Rechnungen: wenn etwas nicht geht

An einer fertiggestellten Rechnung ist absichtlich vieles gesperrt: Ein Dokument, das beim Kunden liegt, soll sich nicht mehr still verändern. Deshalb bleiben einzelne Einträge unter „Mehr Optionen" grau oder fehlen ganz — und deshalb wird aus einer Korrektur je nach Lage eine Stornierung oder eine Gutschrift.

Dieser Artikel geht die Fälle durch, an denen du dabei hängen bleibst: was auf dem Bildschirm steht, warum gesperrt ist und welchen Weg du stattdessen nimmst.

Gut zu wissen: Wie Rechnungen entstehen und fertiggestellt werden, beschreiben die Artikel Rechnung erstellen, Rechnung prüfen und fertigstellen und Rechnungsübersicht. Warum sich eine Rechnung nicht fertigstellen lässt, steht im Artikel Rechnung prüfen und fertigstellen.

Zuerst: Berechtigung oder Zustand?

Bevor du den Zustand der Rechnung untersuchst, sieh dir das Menü selbst an.

Stehen unter „Mehr Optionen" an einer fertiggestellten Rechnung nur „Aufgabe erstellen" und „Historie", liegt es nicht an der Rechnung, sondern an deinen Rechten: Dir fehlt „Bearbeiten" für „Rechnungen". Stornieren, Gutschrift, Mahnstufen und Zahlungseingänge sind dann unabhängig vom Rechnungszustand ausgeblendet. Diese Berechtigung vergibt bei euch die Person, die die Einstellungen betreut.

An einem Entwurf gibt es überhaupt kein „Mehr Optionen". Ein Entwurf wird im Rechnungsformular selbst über die rote Schaltfläche „Löschen" entfernt — neben „Als Entwurf speichern" und „Vorschau und Fertigstellen".

Stornieren ist grau, weil eine Zahlung erfasst ist

Was du siehst. Der Eintrag „Rechnung stornieren" steht im Menü, lässt sich aber nicht anklicken. Der Hinweis dazu lautet „Stornierung nicht möglich, da bereits ein Zahlungseingang vorliegt."

Warum es gesperrt ist. Sobald zu einer Rechnung mindestens ein Zahlungseingang erfasst ist, bleibt die Stornierung dauerhaft gesperrt — auch wenn nur ein Teilbetrag gebucht wurde und die Rechnung auf „Teilbezahlt" steht. Eine Rechnung, auf die Geld geflossen ist, wird nicht zurückgenommen, sondern berichtigt.

Was du stattdessen tun kannst. Das hängt davon ab, ob der Zahlungseingang richtig ist:

• Der Zahlungseingang wurde versehentlich erfasst. Wähle „Mehr Optionen" → „Zahlungsverlauf zurücksetzen". Die Rechnung steht danach wieder auf „Offen", und „Rechnung stornieren" ist wieder anklickbar.
• Der Kunde hat tatsächlich gezahlt. Dann korrigierst du über eine Gutschrift: „Mehr Optionen" → „Gutschrift erstellen". Das ist in diesem Fall der einzige verbleibende Weg.

Bitte beachten: „Gutschrift erstellen" gibt es nur an einer Rechnung, Teilrechnung oder Schlussrechnung. An einer bezahlten Abschlagsrechnung oder Vorkasserechnung bleibt nur der erste Weg: erst den Zahlungsverlauf zurücksetzen, dann stornieren. Steht zu dieser Rechnung aber bereits eine fertiggestellte Schlussrechnung, ist auch das Zurücksetzen gesperrt — dann gilt der nächste Abschnitt.

Eine Gutschrift verhält sich anders als eine Rechnung: Sie lässt sich auch dann noch über „Gutschrift stornieren" zurücknehmen, wenn sie teilbezahlt oder bezahlt ist. Die dabei erfassten Zahlungen werden mit entfernt.

Stornieren ist grau, weil eine Schlussrechnung besteht

Was du siehst. Das hängt von der Rechnungsart ab — und genau hier wird oft am falschen Hinweis gesucht.

An einer Teilrechnung, die noch auf „Offen" oder „Gemahnt" steht, sagt der Hinweis an „Rechnung stornieren" den Grund direkt: „Stornierung nicht möglich, da bereits eine Schlussrechnung besteht."

An einer Abschlagsrechnung oder Vorkasserechnung bekommst du diesen Satz nicht zu sehen. Sobald die Schlussrechnung fertiggestellt wird, setzt Photovate die dazugehörigen Abschlags- und Vorkasserechnungen auf „Bezahlt" — auch solche, auf die der Kunde nie direkt gezahlt hat. An „Rechnung stornieren" steht deshalb der Hinweis aus dem Abschnitt davor: „Stornierung nicht möglich, da bereits ein Zahlungseingang vorliegt."

