Montage-App, Formulare und Abschlussdokumentation

Die Monteure arbeiten in der neuen Version mit einer eigenen App, die in Echtzeit mit dem System synchron ist. Hier die häufigsten Fragen rund um die Montage-App, die Formulare und die Abschlussdokumentation.

Was kann die Montage-App?

In der Montage-App sehen die Monteure alle Termininformationen und Kontaktdaten und können direkt anrufen oder eine E-Mail schreiben. Sie sehen die zugewiesenen Dokumente sowie die auszufüllenden Formulare, können daraus direkt Fotos aufnehmen, unterschreiben lassen und ein PDF erzeugen. Alles ist in Echtzeit mit derselben Datenbank synchron, sodass hochgeladene Inhalte automatisch im Auftrag und im Termin unter den Dokumenten landen.

Kann ich festlegen, welche Dokumente und Formulare die Monteure sehen?

Ja. Unter Einstellungen → Terminplanung legst du das je Terminart fest: Unter „Dokumentenzuweisung" bestimmst du, welche Dokumente aus der Chance oder dem Auftrag die Monteure sehen dürfen, unter „Formulare", welche Formulare am Termin ausgefüllt werden sollen. So lassen sich die Inhalte gezielt clustern und je Termin passend bereitstellen.

Kann ich Abnahmeformulare selbst anpassen?

Ja. Über einen Drag-and-Drop-Editor passt du bestehende Formulare jederzeit an, erstellst neue Formulare und weist sie den jeweiligen Terminen beziehungsweise Terminarten zu. So bestimmst du selbst, welche Formulare wann gelten sollen.

Kann die Abschlussdokumentation automatisch erstellt werden?

Ja, zum großen Teil. Du hinterlegst einmalig eine Vorlage, die festlegt, welche Dokumente in welcher Reihenfolge erscheinen, zum Beispiel Angebot, Rechnung, Produktdatenblätter und Abnahmeprotokoll. Im Auftrag wählst du diese Vorlage aus; Photovate füllt sie mit den vorhandenen Dokumenten, und du ergänzt nur noch, was es zum Zeitpunkt der Vorlagenerstellung noch nicht gab. Anschließend versendest du die fertige Abschlussdokumentation wie jedes andere Dokument an den Kunden.

Wie du die Vorlage anlegst und die Abschlussdokumentation im Auftrag fertigstellst, liest du im Artikel „Abschlussdokumentation".

Am Termin erscheint keine Formularauswahl – woran liegt das?

Das liegt sehr wahrscheinlich an der Konfiguration der jeweiligen Terminart. In den Einstellungen legst du pro Terminart unter „Formulare" fest, welche Formulare an einem Termin angezeigt beziehungsweise verknüpft werden.

Ist für die gewählte Terminart kein Formular hinterlegt, bleibt die Auswahl am Termin entsprechend leer. Das ist bewusst so gelöst: Dadurch werden die Formulare logisch gefiltert und können zugleich als Pflichtdokumente für den Termin ausgegeben werden.

In der App lässt sich über den Termin die Datenerfassung nicht öffnen – warum?

Das hängt vermutlich damit zusammen, dass der Datenerfassung noch keine Projektart zugewiesen ist. Du kannst mehrere Datenerfassungen für unterschiedliche Projektarten definieren. Fehlt diese Zuordnung, bleibt die Datenerfassung leer und wird deshalb auch in der App nicht angezeigt. Weise der Datenerfassung die passende Projektart zu, damit sie am Termin verfügbar ist.