Rechnung prüfen und fertigstellen

Bevor du eine Rechnung versendest, solltest du alle erfassten Daten sorgfältig prüfen. In diesem Artikel erfährst du, wie du die Vorschau nutzt, den Unterschied zwischen Entwurf und Fertigstellung verstehst und die Rechnung abschließt.

Rechnung prüfen

Gehe vor dem Abschluss alle erfassten Bereiche noch einmal durch. Achte dabei insbesondere auf die Korrektheit der folgenden Punkte.

Tipp: Klicke oben rechts auf „Vorschau und Fertigstellen", um das endgültige Rechnungsdokument vor dem Abschluss zu kontrollieren. So siehst du exakt, wie die Rechnung beim Kunden ankommt, und kannst Layout, Beträge und Texte ein letztes Mal überprüfen. Erst der Klick auf „Jetzt fertigstellen" in der Vorschau schreibt die Rechnung fest.

Wenn sich die Rechnung nicht fertigstellen lässt

Fehlt eine Pflichtangabe, ist die Schaltfläche gesperrt, und ein Hinweis „Pflichteingabe fehlt" zählt auf, was noch offen ist. Typische Gründe:

• Ein Pflichtfeld beim Empfänger ist leer: Kontakt, Straße, Postleitzahl, Ort oder Land.
• Eine Positionszeile hat keinen Artikel.
• Der Leistungszeitraum ist ungültig: „Leistungszeitraum (Enddatum liegt vor dem Startdatum)".
• Regelung und Steuersätze widersprechen sich: „Umsatzsteuerregelung passt nicht zu den Steuersätzen der Positionen". Regelungen wie Reverse-Charge verlangen 0 % auf allen Positionen.
• Bei einer E-Rechnung fehlen Angaben am Empfänger, zum Beispiel die elektronische Adresse oder bei einer XRechnung die Leitweg-ID.

Bitte beachten: Ob überhaupt eine E-Rechnung erzeugt wird und nach welchem Profil, entscheidest du vorher im Abschnitt „Weitere Optionen" unter „E-Rechnung erzeugen". Nach dem Fertigstellen lässt sich das nicht mehr ändern.

Entwurf oder Fertigstellung, der Unterschied

Nach der Prüfung hast du zwei Möglichkeiten, wie du mit der Rechnung fortfährst. Die Wahl hängt davon ab, ob die Rechnung bereits versandbereit ist oder noch weiter bearbeitet werden soll.

Als Entwurf speichern

Die Rechnung wird gespeichert, bleibt aber vollständig bearbeitbar. Wähle diese Option, wenn du die Rechnung später weiterbearbeiten oder von einer Kollegin prüfen lassen möchtest. Ein Entwurf lässt sich auch wieder löschen.

Jetzt fertigstellen

Die Rechnung wird festgeschrieben und kann anschließend versendet oder heruntergeladen werden. Ab diesem Zeitpunkt ist keine inhaltliche Bearbeitung mehr möglich und die Rechnung lässt sich nicht mehr löschen – Berichtigungen laufen danach über eine Gutschrift oder eine Stornierung.

Bitte beachten: Erst nach dem Fertigstellen fließt die Rechnung in deine offenen Posten und in die Auswertungen ein. Solange die Rechnung als Entwurf gespeichert ist, wird sie in diesen Bereichen nicht berücksichtigt.

Nach der Fertigstellung

Sobald du die Rechnung fertiggestellt hast, stehen dir weitere Möglichkeiten zur Verfügung. Über „Dokument versenden" schickst du die Rechnung per E-Mail an deinen Kunden; dabei werden die hinterlegte E-Mail-Vorlage, deine Signatur und das erzeugte Rechnungs-PDF verwendet. Hast du eine E-Rechnung erzeugt, kannst du sie zusätzlich als „E-Rechnung (XML)" herunterladen.

Weitere Rechnungen des Auftrags mitschicken

Gehört die Rechnung zu einem Auftrag, kannst du beim Versand andere Rechnungen desselben Auftrags anhängen – zum Beispiel die Stornorechnung, wenn du eine korrigierte Rechnung erneut verschickst.

1. Klicke im E-Mail-Dialog von „Dokument versenden" auf „Anhang". Es öffnet sich „Anhang hinzufügen".
2. Öffne unter „Aus bestehenden Dokumenten auswählen" die Liste über „Dokument suchen oder auswählen".
3. Wähle die gewünschten Dokumente aus und klicke auf „Bestätigen".

In der Liste findest du neben den Dokumenten auch die weiteren fertiggestellten Rechnungen, Gutschriften und Stornorechnungen des Auftrags. Eine Stornorechnung schlägt Photovate ganz oben in der Gruppe „Vorgeschlagen" vor; die übrigen stehen unter „Rechnungen" oder, wenn sie bereits als Dokument abgelegt sind, bei den Dokumenten ihres Typs. Die Rechnung, die du gerade versendest, und Rechnungsentwürfe werden nicht angeboten. Eine Datei von deinem Computer fügst du über „Vom Gerät hochladen" hinzu.

Gut zu wissen: Lässt sich ein ausgewähltes Dokument nicht laden, meldet Photovate das mit der Anzahl der betroffenen Dokumente. Die übrigen Anhänge werden trotzdem übernommen.

Der Versand und alle weiteren Aktivitäten werden automatisch in der „Historie" dokumentiert, sodass du jederzeit nachvollziehen kannst, wann die Rechnung versendet wurde und an welchen Empfänger sie gegangen ist.

Gut zu wissen: Im Eintrag einer versendeten E-Mail in der „Historie" siehst du unter „Anhänge" die Namen aller Dateien, die tatsächlich mitgeschickt wurden – auch Dateien, die du vom Gerät hochgeladen hast. Bei älteren E-Mails, die vor Einführung dieser Anzeige verschickt wurden, und bei E-Mails ohne Anhang fehlt die Zeile.

Gut zu wissen: Alle drei Artikel zum Thema Rechnungen bauen aufeinander auf. Falls du zu einem früheren Schritt zurückkehren möchtest, findest du die Details in den Artikeln Rechnung erstellen und Rechnungspositionen und Inhalte erfassen. Was danach kommt – Zahlungseingang, Mahnungen, DATEV – beschreibt der Artikel Rechnungsübersicht.