Warenwirtschaft

Im Modul Warenwirtschaft verwaltest du deinen Produktkatalog zentral. Hier legst du Artikel an, pflegst Preise und Bestände und gibst Artikel als verkaufbar oder bestellbar frei. Auf dieser Grundlage stehen die Artikel anschließend in Angeboten, Aufträgen, Rechnungen und in der Kommissionierung zur Verfügung.

Der Produktkatalog im Überblick

Die Artikelübersicht zeigt alle deine Artikel in einer Tabelle mit Spalten wie Artikelnummer, Artikelname, Typ und Status sowie weiteren Attributen. Über die Suche und die Filter navigierst du durch den Katalog, über „Neuer Artikel" legst du weitere Artikel an.

Der Status eines Artikels steuert seine Verwendung: „Verkaufbar" bestimmt, ob ein Artikel im Vertrieb und in Angeboten ausgewählt werden kann. „Bestellbar" bestimmt, ob ein Artikel als Ganzes bestellt wird oder beim Kommissionieren in seine Komponenten aufgelöst wird. Wie du eine solche Stückliste hinterlegst, liest du weiter unten im Abschnitt „Artikel aus Komponenten zusammensetzen".

Einen neuen Artikel anlegen

Klicke oben rechts auf „Neuer Artikel" → es öffnet sich das Formular mit den Abschnitten „Allgemeine Artikelinformationen", „Kundendetails", „Lieferantendetails" und „Artikel-/Dokumentenverwaltung".

Trage mindestens die Warengruppe, den Artikelnamen sowie den Status verkaufbar und bestellbar ein. Über „Mehr anzeigen" ergänzt du bei Bedarf Bilder, Beschreibungen, Preise, Lagerbestände oder Dokumente. Mit „Jetzt erstellen" speicherst du den neuen Artikel.

Artikel pflegen

Bestehende Artikel passt du jederzeit an. Öffne dazu in der Artikelübersicht den gewünschten Artikel, ändere Angaben wie Name, Preise, Bilder oder Dokumente und speichere die Änderungen.

Bitte beachten: Preisänderungen an bestehenden Artikeln wirken sich nur auf zukünftige Angebote und Rechnungen aus. Bereits erstellte Dokumente behalten die zum Zeitpunkt der Erstellung gültigen Preise bei.

Artikel aus Komponenten zusammensetzen

Ein Verkaufsartikel kann aus mehreren Einzelteilen bestehen, etwa ein Speicherpaket aus Sockel, Speichermodulen und BMS. In diesem Fall hinterlegst du zum Artikel eine Stückliste und setzt ihn auf nicht bestellbar, damit Photovate ihn beim Kommissionieren in seine Einzelteile auflöst. Wie du das im Detail einrichtest, beschreibt der Artikel „Artikel mit Komponenten und Stückliste anlegen".

Lohn- und Materialanteil hinterlegen

Du kannst einen Artikel in einen Lohn- und einen Materialanteil aufteilen. Dadurch lassen sich die Lohnkosten später automatisch in die Endrechnung und in die Nachkalkulation übernehmen, ohne dass du die Positionen erneut aufschlüsseln musst. Das ist besonders dann hilfreich, wenn du Dienstleistungen und Material innerhalb desselben Artikels führst.

Lager und Sperrlager

Neben deinen regulären Lagern führt Photovate standardmäßig ein Sperrlager. Es ist für Ware gedacht, die vorübergehend nicht in den normalen Bestand einfließen soll, beispielsweise Artikel aus Reklamationen. Bestände auf dem Sperrlager werden bei Auswertungen und beim gewichteten Warenwert bewusst nicht berücksichtigt.

Gut zu wissen: Artikel auf dem Sperrlager fließen weder in die Auswertungen noch in den gewichteten Warenwert ein. So verfälscht Reklamations- oder Sperrware deine Bestands- und Wertkennzahlen nicht.

