Rechnungsübersicht

Die Rechnungsübersicht im Modul Buchhaltung ist deine zentrale Anlaufstelle für alle Rechnungen in Photovate.

Hier siehst du auf einen Blick den aktuellen Stand jeder Rechnung und kannst gezielt nach bestimmten Vorgängen suchen. In diesem Artikel erfährst du, wie die Übersicht aufgebaut ist, welche Rechnungsarten das System unterstützt, was die einzelnen Status bedeuten und wie du Rechnungen suchst, filterst, sortierst und öffnest.

Voraussetzungen

Um die Rechnungsübersicht nutzen zu können, benötigst du Zugriff auf das Modul Buchhaltung. Darüber hinaus musst du als Mitarbeiter im System freigegeben sein.

Aufbau der Übersicht

Alle Rechnungen werden in einer tabellarischen Ansicht dargestellt. Jede Zeile steht für eine einzelne Rechnung und zeigt dir die wichtigsten Informationen auf einen Blick.

Oben stehen dir ein Suchfeld, die Filter und die Schaltfläche „Rechnung erstellen" zur Verfügung. Am unteren Rand der Tabelle blätterst du zwischen den Seiten, wenn mehr Rechnungen vorhanden sind, als auf eine Seite passen.

Abbildung: Rechnungsübersicht

Zusätzlich kannst du die Spalten „Betreff" und „Mahntyp" einblenden. Sie sind anfangs ausgeblendet; du schaltest sie über das Zahnrad-Symbol rechts in der Kopfzeile der Tabelle zu.

• „Betreff" zeigt den Betreff der Rechnung. Ist er zu lang für die Spalte, siehst du den vollständigen Text, wenn du mit der Maus darauf zeigst. Variablen im Betreff stehen hier so, wie du sie eingegeben hast; ersetzt werden sie erst im Rechnungsdokument.
• „Mahntyp" zeigt die höchste Mahnstufe, die zur Rechnung angelegt wurde: „Zahlungserinnerung", „Mahnung" oder „Letzte Mahnung". Mahnungen, die noch Entwurf sind, zählen nicht mit.

Beide Spalten lassen sich wie die anderen per Klick auf die Überschrift sortieren. Beim Mahntyp folgt die Reihenfolge den Mahnstufen.

Wie entstehen Rechnungen?

Es gibt zwei Wege zu einer neuen Rechnung:

• Aus der Buchhaltung heraus über die Schaltfläche „Rechnung erstellen" in der Rechnungsübersicht. Den Ablauf beschreibt der Artikel Rechnung erstellen.
• Aus einer Auftragsbestätigung heraus über „Mehr Optionen" → „Rechnung erstellen". Diesen Weg nimmst du, wenn die Rechnung zu einem bereits bestätigten Auftrag gehört.

Entsteht die Rechnung aus einer Auftragsbestätigung, sind die Daten des Auftrags bereits vorbelegt: die Positionen, die Kontakt- und Projektinformationen, deine Unternehmens-Stammdaten sowie die hinterlegten Steuer- und Zahlungsbedingungen. Du prüfst und ergänzt nur noch.

Gut zu wissen: Welche Rechnung als Nächstes fällig ist, leitet Photovate aus der hinterlegten Zahlungsbedingung ab und füllt Rechnungsart, Prozentsatz, Zahlungsziel und Skonto entsprechend vor.

Rechnungsarten

Je nach Projektsituation stehen dir in Photovate verschiedene Rechnungsarten zur Verfügung.

Bei der Gutschrift wählst du im Dialog „Gutschrift erstellen", auf welche Art sie sich bezieht: „Minderleistungen" bezieht sich auf eine bestehende Rechnung, die „Honorargutschrift" kommt „Ohne Rechnungsbezug" aus und wird stattdessen mit einem Auftrag verknüpft.

