Zeiterfassung (Neu)

Die Zeiterfassung in Photovate ermöglicht es dir, deine Arbeitszeiten direkt über die Startseite zu erfassen, Projekte zuzuordnen, Abwesenheiten einzureichen und Krankmeldungen hochzuladen. Alle erfassten Zeiten werden in einem übersichtlichen Kalender dargestellt, der dir gleichzeitig dein Arbeitszeitkonto und dein Urlaubskonto anzeigt. In diesem Artikel erfährst du, wie du die verschiedenen Funktionen der Zeiterfassung nutzt.

Das Zeiterfassungs-Widget auf der Startseite

Im oberen Bereich der Startseite findest du das Zeiterfassungs-Widget. Es zeigt dir die aktuell laufende Arbeitszeit an und bietet drei Funktionen: den Play-Button zum Starten der Zeiterfassung, den Button „Eintragen" zum Aufrufen der Tagesübersicht sowie den Link „Kalender" zum Öffnen des Zeiterfassungskalenders.

Hast du an einem früheren Tag vergessen auszustempeln, zeigt das Widget statt der laufenden Zeit „seit“ und das Datum dieses Tages. Fährst du mit der Maus darüber, erscheint „Nicht ausgestempelt" mit dem Startzeitpunkt. Über „Korrigieren" öffnest du die Tagesübersicht genau dieses Tages und trägst das Ende nach. Über das Papierkorb-Symbol verwirfst du den offenen Eintrag stattdessen.

Darfst du die Anwesenheit deiner Kollegen sehen, steht unten im Widget zusätzlich, wie viele Mitarbeiter heute anwesend und wie viele abwesend sind. Ein Klick darauf öffnet die „Anwesenheitsliste" (siehe Abschnitt Die Anwesenheitsliste weiter unten).

Arbeitszeit per Timer erfassen

Klicke auf den Play-Button, um die Zeiterfassung zu starten. Das Widget wechselt in den Aufnahmemodus und zeigt dir die laufende Zeit an. Sobald du deine Arbeit unterbrechen oder beenden möchtest, klicke auf den Stopp-Button. Die erfasste Zeit wird automatisch als Eintrag für den heutigen Tag gespeichert. Über das Papierkorb-Symbol kannst du eine laufende Aufnahme verwerfen, ohne sie zu speichern.

Tipp: Du kannst den Timer mehrmals am Tag starten und stoppen. Jeder Zeitblock wird als eigener Eintrag gespeichert. Projekt und Notiz kannst du anschließend über die Tagesübersicht ergänzen.

Tagesübersicht aufrufen und Zeiten bearbeiten

Über den Button „Eintragen" öffnest du die Tagesübersicht für den aktuellen Tag. Hier werden alle erfassten Zeiteinträge in einer Übersicht angezeigt, jeweils mit Start, Ende, Projekt, Notiz und der berechneten Arbeitszeit. Am unteren Rand der Übersicht siehst du die Pausenzeit sowie die Gesamtarbeitszeit des Tages.

Um Einträge zu bearbeiten, klicke auf „Änderung beantragen". Es öffnet sich der Bearbeitungsmodus, in dem du die Start- und Endzeiten anpassen, ein Projekt aus der Dropdown-Liste zuordnen und eine Notiz zu jedem Eintrag ergänzen kannst. Über das Papierkorb-Symbol am rechten Rand löschst du einzelne Einträge. Über „Arbeitszeit eintragen" (mit Plus-Symbol) fügst du zusätzliche Zeitblöcke hinzu.

Bitte beachten: Änderungen an bereits gespeicherten Zeiteinträgen müssen über „Änderung beantragen" eingereicht werden. Die Anpassungen werden nicht sofort übernommen, sondern durchlaufen einen Genehmigungsprozess.

Wie die Pause berechnet wird

Die Zeit zwischen zwei Einträgen eines Tages ist deine Pause. Arbeitest du zum Beispiel von 07:30 bis 12:00 und von 12:45 bis 17:00, zählen 8:45 Stunden Arbeitszeit – die 45 Minuten dazwischen sind bereits die Pause und werden nicht noch einmal abgezogen. Trägst du im Pausenfeld mehr Pause ein, als zwischen den Einträgen liegt, wird nur der darüber hinausgehende Teil zusätzlich abgezogen.

