Projektabschluss und Terminplanung

Photovate teilt den Weg vom Interessenten zur fertigen Anlage in zwei Phasen: zuerst die Chance, nach dem Zuschlag den Auftrag. So siehst du jederzeit, ob noch verkauft oder schon umgesetzt wird.

In der Chance liegt alles, was vor der Beauftragung passiert: die erste Anfrage, die Gespräche, die Angebote und die Klärung der Details. Im Auftrag liegt die Abwicklung – Termine, Aufgaben, Kommissionen und Rechnungen.

Von der Chance zum Auftrag

Wenn ein Kunde dein Angebot annimmt, markierst du die Chance als „Gewonnen". Mit diesem Schritt wird die Chance automatisch in einen Auftrag überführt. Dasselbe passiert, wenn du in der Chance eine Auftragsbestätigung fertigstellst: Photovate fragt dann nach, ob die Chance als gewonnen markiert und direkt in einen Auftrag konvertiert werden soll.

Ab der Überführung in einen Auftrag stehen dir alle Werkzeuge für die Abwicklung zur Verfügung. Du kannst Rechnungen erstellen, die Terminplanung wird aktiv genutzt und die weitere Arbeit findet im Bereich „Aufträge" statt. Der gesamte Ablauf geht nahtlos ineinander über, ohne dass Informationen verloren gehen.

Gut zu wissen: Mit dem Auftrag endet der Vertrieb nicht. Auch am Auftrag legst du weitere Angebote und Auftragsbestätigungen an – du findest sie dort im Abschnitt „Bestätigung & Angebot". Nachträge und Erweiterungen bleiben damit am selben Auftrag.

Alle bisherigen Daten aus der Vertriebsphase, darunter die Kommunikationshistorie, die erstellten Angebote und sämtliche Details, bleiben vollständig erhalten und sind weiterhin lückenlos dokumentiert. So hast du auch nach der Beauftragung jederzeit Zugriff auf den gesamten Verlauf von der ersten Anfrage bis zur Umsetzung.

Termin hinzufügen

Schon innerhalb einer Chance kannst du Montagetermine direkt anlegen und so die zeitliche Planung bereits in der Vertriebsphase vorbereiten.

Klicke in der Chance auf „Termin hinzufügen". Im Abschnitt Allgemein wählst du zuerst über „Terminart auswählen" die Terminart – daraus füllt Photovate den Titel gleich als „Terminart – Kontaktname" vor. Darunter legst du Start- und Endzeitpunkt fest und setzt über „Status auswählen" den Status, also ob der Termin erst geplant oder schon bestätigt ist. Terminart, Status und Titel sind Pflichtfelder und mit einem Stern markiert.

Unter „Zuweisung & Verknüpfungen" weist du über „Mitarbeiter auswählen" die Beteiligten zu; die Chance beziehungsweise der Auftrag ist bereits eingetragen. Unter „Bezeichnung" kannst du den vorgeschlagenen „Termintitel" überschreiben, wenn du ihn aussagekräftiger findest, und über „Beschreibung hinzufügen" Hintergrundinformationen ergänzen.

Der angelegte Termin wird automatisch mit der Chance beziehungsweise dem Auftrag verknüpft und erscheint gleichzeitig im Bereich „Terminplanung". Dadurch behältst du den Überblick über alle geplanten Termine – in der einzelnen Chance oder im Auftrag genauso wie über alle hinweg.

Gerade wenn mehrere Aufträge parallel laufen, hilft dir diese zentrale Ansicht dabei, Terminüberschneidungen frühzeitig zu erkennen und deine Ressourcen optimal einzuplanen.