Die Übersicht „Lagerbestand" öffnest du auf der Startseite der Warenwirtschaft über die gleichnamige Schaltfläche beim Lagerwert. Dort lassen sich die numerischen Spalten durch Klick auf die Spaltenüberschrift auf- oder absteigend sortieren. Zusätzlich enthält die Übersicht die Hersteller-Artikelnummer, sodass du Bestände leichter dem jeweiligen Hersteller zuordnen kannst.

Welche Kommissionen hinter einer Menge stehen

Die Mengen „Kommissioniert" und „Ausstehend" kannst du aufschlüsseln. Steht neben der Zahl ein kleines Pfeil-Symbol, öffnet ein Klick darauf ein Fenster mit allen Kommissionen, aus denen sich die Menge zusammensetzt. Das geht an zwei Stellen:

• in der Übersicht „Lagerbestand" in den Spalten „Kommissioniert" und „Ausstehend",
• im Artikel unter „Lagerdetails": in der Tabelle „Bestand pro Lagerplatz" in der Spalte „Kommissioniert" (je Lagerplatz oder für die Zeile „Summe") sowie im Feld „Ausstehend" darunter.

Das Fenster zeigt je Kommission die „Kommissions-Nr.", das „Projekt", die „Kommissionierte Menge", die „Offene Menge" und den „Montagetermin", darunter eine Zeile „Summe". Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Kommission, ein Klick auf den Montagetermin öffnet den Termin in der Terminplanung. Über das Export-Menü im Fenster lädst du die Liste als „Excel (.xlsx)" oder „PDF (.pdf)" herunter.

Gut zu wissen: Mengen aus Kommissionen, die du mit deinen Berechtigungen nicht sehen kannst, stehen gesammelt in der Zeile „Ohne sichtbare Kommission". So ergibt die Summe immer die Zahl, auf die du geklickt hast. Bestände auf dem Sperrlager zählen hier – wie in der Menge selbst – nicht mit.

Buchungshistorie exportieren

Alle Warenbuchungen kannst du dir als Excel- oder PDF-Datei herunterladen, etwa für die Inventur oder zur Abstimmung mit der Buchhaltung.

Voraussetzung: Du brauchst mindestens Leserechte für die Warenwirtschaft.

1. Öffne die Startseite der Warenwirtschaft.
2. Klicke im Bereich „Warenbuchungen" auf das Uhr-Symbol neben der Überschrift. Es öffnet sich die „Buchungshistorie".
3. Grenze die Buchungen bei Bedarf über die Suche und „Filter" ein, zum Beispiel nach „Buchungsdatum", „Buchungsart" oder „Artikel".
4. Klicke neben „Filter" auf das Download-Symbol und wähle „Excel (.xlsx)" oder „PDF (.pdf)".

Exportiert werden alle Buchungen, die zu deiner Suche und deinen Filtern passen – nicht nur die gerade angezeigte Seite. Die Datei enthält die Spalten, die in der Tabelle eingeblendet sind, in derselben Reihenfolge. Eine Umbuchung zwischen zwei Lagerplätzen steht wie in der Tabelle als eine Zeile in der Datei.

Bitte beachten: Ein Export umfasst höchstens 5.000 Zeilen. Ist das Ergebnis größer, weist dich nach dem Download ein Hinweis darauf hin. Grenze den Zeitraum dann über „Filter" weiter ein und exportiere in mehreren Schritten.

Artikel suchen und filtern

Über das Suchfeld findest du Artikel anhand von Artikelnummer, Name oder Beschreibung. Über „Filter" grenzt du die Liste nach Warengruppe, MwSt., EK, VK und Erstellt am ein. EK steht dabei für den Einkaufspreis, VK für den Verkaufspreis. Durch einen Klick auf die Spaltenüberschriften sortierst du die Liste, etwa nach Artikelnummer oder Lagerbestand. Mit „Zurücksetzen" entfernst du alle gesetzten Filter wieder.

Tipp: Pflege die Warengruppen von Anfang an konsequent. Sie sind die Grundlage für Filter und Auswertungen und sorgen dafür, dass dein Produktkatalog auch bei vielen Artikeln übersichtlich bleibt.