Warenwirtschaft

Im Modul Warenwirtschaft verwalten Sie Ihren Produktkatalog zentral. Hier legen Sie Artikel an, pflegen Preise und Bestände und geben Artikel als verkaufbar oder bestellbar frei. Auf dieser Grundlage stehen die Artikel anschließend in Angeboten, Aufträgen, Rechnungen und in der Kommissionierung zur Verfügung.

Der Produktkatalog im Überblick

Die Artikelübersicht zeigt alle Ihre Artikel in einer Tabelle mit Spalten wie Artikelnummer, Artikelname, Typ und Status sowie weiteren Attributen. Über die Suche und die Filter navigieren Sie durch den Katalog, über „Neuer Artikel" legen Sie weitere Artikel an.

Der Status eines Artikels steuert seine Verwendung: „Verkaufbar" bestimmt, ob ein Artikel im Vertrieb und in Angeboten ausgewählt werden kann. „Bestellbar" bestimmt, ob ein Artikel als Ganzes bestellt wird oder beim Kommissionieren in seine Komponenten aufgelöst wird. Wie Sie eine solche Stückliste hinterlegen, lesen Sie weiter unten im Abschnitt „Artikel aus Komponenten zusammensetzen".

Einen neuen Artikel anlegen

Klicken Sie oben rechts auf „Neuer Artikel" → es öffnet sich das Formular mit den Abschnitten „Allgemeine Artikelinformationen", „Kundendetails", „Lieferantendetails" und „Artikel-/Dokumentenverwaltung".

Tragen Sie mindestens die Warengruppe, den Artikelnamen sowie den Status verkaufbar und bestellbar ein. Über „Mehr anzeigen" ergänzen Sie bei Bedarf Bilder, Beschreibungen, Preise, Lagerbestände oder Dokumente. Mit „Jetzt erstellen" speichern Sie den neuen Artikel.

Artikel pflegen

Bestehende Artikel passen Sie jederzeit an. Öffnen Sie dazu in der Artikelübersicht den gewünschten Artikel, ändern Sie Angaben wie Name, Preise, Bilder oder Dokumente und speichern Sie die Änderungen.

Artikel aus Komponenten zusammensetzen

Ein Verkaufsartikel kann aus mehreren Einzelteilen bestehen, etwa ein Speicherpaket aus Sockel, Speichermodulen und BMS. In diesem Fall hinterlegen Sie zum Artikel eine Stückliste und setzen ihn auf nicht bestellbar, damit Photovate ihn beim Kommissionieren in seine Einzelteile auflöst. Wie Sie das im Detail einrichten, beschreibt der Artikel „Artikel mit Komponenten und Stückliste anlegen".

Lohn- und Materialanteil hinterlegen

Sie können einen Artikel in einen Lohn- und einen Materialanteil aufteilen. Dadurch lassen sich die Lohnkosten später automatisch in die Endrechnung und in die Nachkalkulation übernehmen, ohne dass Sie die Positionen erneut aufschlüsseln müssen. Das ist besonders dann hilfreich, wenn Sie Dienstleistungen und Material innerhalb desselben Artikels führen.

Lager und Sperrlager

Neben Ihren regulären Lagern führt Photovate standardmäßig ein Sperrlager. Es ist für Ware gedacht, die vorübergehend nicht in den normalen Bestand einfließen soll, beispielsweise Artikel aus Reklamationen. Bestände auf dem Sperrlager werden bei Auswertungen und beim gewichteten Warenwert bewusst nicht berücksichtigt.

✓ Gut zu wissen:

Artikel auf dem Sperrlager fließen weder in die Auswertungen noch in den gewichteten Warenwert ein. So verfälscht Reklamations- oder Sperrware Ihre Bestands- und Wertkennzahlen nicht.

Artikel suchen und filtern

Über das Suchfeld finden Sie Artikel anhand von Artikelnummer, Name oder Beschreibung. Über „Filter" grenzen Sie die Liste nach Warengruppe, MwSt., EK, VK und Erstellt am ein. Durch einen Klick auf die Spaltenüberschriften sortieren Sie die Liste, etwa nach Artikelnummer oder Lagerbestand. Mit „Zurücksetzen" entfernen Sie alle gesetzten Filter wieder.

? Tipp:

Pflegen Sie die Warengruppen von Anfang an konsequent. Sie sind die Grundlage für Filter und Auswertungen und sorgen dafür, dass Ihr Produktkatalog auch bei vielen Artikeln übersichtlich bleibt.