Großhandelsschnittstelle (IDS)

Mit der Großhandelsschnittstelle verbindest du deine Lieferanten direkt mit Photovate. Artikel lassen sich damit in Sekundenschnelle aus dem Produktkatalog deines Großhändlers übernehmen, und Bestellungen können direkt aus Photovate heraus beim Großhandel aufgegeben werden – ohne manuelles Abtippen oder doppelte Datenpflege.

In diesem Artikel erfährst du, wie du einen Lieferanten einrichtest, Artikel importierst und Bestellungen überträgst.

Voraussetzungen

Damit die Schnittstelle genutzt werden kann, benötigst du einen aktiven Webshop-Zugang bei deinem Großhändler. Außerdem muss der Großhändler die IDS-Schnittstelle für deinen Account freigeschaltet haben – sprich hierfür deinen Ansprechpartner beim Großhandel an. Ein Großteil der gängigen Elektro-Großhändler (z. B. Fega & Schmitt) unterstützt den IDS-Standard.

Lieferant einrichten

Navigiere über dein Profilmenü unten links zu den Einstellungen. Wähle dort den Bereich „Warenwirtschaft" und anschließend „Großhandelschnittstelle". Klicke auf „Lieferant hinzufügen", wähle deinen Großhändler aus und hinterlege deine Zugangsdaten. Nach dem Speichern erscheint der Lieferant in deiner Übersicht und steht sowohl im Artikelimport als auch im Bestellprozess zur Verfügung. Du kannst beliebig viele Großhändler anlegen.

Artikel aus dem Großhandelskatalog importieren

Öffne die Artikelübersicht unter Warenwirtschaft. Klicke auf „Artikel hinzufügen" und wähle „Import [Lieferantenname]". Du wirst automatisch in den Webshop deines Großhändlers weitergeleitet – der Login erfolgt automatisch über deine hinterlegten Zugangsdaten.

Stelle im Webshop einen Warenkorb mit den gewünschten Artikeln zusammen und klicke auf „IDS-Daten übertragen". Schließe den Kauf im Webshop dabei nicht ab – der Warenkorb dient hier ausschließlich der Artikelauswahl.

Du wirst zurück nach Photovate geleitet. Die ausgewählten Artikel werden dir zur Übernahme angezeigt – inklusive Artikelbezeichnung, aktuellem Einkaufspreis, GTIN und Lieferantenartikelnummer. Weise jeden Artikel einer Warengruppe zu, lege fest ob er verkaufbar ist, und klicke auf „Importieren". Die Artikel sind danach direkt in deinem Produktstamm verfügbar.

Gut zu wissen: Die Einkaufspreise werden bei jeder Bestellung über die IDS-Schnittstelle automatisch aktualisiert. Eine manuelle Preispflege für angebundene Lieferanten entfällt damit vollständig.

Hinweis zu Dubletten: Achte darauf, Artikel nicht doppelt anzulegen. Photovate verwendet die GTIN (EAN) als eindeutigen Primärschlüssel zur Identifikation von Produkten. Artikel, die bereits mit einer GTIN im System vorhanden sind, sollten nicht erneut importiert werden.

Bestellungen an den Großhandel übertragen

Öffne Warenwirtschaft → Bestellungen und lege eine neue Bestellung an. Wähle den gewünschten Lieferanten aus, füge die benötigten Artikel hinzu und trage optional ein Lieferdatum sowie eine interne Referenznummer ein.

Klicke auf „Externe Bestellung aufgeben". Du wirst in den Webshop deines Großhändlers weitergeleitet – der Warenkorb ist bereits mit deinen Artikeln vorausgefüllt. Nach dem Abschicken der Bestellung im Webshop klickst du auf „IDS-Daten übertragen", um die aktuellen Preise zurück nach Photovate zu übernehmen. Bei Preisabweichungen schlägt Photovate eine Anpassung vor. Nach Bestätigung wird die Bestellung als abgeschlossen markiert.

Gut zu wissen: Artikel, die beim Großhändler als Auslaufartikel geführt werden, werden beim Übertragen entsprechend gekennzeichnet. So erkennst du frühzeitig, wenn ein Produkt nicht mehr regulär verfügbar ist.

Artikelnummern im Überblick

In Photovate gibt es vier relevante Nummerntypen für Artikel. Je nach Prozess ist eine andere Nummer führend:

GTIN / EAN

Produktübergreifender Primärschlüssel – dient dem Abgleich zwischen Systemen und Lieferanten.

Herstellerartikelnummer

Vom Hersteller vergeben – empfohlen für Angebote und Kundenkommunikation.

Lieferantenartikelnummer

Vom Großhändler vergeben – relevant für Bestellungen und Logistik.

Interne Artikelnummer

Selbst vergeben in Photovate – für die interne Warenwirtschaft.

Tipp: Da ein Artikel bei mehreren Lieferanten gelistet sein kann, aber immer nur einen Hersteller hat, empfiehlt es sich, bei der Artikel-Zuordnung konsequent auf Hersteller-Ebene zu arbeiten – nicht nur auf Lieferanten-Ebene.

Lieferverzögerungen im Blick behalten

Wenn du beim Bestellen ein Lieferdatum einträgst, wird dieses in der zugehörigen Kommission angezeigt. So kannst du in der Planungsansicht erkennen, für welche Montageaufträge die Ware noch aussteht oder sich verzögert. Kommissionen, bei denen das Lieferdatum überschritten wurde und noch kein Wareneingang gebucht ist, lassen sich entsprechend filtern und markieren.