Wie mit der gesetzlichen Mindestpause umgegangen wird, legen die Administratoren deines Betriebs unter Einstellungen → Startseite → Zeiterfassung im Feld „Pausensetzung" fest:

• „Automatisch (nach ArbZG)": Fehlt an einem Tag ein Teil der Mindestpause (mehr als 6 Stunden Arbeit: 30 Minuten, mehr als 9 Stunden: 45 Minuten), zieht Photovate den fehlenden Teil automatisch ab. Die Tagesübersicht zeigt dann unter der Gesamtarbeitszeit an, wie viele Minuten als gesetzliche Mindestpause abgezogen wurden. Es wird nie mehr abgezogen, als nötig ist, um auf die Schwelle zu kommen: Aus 6:10 Stunden ohne Pause werden 6:00 Stunden, aus 9:10 Stunden ohne Pause 8:30 Stunden. Änderst du Start- oder Endzeiten, trägt Photovate die Lücken zwischen den Einträgen selbst ins Pausenfeld ein. Du kannst den Wert danach noch anpassen.
• „Manuell": Es wird nichts automatisch abgezogen. Reicht die eingetragene Pause für die Mindestpause nicht aus, ist das Pausenfeld rot markiert.

Gut zu wissen: Für die Mindestpause zählen nur Unterbrechungen von mindestens 15 Minuten.

Abwesenheit einreichen

Direkt aus der Tagesübersicht heraus kannst du auch eine Abwesenheit einreichen. Klicke dazu auf „Abwesenheit einreichen" und es erscheint ein zusätzlicher Bereich unterhalb der Arbeitszeiten. Trage den Zeitraum über die Felder Von und Bis ein, wähle die Abwesenheitsart aus der Dropdown-Liste aus, beispielsweise „Urlaub (U)", und ergänze bei Bedarf eine Notiz. Über die Checkbox „Halber Tag" kannst du auch halbe Abwesenheitstage erfassen.

Krankmeldung hochladen

Bei einer Abwesenheit wegen „Krankheit", „Krankheit o. Lohnfortzahlung", „Kind krank" oder „Kind krank o. Lohnfortzahlung" kannst du die schriftliche Krankmeldung direkt an der Abwesenheit ablegen. Unter der Abwesenheit erscheint dafür der Bereich „Krankmeldung".

1. Öffne die Tagesübersicht des betroffenen Tages – über „Eintragen" im Widget oder per Klick auf den Tag im Kalender.
2. Klicke im Bereich „Krankmeldung" auf „Krankmeldung hinzufügen" und wähle eine oder mehrere Dateien aus. Alternativ ziehst du die Dateien einfach in das geöffnete Fenster.
3. Möglich sind PDF-, JPG- und PNG-Dateien mit höchstens 20 MB pro Datei. Andere Dateien lehnt Photovate mit einem Hinweis ab.

Was danach passiert, hängt davon ab, ob die Abwesenheit schon gespeichert ist:

• Die Abwesenheit ist bereits gespeichert: Die Datei wird sofort hochgeladen, es erscheint „Krankmeldung hochgeladen". Dafür brauchst du keinen Änderungsantrag – die Krankmeldung kommt ja oft erst Tage später.
• Du trägst die Abwesenheit gerade neu ein (oder stellst eine bestehende Abwesenheit gerade auf eine dieser Arten um): Die Datei wird zunächst nur vorgemerkt und zeigt „Wird beim Speichern hochgeladen". Hochgeladen wird sie, sobald du die Abwesenheit speicherst. Über „Entfernen" nimmst du eine vorgemerkte Datei wieder heraus.

Hochgeladene Krankmeldungen öffnest du per Klick in einer Vorschau. Über „Herunterladen" speicherst du sie, über „Löschen" entfernst du sie nach einer Rückfrage („Krankmeldung löschen"). Eine hochgeladene Datei lässt sich nicht bearbeiten – lade bei Bedarf die richtige Datei hoch und lösche die falsche.

Liegt für eine Krankheitsabwesenheit weder eine Datei vor noch ist „Attest vorliegend" angehakt, zeigt Photovate „Krankmeldung fehlt" an.

Gut zu wissen: Krankmeldungen sind Gesundheitsdaten und deshalb nicht für alle sichtbar. Sehen kann sie die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter selbst, außerdem wer in seiner Rolle bei „Abwesenheit im Kalender" oder „Auswertung Personal" die Reichweite „Alle" hat, die direkten Vorgesetzten über „Auswertung Personal" mit „Unterstellte" sowie die „Vertretung", die einen dieser Vorgesetzten gerade vertritt (nur lesend). Wer nur „Alle (ohne Grund)" sieht, sieht keine Krankmeldung. Für andere hochladen oder löschen darf, wer bei „Auswertung Personal" das Recht „Bearbeiten" für „Alle" oder für „Unterstellte" hat.

