Einstellungen und Vorlagen

In den Einstellungen von Photovate konfigurieren Sie alle Vorlagen, Bausteine und Strukturen, die im täglichen Arbeitsablauf automatisch zum Einsatz kommen. Eine sorgfältige Einrichtung dieser Bereiche sorgt dafür, dass Ihre Prozesse von Anfang an einheitlich und effizient ablaufen.

Textbausteine verwalten

Textbausteine sind wiederverwendbare Inhalte, die Sie in verschiedenen Bereichen des Systems einsetzen können, beispielsweise in Angeboten. Anstatt wiederkehrende Formulierungen jedes Mal neu zu schreiben, erstellen Sie einen Textbaustein einmalig und fügen ihn anschließend überall dort ein, wo er benötigt wird. 

Das spart Zeit und sorgt gleichzeitig für eine einheitliche Kommunikation gegenüber Ihren Kunden.

Für jeden Textbaustein können Sie folgende Eigenschaften festlegen:

Titel – eine aussagekräftige Bezeichnung zur schnellen Identifikation

Abhängigkeiten – die Zuordnung zu bestimmten Masken oder Bereichen

Position – die Reihenfolge, in der der Baustein eingefügt wird

Inhalt – der eigentliche Text, den Sie über einen Rich-Text-Editor komfortabel bearbeiten können

E-Mail-Vorlagen erstellen

Im Bereich E-Mail-Vorlagen definieren Sie standardisierte Vorlagen für den E-Mail-Versand aus dem System heraus, zum Beispiel für den Versand von Angeboten oder Rechnungen. Jede Vorlage besteht aus einer Bezeichnung sowie dem eigentlichen E-Mail-Inhalt, den Sie frei gestalten können.

Die erstellten Vorlagen lassen sich bestimmten Bereichen im System zuweisen. Beim Versand wird die zugehörige Vorlage dann automatisch eingefügt, sodass Sie nicht jedes Mal den gleichen Text manuell verfassen müssen. Das beschleunigt den Versandprozess und stellt sicher, dass Ihre E-Mails stets professionell und einheitlich formuliert sind.

Projektarten konfigurieren

Projektarten bilden die strukturelle Grundlage für Ihre Projekte in Photovate. Sie legen fest, wie ein Projekt nach der Anlage weiterverarbeitet wird, und beeinflussen maßgeblich den gesamten Ablauf.

Pro Projektart definieren Sie:

Abwicklungsvorlage – bestimmt, welche Aufgaben und Prozessschritte automatisch erzeugt werden
Erfassungsbogen – legt fest, welche projektspezifischen Daten erfasst werden sollen

Bestehende Projektarten können jederzeit bearbeitet oder gelöscht werden. Durch eine durchdachte Konfiguration Ihrer Projektarten stellen Sie sicher, dass jedes Projekt von Beginn an den passenden Workflow durchläuft.

Angebotsvorlagen verwalten

In den Angebotsvorlagen definieren Sie den Aufbau und die Standardinhalte Ihrer Angebote. Eine gut konfigurierte Vorlage beschleunigt die Angebotserstellung erheblich, da alle wesentlichen Bestandteile bereits vorausgefüllt sind und nur noch projektspezifisch angepasst werden müssen.

Folgende Einstellungen stehen Ihnen pro Vorlage zur Verfügung:

Zugehörige Projektart – ordnet die Vorlage einer bestimmten Projektart zu

Bezeichnung – der Name der Vorlage zur internen Identifikation

Kopftext – der einleitende Text im oberen Bereich des Angebots

Positionen – vordefinierte Leistungen und Produkte aus dem Produktkatalog

Standardrabatt und globaler Rabatt – automatisch hinterlegte Rabattierungen

Umsatzsteuer – der anzuwendende Steuersatz

Anzeige von Einzelpreisen – legt fest, ob Einzelpreise im Angebot sichtbar sind

Nachtext und Fußtext – abschließende Textbereiche unterhalb der Positionen

Unterschriftsfeld – ein optionales Feld für die Kundenunterschrift

Die Berechnung des Gesamtbetrags wird direkt in der Vorlage angezeigt, sodass Sie das Ergebnis bereits bei der Konfiguration überprüfen können.

Angebotsmappe konfigurieren

In der Konfiguration der Angebotsmappe legen Sie fest, welche zusätzlichen Dokumente einem Angebot beigefügt werden sollen. Sie können beliebige PDF-Dokumente hinzufügen und die Reihenfolge bestimmen, in der diese im fertigen Dokument erscheinen. 

Bei der Erstellung einer Angebotsmappe werden alle hinterlegten Dokumente automatisch mit dem Angebots-PDF zusammengeführt, sodass Ihr Kunde ein vollständiges und professionell aufbereitetes Gesamtpaket erhält.

Formulare erstellen

Photovate bietet Ihnen einen intuitiven Formular-Editor, mit dem Sie individuelle Formulare per Drag-and-Drop erstellen können. Die Gestaltung ist flexibel und erlaubt es Ihnen, verschiedene Elementtypen frei zu kombinieren:

Dateien – zum Hochladen von Dokumenten oder Bildern

Dropdown-Felder – für Auswahlmöglichkeiten mit vordefinierten Optionen

Tabellen – zur strukturierten Erfassung von Daten

Unterschriftsfelder – für digitale Unterschriften direkt im Formular

Erstellte Formulare können als Vorlage gespeichert und für zukünftige Projekte wiederverwendet werden. So bauen Sie sich nach und nach einen Vorlagenbestand auf, der Ihre individuellen Anforderungen abdeckt.

Erfassungsbogen verwalten

Der Erfassungsbogen funktioniert ähnlich wie die Formulare, ist jedoch speziell auf die strukturierte Erfassung projektspezifischer Informationen ausgerichtet. Hier können Sie Bilder, Textinformationen und individuelle Felder hinterlegen, um alle relevanten Projektdaten geordnet zu dokumentieren.

Auch der Erfassungsbogen lässt sich als Vorlage speichern und projektspezifisch einsetzen. In Kombination mit den Projektarten wird er automatisch dem jeweiligen Projekt zugeordnet, sodass Ihre Mitarbeiter bei jedem neuen Projekt sofort die passende Erfassungsstruktur vorfinden.

Dokumentenzuweisung verwalten

Im Bereich Dokumentenzuweisung legen Sie fest, welche Dokumententypen im System verfügbar sind und welche Bezeichnung diese tragen, beispielsweise Angebot oder Rechnung. Diese Bezeichnungen werden an verschiedenen Stellen im System verwendet und sorgen für eine einheitliche Benennung Ihrer Dokumente.

Bestehende Einträge können jederzeit bearbeitet, um neue Typen erweitert oder bei Bedarf gelöscht werden. Achten Sie darauf, dass die Bezeichnungen klar und eindeutig gewählt sind, damit alle Mitarbeiter sofort erkennen, um welchen Dokumententyp es sich handelt.