Termin erstellen

In diesem Artikel erfährst du, wie du im Modul Terminplanung neue Termine anlegst. Photovate bietet dir mehrere Wege, einen Termin zu erstellen: über den Button „Termin erstellen", per Klick in der Kalender- oder Plantafel-Ansicht oder per Drag-and-Drop. Unabhängig vom gewählten Weg sind Titel, Datum, Terminart und Status immer Pflichtfelder.

Voraussetzungen

Um Termine erstellen zu können, benötigst du Zugriff auf das Modul Terminplanung. Darüber hinaus müssen die zuordenbaren Mitarbeiter, Terminarten und gegebenenfalls Kunden oder Projekte bereits im System angelegt sein.

Termin anlegen

Öffne das Modul Terminplanung in einer beliebigen Ansicht und klicke oben rechts auf „Termin erstellen". Es öffnet sich das Eingabeformular, in dem du alle relevanten Informationen zum neuen Termin erfasst.

Pflichtfelder ausfüllen

Gib zunächst einen aussagekräftigen Titel ein, der den Zweck des Termins eindeutig beschreibt. Formulierungen wie „Kundenbesuch Müller – Angebot besprechen" sind deutlich hilfreicher als nur „Müller", da sie allen Beteiligten sofort zeigen, worum es geht.

Wähle anschließend das Startdatum und Enddatum sowie die Start- und Endzeit. Achte darauf, dass der gewählte Zeitraum realistisch ist und gegebenenfalls Pufferzeiten für An- und Abfahrt enthält.

Wähle anschließend die passende Terminart aus der Dropdown-Liste aus, beispielsweise „Kundenbesuch", „Internes Meeting" oder „Serviceeinsatz". Die Terminart bestimmt unter anderem die Farbgebung in der Plantafel-Ansicht und hilft dabei, Termine visuell voneinander zu unterscheiden.

Als letztes Pflichtfeld setzt du über „Status auswählen" den Status des Termins, also ob er zum Beispiel erst geplant oder bereits bestätigt ist. Welche Status dir zur Auswahl stehen, legt dein Betrieb in den Einstellungen fest. Ohne Status lässt sich der Termin nicht speichern.

Optionale Angaben ergänzen

Neben den Pflichtfeldern kannst du den Termin um weitere Informationen ergänzen. Über das Feld Mitarbeiter weist du einen oder mehrere Mitarbeiter zu, die dann in der Plantafel als Balken sichtbar werden. Über das Feld „Kontakt/Chance/Auftrag eingeben oder auswählen" verknüpfst du den Termin optional mit einem Auftrag, einer Chance, einer Reklamation, einer Wartung oder – wenn es noch keine Chance gibt – direkt mit einem Kontakt. Die Auswahl ist in die Gruppen „Aufträge", „Chancen", „Reklamationen", „Wartungen" und „Kontakte" unterteilt; die Kontakte stehen am Ende der Liste. Tippe den Namen ein, um schneller zu finden, was du suchst. Archivierte Kontakte stehen nicht zur Auswahl. Beim Anlegen übernimmt Photovate die Adresse des gewählten Eintrags als Ort, solange du dort noch nichts eingetragen hast. Im Termin führt dich danach ein Link wie „Zum Kontakt", „Zur Chance" oder „Zum Auftrag" direkt zum verknüpften Eintrag.

Über das Feld „Fahrzeuge und Inventar auswählen" buchst du für den Termin außerdem Fahrzeuge aus dem „Fuhrpark" und Teile aus dem „Inventar". Gebuchte Fahrzeuge und Inventarteile erscheinen in der „Plantafel" in eigenen Zeilen unter den Mitarbeitern. Welche Fahrzeuge und welches Inventar buchbar sind und wie du das einstellst, erfährst du im Artikel Fahrzeuge und Inventar für einen Termin buchen.

Im Feld Ort kannst du den physischen Einsatzort oder einen Online-Meeting-Link hinterlegen. Über das Feld Notizen ergänzt du bei Bedarf Hintergrundinformationen oder Vorbereitungsanweisungen, damit alle Beteiligten optimal vorbereitet sind.

Termin speichern

Klicke auf „Termin erstellen & schließen", um den Termin anzulegen. Ist euer Unternehmen mit einem Outlook-Kalender verbunden, stehen dir stattdessen zwei Schaltflächen zur Wahl: „Nur Termin erstellen" legt den Termin nur in Photovate an, „Termin erstellen & senden" legt zusätzlich einen Termin im verbundenen Outlook-Kalender an und lädt die Teilnehmer ein. Mehr dazu im Artikel Kalender mit Outlook verbinden. Er erscheint sofort in allen drei Ansichten – Liste, Kalender und Plantafel – sowie automatisch in deinem Startseiten-Kalender. Nach der Erstellung kannst du den Termin jederzeit per Drag-and-Drop in der Plantafel-Ansicht verschieben, indem du den Balken an die gewünschte Position ziehst.

Bitte beachten: Es gibt keine „Speichern als Entwurf"-Funktion. Termine werden beim Klick auf „Termin erstellen & schließen" direkt angelegt und sind sofort für alle berechtigten Mitarbeiter sichtbar.

Best Practices für die Terminplanung

Die folgenden Empfehlungen helfen dir, deine Terminplanung in Photovate möglichst effizient zu gestalten.

Häufige Probleme und Lösungen