Gut zu wissen: Alle Abschlags-, Teil-, Vorkasse- und Schlussrechnungen, Gutschriften und Stornierungen bleiben dauerhaft mit dem ursprünglichen Auftrag verknüpft. So kannst du den gesamten Rechnungsverlauf eines Auftrags jederzeit lückenlos nachvollziehen.

Gut zu wissen: Rechnest du eine Auftragsbestätigung in einem Schritt ab, ohne vorherige Abschlags-, Teil- oder Vorkasserechnungen, heißt die Auswahl im Dialog „Rechnung" und die Rechnung bekommt auch die Rechnungsart Rechnung. Gibt es bereits solche Rechnungen, heißt die Auswahl „Schlussrechnung". In beiden Fällen ist die Auftragsbestätigung danach vollständig abgerechnet, sobald die Rechnung fertiggestellt ist: Weitere Rechnungen zu ihr sind nicht mehr möglich, und bei der Auswahl der Auftragsbestätigung erscheint der Hinweis „Bereits vollständig abgerechnet". Erst wenn du diese Rechnung stornierst, kannst du die Auftragsbestätigung wieder abrechnen.

Bitte beachten: Eine fertiggestellte Rechnung lässt sich nicht löschen. Zur Berichtigung erstellst du eine Gutschrift oder eine Stornierung.

Mehr abrechnen als beauftragt

Abschlags-, Teil- und Vorkasserechnungen dürfen zusammen mehr abrechnen, als in der Auftragsbestätigung noch offen ist – etwa wenn zusätzliche Leistungen anfallen, bevor die Auftragsbestätigung angepasst ist. Photovate blockiert das nicht, sondern warnt dich:

• Im Dialog zum Erstellen der Rechnung erscheint unter dem Betrag ein Hinweis, um welchen Betrag der Auftragswert damit überschritten wird.
• Unter „Artikel auswählen" kannst du auch Positionen wählen, die schon vollständig abgerechnet sind; ein Haken übernimmt dann die ganze Position noch einmal. Liegt eine Menge über der „Verfügbare Menge", zeigt die Zeile, um wie viel. Ein Prozentsatz kann pro Zeile höchstens 100 % betragen. Die Auswahl aller Positionen auf einmal nimmt vollständig abgerechnete Positionen nicht mit – die wählst du bewusst einzeln.
• Klickst du in der Rechnung auf „Vorschau und Fertigstellen", fragt Photovate mit „Auftragswert überschreiten?" nach und nennt den Auftragswert und den Mehrbetrag. Mit „Bestätigen" geht es weiter zur Vorschau; schließt du den Dialog, bleibt die Rechnung unverändert im Formular und du kannst den Betrag anpassen.

Grundlage ist der Bruttobetrag der Auftragsbestätigung. Gezählt werden die bereits fertiggestellten Abschlags-, Teil- und Vorkasserechnungen; Entwürfe und stornierte Rechnungen zählen nicht.

Was die Schlussrechnung daraus macht

Die Schlussrechnung zieht alle Abschläge ab. Haben die bisherigen Rechnungen mehr abgerechnet, als die Schlussrechnung insgesamt ausmacht, steht dort statt „Verbleibende Restforderung (Brutto)" die Zeile „Guthaben zu Ihren Gunsten (Brutto)" mit dem Betrag, den dein Kunde zurückbekommt – im Formular wie auf dem Dokument. Ein Hinweis erinnert dich daran, den Betrag nach dem Fertigstellen über „Gutschrift erstellen" gutzuschreiben. Auf einer solchen Schlussrechnung werden weder Skonto noch ein QR-Code zum Bezahlen gedruckt.

Rechnungsstatus

Jede Rechnung durchläuft verschiedene Status, die dir auf einen Blick zeigen, wo sich der Vorgang aktuell befindet.

