Inventur durchführen (Neu)

Mit der Inventurfunktion in der Warenwirtschaft kannst du deine tatsächlichen Lagerbestände direkt in Photovate erfassen und mit den Systembeständen abgleichen. Abweichungen werden automatisch erkannt und übersichtlich dargestellt. In diesem Artikel erfährst du, wie du eine Inventur startest, durchführst und abschließt.

Bitte beachten: Inventur und Inventar sind zwei verschiedene Dinge. Die Inventur ist die Zählung deines Lagerbestands und liegt in der Warenwirtschaft. Das Inventar führt dagegen deine Werkzeuge, Geräte und Ausstattung und liegt im Menü unter Service → Inventar. Dieser Artikel beschreibt ausschließlich die Inventur.

Inventur starten

Du findest die Inventurfunktion im Modul Warenwirtschaft unter „Inventuren". Über „Inventur erstellen" legst du eine neue an. Im Abschnitt „Verortung" wählst du zunächst das „Zähllager" aus, bei Bedarf zusätzlich einen „Zähllagerplatz". Photovate übernimmt daraufhin automatisch alle dort vorhandenen Artikel in die „Positionen", sodass du nicht jeden Artikel manuell hinzufügen musst. Mit „Inventur starten" beginnt die Zählung.

Wichtig: Während einer laufenden Inventur ist das betroffene Lager gesperrt. Das bedeutet, dass weder eine weitere Inventur gestartet noch Ein-, Aus- oder Umbuchungen vorgenommen werden können. Der Startdialog weist vor dem Bestätigen ausdrücklich darauf hin. Diese Sperre stellt sicher, dass die Bestände während der Zählung nicht verändert werden und das Ergebnis verlässlich ist.

Bestände erfassen

Nach dem Start der Inventur erfasst du die tatsächlich vorhandenen Bestände manuell für jeden Artikel. Trage die gezählten Mengen in die Spalte „Menge" ein und hinterlege je Position den „Inventurpreis (Netto)". Die Zählansicht zeigt bewusst keinen Systembestand an — der Abgleich folgt erst nach dem Abschluss.

Abgleich und Ergebnis

Sobald du die Zählung mit „Inventur abschließen" beendest, führt Photovate die Korrekturbuchungen aus und zeigt die Auswertung. Dort stehen je Artikel die „IST-Menge" (gezählt) und die „SOLL-Menge" (Systembestand) nebeneinander, dazu die Abweichung als „Saldo-Menge" und „Saldo-Preis". So erkennst du auf einen Blick, bei welchen Artikeln Differenzen bestehen.

Die Auswertung lässt sich über „Als Excel exportieren" oder „Als PDF exportieren" herausziehen. So hast du eine vollständige Dokumentation der Inventur, die du für deine interne Ablage oder für die Weitergabe an die Buchhaltung nutzen kannst.

Tipp: Plane die Inventur möglichst zu einem Zeitpunkt, an dem keine Warenbewegungen stattfinden, beispielsweise am Wochenende oder nach Feierabend. Da das Lager während der Inventur gesperrt ist, vermeidest du so Unterbrechungen im Tagesgeschäft.