Rechnung erstellen

In diesem Artikel erfährst du, wie du im Modul Buchhaltung eine neue Rechnung anlegst, den Empfänger erfasst und die grundlegenden Rechnungsinformationen ausfüllst. Diese Schritte bilden die Basis für jede Rechnung in Photovate.

Rechnung erstellen

Öffne das Modul „Buchhaltung" und wechsle in den Bereich „Rechnungen". Klicke anschließend oben rechts auf „Rechnung erstellen". Es öffnet sich das Formular für eine neue Rechnung, das in mehrere Bereiche untergliedert ist. In diesem Artikel behandeln wir die ersten beiden Bereiche: den Empfänger und die Rechnungsinformationen.

Maske für eine neue Rechnung mit Empfänger‑ und Rechnungsinformationen.

Gut zu wissen: Gehört die Rechnung zu einem bereits bestätigten Auftrag, legst du sie besser direkt an der Auftragsbestätigung über „Mehr Optionen" → „Rechnung erstellen" an. Dann sind Kontakt, Positionen und Zahlungsbedingungen bereits vorbelegt.

Empfänger eingeben

Im Abschnitt „Empfänger" erfasst du die Daten des Rechnungsempfängers. Wähle zunächst den gewünschten Kontakt aus der Auswahlliste aus. Photovate greift dabei auf deine bestehende Kontaktdatenbank zurück, sodass du den Kunden nicht erneut manuell eingeben musst.

Die Anschrift wird in der Regel automatisch aus den Stammdaten des Kontakts übernommen. Prüfe dennoch, ob Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort und Land korrekt und vollständig sind. Bei Bedarf kannst du die Angaben direkt im Formular anpassen.

Wichtig: Name und Anschrift des Empfängers sind rechtsverbindlicher Bestandteil der Rechnung. Fehlerhafte Angaben können dazu führen, dass die Rechnung steuerrechtlich nicht anerkannt und storniert werden muss. Achte daher besonders auf die Korrektheit dieser Daten.

Bitte beachten: Für eine E-Rechnung reicht eine frei eingetippte Anschrift nicht aus. Photovate meldet dann: „Die Empfängeradresse ist frei eingetippt. Eine E-Rechnung braucht einen Kontakt mit Adresse."

Rechnungsinformationen erfassen

Im Bereich „Rechnungsinformationen" legst du die wichtigsten Eckdaten der Rechnung fest. Die folgende Tabelle gibt dir einen Überblick über die verfügbaren Felder und deren Bedeutung.

Bitte beachten: „Leistungsdatum" und „Leistungszeitraum" sind zwei verschiedene Angaben; du schaltest im Formular zwischen beiden um. Beim Leistungszeitraum muss das Enddatum nach dem Startdatum liegen, sonst lässt sich die Rechnung nicht fertigstellen („Startdatum muss vor dem Enddatum liegen").

Gut zu wissen: Die „Zahlungsbedingungen" wählst du weiter unten im Abschnitt „Fußtext" aus. Zahlungsziel und Skonto ändern sich durch diese Auswahl im Formular nicht: Das Zahlungsziel trägst du hier ein, das Skonto unter „Weitere Optionen" bei „Skonto ausweisen". Erstellst du die Rechnung an einer Auftragsbestätigung, füllt Photovate beides aus der dort hinterlegten Zahlungsbedingung vor. Das „Fälligkeitsdatum" ist kein Formularfeld, sondern die Spalte in der Rechnungsübersicht, die den daraus errechneten Termin anzeigt.

Wie geht es weiter?

Sobald du den Empfänger und die Rechnungsinformationen erfasst hast, ist die Grundlage für deine Rechnung gelegt. Im nächsten Schritt befüllst du die Rechnung inhaltlich, dazu gehören der Kopftext, die einzelnen Positionen, die weiteren Optionen und der Fußtext. Alle Details dazu findest du im Artikel Rechnungspositionen und Inhalte erfassen.

Gut zu wissen: Du kannst das Formular jederzeit über „Als Entwurf speichern" zwischenspeichern und später weiterbearbeiten. Es gehen keine Daten verloren, auch wenn du die Rechnung nicht in einem Zug fertigstellst.