Dass in Wirklichkeit die Schlussrechnung im Weg steht, verrät erst „Zahlungsverlauf zurücksetzen": Der Eintrag ist ebenfalls grau, und sein Hinweis nennt die Nummer — „Nicht möglich, solange die Schlussrechnung {{invoice_number}} besteht. Bitte diese zuerst stornieren." An der Stelle des Platzhalters steht bei dir die echte Rechnungsnummer. Liegt auf der Rechnung zusätzlich eine offene Überzahlung, ist „Überzahlung ausgleichen" mit demselben Hinweis gesperrt.

Warum es gesperrt ist. Die Schlussrechnung hat die Zahlungen dieser Rechnung bereits verrechnet und ist beim Kunden. Würdest du jetzt an der Abschlagsrechnung etwas ändern, verschöbe sich eine Forderung, die schon fakturiert ist.

Was du stattdessen tun kannst. Storniere zuerst die Schlussrechnung. Danach ist die Abschlagsrechnung wieder frei. Der Weg:

1. Öffne die Schlussrechnung, deren Nummer im Hinweis steht.
2. „Mehr Optionen" → „Rechnung stornieren". Es entsteht eine Stornierung, die Schlussrechnung steht danach auf „Storniert".
3. Die verknüpften Abschlags-, Teil- und Vorkasserechnungen lösen sich von der Schlussrechnung. Sie bekommen wieder den Status, der zu ihren eigenen Zahlungen passt: „Bezahlt", „Teilbezahlt" oder „Offen".
4. Jetzt korrigierst du die einzelne Rechnung — stornieren, wenn kein Zahlungseingang darauf liegt, sonst erst „Zahlungsverlauf zurücksetzen".
5. Zum Schluss erstellst du die Schlussrechnung neu, wie im Artikel Rechnungen erzeugen beschrieben.

Achtung: Schritt 2 gelingt nur, wenn auf der Schlussrechnung selbst noch kein Zahlungseingang erfasst ist. Ist sie bereits teilbezahlt oder bezahlt, lässt sie sich nicht mehr stornieren — dann läuft die Korrektur über eine Gutschrift zur Schlussrechnung, und die Abschlagsrechnung bleibt, wie sie ist.

„Zahlungsverlauf zurücksetzen" ist grau

Dieser Eintrag erscheint an Rechnungen mit dem Status „Bezahlt" oder „Teilbezahlt". Grau bleibt er aus drei Gründen:

• Es gibt keinen eigenen Zahlungseingang. Im Abschnitt „Zahlungsverlauf" steht dann „Kein Zahlungseingang vorhanden".
• Die vorhandenen Einträge sind keine Zahlungen des Kunden. Das betrifft Einträge, die aus einer Gutschrift stammen, und den Eintrag „Übertrag in Schlussrechnung" — der hält nur fest, dass eine unbezahlte Abschlagsrechnung in die Schlussrechnung übernommen wurde. Zurücksetzen lässt sich daran nichts.
• Eine Schlussrechnung verrechnet diese Rechnung bereits. Siehe den Abschnitt oben.

Klickst du den Eintrag, erklärt der Dialog, was passiert: „Durch diesen Vorgang wird die Rechnung wieder auf offen gesetzt. Alle bisherigen Zahlungseingänge werden gelöscht und in der Historie vermerkt." Bestätigt wird mit „Zurücksetzen".

Gut zu wissen: Das Zurücksetzen betrifft nur Zahlungen. Bereits festgeschriebene Mahnstufen bleiben erhalten und zählen weiter mit.

„Überzahlung ausgleichen" fehlt oder ist grau

Der Eintrag erscheint nur, wenn auf der Rechnung eine offene Überzahlung liegt — also ein Zahlungseingang mit dem Grund „Sonstiges" über dem Rechnungsbetrag, der noch nicht ausgeglichen wurde. Hast du als Grund „Mahngebühren" gewählt, gibt es nichts auszugleichen: Der offene Betrag steht dann bereits auf null.

Ist der Eintrag vorhanden, aber grau, verrechnet eine Schlussrechnung diese Rechnung — der Weg dorthin steht weiter oben.

Im Dialog „Überzahlung ausgleichen" siehst du den „Erstattungsbetrag" und bestätigst mit „Zahlung ausgleichen". Im „Zahlungsverlauf" steht danach eine „Rückerstattung", und der offene Betrag der Rechnung ist wieder ausgeglichen.

