Der Auftrag im Detail

Die Detailansicht eines Auftrags bündelt alles, was zur Abwicklung gehört: die Stammdaten des Auftrags, den verknüpften Kontakt, die Angebote und Auftragsbestätigungen, die Termine, die Rechnungen, die Dokumente und die Historie.

Dieser Artikel beschreibt, wie die Ansicht aufgebaut ist, was im Menü „Mehr Optionen" steckt und wie Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen am Auftrag hängen. Er richtet sich an alle, die Aufträge abwickeln — Projektmanager, Vertrieb und Buchhaltung.

Voraussetzungen

Du brauchst Zugriff auf den Bereich „Aufträge". Ob du Felder ändern darfst, hängt zusätzlich davon ab, ob du an diesem Auftrag als Projektmanager oder als Vertriebsmitarbeiter eingetragen bist und welche Reichweite deine Berechtigung hat. Fehlt dir das Recht, siehst du die Ansicht, kannst sie aber nur lesen.

Einzelne Bereiche erscheinen nur mit der passenden Berechtigung: die Rechnungen in der Seitenleiste, die Einträge „Warenwirtschaft", „Service" und „Nachkalkulation" im Menü „Mehr Optionen".

Die Detailansicht öffnen

Öffne über die Navigation den Bereich „Aufträge" und klicke in der Übersicht auf die gewünschte Zeile. Du landest direkt in der Detailansicht.

Die Ansicht besteht aus drei Teilen: dem Kopfbereich oben, der Spalte mit den Auftragsdaten links und der Seitenleiste rechts. Auf schmalen Bildschirmen stehen die beiden Spalten untereinander statt nebeneinander.

Der Kopfbereich

Links stehen die Bezeichnung des Auftrags und sein Status. Drei Status sind möglich:

Archiviert zu sein ist kein eigener Status, sondern eine Kennzeichnung obendrauf: Ist der Auftrag archiviert, erscheint im Kopfbereich zusätzlich die Markierung „Archiviert".

Rechts liegen die Schaltflächen:

• „Mehr Optionen" — das Menü mit allen Aktionen am Auftrag
• „Aufgaben" — öffnet die Aufgaben zu diesem Auftrag
• „Speichern" — sichert deine Änderungen an den Auftragsdaten

„Speichern" wird erst aktiv, wenn du etwas geändert hast und alle Pflichtfelder gefüllt sind. Bei einem Auftrag, der nicht mehr „In Auftrag" steht oder archiviert ist, bleibt die Schaltfläche gesperrt — solche Aufträge sind schreibgeschützt.

Gut zu wissen: Verlässt du die Seite mit ungespeicherten Änderungen, fragt Photovate nach, ob gespeichert werden soll.

Bei einem archivierten Auftrag steht an der Stelle von „Aufgaben" die Schaltfläche „Reaktivieren". Sie öffnet den Dialog „Auftrag wiederherstellen".

Allgemeine Informationen

Die linke Spalte beginnt mit dem Abschnitt „Allgemeine Informationen".

Zwei Felder erscheinen erst, wenn du sie brauchst. Neben „Quelleninformation" liegt je nach gewählter Quelle entweder „Empfehlungsgeber", womit du den empfehlenden Kontakt verknüpfst, oder „Quelleninfo" für eine kurze Notiz. Neben „Inbetriebnahmedatum" blendest du über „Fertigstellungsdatum" ein zweites Datum ein.

Bitte beachten: Wechselst du die Quelle, werden Empfehlungsgeber und Notiz dazu geleert. Trag sie danach neu ein.

Neben „Vertriebsmitarbeiter" liegt „Zuständigkeiten". Dort weist du jeder Abteilung der Ausführungsstruktur eine verantwortliche Person zu; Aufgaben dieser Abteilung werden anschließend automatisch dieser Person zugewiesen. Hat die Projektart keine Ausführungsstruktur mit Abteilungen, fehlt der Eintrag ganz.

