlt, obwohl er im Zeitraum Arbeit hatte: Der Terminzeitraum richtet sich nach den Terminen des Auftrags, nicht nach Rechnungen oder erfassten Stunden. Hat der Auftrag keinen Termin im Zeitraum, erscheint er nicht.