Rechnungseingang/Belege (Neu)

Im Modul Buchhaltung findest du neben der Rechnungsübersicht den Bereich „Belege". Hier verwaltest du eingehende Rechnungen und Belege von Lieferanten und Dienstleistern.

Photovate liest die relevanten Daten aus dem Dokument aus und stellt sie als Vorschläge bereit. In diesem Artikel erfährst du, wie du Belege erfasst, prüfst und weiterverarbeitest.

Voraussetzungen

Belege haben eine eigene Berechtigung „Belege", unabhängig von der Berechtigung für „Rechnungen":

• Mit „Anzeigen" für „Belege" öffnest du den Bereich „Belege" und siehst die Belege.
• Mit „Bearbeiten" für „Belege" lädst du Belege hoch, änderst und prüfst sie. Ohne diese Berechtigung fehlt die Schaltfläche „Beleg importieren", das Hineinziehen von Dateien ist gesperrt, und ein geöffneter Beleg lässt sich nur ansehen; unter „Mehr Optionen" bleiben dann nur „Versenden", „Historie" und bei E-Rechnungen „XML herunterladen".
• Als Prüfer kannst du nur Mitarbeiter festlegen, die „Bearbeiten" für „Belege" haben.

Gut zu wissen: Ist dir ein Beleg zur Prüfung zugeteilt, kannst du ihn während deiner Prüfung öffnen und bearbeiten, auch wenn du sonst keinen Zugriff auf den Bereich „Belege" hast.

Belege erfassen

Es gibt mehrere Wege, einen neuen Beleg in Photovate zu erfassen.

Der schnellste Weg ist die E-Mail-Weiterleitung. Im oberen Bereich der Belegübersicht steht „PDF oder XML reinziehen oder weiterleiten an:" und daneben eine individuelle E-Mail-Adresse. Leite eingehende Rechnungen an diese Adresse weiter oder richte eine automatische Weiterleitung in deinem E-Mail-Postfach ein. Der Beleg wird automatisch erfasst und erscheint in deiner Übersicht.

Alternativ ziehst du die Datei direkt auf die Übersicht – der Hinweis „PDF oder XML hier ablegen" zeigt dir, wo – oder du lädst sie über „Beleg importieren" oben rechts hoch.

Gut zu wissen: Neben PDF-Dateien nimmt Photovate auch XML-Dateien an, also E-Rechnungen. Deren strukturierte Daten werden ausgelesen und am Beleg in einem eigenen Bereich angezeigt; über „XML herunterladen" kommst du jederzeit wieder an die Originaldatei. Andere Dateitypen weist das System ab: „Nur PDF- und XML-Dateien sind erlaubt".

Tipp: Richte in deinem E-Mail-Programm eine automatische Weiterleitungsregel ein, die eingehende Rechnungen direkt an die angezeigte Belegadresse weiterleitet. So gelangen neue Belege ohne manuellen Aufwand ins System und können dort geprüft werden.

Die Belegübersicht

In der tabellarischen Übersicht siehst du alle erfassten Belege mit den wichtigsten Informationen auf einen Blick. Der „Status" zeigt dir den aktuellen Bearbeitungsstand, die „Rechnungsnummer" dient zur Identifikation, und über „Eingangsdatum", „Rechnungsdatum" und „Fälligkeitsdatum" erkennst du sofort, welche Fristen relevant sind. Ergänzt wird die Ansicht durch den „Kreditor", den „Bruttobetrag" und „Nettobetrag", die zugeordnete „Kostenstelle", die Spalte „Aktueller Prüfer" sowie „Auftrag" und „Bestellnummer".

Über die Suche und die Filter am oberen Rand grenzt du die Übersicht gezielt ein. Dort findest du unter anderem „Nur überfällige Belege anzeigen" und „Abgelehnte Belege einblenden" – abgelehnte Belege sind standardmäßig ausgeblendet.

Bitte beachten: Findet Photovate einen Beleg mit ähnlichen Daten, erscheint der Hinweis „Mögliches Duplikat". Über „Auf Duplikat prüfen" stellst du beide Belege nebeneinander und entscheidest dann „Trotzdem behalten" oder „Diesen Beleg löschen". Eine Datei, die schon einmal importiert wurde, lehnt das System direkt ab.