Gut zu wissen: Die Oberfläche benennt denselben Wert an verschiedenen Stellen unterschiedlich — in der Übersicht heißt die Spalte „Projekt-Nr.", in der Detailansicht „Auftragsnummer". Gemeint ist dieselbe Nummer.

Darunter folgt der Abschnitt „Kontakt" mit dem verknüpften Kunden: „Ansprechpartner", „Kundenanschrift", Telefon und E-Mail. Von dort springst du direkt in den Kontakt.

Ist der Auftrag storniert, steht ganz oben in dieser Spalte der hinterlegte Stornierungsgrund samt Kommentar.

Die Seitenleiste

Die rechte Spalte hat drei Reiter: „Aktionen", „Dokumente" und „Historie". Photovate merkt sich pro Auftrag, welchen Reiter du zuletzt offen hattest.

Aktionen

Der Reiter „Aktionen" enthält untereinander die Angebote, die Termine und die Rechnungen.

Dokumente

Hier liegen alle Dateien zum Auftrag, nach Dokumententyp gruppiert. Über „Hochladen" fügst du Dateien hinzu, alternativ ziehst du sie direkt in den Bereich. Mit „Formular ausfüllen" erzeugst du ein Dokument aus einer hinterlegten Vorlage.

Historie

Der Reiter „Historie" protokolliert, was am Auftrag passiert ist, und nimmt deine Notizen auf. Über die Filter „Alles", „Notizen" und „E-Mail" schränkst du die Liste ein. Angepinnte Notizen stehen oben und werden zusätzlich als Banner über den Auftragsdaten angezeigt; ein Klick darauf öffnet den Reiter.

Angebote und Auftragsbestätigungen

Solange zu keinem Angebot eine Auftragsbestätigung existiert, heißt der Abschnitt „Angebote" und listet die Angebote mit Status, „Ablaufdatum" und Betrag. Gibt es keine, steht dort „Keine Angebote".

Sobald die erste Auftragsbestätigung vorliegt, wechselt die Überschrift zu „Bestätigung & Angebot". Dann stehen die Auftragsbestätigungen vorn — mit ihrem Status, ihrem Betrag und dem Angebot, zu dem sie gehört. Die Angebote ohne Bestätigung sind eingeklappt und kommen über „Angebote ohne Bestätigung anzeigen" wieder zum Vorschein.

Ein Klick auf eine Karte öffnet das Angebot beziehungsweise die Auftragsbestätigung in einer eigenen Ansicht.

Über „Angebot hinzufügen" legst du ein neues Angebot an. Der kleine Pfeil daneben öffnet „GAEB importieren" für die Übernahme einer Ausschreibungsdatei.

Gut zu wissen: Ein unterzeichnetes Angebot wird in der Liste nach oben sortiert, damit es nicht hinter den übrigen verschwindet.

Termine

Der Abschnitt „Termine" zeigt die Termine zu diesem Auftrag. Über „Termin hinzufügen" legst du einen neuen an. Titel und Ort sind dabei schon vorbelegt: der Titel aus Terminart und Name des verknüpften Kontakts, der Ort aus der Projektanschrift. Beides kannst du überschreiben. Liegt noch nichts vor, steht dort „Keine Termine".

Rechnungen

Der Abschnitt „Rechnungen" listet die Rechnungen zum Auftrag, die neueste zuerst. Jede Karte zeigt den Rechnungsstatus, die Rechnungsnummer, die Rechnungsart mit Datum und den „Betrag (Brutto)". Bei einer teilbezahlten Rechnung kommt der „Offener Rechnungsbetrag" dazu. Gibt es noch keine, steht dort „Keine Rechnungen".

Ein Klick auf eine Karte öffnet die Rechnung in der Buchhaltung.

