Auftrag abschließen

Ist ein Auftrag fertig abgewickelt, schließt du ihn in Photovate ab. Er zählt damit nicht mehr zum laufenden Geschäft, bleibt aber in der Auftragsübersicht stehen und vollständig nachlesbar.

Dieser Artikel richtet sich an alle, die Aufträge betreuen. Du erfährst, wo du den Abschluss startest, welche Entscheidung Photovate dir abverlangt, wenn im Auftrag noch Aufgaben offen sind, was sich danach ändert und wie du einen abgeschlossenen Auftrag wieder öffnest.

Voraussetzungen

• Der Auftrag steht im Status „In Auftrag". Ein bereits abgeschlossener, stornierter oder archivierter Auftrag lässt sich nicht abschließen.
• Du darfst diesen Auftrag bearbeiten. Maßgeblich ist deine Reichweite im Bereich „Aufträge" zusammen mit der Frage, wer am Auftrag als „Projektmanager" eingetragen ist. Reicht dein Recht nicht, erscheint der Eintrag zum Abschließen gar nicht erst.

Vor dem Abschluss: offene Aufgaben prüfen

Öffne den Auftrag aus der Übersicht „Aufträge" und klicke im Kopfbereich auf „Aufgaben". Der Bereich hat zwei Reiter: „Aufgabenübersicht" listet oben die laufenden Aufgaben und darunter unter „Abgeschlossene Aufgaben" die erledigten. „Prozessübersicht" zeigt den Prozess des Auftrags mit allen Aufgaben seiner Abschnitte.

Für den Abschluss gelten Aufgaben in diesen drei Status als offen:

Aufgaben, die bereits „Abgeschlossen" oder „Übersprungen" sind, zählen nicht mit.

Aufgaben im Status „Gesperrt" und „Übersprungen" stehen nicht in der „Aufgabenübersicht" — die findest du nur über die „Prozessübersicht".

Es lohnt sich, die offenen Aufgaben vorher durchzugehen: Je nachdem, wie du dich gleich im Dialog entscheidest, werden sie alle auf einmal abgeschlossen.

Den Auftrag abschließen

1. Öffne den Auftrag.
2. Klicke im Kopfbereich auf „Mehr Optionen".
3. Wähle „Abschließen".
4. Es öffnet sich der Dialog „Auftrag abschließen" mit dem Hinweis „Du bist dabei, diesen Auftrag abzuschließen. Änderungen sind danach nicht mehr möglich."
5. Sind noch Aufgaben offen, triffst du zusätzlich die Entscheidung aus dem Abschnitt Wenn noch Aufgaben offen sind.
6. Bestätige mit „Auftrag abschließen" — ist noch ein Betrag nicht abgerechnet, heißt die Schaltfläche „Trotzdem abschließen" (siehe unten). Mit „Abbrechen" verlässt du den Dialog, ohne etwas zu verändern.

Photovate meldet anschließend „Der Auftrag wurde als abgeschlossen markiert". Die Statusanzeige neben der Bezeichnung des Auftrags wechselt auf „Abgeschlossen", ebenso der Eintrag in der Spalte „Status" der Auftragsübersicht.

Gut zu wissen: Der Dialog kündigt an, dass danach keine Änderungen mehr möglich sind. Das trifft auf den Auftrag in diesem Zustand zu — endgültig ist der Abschluss aber nicht. Über „Mehr Optionen" → „Reaktivieren" holst du ihn jederzeit zurück ins laufende Geschäft.

Wenn noch nicht alles abgerechnet ist

Beim Öffnen des Dialogs prüft Photovate, ob für den Auftrag noch ein Betrag nicht abgerechnet ist. Solange diese Prüfung läuft, ist die Schaltfläche zum Bestätigen kurz gesperrt.

Ist noch etwas offen, zeigt der Dialog einen Hinweis mit dem Nettobetrag, der noch nicht abgerechnet ist. Die Schaltfläche heißt dann „Trotzdem abschließen" statt „Auftrag abschließen". Du hast zwei Möglichkeiten:

• Mit „Trotzdem abschließen" schließt du den Auftrag ab, obwohl noch nicht alles abgerechnet ist.
• Mit „Abbrechen" verlässt du den Dialog, rechnest den offenen Betrag zuerst ab und schließt den Auftrag danach ab.

Gut zu wissen: Ein abgeschlossener Auftrag zählt in der Auswertung „Soll-Ist" nicht mehr zu den offenen Aufträgen. Im Auftragseingang bleibt er enthalten.

