Warenwirtschaft: wenn Bestand, Kommission oder Inventur klemmen

Dieser Artikel sammelt die Stellen in der Warenwirtschaft, an denen eine Schaltfläche grau bleibt oder eine Meldung den Weg versperrt – und sagt jeweils, was du stattdessen tun kannst. Fast alle diese Fälle hängen an derselben Frage: Wann verlässt Ware eigentlich den Bestand?

Voraussetzungen

Zum Buchen, Kommissionieren und Abwickeln von Inventuren brauchst du für die Warenwirtschaft die Berechtigung „Bearbeiten". Mit „Anzeigen" siehst du alles, kannst aber nichts davon auslösen – die beschriebenen Schaltflächen fehlen dann ganz, statt grau zu sein.

Davon unabhängig regelt deine Rolle je Tabelle, was du darfst: „Anzeigen", „Erstellen", „Bearbeiten" und „Löschen" stehen dort getrennt. Deshalb kann eine Schaltfläche sichtbar sein und die Aktion trotzdem abbrechen – zum Beispiel beim Einbuchen, wofür „Erstellen" nötig ist. Dann wendest du dich an die Person, die bei euch die Rollen pflegt.

Das Wichtigste zuerst: wann der Bestand wirklich sinkt

Drei Schritte sehen für sich genommen so aus, als würde Ware das Lager verlassen. Nur einer tut es.

Kommissionieren ist eine Reservierung: Die Ware liegt weiter im Regal, ist aber keinem anderen Auftrag mehr zugesagt. Erst das Ausbuchen bucht sie aus dem Lager.

Gut zu wissen: Das Ausbuchen lässt sich nicht zurücknehmen. Das Fenster sagt es ausdrücklich: „Alle kommissionierte Artikel werden automatisch ausgebucht. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden." Zurück ins Lager kommt die Ware danach nur über „Retoure buchen" in der Kommission.

„Gesamt" 40, „Verfügbar" nur 12 – wo die übrigen 28 stecken

Was du siehst: Im Lagerbestand steht in der Spalte „Gesamt" eine deutlich höhere Zahl als in „Verfügbar".

Warum: Die drei Mengen gehören zusammen – „Gesamt" ist immer die Summe aus „Verfügbar", „Kommissioniert" und dem Bestand im Sperrlager. Was kommissioniert ist, liegt noch im Regal, ist aber für offene Kommissionen reserviert und darum nicht mehr frei verfügbar. Der Tooltip an der Spalte sagt dasselbe: „Anzahl der Artikel, die frei verfügbar sind (nicht kommissioniert)."

Was du tun kannst: Öffne den Artikel und scrolle zu „Lagerdetails". Unter „Bestand pro Lagerplatz" stehen „Gesamt", „Kommissioniert" und „Verfügbar" je Lager und Lagerplatz nebeneinander, darunter die Zeile „Summe". Dort siehst du, an welchem Lagerplatz die Differenz hängt. Liegt die Differenz im Sperrlager, zeigt der Lagerbestand sie als eigenen Hinweis an der Gesamtmenge an.

Gut zu wissen: Welche Kommission eine reservierte Menge hält, zeigt dir ein Klick auf die Zahl unter „Kommissioniert" – in der Übersicht „Lagerbestand" oder am Artikel in der Tabelle „Bestand pro Lagerplatz". Es öffnet sich ein Fenster mit den Kommissionen samt „Kommissionierte Menge", „Offene Menge" und „Montagetermin"; ein Klick auf eine Zeile führt zur Kommission. Für noch nicht kommissionierte Mengen geht dasselbe über „Ausstehend". Mengen aus Kommissionen, die du nicht sehen darfst, stehen gesammelt unter „Ohne sichtbare Kommission" – dann hilft die Übersicht „Kommissionen" mit dem Status-Filter weiter.

Lieferschein erstellt und gedruckt – die Ware steht trotzdem noch im Bestand

Was du siehst: Der Lieferschein liegt gedruckt vor, die Kommission steht aber weiter auf „Kommissioniert", und im Lagerbestand hat sich die Spalte „Gesamt" nicht bewegt.

Warum: Ein Lieferschein, den du über „Mehr Optionen" → „Lieferschein erstellen" schreibst, ist ein Begleitpapier und bucht nichts. Das Fenster weist vorher darauf hin: „Die Kommission wird durch diesen Lieferschein nicht ausgebucht. Du musst sie später manuell über „Kommission ausbuchen“ ausbuchen."