Mit „Rechnung hinzufügen" erstellst du eine neue Rechnung zu diesem Auftrag. Im Dialog wählst du nacheinander:

1. die „Auftragsbestätigung", auf der die Rechnung beruht — oder „Kein Auftragsbezug", wenn du den Betrag frei setzen willst. Zur Auswahl stehen alle Auftragsbestätigungen des Auftrags außer Entwürfen und stornierten
2. die Rechnungsart. Vier stehen zur Wahl. Die erste rechnet den Auftragsbezug komplett ab; sie heißt „Rechnung", solange es nichts zu verrechnen gibt, und „Schlussrechnung", sobald zu dieser Auftragsbestätigung bereits eine „Abschlagsrechnung", „Teilrechnung" oder „Vorkasserechnung" vorliegt. Die übrigen drei sind genau diese
3. bei „Abschlagsrechnung", „Teilrechnung" und „Vorkasserechnung" zusätzlich, wie der Betrag entsteht: „Fester Betrag", „Prozentual" oder „Artikel auswählen". Bei „Rechnung" und „Schlussrechnung" entfällt dieser Schritt

Trägt die gewählte Auftragsbestätigung bereits Rechnungen, heißt der Dialog „Folgerechnung hinzufügen" statt „Rechnung hinzufügen".

Mit „Weiter" gelangst du in den eigentlichen Rechnungsentwurf. Weicht deine Eingabe von der hinterlegten Zahlungsbedingung ab, weist der Dialog darauf hin, lässt dich aber fortfahren.

Hinweis: Stornierungen erscheinen hier nicht. Sie bleiben in der Rechnungsübersicht der Buchhaltung sichtbar.

Das Menü „Mehr Optionen"

Die ersten vier Einträge erscheinen nur, wenn du den Auftrag bearbeiten darfst, und sie schließen einander aus: Bei einem laufenden Auftrag siehst du „Abschließen", „Stornieren" und „Archivieren", bei einem abgeschlossenen oder stornierten dagegen „Reaktivieren". Bei einem archivierten Auftrag steht keiner der vier im Menü — dort liegt „Reaktivieren" als Schaltfläche im Kopfbereich.

„Warenwirtschaft", „Service" und „Nachkalkulation" setzen Zugriff auf den jeweiligen Bereich voraus. Ist die Anbindung an PV Secure eingerichtet, darfst du den Auftrag bearbeiten und ist er nicht archiviert, kommt am Ende des Menüs „PV Secure Angebot erstellen" dazu.

Datenerfassung

„Datenerfassung" öffnet den Erfassungsbogen, der für diese Projektart hinterlegt ist. Ausgefüllt gibst du ihn über „Als PDF exportieren" heraus oder legst ihn mit „In Dokumente ablegen" direkt beim Auftrag ab, wo er im Reiter „Dokumente" erscheint.

Nachkalkulation

„Nachkalkulation" stellt gegenüber, was kalkuliert war und was tatsächlich angefallen ist: „Auftragssumme (Netto)", „Kalkulierte Lohnkosten (Netto)", „Tatsächliche Lohnkosten (Netto)", „Tatsächliche Stunden", „Ausgebuchter Warenwert (EK)" und „Ausgebuchter Warenwert (VK)", „Betrag aller Belege (Netto)", „Fakturierter Umsatz (Netto)" und „Zahlungseingang (Netto)". Über „Bericht anzeigen" kommst du zu den Einzelbuchungen hinter den Summen.

Abschlussdokumentation

„Abschlussdokumentation" führt auf eine eigene Seite. Dort wählst du unter „Dokumentationsvorlage" die Vorlage und schließt mit „Dokumentation fertigstellen" ab. Das fertige Dokument landet im Reiter „Dokumente" des Auftrags. Liegt schon eine Abschlussdokumentation vor, fragt Photovate, ob die bisherigen Dokumente überschrieben oder behalten werden sollen.

Aufgaben zum Auftrag

Die Schaltfläche „Aufgaben" im Kopfbereich öffnet alle Aufgaben zu diesem Auftrag, getrennt nach „Aufgabenübersicht" und „Prozessübersicht". Erledigte Aufgaben stehen gesammelt unter „Abgeschlossene Aufgaben". Über „Neue Aufgabe hinzufügen" legst du eine Aufgabe an, die automatisch mit dem Auftrag verknüpft ist.