Bitte beachten: Erscheint nach dem Speichern die Meldung, dass die Abwesenheit gespeichert wurde, aber Krankmeldungen nicht hochgeladen werden konnten, ist die Abwesenheit trotzdem angelegt. Öffne den Tag erneut und lade die Datei noch einmal über „Krankmeldung hinzufügen" hoch.

Der Zeiterfassungskalender

Über den Link „Kalender" im Widget öffnest du den Zeiterfassungskalender. Dieser zeigt dir eine Monatsübersicht, in der jeder Tag farblich codiert ist. Über die Pfeile am oberen Rand wechselst du zwischen den Monaten.

Die Farben geben dir auf einen Blick Auskunft über den Status jedes Tages. Grün markierte Tage bedeuten, dass das Arbeitszeitstoll erreicht wurde. Rosa markierte Tage zeigen an, dass das Soll nicht erreicht wurde. Wochenenden sind grau hinterlegt, Feiertage orange. Krankheitstage werden schwarz dargestellt, Urlaubstage violett. Weitere Markierungen zeigen sonstige Abwesenheiten, beantragte Abwesenheiten, Abweichungen vom Arbeitszeitgesetz und vorliegende Atteste an. Wer Krankmeldungen sehen darf, findet im Kalender zwei weitere Symbole: eine Büroklammer für „Krankmeldung hochgeladen" und ein durchgestrichenes Dokument für „Krankmeldung fehlt" – Letzteres an Krankheitstagen, für die weder eine Datei hochgeladen noch „Attest vorliegend" angehakt ist.

Klicke auf einen beliebigen Tag im Kalender, um die Tagesübersicht für dieses Datum zu öffnen. Dort kannst du Arbeitszeiten eintragen oder Abwesenheiten einreichen, genau wie über den „Eintragen"-Button auf der Startseite.

Arbeitszeitkonto und Urlaubskonto

Auf der rechten Seite des Zeiterfassungskalenders findest du zwei wichtige Übersichten.

Das Arbeitszeitkonto zeigt dir die Soll-Arbeitszeit für das laufende Jahr, die bisher geleisteten Stunden, die erfassten Abwesenheiten sowie den aktuellen Saldo. So siehst du auf einen Blick, ob du über oder unter deinem Soll liegst.

Das Urlaubskonto gibt dir einen Überblick über deinen Urlaubsanspruch, den Übertrag aus Vorjahren, bereits genehmigte und beantragte Urlaubstage sowie den verbleibenden Resturlaub.

Gut zu wissen: Über das Dropdown-Menü am oberen rechten Rand des Kalenders können berechtigte Nutzer den Kalender anderer Mitarbeiter einsehen. So können Teamleiter oder Administratoren die Arbeitszeiten und Abwesenheiten ihres Teams zentral überprüfen.

Die Anwesenheitsliste

Wer ist heute da, wer fehlt, wer hat noch nicht gestempelt? Das zeigt dir die „Anwesenheitsliste".

Voraussetzungen

Die Anwesenheitsliste siehst du nur, wenn deine Rolle das Teilmodul „Auswertung Personal" anzeigen darf. Mit der Reichweite „Alle" siehst du alle Mitarbeiter, mit „Unterstellte" nur die Mitarbeiter, für die du als Vorgesetzter eingetragen bist.

So öffnest du die Anwesenheitsliste

Unten im Zeiterfassungs-Widget auf der Startseite steht, wie viele Mitarbeiter heute anwesend und wie viele abwesend sind. Klicke auf diese Zeile („Anwesenheitsliste"), um die vollständige Liste zu öffnen.

Was die Liste zeigt

Die Liste öffnet sich immer mit dem heutigen Tag. Über die Pfeile neben dem Datum blätterst du einen Tag zurück oder vor. Die Mitarbeiter sind nach Abteilung geordnet und innerhalb einer Abteilung nach Namen sortiert.

Über das Suchfeld „Mitarbeiter suchen" findest du einen Mitarbeiter nach Namen oder Abteilung. Mit den Schaltflächen „Alle", „Anwesend", „Ausgestempelt", „Abwesend" und „Nicht gestempelt" grenzt du die Liste ein; die Zahl neben jeder Schaltfläche zeigt, wie viele Mitarbeiter darunter fallen. Schaust du dir einen Tag in der Zukunft an, heißt die letzte Schaltfläche „Geplant".

Mit „Schließen" verlässt du die Liste.