Kommissionsliste und Bestellungen

Die Kommissionsliste ist die Brücke vom Auftrag in die Warenwirtschaft. Sie entsteht aus der Auftragsbestätigung, bündelt das gesamte benötigte Material eines Auftrags und bildet die Grundlage für die Bedarfsermittlung, die Bestellungen beim Großhandel und den Wareneingang. So arbeiten Vertrieb, Einkauf und Lager auf demselben Datenstand.

Wie die Kommissionsliste entsteht

Die Kommissionsliste entsteht beim Fertigstellen der Auftragsbestätigung. Stellst du die Auftragsbestätigung noch in der Chance fertig, fragt zuerst der Dialog „In Auftrag konvertieren?", ob die Chance als gewonnen markiert und in einen Auftrag überführt werden soll. Erst nach „Jetzt konvertieren" geht es weiter. Mit „Später" verschiebst du die Konvertierung – dann entsteht an dieser Stelle auch noch keine Kommissionsliste. Liegt bereits ein Auftrag vor, entfällt diese Abfrage.

Anschließend erscheint das Fenster „Kommissionsliste erstellen?". Bestätigst du es mit „Jetzt erstellen", übernimmt Photovate automatisch alle warenwirtschaftlich geflaggten Artikel des Auftrags in die Kommissionsliste. „Später" bricht ab, ohne eine Kommissionsliste anzulegen.

Im Fenster entscheidest du außerdem, wie zugeschnitten wird:

• „Gesammelte Kommissionsliste" – alle Artikel landen in einer einzigen Liste.
• „Getrennte Kommissionslisten nach Typ" – je Kommissionstyp entsteht eine eigene Liste. Diese Wahl steht nur zur Verfügung, wenn die Auftragsbestätigung Artikel mit unterschiedlichen Kommissionstypen enthält.

Gibt es zu dieser Auftragsbestätigung schon Kommissionslisten, weist das Fenster darauf hin: „Es bestehen bereits Kommissionslisten. Nur nicht zugeordnete Artikel werden übernommen." Bereits verplante Artikel werden also nicht doppelt kommissioniert.

Artikel mit hinterlegter Stückliste werden dabei in ihre Einzelteile aufgelöst, sodass du direkt die tatsächlich zu beschaffenden Komponenten siehst. Aus dieser Liste ergibt sich die Bedarfsermittlung für den Auftrag.

Hinweis: Bestätige das Fenster „Kommissionsliste erstellen?" beim Fertigstellen der Auftragsbestätigung. Nur so gelangen die Artikel in die Kommissionsliste und stehen anschließend für Bedarfsermittlung und Bestellung zur Verfügung.

Bedarf erkennen

In der Kommissionsliste und in der Projektübersicht erkennst du am Farbstatus sofort, wie es um die Verfügbarkeit steht. Rote Kacheln zeigen einen nicht gedeckten Bedarf an, das Material ist also weder auf Lager noch bestellt. Sobald für eine Position eine Bestellung läuft, wechselt die Kachel auf Orange und zeigt zusätzlich das hinterlegte Lieferdatum. So siehst du auf einen Blick, welche Komponenten noch beschafft werden müssen und welche bereits unterwegs sind.

Umgekehrt siehst du auch vom Artikel aus, welche Kommissionen ihn binden: Die Mengen „Kommissioniert" und „Ausstehend" in der Übersicht „Lagerbestand" und im Artikel unter „Lagerdetails" lassen sich per Klick aufschlüsseln. Wie das geht, liest du im Artikel „Warenwirtschaft".

Gut zu wissen: Den größten Teil des Bedarfs deckt die Kommissionsliste bereits selbst ab, weil Verkaufspakete automatisch in ihre Komponenten aufgelöst werden. Wie du solche Stücklisten hinterlegst, liest du im Artikel „Artikel mit Komponenten und Stückliste anlegen".

Zusätzliche Positionen ergänzen

Als Projektmanager kannst du die Kommissionsliste nach der Auftragsbestätigung jederzeit um weitere Positionen ergänzen, etwa um Material, das zusätzlich auf der Baustelle benötigt wird.

Wiederkehrendes Zusatzmaterial musst du dafür nicht jedes Mal einzeln heraussuchen. Lege es stattdessen als Kommissionsvorlage an – du findest die Vorlagen in den Einstellungen der Warenwirtschaft im Reiter „Kommissionsvorlagen". In der Kommissionsliste wählst du die Vorlage dann über „Vorlage auswählen" aus und entscheidest im Fenster „Positionen aus Vorlage übernehmen", wie sie wirken soll:

• „Übernehmen" ersetzt die Kommissionsliste durch die Artikel der Vorlage.
• „Anhängen" ergänzt die Artikel der Vorlage und lässt die bereits erfassten Positionen unverändert.