Abschließen, stornieren, archivieren

Abschließen

„Mehr Optionen" → „Abschließen" öffnet den Dialog „Auftrag abschließen". Sind noch Aufgaben offen, fragt er zuerst, was damit geschehen soll: entweder alle als abgeschlossen markieren oder „Aufgabenstatus nicht verändern". Bestätigt wird mit „Auftrag abschließen". Ist für den Auftrag noch ein Betrag nicht abgerechnet, nennt der Dialog den offenen Nettobetrag, und die Schaltfläche heißt „Trotzdem abschließen".

Bitte beachten: Der Dialog sagt, dass danach keine Änderungen mehr möglich sind. Das stimmt für die Felder — der Auftrag selbst lässt sich jedoch über „Mehr Optionen" → „Reaktivieren" wieder öffnen.

Stornieren

„Mehr Optionen" → „Stornieren" öffnet „Auftrag stornieren". Die „Begründung" ist Pflicht, der „Kommentar" optional; die Auswahl der Gründe pflegst du in den Einstellungen. Der Dialog listet außerdem die Auftragsbestätigungen, die mit dem Auftrag storniert werden. Mit „Jetzt stornieren" schließt du ab. Alle verknüpften Aufgaben werden dabei archiviert. Grund und Kommentar stehen danach oben in der linken Spalte.

Gibt es zum Auftrag noch fertiggestellte Rechnungen, öffnet sich der Dialog nicht. Stattdessen erscheint „Bitte zuerst die Rechnung stornieren" beziehungsweise „Bitte zuerst die Rechnungen stornieren" — Rechnungen werden nie automatisch mitstorniert. Details stehen im Artikel Auftrag archivieren, reaktivieren und stornieren.

Archivieren

„Mehr Optionen" → „Archivieren" öffnet „Auftrag archivieren". Mit „Jetzt archivieren" bestätigst du; anschließend landest du zurück in der Übersicht und kannst den Schritt über „Rückgängig" in der Meldung sofort zurücknehmen. Auch hier werden die verknüpften Aufgaben archiviert.

Archivierte Aufträge sind in der Übersicht zunächst nicht sichtbar. Über den Filter „Archivierte Aufträge anzeigen" holst du sie zurück, öffnest sie und stellst sie mit „Reaktivieren" und „Jetzt wiederherstellen" wieder her. Die archivierten Aufgaben kehren dabei in ihren vorherigen Status zurück.

Tipp: Setzt du im Dialog den Haken bei „Diesen Hinweis nicht mehr anzeigen", wird beim nächsten Mal direkt archiviert.

Reaktivieren

„Mehr Optionen" → „Reaktivieren" öffnet „Auftrag reaktivieren". Der Auftrag geht zurück auf „In Auftrag", archivierte Aufgaben werden in ihrem vorherigen Status wiederhergestellt.

Wenn es nicht klappt

Die Felder lassen sich nicht ändern und „Speichern" bleibt grau. Prüfe den Status im Kopfbereich: Nur ein Auftrag im Status „In Auftrag", der nicht archiviert ist, lässt sich bearbeiten. Steht dort etwas anderes, hole ihn zuerst über „Reaktivieren" zurück. Steht der Status richtig und ist die Schaltfläche gar nicht erst da, prüfe, ob du als Projektmanager oder Vertriebsmitarbeiter eingetragen bist — ohne das Recht an diesem Datensatz wird sie nicht angezeigt.

Der Abschnitt „Rechnungen" oder ein Eintrag im Menü fehlt. Diese Bereiche hängen an der Berechtigung für den jeweiligen Bereich. Wende dich an die Person, die bei euch die Berechtigungen pflegt.

„Rechnung hinzufügen" ist nicht anklickbar. Die Schaltfläche ist bei abgeschlossenen, stornierten und archivierten Aufträgen gesperrt.

Ein archivierter Auftrag ist in der Übersicht verschwunden. Er ist nicht gelöscht. Setze in der Übersicht den Filter „Archivierte Aufträge anzeigen".