Was du tun kannst: Öffne die Kommission und wähle „Mehr Optionen" → „Kommission ausbuchen". Im Fenster „Artikel ausbuchen" entscheidest du:

• „Ohne Lieferschein" – die kommissionierten Artikel werden sofort ausgebucht.
• „Mit Lieferschein" – du landest im Lieferschein. Hier bucht erst „In Dokumenten speichern" aus; danach erscheint „Kommission erfolgreich ausgebucht".

Sind alle Positionen ausgebucht, wechselt die Kommission auf „Ausgeliefert"; bei einem Teil auf „Teilgeliefert".

Tipp: Findest du „Kommission ausbuchen" nicht unter „Mehr Optionen", sieh oben rechts nach. Sobald nichts mehr zu kommissionieren ist – entweder weil alle Positionen kommissioniert sind oder weil für den Rest kein Bestand da ist –, wandert die Schaltfläche nach oben rechts und verschwindet aus dem Menü, weil sie sonst doppelt stünde.

„Löschen" am Artikel ist grau: „Bereits verwendet. Bitte archivieren"

Was du siehst: Im Menü „Mehr Optionen" am Artikel ist „Löschen" ausgegraut, der Tooltip sagt „Bereits verwendet. Bitte archivieren". Fällt die Sperre erst beim Löschen auf, kommt stattdessen die Meldung „Artikel kann nicht gelöscht werden" mit der Schaltfläche „Archivieren" daneben.

Warum: Der Artikel wird irgendwo festgehalten. Dazu zählen nicht nur Belege – „Angebote", „Auftragsbestätigungen", „Rechnungen", „Bestellungen", „Lieferscheine", „Kommissionen", „Inventuren" und „Lagerbewegungen" –, sondern auch „Angebotsvorlagen", Stücklisten, verknüpfte Artikel sowie „Dokumente" und „Anhänge" am Artikel selbst. Welche Verwendung es im Einzelfall ist, nennt die Meldung beim Löschversuch; die vollständige Liste steht im Artikel „Artikel und Produktkatalog: wenn etwas nicht geht".

Was du stattdessen tun kannst: Archiviere den Artikel – über „Mehr Optionen" → „Archivieren". Das nimmt ihn aus Auswahl und Katalog, lässt die bestehenden Belege aber unangetastet. Archivierte Artikel blendest du in der Übersicht über den Filter „Nur archivierte Artikel anzeigen" wieder ein und holst sie mit „Wiederherstellen" zurück.

Gut zu wissen: Eine Lagerbewegung lässt sich nicht nachträglich auflösen. Sobald der Artikel einmal gebucht wurde, bleibt „Löschen" dauerhaft gesperrt – Archivieren ist dann der einzige Weg.

Bitte beachten: Auch das Archivieren ist gesperrt, solange der Artikel noch Bestand hat. Wie du aus dieser Schleife herauskommst, steht im nächsten Abschnitt.

Archivieren verlangt erst das Ausbuchen – und das Ausbuchen scheitert

Was du siehst: Beim Archivieren, Löschen oder Umstellen auf „nicht bestellbar" öffnet sich das Fenster „Artikel ausbuchen?" mit „Für diesen Artikel liegt noch Bestand im Lager." und dem Satz „Du musst den Artikel erst vollständig ausbuchen, bevor du ihn archivieren kannst." Darunter steht der aktuelle Bestand je Lager. Ist ein Teil davon reserviert, warnt das Fenster, dass diese Menge kommissioniert ist und nicht ausgebucht werden kann. Ist alles reserviert, ist „Ausbuchen" grau und darüber steht „Der gesamte Bestand ist kommissioniert und kann nicht direkt ausgebucht werden."

Warum: Ein archivierter oder gelöschter Artikel verschwindet aus dem Lagerbestand, sein Bestand zählt aber weiter in den Lagerwert. Deshalb muss das Lager leer sein, bevor der Artikel verschwindet. Und reservierte Ware gehört einer Kommission – sie muss den Weg über die Kommission nehmen, nicht über eine freie Ausbuchung.

Was du tun kannst – zuerst die Reservierung auflösen, danach ausbuchen:

1. Öffne die Kommission, die die Menge hält. Welche das ist, zeigt ein Klick auf die Zahl unter „Kommissioniert" am Artikel.
2. Entweder „Kommission ausbuchen", wenn die Ware tatsächlich rausgeht. Damit sinkt der Bestand von selbst. Die Schaltfläche steht oben rechts, sobald nichts mehr zu kommissionieren ist – sonst unter „Mehr Optionen".
3. Oder „Mehr Optionen" → „Kommission löschen", wenn die Kommission hinfällig ist: „Die Kommission wird gelöscht und kommissionierte Artikel werden wieder freigegeben. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden." Gab es zu dieser Kommission schon ausgebuchte Artikel, fragt das Fenster zusätzlich, ob diese über „Artikel wieder zurück einbuchen" zurück ins Lager sollen oder über „Ausgebuchte Artikel beibehalten" ausgebucht bleiben.

