Zahlungsbedingungen (Neu)

Mit den Zahlungsbedingungen in Photovate definierst du zentral, wie und in welchen Schritten deine Projekte abgerechnet werden. Einmal konfiguriert, werden die Zahlungsbedingungen automatisch in Angebote und Rechnungen übernommen. Das spart Zeit bei der Rechnungserstellung und stellt sicher, dass alle Dokumente einheitlich und konsistent aufgebaut sind.

Zahlungsbedingungen konfigurieren

Navigiere zu Einstellungen → Buchhaltung → Zahlungsbedingungen. Hier können Administratoren eigene Zahlungsbedingungen anlegen, die anschließend systemweit zur Verfügung stehen.

Für jede Zahlungsbedingung definierst du die Projektart, für die sie gelten soll, sowie die zugehörigen Rechnungsarten, beispielsweise Abschlagsrechnung, Teilrechnung oder Schlussrechnung. Darüber hinaus legst du das Zahlungsziel in Tagen fest und bestimmst den prozentualen Anteil am Gesamtangebot, der mit der jeweiligen Rechnung fällig wird. Optional kannst du ein Skonto mit Frist hinterlegen, um deinen Kunden einen Anreiz für eine schnelle Zahlung zu bieten.

Beispiel: Typische Zahlungsbedingung für eine PV-Anlage

1. Abschlagsrechnung: 40 % bei Auftragsbestätigung, Zahlungsziel 14 Tage, 2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen
2. Abschlagsrechnung: 50 % bei Montagebeginn, Zahlungsziel 14 Tage
3. Schlussrechnung: 10 % nach Abnahme, Zahlungsziel 30 Tage

Zahlungsbedingungen in Angeboten verwenden

In Angeboten und Auftragsbestätigungen kannst du die hinterlegten Zahlungsbedingungen über die Variable {PaymentTerms} im Rich-Text-Editor einfügen. Die Variable wird beim Generieren des Dokuments automatisch durch die konfigurierten Zahlungsbedingungen ersetzt. So erhält dein Kunde eine klare Übersicht, welche Zahlungen wann fällig werden.

Automatische Übernahme bei Rechnungen

Beim Erstellen einer Rechnung werden die hinterlegten Zahlungsbedingungen automatisch berücksichtigt. Das System erkennt, welche Rechnung als nächstes fällig ist, beispielsweise die zweite Abschlagsrechnung, und füllt den Rechnungstyp, den Prozentsatz, das Zahlungsziel und gegebenenfalls das Skonto automatisch vor. Du musst die Werte nicht manuell eingeben und kannst dich darauf verlassen, dass die Rechnung den vereinbarten Bedingungen entspricht.

Bitte beachten: Wenn du beim Erstellen einer Rechnung von den hinterlegten Zahlungsbedingungen abweichst, zeigt Photovate eine Warnung an. So wirst du darauf aufmerksam gemacht, dass die Rechnung nicht den ursprünglich definierten Konditionen entspricht, und kannst bewusst entscheiden, ob die Abweichung gewünscht ist.