Wenn noch Aufgaben offen sind

Gibt es im Auftrag noch nicht abgeschlossene Aufgaben, zeigt der Dialog zusätzlich die Frage „Es gibt noch nicht abgeschlossene Aufgaben in diesem Auftrag. Wie soll damit verfahren werden?" und zwei Auswahlmöglichkeiten.

„Alle Aufgaben als „abgeschlossen“ markieren" ist vorausgewählt. Willst du die Aufgaben unverändert lassen, musst du das aktiv umstellen, bevor du bestätigst.

Hat der Auftrag keine offenen Aufgaben, entfällt diese Frage und der Dialog zeigt nur den Hinweistext und die beiden Schaltflächen.

Bitte beachten: Diese Entscheidung wirkt nur in eine Richtung. Einmal abgeschlossene Aufgaben setzt Photovate nicht von selbst zurück — auch nicht, wenn du den Auftrag später reaktivierst. Du müsstest sie einzeln an der jeweiligen Aufgabe wieder öffnen. Wenn du dir unsicher bist, wähle „Aufgabenstatus nicht verändern": Nachträglich abschließen kannst du die Aufgaben immer noch.

Was sich nach dem Abschluss ändert

• Die Felder des Auftrags sind schreibgeschützt, „Speichern" ist ausgegraut.
• Aus dem Auftrag heraus lassen sich keine neuen Angebote, Termine und Rechnungen mehr anlegen. Bereits vorhandene bleiben sichtbar und mit dem Auftrag verknüpft.
• „Stornieren" und „Archivieren" bietet „Mehr Optionen" nicht mehr an. Diese beiden Einträge gibt es nur bei Aufträgen im Status „In Auftrag".
• Lesender Zugriff bleibt vollständig erhalten. Je nachdem, welche Bereiche dein Betrieb nutzt, erreichst du über „Mehr Optionen" weiterhin „Abschlussdokumentation", „Datenerfassung", „Warenwirtschaft", „Service" und „Nachkalkulation".

Hinweis: Abschließen ist nicht dasselbe wie Archivieren. „Archivieren" nimmt den Auftrag aus der Übersicht und archiviert alle verknüpften Aufgaben gleich mit; „Abschließen" lässt den Auftrag in der Übersicht stehen und rührt die Zuordnung der Aufgaben nicht an.

Einen abgeschlossenen Auftrag wieder öffnen

1. Öffne den abgeschlossenen Auftrag.
2. Klicke auf „Mehr Optionen" und wähle „Reaktivieren".
3. Bestätige den Dialog „Auftrag reaktivieren" mit „Auftrag reaktivieren".

Photovate meldet „Auftrag wurde reaktiviert", der Auftrag steht wieder auf „In Auftrag" und lässt sich bearbeiten wie zuvor. Angebote, Termine und Rechnungen kannst du dann wieder anlegen.

Den Status der Aufgaben stellt das Reaktivieren nicht zurück. Hast du beim Abschließen „Alle Aufgaben als „abgeschlossen“ markieren" gewählt, bleiben diese Aufgaben abgeschlossen.

Wenn es nicht klappt

Der Abschluss wird nicht angeboten. Prüfe die Statusanzeige oben am Auftrag. Steht dort „Abgeschlossen", „Storniert" oder „Archiviert", fehlt der Eintrag zu Recht. Steht dort „In Auftrag" und der Eintrag fehlt trotzdem, reicht dein Bearbeitungsrecht für diesen Auftrag nicht aus — wende dich an die Person, die bei euch die Berechtigungen verwaltet.

Der Dialog fragt nicht nach den Aufgaben. Dann hat der Auftrag keine offenen Aufgaben mehr. Was an Aufgaben am Auftrag hängt, siehst du über „Aufgaben" im Kopfbereich.

Die Schaltfläche im Dialog ist anders beschriftet. Heißt sie „Trotzdem abschließen", ist für den Auftrag noch ein Betrag nicht abgerechnet. Den Betrag nennt der Hinweis im Dialog. Du kannst trotzdem abschließen oder den Betrag zuerst abrechnen.

Es erscheint eine Fehlermeldung. Meldet Photovate „Leider ist es etwas schiefgelaufen", wurde der Abschluss nicht ausgeführt. Lade die Seite neu und prüfe, in welchem Status Auftrag und Aufgaben stehen, bevor du es erneut versuchst.