Rechnungseingang/Belege (Neu)

Im Modul Buchhaltung finden Sie neben der Rechnungsübersicht den Bereich „Belege". Hier verwalten Sie eingehende Rechnungen und Belege von Lieferanten und Dienstleistern. 

Photovate unterstützt Sie dabei mit einer automatischen OCR-Erkennung, die relevante Daten aus dem Dokument ausliest und als Vorschläge bereitstellt. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Belege erfassen, prüfen und weiterverarbeiten.

Belege erfassen

Es gibt zwei Wege, einen neuen Beleg in Photovate zu erfassen.

Der schnellste Weg ist die E-Mail-Weiterleitung. Im oberen Bereich der Belegübersicht wird Ihnen eine individuelle E-Mail-Adresse angezeigt. Leiten Sie eingehende Rechnungen als PDF einfach an diese Adresse weiter oder richten Sie eine automatische Weiterleitung in Ihrem E-Mail-Postfach ein. Der Beleg wird automatisch im System erfasst und erscheint in Ihrer Übersicht.

Alternativ können Sie Belege über den Button „Beleg importieren" oben rechts manuell hochladen.

Die Belegübersicht

In der tabellarischen Übersicht sehen Sie alle erfassten Belege mit den wichtigsten Informationen auf einen Blick. Der Status zeigt Ihnen den aktuellen Bearbeitungsstand, die Rechnungsnummer dient zur Identifikation, und über Eingangsdatum, Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum erkennen Sie sofort, welche Fristen relevant sind. Ergänzt wird die Ansicht durch den Kreditor, den Brutto- und Nettobetrag sowie die zugeordnete Kostenstelle.

Belege, deren Fälligkeitsdatum überschritten ist, werden mit dem Hinweis „Überfällig" markiert. Ein Warnsymbol neben dem Status weist Sie auf Belege hin, die besondere Aufmerksamkeit erfordern.

Über die Suchfunktion und die Filter am oberen Rand können Sie die Übersicht gezielt eingrenzen, um schnell den gewünschten Beleg zu finden.

Belegstatus

Beleg im Detail prüfen

Klicken Sie auf einen Beleg in der Übersicht, um die Detailansicht zu öffnen. Auf der linken Seite sehen Sie eine Vorschau des Originaldokuments als PDF, durch das Sie mit der Seitennavigation blättern können. Auf der rechten Seite finden Sie die strukturierten Belegdaten, die Sie prüfen und bei Bedarf anpassen können.

Im Bereich „Belegsdetails" erfassen Sie den Kreditor, die Rechnungsnummer, das Eingangsdatum, die Kostenstelle sowie das Rechnungsdatum und das Fälligkeitsdatum. Photovate nutzt eine OCR-Erkennung, um Daten aus dem hochgeladenen Dokument automatisch auszulesen. Erkannte Werte werden als „OCR Vorschlag" angezeigt und können mit einem Klick übernommen werden.

Über den Bereich „Verknüpfungen" ordnen Sie den Beleg einer bestehenden Chance oder einem Auftrag sowie einer Bestellung zu. Dadurch ist der Beleg direkt mit dem zugehörigen Projekt verknüpft und lässt sich später nahtlos nachvollziehen.

Im Bereich „Betrag" werden der Netto- und Bruttobetrag, der USt.-Satz und die Währung angezeigt. Über „+ Skonto hinzufügen" können Sie bei Bedarf einen Skontobetrag ergänzen. Darunter finden Sie die einzelnen Positionen des Belegs mit Bezeichnung, Anzahl, Einzelpreis und Gesamtpreis. Jede Position kann über das Stift-Icon bearbeitet oder über das Papierkorb-Icon entfernt werden.

Beleg freigeben oder ablehnen

Wenn Sie alle Daten geprüft haben, klicken Sie auf „Änderungen speichern", um Ihre Anpassungen zu sichern. Anschließend können Sie den Beleg über den Button „Als geprüft markieren" freigeben.

Über „Mehr Optionen" stehen Ihnen weitere Aktionen zur Verfügung. Sie können den Beleg per E-Mail versenden, ihn ablehnen, wenn er fehlerhaft oder nicht relevant ist, oder ihn löschen. Über die Historie können Sie sämtliche Änderungen und Statuswechsel des Belegs lückenlos nachvollziehen.