Der Status hilft dir dabei, den Zahlungsstand und den Bearbeitungsfortschritt jeder Rechnung im Blick zu behalten. Achte insbesondere auf Rechnungen mit dem Status „Gemahnt" oder „Teilbezahlt", da hier gegebenenfalls eine erneute Kontaktaufnahme mit dem Kunden oder weitere Maßnahmen erforderlich sind.

Hinweis: Überfällig ist kein Status. Ob eine Rechnung überfällig ist, blendest du über den Filter „Nur überfällige Rechnungen anzeigen" ein.

Rechnungen suchen, filtern und sortieren

Suche

Gib im Suchfeld oben den gewünschten Text ein, zum Beispiel einen Kundennamen oder eine Rechnungsnummer. Die Tabelle wird dabei laufend aktualisiert und zeigt nur noch passende Einträge.

Filter

Öffne über die Schaltfläche „Filter" die Filteroptionen. Dort stehen dir unter anderem „Status", „Rechnungstyp", „Rechnungsdatum", „Fälligkeitsdatum", „Mahnfälligkeit", „Betrag" und „Projektmanager" zur Verfügung, dazu der Schalter „Nur überfällige Rechnungen anzeigen". Mit „Zurücksetzen" entfernst du alle gesetzten Filter wieder.

Mit dem Filter „Mahntyp" siehst du gezielt Rechnungen einer oder mehrerer Mahnstufen. Neben „Zahlungserinnerung", „Mahnung" und „Letzte Mahnung" gibt es dort „Nicht gemahnt" für Rechnungen ohne Mahnung. Über das Feld „Betreff" („Betreff enthält …") findest du Rechnungen, deren Betreff einen bestimmten Text enthält.

Abbildung: Filteroptionen der Rechnungsübersicht

Sortieren

Klicke auf eine Spaltenüberschrift, zum Beispiel „Fälligkeitsdatum" oder „Kunde", um die Tabelle nach dieser Spalte zu sortieren. Ein weiterer Klick auf dieselbe Überschrift kehrt die Reihenfolge um.

Tipp: Kombiniere Filter und Sortierung, um dir gezielt nur Rechnungen mit einem bestimmten Status anzeigen zu lassen. So siehst du beispielsweise alle gemahnten oder teilbezahlten Rechnungen auf einen Blick und kannst gezielt nachfassen.

Rechnung öffnen

Klicke in der Tabelle auf die gewünschte Zeile. Es öffnet sich die Detailansicht mit allen Informationen zur Rechnung: Positionen, Beträge, Status und die Verknüpfung zum Auftrag. Abhängig von deinen Berechtigungen kannst du die Rechnung dort prüfen, anpassen und weitere Aktionen ausführen.

Zahlungseingang hinterlegen

Ist eine Zahlung eingegangen, hinterlegst du sie über „Mehr Optionen" → „Zahlungseingang hinterlegen". Weicht der gezahlte Betrag vom offenen Betrag ab, fragt Photovate nach dem „Grund der Differenz": „Teilzahlung" setzt die Rechnung auf teilbezahlt, „Skonto" und „Sonstiges" markieren sie als vollständig bezahlt.

Den Verlauf aller erfassten Zahlungen findest du an der Rechnung; über „Zahlungsverlauf zurücksetzen" lässt er sich wieder leeren.

Gut zu wissen: Hast du ein Bankkonto verknüpft, ordnet Photovate passende Zahlungen von selbst zu. Wie das eingerichtet wird, beschreibt der Artikel Bankenschnittstelle.

Abbildung: Zahlungseingang an einer Rechnung hinterlegen

Mahnungen

Bleibt eine Rechnung offen, legst du über „Mehr Optionen" die nächste Stufe an. Die drei Stufen heißen in dieser Reihenfolge:

1. „Zahlungserinnerung hinzufügen"
2. „Mahnung hinzufügen"
3. „Letzte Mahnung hinzufügen"

Jede Stufe wird wie eine Rechnung über „Vorschau und Fertigstellen" abgeschlossen. Die Rechnung wechselt daraufhin in den Status „Gemahnt"; das Datum der letzten Mahnung siehst du in der Übersicht.

