Rechnungsübersicht

Die Rechnungsübersicht im Modul Buchhaltung ist Ihre zentrale Anlaufstelle für alle Rechnungen in Photovate.

Hier sehen Sie auf einen Blick den aktuellen Stand jeder Rechnung und können gezielt nach bestimmten Vorgängen suchen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie die Übersicht aufgebaut ist, welche Rechnungsarten das System unterstützt und was die einzelnen Status bedeuten.

Voraussetzungen

Um die Rechnungsübersicht nutzen zu können, benötigen Sie Zugriff auf das Modul Buchhaltung. Darüber hinaus müssen Sie als Mitarbeiter im System freigegeben sein.

Aufbau der Übersicht

Alle Rechnungen werden in einer tabellarischen Ansicht dargestellt. Jede Zeile steht für eine einzelne Rechnung und zeigt Ihnen die wichtigsten Informationen auf einen Blick.

Spalte	Was wird angezeigt?
Status	Der aktuelle Bearbeitungsstand der Rechnung
Fälligkeitsdatum	Bis wann die Rechnung bezahlt werden soll
Rechnungsnummer	Die eindeutige, vom System vergebene Nummer
Kunde	Der verknüpfte Rechnungsempfänger
Rechnungsdatum	Das Datum der Rechnungsstellung
Beträge	Brutto-, Netto- und offener Betrag pro Rechnung

Wie entstehen Rechnungen?

Rechnungen in Photovate werden aus Aufträgen heraus erstellt, nachdem ein Angebot vom Kunden angenommen wurde. Jede Rechnung ist eindeutig einem Auftrag zugeordnet und basiert auf den im Angebot definierten Positionen, den hinterlegten Projektinformationen, Ihren Unternehmens-Stammdaten sowie den festgelegten Steuer- und Zahlungsbedingungen.

Durch diese automatische Verknüpfung sind alle relevanten Daten bereits vorausgefüllt, wenn Sie eine neue Rechnung anlegen.

Rechnungsarten

Je nach Projektsituation stehen Ihnen in Photovate verschiedene Rechnungsarten zur Verfügung.

Rechnungsart	Wann verwenden?
Rechnung	Standardrechnung für die vollständige Abrechnung eines Auftrags
Abschlagsrechnung	Anzahlungsrechnung, z. B. vor Projektbeginn oder bei Materialbestellung
Teilrechnung	Abrechnung bereits erbrachter Teilleistungen im laufenden Projekt
Schlussrechnung	Abschließende Rechnung nach Projektende unter Berücksichtigung bereits gestellter Abschlags- oder Teilrechnungen
Gutschrift	Rückerstattung oder Korrektur zugunsten des Kunden – kann ausschließlich aus einer bestehenden Rechnung heraus erstellt werden
Stornierung	Rechtssichere Rücknahme einer bereits finalisierten Rechnung

✓ Gut zu wissen:

Alle Abschlags-, Teil-, Schlussrechnungen, Gutschriften und Stornierungen bleiben dauerhaft mit dem ursprünglichen Auftrag verknüpft. So können Sie den gesamten Rechnungsverlauf eines Projekts jederzeit lückenlos nachvollziehen.

Rechnungsstatus

Jede Rechnung durchläuft verschiedene Status, die Ihnen auf einen Blick zeigen, wo sich der Vorgang aktuell befindet.

? Entwurf

Noch in Bearbeitung, nicht finalisiert

? Offen

Fertiggestellt, Zahlung ausstehend

⚠ Gemahnt

Zahlungserinnerung oder Mahnung liegt vor

◐ Teilbezahlt

Ein Teil des Betrags ist eingegangen

✓ Bezahlt

Zahlung vollständig eingegangen

✗ Storniert

Rechnung wurde storniert

Der Status hilft Ihnen dabei, den Zahlungsstand und den Bearbeitungsfortschritt jeder Rechnung im Blick zu behalten. Achten Sie insbesondere auf Rechnungen mit dem Status „Gemahnt" oder „Teilbezahlt", da hier gegebenenfalls eine erneute Kontaktaufnahme mit dem Kunden oder weitere Maßnahmen erforderlich sind.

? Tipp:

Nutzen Sie die Filterfunktionen der Rechnungsübersicht, um sich gezielt nur Rechnungen mit einem bestimmten Status anzeigen zu lassen. So können Sie beispielsweise alle gemahnten oder teilbezahlten Rechnungen auf einen Blick sehen und gezielt nachfassen.