Abschlussdokumentation

Mit der Abschlussdokumentation in Photovate stellst du für deine Kunden ein vollständiges Dokumentenpaket zusammen, das alle relevanten Unterlagen eines abgeschlossenen Projekts bündelt. Du definierst einmalig eine Vorlage, die festlegt, welche Dokumente in welcher Reihenfolge enthalten sein sollen.

So stellst du sicher, dass jeder Auftrag mit einer einheitlichen und professionellen Dokumentation abgeschlossen wird. Die Vorlage pflegst du einmalig in den Einstellungen, zusammengestellt und fertiggestellt wird die Abschlussdokumentation anschließend im jeweiligen Auftrag.

Vorlage aufrufen und erstellen

Navigiere über die Einstellungen zum Bereich „Vorlagen" und wähle dort den Reiter „Abschlussdokumentation" aus. In der Übersicht siehst du alle bereits erstellten Vorlagen mit dem Erstellungsdatum, der Bezeichnung und den enthaltenen Dokumentarten.

Über den Button „Abschlussdokumentation erstellen" oben rechts legst du eine neue Vorlage an. Im Feld „Bezeichnung" vergibst du einen aussagekräftigen Namen, beispielsweise „Standard-Abschlussdoku PV-Anlage".

Dokumentarten konfigurieren

Im Bereich „Dokumentarten" legst du fest, welche Dokumente die Abschlussdokumentation enthalten soll. Jede Zeile stellt ein Dokument dar und besteht aus drei Pflichtfeldern: der Art, der Bezeichnung und dem Inhalt.

Über das Feld Art wählst du den Dokumenttyp aus. Dir stehen vier Optionen zur Verfügung:

Dynamisches Dokument – ein Dokument, das automatisch aus dem System generiert wird. Im Feld Inhalt wählst du, welches Systemdokument eingefügt werden soll, zum Beispiel das Angebot, die Rechnung, die Auftragsbestätigung, ein Formular, das Abnahmeprotokoll, die Projektdokumentation, Fotos oder die Wirtschaftlichkeitsberechnung.

Datenblatt – ein Produktdatenblatt, das automatisch aus dem Produktkatalog gezogen wird. Im Feld Inhalt wählst du die Produktkategorie aus, beispielsweise Solarmodule.

Statisches Dokument – ein festes PDF-Dokument, das du manuell hochlädst oder aus dem Dokumentensystem übernimmst, etwa allgemeine Geschäftsbedingungen oder Garantiebedingungen.

Platzhalter – ein reservierter Eintrag für ein Dokument, das zum Zeitpunkt der Vorlagenerstellung noch nicht vorliegt. Im Feld Inhalt ist keine Auswahl möglich. Der Platzhalter wird erst beim Erstellen der konkreten Abschlussdokumentation mit dem tatsächlichen Dokument befüllt.

Tipp: Nutze den Typ Platzhalter für Dokumente, die erst nach Projektabschluss vorliegen, wie etwa ein unterzeichnetes Abnahmeprotokoll. So ist die Position in der Vorlage bereits reserviert und du vergisst kein Dokument beim Zusammenstellen.

Reihenfolge und Positionen verwalten

Die Reihenfolge der Dokumente bestimmt, in welcher Abfolge sie in der fertigen Abschlussdokumentation erscheinen. Über die Anfasspunkte links neben jeder Zeile kannst du die Positionen per Drag-and-Drop verschieben. Über „Position" am Ende der Liste fügst du weitere Dokumente hinzu. Einzelne Positionen löschst du über das Papierkorb-Icon am rechten Rand.

Klicke abschließend auf „Als Vorlage speichern", um die Konfiguration zu sichern. Die Vorlage steht dir anschließend bei der Finalisierung von Aufträgen zur Verfügung.

Bitte beachten: Für statische Dokumente können ausschließlich PDF-Dateien hochgeladen oder aus dem Dokumentensystem übernommen werden.

Abschlussdokumentation im Auftrag zusammenstellen

Erstellt wird die Abschlussdokumentation im Auftrag, nicht in den Einstellungen. Öffne den Auftrag und wähle in der Kopfzeile unter „Mehr Optionen" den Eintrag „Abschlussdokumentation". Du landest im Editor, der links eine Vorschau des fertigen Dokumentenpakets zeigt und rechts die Spalte „Dokumente verwalten".

Zuerst wählst du im Feld „Dokumentationsvorlage" eine deiner Vorlagen aus. Solange keine Vorlage gewählt ist, zeigt die Vorschau den Hinweis „Keine Vorlage ausgewählt". Nach der Auswahl erscheinen die Positionen der Vorlage in der rechten Spalte, befüllt mit den Dokumenten dieses Auftrags.

Die Positionen sind in zwei Gruppen aufgeteilt: „Aktiv" enthält alles, was in die Abschlussdokumentation aufgenommen wird, „Ausgeblendet" alles, was du über das Augen-Symbol vorübergehend herausgenommen hast. Die Reihenfolge innerhalb der Liste änderst du wie in der Vorlage per Drag-and-Drop.

Platzhalter befüllen und Dokumente ergänzen

Positionen vom Typ Platzhalter sind zu diesem Zeitpunkt noch leer. Bei jeder Position ohne Datei steht „Jetzt hinzufügen" – darüber lädst du das fehlende Dokument hoch, etwa das unterzeichnete Abnahmeprotokoll. Ein einzelnes Zusatzdokument, das in der Vorlage nicht vorgesehen ist, nimmst du über „Dokument hinzufügen" am unteren Rand der Spalte auf.

Tipp: Prüfe die Vorschau links, bevor du fertigstellst. Sie zeigt genau die Seitenfolge, die der Kunde später erhält.

Fertigstellen und Ablage

Mit „Dokumentation fertigstellen" oben rechts schließt du die Zusammenstellung ab. Je nach Stand erscheint eine von zwei Rückfragen:

• Liegt für den Auftrag noch keine Abschlussdokumentation vor, fragt der Dialog „Abschlussdokumentation fertigstellen" nach. Du bestätigst mit „Jetzt fertigstellen".
• Existiert bereits mindestens eine, erscheint stattdessen „Dokument bereits vorhanden" mit der Wahl zwischen „Bestehende Dokumente beibehalten" und „Bestehende Dokumente überschreiben".

Bitte beachten: „Bestehende Dokumente überschreiben" ersetzt die bisher abgelegte Abschlussdokumentation. Wähle „Bestehende Dokumente beibehalten", wenn die ältere Fassung erhalten bleiben soll – dann liegen anschließend beide Stände im Auftrag.

Das fertige PDF wird automatisch im Auftrag unter „Dokumente" abgelegt. Sobald es bereitsteht, meldet das eine Einblendung, über deren Schaltfläche „Anzeigen" du direkt hineinspringst. Von dort versendest du es wie jedes andere Dokument an den Kunden.