Inventur durchführen (Neu)

Mit der Inventurfunktion in der Warenwirtschaft können Sie Ihre tatsächlichen Lagerbestände direkt in Photovate erfassen und mit den Systembeständen abgleichen. Abweichungen werden automatisch erkannt und übersichtlich dargestellt. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine Inventur starten, durchführen und abschließen.

Inventur starten

Sie finden die Inventurfunktion im Modul Warenwirtschaft unter dem Reiter „Inventur". Um eine neue Inventur zu starten, wählen Sie zunächst das Lager aus, für das die Bestandsaufnahme durchgeführt werden soll. Photovate übernimmt automatisch alle im ausgewählten Lager vorhandenen Artikel, sodass Sie nicht jeden Artikel manuell hinzufügen müssen.

⚠ Wichtig:

Während einer laufenden Inventur ist das betroffene Lager gesperrt. Das bedeutet, dass weder eine weitere Inventur gestartet noch Ein-, Aus- oder Umbuchungen vorgenommen werden können. Diese Sperre stellt sicher, dass die Bestände während der Zählung nicht verändert werden und das Ergebnis verlässlich ist.

Bestände erfassen

Nach dem Start der Inventur erfassen Sie die tatsächlich vorhandenen Bestände manuell für jeden Artikel. Tragen Sie die gezählten Mengen in die vorgesehenen Felder ein. Photovate zeigt Ihnen dabei zu jedem Artikel den aktuellen Soll-Bestand aus dem System an, sodass Sie bereits während der Erfassung erkennen können, wo Abweichungen vorliegen.

Abgleich und Ergebnis

Nach Abschluss der Zählung vergleicht Photovate automatisch den Soll-Bestand (Systembestand) mit dem Ist-Bestand (gezählter Bestand). Abweichungen werden übersichtlich dargestellt, sodass Sie auf einen Blick erkennen, bei welchen Artikeln Differenzen bestehen.

Die Inventurergebnisse können als Excel oder PDF exportiert werden. So haben Sie eine vollständige Dokumentation der Bestandsaufnahme, die Sie für Ihre interne Ablage oder für die Weitergabe an die Buchhaltung nutzen können.

? Tipp:

Planen Sie die Inventur möglichst zu einem Zeitpunkt, an dem keine Warenbewegungen stattfinden, beispielsweise am Wochenende oder nach Feierabend. Da das Lager während der Inventur gesperrt ist, vermeiden Sie so Unterbrechungen im Tagesgeschäft.