Soll bestimmtes Zusatzmaterial dagegen immer gemeinsam mit einem bestimmten Artikel mitlaufen, hinterlege es als Komponente am jeweiligen Artikel.

Eine Bestellung anlegen

Für die Beschaffung hast du zwei Wege. In beiden Fällen wählst du die zu bestellenden Artikel aus, legst oben rechts das Lieferdatum fest und schließt mit „Bestellung aufgeben" ab. Ist dein Großhandel angebunden, gibst du die Bestellung direkt dort ab; Einzelheiten dazu findest du im Artikel „Großhandelsschnittstelle (IDS)".

Aus der Kommission

Projekt- und kommissionsbezogen. Öffne die Kommission und wähle unter „Mehr Optionen" den Eintrag „Bestellung hinzufügen". Die Positionen werden vorausgefüllt.

Frei über die Warenwirtschaft

Ohne Projekt und Kommission, zum Beispiel für Lagerauffüllung oder Containerware. Auch geeignet, wenn die Bestellmenge bewusst von der Projektstückliste abweicht.

Die Bestellungen eines Auftrags findest du über den Auftrag → Mehr Optionen → Reiter „Warenwirtschaft". Dort siehst du alle vorhandenen Bestellungen und legst über „Neue Bestellung" weitere an.

Lieferdatum anpassen

Das beim Anlegen gesetzte Lieferdatum gilt zunächst als Standard für alle Positionen der Bestellung. Trifft Material zu unterschiedlichen Terminen ein, passt du einzelne Positionen individuell an: Öffne die Bestellung über „Mehr Optionen" → „Bearbeiten", klicke bei der gewünschten Position auf das Stift-Symbol und trage das abweichende Lieferdatum ein. Mit „Bestellung aufgeben" aktivierst du die Bestellung anschließend erneut.

Tipp: Pflege die Lieferdaten möglichst genau. Sie werden in die Plantafel übernommen, sodass du die Montage erst nach dem Eintreffen des Materials einplanst und Leerfahrten vermeidest.

Wareneingang buchen

Ist das Material eingetroffen, buchst du den Wareneingang. Wähle das Lager aus, auf das die Ware eingeht; das Sperrlager steht dabei standardmäßig zur Verfügung. Mit „Buchung durchführen" schließt du den Vorgang ab. Den Wareneingang kannst du auch direkt aus der jeweiligen Bestellung heraus über die dortige Verknüpfung anstoßen. Mehr zum Verhalten des Sperrlagers liest du im Artikel „Warenwirtschaft".

Kommissionierung zurücknehmen

Wurde eine Position versehentlich oder zu früh kommissioniert, kannst du die Kommissionierung zurücknehmen. Die Ware wird damit wieder für andere Aufträge freigegeben.

1. Öffne die Kommission.
2. Klicke in der Zeile der Position auf das durchgestrichene Wagen-Symbol („Kommissionierung zurücknehmen"). Es ist nur aktiv, wenn von dieser Position mehr kommissioniert als ausgeliefert ist.
3. Das Fenster nennt Menge und Artikel, die wieder freigegeben werden. Bestätige mit „Zurücknehmen" oder brich mit „Abbrechen" ab.

Photovate meldet „Kommissionierung wurde zurückgenommen". Die Position bleibt in der Kommission erhalten; die zurückgenommene Menge zählt wieder als offen und kann später erneut kommissioniert werden.

Bitte beachten: Zurückgenommen wird immer nur der Teil, der noch nicht ausgeliefert ist. Bereits ausgelieferte Artikel bleiben unverändert – sollen sie zurück ins Lager, buchst du über „Retoure buchen" eine Retoure.

Wenn es nicht klappt

• „Keine Berechtigung zum Löschen von Warenbewegungen": Deiner Rolle fehlt das Recht, Warenbewegungen zu löschen. Wende dich an deinen Administrator.
• „Lager oder Lagerplatz hat eine laufende Inventur.": Solange auf dem betroffenen Lager oder Lagerplatz eine Inventur läuft, ist keine Rücknahme möglich. Schließe zuerst die Inventur ab oder lösche sie.
• „Für diese Position gibt es keine Kommissionierung": Die Position ist nicht (mehr) kommissioniert. Lade die Seite neu – vielleicht hat jemand anderes die Kommissionierung bereits zurückgenommen.

Verknüpfung und Nachverfolgung

Bestellung und Kommission bleiben miteinander verknüpft. Aus der Bestellung springst du in die zugehörige Kommission und siehst dort den aktualisierten Status samt Lieferdatum. Dieses Lieferdatum erscheint anschließend in der Plantafel und unterstützt dich bei der optimalen Einplanung der Montage. Alle Schritte, etwa das Anlegen der Kommission und der Bestellung, werden zudem in der Historie des Projekts protokolliert und bleiben so lückenlos nachvollziehbar.