„Gutschrift erstellen" steht gar nicht im Menü

Dieser Eintrag wird nicht ausgegraut — er fehlt einfach, wenn eine der drei Bedingungen nicht erfüllt ist:

1. Die Rechnung steht auf „Teilbezahlt", „Bezahlt" oder „Gemahnt".
2. Es ist eine Rechnung, Teilrechnung oder Schlussrechnung. Abschlags- und Vorkasserechnungen, Gutschriften und Stornierungen sind ausgenommen.
3. Es ist mindestens ein Zahlungseingang erfasst.

Fehlt nur Bedingung 3, brauchst du meist gar keine Gutschrift: Ohne Zahlungseingang ist „Rechnung stornieren" anklickbar, und die Stornierung ist der sauberere Weg.

Du kannst eine Gutschrift auch in der Rechnungsübersicht beginnen: Klicke dort auf den kleinen Pfeil neben „Rechnung erstellen" und wähle „Gutschrift erstellen".

Minderleistungen oder Honorargutschrift?

Beginnst du die Gutschrift aus der Rechnungsübersicht, fragt der Dialog „Welche Art von Gutschrift soll erstellt werden?". Die Auswahl entscheidet, woran die Gutschrift hängt:

Eine zu hohe Rechnung korrigierst du immer über „Minderleistungen". Der Weg über „Honorargutschrift" erzeugt eine Gutschrift, die zu keiner Rechnung gehört — sie verrechnet sich dann auch mit keiner.

Unter „Rechnung auswählen" stehen die Rechnungen, die die drei Bedingungen aus dem Abschnitt oben erfüllen — dazu Rechnungen mit negativem Gesamtbetrag, für die es noch keinen Zahlungseingang braucht. Die Liste ist auf die 100 neuesten begrenzt. Fehlt deine Rechnung, prüfe zuerst die drei Bedingungen; bei einer sehr alten Rechnung beginnst du die Gutschrift besser an der Rechnung selbst über „Mehr Optionen".

Startest du stattdessen an der Rechnung selbst über „Mehr Optionen" → „Gutschrift erstellen", entfällt diese Frage: Die Gutschrift bezieht sich dann immer auf genau diese Rechnung.

Was danach im Formular passiert. Du landest im gewohnten Rechnungsformular, aber als Gutschrift. Empfänger, Steuer- und Zahlungsangaben sind aus der Rechnung übernommen, unter „Referenznummer" steht deren Nummer. Kopf- und Fußtext kommen aus deinem Standard-Textbaustein für „Gutschrift", falls du einen hinterlegt hast — sonst aus der Rechnung. Die Positionen sind leer — du trägst selbst ein, was gutgeschrieben wird. Es wird also nicht die ganze Rechnung gespiegelt; eine Gutschrift über einen Teilbetrag ist der Normalfall.

Abgeschlossen wird die Gutschrift wie eine Rechnung über „Vorschau und Fertigstellen". Danach bietet sie „Gutschrift verrechnen" an. Der Dialog sagt, was das bedeutet: „Bei diesem Vorgang wird die Gutschrift mit der zugehörigen Rechnung verrechnet. Danach gilt sie als bezahlt und kann nicht geändert werden." Du siehst „Gutschriftsbetrag (Brutto)", „Aktuelle Restforderung (Brutto)" und „Differenz nach Verrechnung (Brutto)" und bestätigst mit „Verrechnen und festschreiben".

Gut zu wissen: Eine „Honorargutschrift" hat keine Rechnung, mit der sie verrechnet werden könnte. Sie bietet deshalb „Zahlungseingang hinterlegen" an — du buchst die Auszahlung, wie du sonst eine Zahlung buchst.

Die Mahnstufen und wo sie enden

Es gibt genau drei Stufen, und sie heißen im Menü in dieser Reihenfolge:

1. „Zahlungserinnerung hinzufügen"
2. „Mahnung hinzufügen"
3. „Letzte Mahnung hinzufügen"

Im Menü steht immer nur die Stufe, die als Nächstes dran ist. Der Eintrag erscheint überhaupt nur, solange alles davon gilt:

• Das „Zahlungsziel" der Rechnung liegt in der Vergangenheit. Am Tag des Zahlungsziels selbst ist die Rechnung noch nicht überfällig, der Eintrag fehlt also noch.
• Die Rechnung steht auf „Offen", „Teilbezahlt" oder „Gemahnt". An einer bezahlten oder stornierten Rechnung gibt es keine Mahnung.
• Es sind noch keine drei festgeschriebenen Stufen vorhanden.