Soll die Kommission bestehen bleiben und nur die Reservierung weg, nimmst du stattdessen je Position über das durchgestrichene Wagen-Symbol „Kommissionierung zurücknehmen" die Kommissionierung zurück. Freigegeben wird dabei nur der noch nicht ausgelieferte Teil.

1. Zurück am Artikel: „Archivieren" erneut auslösen. Jetzt lässt sich der Restbestand über „Ausbuchen" leeren, und das Archivieren läuft anschließend von selbst durch.

Bleibt nach dem Ausbuchen noch etwas liegen, meldet das Fenster „Es liegt weiterhin Bestand im Lager. Die Aktion wurde nicht ausgeführt." und zeigt die aktualisierten Mengen. Dann ist noch eine zweite Kommission im Spiel.

Gut zu wissen: Bei einem Artikel, der schon archiviert ist und trotzdem noch Bestand hat, erscheint oben am Artikel ein gelber Hinweis mit der Schaltfläche „Bestand ausbuchen". Darüber räumst du den Rest auf, ohne den Artikel vorher wiederherzustellen.

Niemand kann buchen: „Lager oder Lagerplatz hat eine laufende Inventur."

Was du siehst: Eine Buchung – oder das Zurücknehmen einer Kommissionierung – bricht mit „Lager oder Lagerplatz hat eine laufende Inventur." ab. Schon bei der Auswahl des Lagers steht am gesperrten Eintrag der Hinweis „Inventur läuft, keine Warenbewegungen möglich", obwohl niemand im Haus zählt.

Warum: Solange eine Inventur läuft, ist das gezählte Lager für jede Ein-, Aus- und Umbuchung gesperrt – sonst wäre die Zählung schon beim Abschluss überholt. Der häufigste Fall ist eine Inventur, die jemand gestartet und nie abgeschlossen hat. Die Sperre kann auch von einem einzelnen Lagerplatz ausgehen.

Was du tun kannst:

1. Gehe auf „Warenwirtschaft" → „Inventuren". Die Kachel zeigt bereits, wie viele davon „Laufend" sind; in der Übersicht filterst du über den Status.
2. Öffne die Inventur und sieh unter „Zähllager" und „Zähllagerplatz" nach, ob sie wirklich dein Lager betrifft.
3. Dann entweder die Zählung zu Ende bringen und mit „Inventur abschließen" beenden – oder sie über „Löschen" verwerfen: „Möchtest du diese Inventur wirklich löschen? Die Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden und die Warenbuchungen im Lager werden wieder freigegeben."

Beides hebt die Sperre auf. Eine Inventur im Status „Entwurf" sperrt dagegen nichts.

Der Inventurabschluss meldet „Konflikt mit Kommission"

Was du siehst: Beim Abschließen erscheint das Fenster „Konflikt mit Kommission": „Für folgende Artikel ist mehr Menge in offenen Kommissionen reserviert, als gezählt wurde. Setze die betroffenen Kommissionslisten zurück, um die Reservierungen freizugeben und die Inventur abzuschließen, oder kehre zur Bearbeitung zurück." Darunter stehen die betroffenen Artikel mit Lagerplatz, der Spalte „Kommissioniert / Gezählt" und der Zahl der betroffenen Kommissionen.

Warum: Für diese Artikel ist an diesem Lagerplatz mehr Ware für offene Kommissionen verplant, als du gezählt hast. Das Lager kann also nicht liefern, was zugesagt ist.

Was mit den gepackten Kommissionslisten passiert: Gelöscht wird keine. Die Kommissionen, ihre Positionen und alles bereits Ausgebuchte bleiben unverändert. Was der Abschluss ändern kann, ist der Kommissionierstand: Zählst du an einem Lagerplatz weniger, als dort bereits kommissioniert ist, hebt der Abschluss die Kommissionierung an diesem Lagerplatz auf. Die betroffenen Positionen stehen danach wieder offen und müssen erneut kommissioniert werden.