Belegstatus

Beleg im Detail prüfen

Klicke auf einen Beleg in der Übersicht, um die Detailansicht zu öffnen. Auf der linken Seite siehst du eine Vorschau des Originaldokuments als PDF, durch das du mit der Seitennavigation blättern kannst. Auf der rechten Seite findest du die strukturierten Belegdaten, die du prüfen und bei Bedarf anpassen kannst.

Im Bereich „Belegsdetails" erfasst du den „Kreditor", die „Rechnungsnummer", das „Eingangsdatum", die „Kostenstelle" sowie das „Rechnungsdatum" und das „Fälligkeitsdatum". Photovate liest diese Werte aus dem hochgeladenen Dokument aus und schlägt sie dir vor; du kannst jeden Vorschlag mit einem Klick übernehmen.

Über den Bereich „Verknüpfungen" ordnest du den Beleg unter „Chance/Auftrag" und „Bestellung" zu. Dadurch ist der Beleg direkt mit dem zugehörigen Auftrag verknüpft und lässt sich später nahtlos nachvollziehen.

Im Bereich „Betrag" werden „Gesamt (Netto)" und „Gesamt (Brutto)", die „USt." und die „Währung" angezeigt. Über „Skonto hinzufügen" ergänzt du bei Bedarf einen Skontobetrag; Photovate zeigt dann „Skonto verfügbar" mit Frist und dem „Betrag nach Skonto" an und weist nach Ablauf auf „Skonto abgelaufen" hin. Darunter findest du unter „Positionen" die einzelnen Zeilen des Belegs mit Bezeichnung, Anzahl, Einzelpreis und Gesamtpreis. Jede Position kann über das Stift-Icon bearbeitet oder über das Papierkorb-Icon entfernt werden.

Ist der Beleg mit einem Auftrag verknüpft, zeigt dir der Bereich „Budgetliste" unter „Auftragspositionen" die Positionen aus den Auftragsbestätigungen mit „Waren EK", „Arbeitsleistung EK" und „Gesamtpreis (EK)". So siehst du direkt am Beleg, ob er sich im kalkulierten Rahmen bewegt.

Beleg freigeben oder ablehnen

Wenn du alle Daten geprüft hast, klicke auf „Änderungen speichern", um deine Anpassungen zu sichern. Anschließend gibst du den Beleg über „Als geprüft markieren" frei. Im Dialog hast du zwei Möglichkeiten:

• „Selber prüfen" – du setzt den Beleg selbst auf geprüft.
• „Prüfer festlegen" – du wählst über „Prüfer hinzufügen" eine oder mehrere Personen aus und gibst den Beleg mit „Zur Prüfung geben" weiter. Die Ausgewählten bekommen nacheinander eine Prüfungsanfrage und können den Beleg bearbeiten. Zur Auswahl stehen nur Personen, die Belege bearbeiten dürfen.

Bitte beachten: Prüfst du selbst, lässt sich der Status danach nicht mehr zurücksetzen.

Über „Mehr Optionen" stehen dir weitere Aktionen zur Verfügung. Du kannst den Beleg „Versenden", über „Ablehnen" aussortieren, wenn er fehlerhaft oder nicht relevant ist, oder ihn „Löschen". Über die „Historie" kannst du sämtliche Änderungen und Statuswechsel des Belegs lückenlos nachvollziehen. Ein abgelehnter Beleg lässt sich über „Beleg reaktivieren" wieder in den Umlauf holen.

Zahlung und DATEV

Ist der Beleg geprüft, hinterlegst du die Zahlung über „Zahlungsausgang hinterlegen". Weicht der gezahlte Betrag vom offenen Betrag ab, fragt Photovate nach dem „Grund für die Differenz": „Teilzahlung", „Skonto" oder „Sonstiges". Den „Zahlungsverlauf" siehst du am Beleg; über „Zahlungsverlauf zurücksetzen" lässt er sich wieder leeren, der Beleg geht dann zurück auf geprüft.

Ist die DATEV-Integration eingerichtet, schickst du geprüfte Belege per „DATEV Export" an die hinterlegte DATEV-Posteingangsadresse. Ob und wann das passiert ist, zeigt dir das Exportdatum beziehungsweise der Hinweis „nicht exportiert".

Bitte beachten: Prüfe die vorgeschlagenen Werte immer sorgfältig, bevor du einen Beleg als geprüft markierst. Die automatische Erkennung liefert in den meisten Fällen korrekte Ergebnisse, kann aber bei schlecht lesbaren Dokumenten oder ungewöhnlichen Layouts Fehler enthalten.