Nach der dritten Stufe verschwindet der Eintrag ersatzlos. Eine vierte Stufe gibt es nicht — das ist kein Fehler und keine Berechtigungsfrage. Auch am Dokument „Letzte Mahnung" selbst findest du kein „Mehr Optionen" mehr, sondern nur noch „Versenden" beziehungsweise „Erneut versenden" und „Zahlungseingang hinterlegen".

Die Rechnung bleibt danach auf „Gemahnt" stehen, bis du einen Zahlungseingang hinterlegst oder sie über eine Gutschrift beziehungsweise Stornierung bereinigst.

Hinweis: Eine Mahnung zählt erst als Stufe, sobald sie festgeschrieben ist. Solange sie Entwurf ist, taucht sie in der Zählung nicht auf. Festgeschrieben wird sie über „Vorschau und Fertigstellen" und dort „Herunterladen" oder Versenden — der Dialog warnt vorher: „Durch das Herunterladen der Mahnung wird diese festgeschrieben und lässt sich nicht mehr bearbeiten."

Sobald eine Stufe festgeschrieben ist, wechselt die Rechnung auf „Gemahnt", und „Mahnfrist bis" zeigt die Frist der jüngsten Stufe.

Zahlungsdifferenzen: was die Gründe bewirken

Trägst du unter „Zahlungseingang hinterlegen" einen anderen Betrag ein, als offen ist, verlangt Photovate einen Grund. Die Auswahl ist keine Notiz — sie entscheidet, wie die Rechnung danach dasteht.

Der Kunde hat zu wenig gezahlt — Auswahl unter „Grund der Differenz":

Der Kunde hat zu viel gezahlt — Auswahl unter „Grund für die Überzahlung":

Bitte beachten: Die Wahl lässt sich nachträglich nicht umstellen. Hast du dich vergriffen, setzt du den „Zahlungsverlauf" zurück und buchst den Zahlungseingang neu.

Zahlst du über „Mit Kontoverknüpfung", gilt dasselbe: Der Grund wird abgefragt, sobald die ausgewählten Transaktionen zusammen nicht dem offenen Betrag entsprechen. Löst du nur eine Verknüpfung, brauchst du keinen Grund.

Im Menü stehen nur „Uneinbringlich zurücksetzen" und „Historie"

Was du siehst. Die Rechnung steht auf „Uneinbringlich", und unter „Mehr Optionen" gibt es weder Zahlungseingang noch Mahnstufe, Gutschrift oder Stornierung.

Warum es gesperrt ist. Der offene Betrag dieser Rechnung wurde über „Als uneinbringlich markieren" ausgebucht. Eine ausgebuchte Rechnung nimmt keine Zahlungen, Mahnungen, Gutschriften oder Stornierungen mehr an.

Was du stattdessen tun kannst. Wähle „Mehr Optionen" → „Uneinbringlich zurücksetzen" und bestätige mit „Zurücksetzen". Der ausgebuchte Betrag ist danach wieder offen, und die Rechnung bietet wieder alle Einträge an, die zu ihrem Status passen. Das ist auch der einzige Weg, eine späte Zahlung auf eine ausgebuchte Rechnung zu buchen. Einzelheiten stehen im Artikel Rechnungsübersicht unter „Rechnung als uneinbringlich ausbuchen".

Was sich nicht rückgängig machen lässt

Nicht für jede Sperre gibt es einen Ausweg. Diese vier Fälle sind endgültig:

• Eine fertiggestellte Rechnung löschen. Geht nicht. Nur ein Entwurf lässt sich löschen; ab der Fertigstellung bleibt die Rechnung erhalten, und Korrekturen laufen über Gutschrift oder Stornierung.
• Eine Stornierung zurücknehmen. Geht nicht. An einer Stornierung bietet „Mehr Optionen" nur noch „Historie". Eine stornierte Rechnung bleibt storniert; brauchst du den Vorgang wieder, erstellst du eine neue Rechnung.
• Eine verrechnete Gutschrift ändern. Geht nicht. Nach „Verrechnen und festschreiben" gilt die Gutschrift als bezahlt und ist nicht mehr bearbeitbar. Zurück kommst du nur über „Gutschrift stornieren", was eine eigene Stornierung erzeugt.
• Eine festgeschriebene Mahnung ändern oder entfernen. Geht nicht. Sie bleibt als Dokument bestehen und zählt weiter als Stufe — auch dann, wenn du anschließend den Zahlungsverlauf zurücksetzt.