Was du tun kannst:

• „Inventur bearbeiten" bringt dich zurück in die Zählung. Das ist der richtige Weg, wenn die reservierte Ware in Wahrheit im Lager steht und nur nicht mitgezählt wurde. Der Hinweis über der Positionsliste sagt genau das: „Bitte auch die kommissionierten Artikel mitzählen." Trage die Menge vollständig ein, dann verschwindet der Konflikt.
• „Kommissionslisten zurücksetzen" führt weiter zur Abschlussfrage „Inventur abschließen". Abgeschlossen wird erst, wenn du dort „Jetzt abschließen" wählst.
• Soll die Zählung stimmen und die Kommission unangetastet bleiben, buche die Kommission erst aus und zähle danach neu. Während einer laufenden Inventur geht das nicht – lösche die Inventur dafür, wickle die Kommission ab und starte sie anschließend neu.

„Jetzt abschließen": was danach noch möglich ist

Was du siehst: Vor dem Abschluss fragt das Fenster „Inventur abschließen": „Mit dem Abschluss werden die Korrekturbuchungen ausgeführt und die Inventur gesperrt. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden."

Warum: Mit dem Abschluss entstehen die Korrekturbuchungen, die den gezählten Bestand zum neuen Lagerbestand machen. Diese Buchungen stehen anschließend in der Lagerhistorie – sie wieder aufzurollen würde den Lagerwert verfälschen.

Das lässt sich nicht rückgängig machen: Eine abgeschlossene Inventur öffnet sich nicht wieder. Sie zeigt nur noch die Auswertung mit „IST-Menge", „SOLL-Menge", „Saldo-Menge" und „Saldo-Preis" sowie „Als Excel exportieren" und „Als PDF exportieren".

Was du tun kannst:

• Vorher: Solange die Inventur läuft, sichert „Zwischenstand speichern" den Stand, und „Löschen" verwirft sie vollständig. Nutze beides, wenn du dir bei einer Zählung nicht sicher bist.
• Nachher: Einen Zählfehler korrigierst du über eine neue Inventur für denselben Artikel oder über eine einzelne Buchung mit „Artikel buchen" auf der Startseite der Warenwirtschaft. Die abgeschlossene Inventur bleibt als Beleg stehen.

Kommissionsliste lässt sich nicht importieren

Was du siehst: Unter „Mehr Optionen" → „Kommission importieren" bricht der Import ab mit „Diese Kommission enthält bereits kommissionierte oder ausgelieferte Positionen. Solange diese vorhanden sind, kann die Liste nicht ersetzt werden. Für einen Import lege bitte eine neue Kommission an." Darunter stehen die blockierenden Positionen mit ihren Mengen unter „Kommissioniert" und „Ausgeliefert".

Warum: Der Import ersetzt die gesamte Kommissionsliste. Positionen, zu denen schon Warenbuchungen oder ein Lieferschein gehören, lassen sich nicht ersetzen, ohne diese Buchungen von ihrer Position zu lösen.

Was du tun kannst:

• Lege eine neue Kommission an und importiere die Datei dort. Die alte Kommission bleibt mit dem bereits abgewickelten Teil bestehen – das ist der vorgesehene Weg und der Grund, warum die Meldung ihn nennt.
• Oder ergänze die Änderungen von Hand: Positionen, die noch nicht kommissioniert sind, kannst du in der Kommissionsliste ändern, ergänzen und entfernen. Nur die bereits gebuchten bleiben, wie sie sind.

Tipp: Erwartest du eine aktualisierte Liste vom Kunden, importiere sie bevor jemand kommissioniert. Danach ist der Import für diese Kommission gesperrt.

Wenn es trotzdem klemmt

• Eine Zahl stimmt nicht mit deinem Eindruck überein? Auf der Startseite der Warenwirtschaft steht rechts der Bereich „Warenbuchungen"; das Uhrensymbol neben der Überschrift öffnet die „Buchungshistorie". Mit dem Filter auf Artikel und Buchungsart siehst du jede Bewegung mit Datum und Person – „Kommissionierung" für Reservierungen, „Ausgang" für echte Entnahmen. Zu welcher Kommission eine Reservierung gehört, steht dort allerdings nicht – das zeigt dir ein Klick auf die Zahl unter „Kommissioniert". Die gefilterte Liste kannst du über das Download-Symbol neben „Filter" als „Excel (.xlsx)" oder „PDF (.pdf)" herunterladen.
• Eine Schaltfläche fehlt ganz, statt grau zu sein? Dann fehlt die Berechtigung „Bearbeiten" für die Warenwirtschaft, nicht die Voraussetzung im Vorgang.
• Die Kommission zeigt den Hinweis, dass die Auftragsbestätigung storniert wurde? Dann hängt die Sperre am Auftrag, nicht am Lager – kläre zuerst die Auftragsbestätigung.