Rechnung als uneinbringlich ausbuchen

Zahlt ein Kunde eine Rechnung endgültig nicht – etwa nach einer Insolvenz –, buchst du den offenen Betrag aus, statt die Rechnung dauerhaft offen stehen zu lassen.

Das geht bei Rechnungen im Status „Offen", „Gemahnt" oder „Teilbezahlt". Gutschriften und Stornierungen lassen sich nicht ausbuchen. Für das Ausbuchen und das Zurücksetzen brauchst du die Berechtigung „Bearbeiten" für „Rechnungen".

1. Öffne die Rechnung.
2. Wähle über „Mehr Optionen" den Eintrag „Als uneinbringlich markieren".
3. Bestätige im Dialog mit „Als uneinbringlich markieren".

Die Rechnung erhält den Status „Uneinbringlich". Der offene Betrag wird ausgebucht und auf 0 gesetzt; wie viel ausgebucht wurde, siehst du an der Rechnung unter „davon ausgebucht (uneinbringlich)". Bereits erfasste Teilzahlungen bleiben erhalten.

Bitte beachten: Eine uneinbringliche Rechnung nimmt keine Zahlungen, Mahnungen, Gutschriften oder Stornierungen mehr an. In „Mehr Optionen" stehen dann nur noch „Uneinbringlich zurücksetzen" und „Historie" zur Verfügung. Die Rechnung gilt auch nicht mehr als überfällig, und auf dem Dokument wird kein QR-Code zum Bezahlen mehr gedruckt.

Gut zu wissen: Der ausgebuchte Betrag zählt in den Auswertungen nicht als Zahlungseingang und wird auch nicht mehr als Eingang erwartet. Als Umsatz bleibt die Rechnung erhalten. Über den Filter „Status" kannst du dir alle uneinbringlichen Rechnungen anzeigen lassen.

Ausbuchung rückgängig machen

Hast du eine Rechnung versehentlich ausgebucht oder zahlt der Kunde doch noch (zum Beispiel eine Insolvenzquote), machst du die Ausbuchung rückgängig:

1. Öffne die Rechnung.
2. Wähle über „Mehr Optionen" den Eintrag „Uneinbringlich zurücksetzen".
3. Bestätige mit „Zurücksetzen".

Der ausgebuchte Betrag ist wieder offen, und Photovate meldet „Rechnung ist wieder offen". Die Rechnung erhält den Status, den sie ohne Ausbuchung hätte: „Teilbezahlt", wenn bereits Zahlungen erfasst sind, sonst „Gemahnt", wenn eine fertiggestellte Mahnung vorliegt, sonst „Offen". Danach kannst du wieder Zahlungen und Mahnungen erfassen.

Tipp: Eine nachträgliche Zahlung auf eine uneinbringliche Rechnung kannst du nur so buchen: erst „Uneinbringlich zurücksetzen", dann wie gewohnt „Zahlungseingang hinterlegen".

An DATEV senden

Ist die DATEV-Integration eingerichtet, versendest du Rechnungen und Belege per E-Mail an die hinterlegten DATEV-Adressen. Dafür wird ein verifiziertes Postfach ausgewählt, über das der Versand läuft. Die Einstellungen dazu findest du unter „DATEV-Integration"; ob und wann ein Dokument übertragen wurde, zeigt die Spalte „DATEV Export Datum".

Der Abrechnungsprozess im Überblick

1. Das Angebot wird angenommen.
2. Daraus entsteht ein Auftrag mit Auftragsbestätigung.
3. Eine Abschlags-, Teil- oder Schlussrechnung wird erstellt.
4. Die Rechnung wird fertiggestellt und versendet.
5. Der Zahlungseingang wird hinterlegt.
6. Bei Bedarf folgt eine Mahnstufe oder eine Gutschrift beziehungsweise Stornierung.