Bankenschnittstelle

Bankkonto verknüpfen

Durch die Verknüpfung Ihres Bankkontos mit Photovate werden Ihre Banktransaktionen automatisch mit Rechnungen und Belegen im System abgeglichen. Die Anbindung erfolgt über die FinAPI-Schnittstelle, die eine sichere Verbindung zwischen Ihrem Bankkonto und Photovate herstellt.

So erkennen Sie auf einen Blick, welche Rechnungen bereits bezahlt wurden, und sparen sich den manuellen Abgleich. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihr Bankkonto einrichten und wie der automatische Abgleich funktioniert.

Bankkonten-Übersicht aufrufen

Navigieren Sie über Ihr Profilmenü unten links zu den Einstellungen. Wählen Sie dort in der linken Navigation den Bereich „Buchhaltung" aus. Die Buchhaltungs-Einstellungen bieten Ihnen zwei Reiter: „Bankkonten" und „Kostenstellen". Im Reiter Bankkonten sehen Sie eine Übersicht aller verknüpften Konten mit den Spalten Zuletzt synchronisiert, Status, Bankname, Kontobezeichnung und IBAN.

Bankkonto hinzufügen

Klicken Sie oben rechts auf „Bankkonto hinzufügen". Es öffnet sich ein Dialog mit drei Pflichtfeldern.

Im Feld „Bankkonto" wählen Sie über die Dropdown-Liste das Konto aus, das Sie mit Photovate verknüpfen möchten. Unter „Kontobezeichnung" vergeben Sie einen internen Namen für das Konto, beispielsweise „Geschäftskonto Sparkasse" oder „Firmenkonto Volksbank". Diese Bezeichnung wird Ihnen später in der Übersicht angezeigt und hilft bei der Zuordnung, wenn Sie mehrere Konten verknüpfen.

Im Feld „Startdatum für Zahlungsimport" legen Sie fest, ab welchem Datum Transaktionen importiert werden sollen. Ab diesem Zeitpunkt gleicht Photovate die Kontobewegungen automatisch mit Ihren Rechnungen und Belegen ab.

⚠ Bitte beachten:

Das Startdatum muss mindestens 14 Tage in der Vergangenheit liegen, da manche Banken zeitliche Importbeschränkungen haben. Wählen Sie ein realistisches Datum, ab dem Sie den automatischen Abgleich nutzen möchten.

Klicken Sie anschließend auf „Hinzufügen", um die Verknüpfung abzuschließen. Das Bankkonto erscheint daraufhin in Ihrer Bankkonten-Übersicht und die Synchronisation der Transaktionen beginnt automatisch.

✓ Gut zu wissen:

Den aktuellen Synchronisationsstand Ihrer verknüpften Konten sehen Sie jederzeit in der Spalte „Zuletzt synchronisiert" in der Bankkonten-Übersicht.

Automatischer Abgleich von Zahlungen

Nach der Verknüpfung gleicht Photovate Ihre Kontoumsätze automatisch mit den im System vorhandenen Rechnungen und Belegen ab. Stimmen die Rechnungsnummer und der Kreditor einer Transaktion mit einem bestehenden Beleg überein, wird die Zuordnung automatisch hergestellt und der Zahlungsstatus der Rechnung entsprechend aktualisiert.

Dieser automatische Abgleich funktioniert in beide Richtungen. Bei ausgehenden Rechnungen wird ein eingehender Zahlungseingang auf Ihrem Konto dem passenden Beleg zugeordnet. Bei Eingangsrechnungen wird ein ausgehender Zahlungsausgang mit dem entsprechenden Kreditorenbeleg verknüpft.

Sollte eine Transaktion nicht automatisch zugeordnet werden können, haben Sie die Möglichkeit, die Verknüpfung über den Bank Transaction Picker manuell vorzunehmen. So behalten Sie auch bei Sonderfällen die volle Kontrolle über Ihre Zahlungszuordnungen.

? Tipp:

Damit der automatische Abgleich zuverlässig funktioniert, achten Sie darauf, dass die Rechnungsnummer im Verwendungszweck der Überweisung enthalten ist. Je konsistenter Ihre Kunden die Rechnungsnummer bei der Zahlung angeben, desto höher ist die automatische Trefferquote.