Dauerrechnungen: wenn der Versand scheitert

Eine wiederkehrende Rechnung erzeugt in festem Takt Rechnungen und kann sie auf Wunsch gleich per E-Mail an den Kunden schicken. Dieser Artikel beschreibt den Fall, in dem genau das nicht klappt: woran du einen fehlgeschlagenen Versand erkennst, was die Meldungen zum Absender-Postfach bedeuten und wie du sie loswirst, warum „Erneut senden" manchmal gar nicht angeboten wird — und was „Pausieren" und „Fortsetzen" mit den Rechnungen machen, die währenddessen fällig gewesen wären.

Hinweis: Der Bereich heißt im Produkt „Wiederkehrende Rechnungen". „Dauerrechnung" ist nur der Name, den Photovate beim Anlegen vorschlägt — im Namensfeld steht als Beispiel „z. B. Dauerrechnung - Max Mustermann". Gemeint ist dasselbe.

Voraussetzungen

• Den Reiter „Wiederkehrende Rechnungen" unter „Buchhaltung" siehst du nur mit der Berechtigung „Anzeigen" für „Rechnungen".
• Zum Pausieren, Fortsetzen, Bearbeiten der E-Mail, für „Erneut senden" und für „Rechnung jetzt erzeugen" brauchst du die Berechtigung „Bearbeiten" für „Rechnungen".
• Einen automatischen Versand gibt es überhaupt nur, wenn unter „Automatische Erzeugung" die Einstellung „Finalisieren & per E-Mail senden" gewählt ist. Steht dort „Als Entwurf ablegen", bleibt jede erzeugte Rechnung ein „Entwurf", den jemand von Hand fertigstellt und verschickt — dann gibt es auch keinen automatischen Versand, der scheitern könnte.

Woran du siehst, dass etwas schiefgegangen ist

In der Liste. In der Spalte „Status" steht statt „Aktiv", „Pausiert" oder „Beendet" ein rotes „Fehlgeschlagen". Fahre mit der Maus darüber: Dort steht, was fehlgeschlagen ist — die automatische Erzeugung, der E-Mail-Versand oder beides.

Im Filter findest du dafür den Schalter „Nur mit Fehlern anzeigen". Im Statusfilter selbst gibt es keinen Eintrag „Fehlgeschlagen" — das ist kein Fehler, sondern Absicht: Der eigentliche Status bleibt „Aktiv", „Pausiert" oder „Beendet"; die rote Anzeige liegt nur darüber.

Gut zu wissen: „Fehlgeschlagen" ist kein Zustand, den du irgendwo zurücksetzt. Die Anzeige verschwindet von selbst, sobald der nächste Lauf durchläuft und die betroffene Rechnung beim Kunden ist — egal ob automatisch oder von Hand.

Auf der wiederkehrenden Rechnung. Oben erscheint eine orange Meldung. Sie beginnt mit „Automatischer E-Mail-Versand fehlgeschlagen:", wenn bereits eine Rechnung an der Sache gescheitert ist, und mit „Automatischer Versand nicht möglich:", wenn noch keine gescheitert ist, der nächste Versand aber scheitern würde. Dahinter steht der Grund im Klartext, bei Problemen am Postfach mit der betroffenen E-Mail-Adresse.

Darunter, in der Tabelle „Erzeugte Rechnungen", zeigt die Spalte „Versand" für jede einzelne Rechnung, wie es ihr ergangen ist: „Wird gesendet", ein neuer Versuch mit Uhrzeit, „Gesendet" oder „Fehlgeschlagen". Der Grund steht auf dem Kennzeichen, wenn du mit der Maus darüberfährst.

Auf der Rechnung selbst. Öffnest du die betroffene Rechnung, steht dieselbe Meldung auch dort.

Als Benachrichtigung. Die Meldung, dass der automatische E-Mail-Versand einer Rechnung fehlgeschlagen ist, geht an die Person, in deren Namen der Versand lief: an den eingetragenen „Ansprechpartner", sonst an die Person, die die wiederkehrende Rechnung angelegt hat, sonst an die, die sie zuletzt bearbeitet hat — oder an diejenige, die zuletzt „Erneut senden" ausgelöst oder die Rechnung von Hand erzeugt hat.

Nicht jeder Fehler bleibt

Ein vorübergehendes Problem — der Mail-Anbieter war ausgelastet, das PDF ließ sich gerade nicht erzeugen — wird von allein wiederholt: nach 5 Minuten, dann nach 30 Minuten, insgesamt drei Versuche. Solange zeigt die Spalte „Versand" den nächsten Versuch mit Uhrzeit an. Erst wenn auch der dritte scheitert, steht dort „Fehlgeschlagen".

Probleme am Absender-Postfach werden nicht wiederholt. Sie gelten sofort als endgültig, weil jeder weitere Versuch an derselben Stelle scheitern würde. Deshalb lohnt sich bei diesen Meldungen das Warten nicht — hier musst du etwas tun.

Die Probleme am Absender-Postfach

Alle folgenden Meldungen haben dieselbe Ursachenklasse: Photovate verschickt die Rechnung aus einem echten Postfach eines Mitarbeiters, und dieses Postfach kann gerade nicht senden.

Bitte beachten: In der Auswahl des Absenders werden dir nur deine eigenen Postfächer angeboten, und nur solche, aus denen gesendet werden darf. Das Postfach einer Kollegin kannst du dort nicht eintragen. Steht das Problem an einem fremden Postfach, hast du zwei Wege: Die Inhaberin bringt ihr Postfach in Ordnung, oder jemand mit Bearbeiten-Recht trägt sein eigenes Postfach als neuen Absender ein.

Solange das Problem besteht, nennt die Meldung oben auf der Seite die betroffene E-Mail-Adresse mit. Ist das Postfach wieder in Ordnung, der gescheiterte Versand aber noch offen, bleibt an der Rechnung nur noch der aufgezeichnete Grund stehen — und der ist kürzer: „Das Absender-Postfach muss neu verbunden werden." für den ersten Fall unten, „Aus dem Absender-Postfach kann nicht gesendet werden." für die drei folgenden.

Das Absender-Postfach muss neu verbunden werden

Was du siehst: In der Meldung steht, dass das Absender-Postfach neu verbunden werden muss — mit der betroffenen Adresse.

Warum: Microsoft oder Google hat die erteilte Freigabe zurückgezogen. Das passiert typischerweise nach einem Passwortwechsel, nach dem Abmelden aller Sitzungen oder wenn die Administration die Verknüpfung gesperrt hat. Photovate kann aus diesem Postfach danach weder E-Mails importieren noch versenden.

Was du tun kannst: Neu verbinden kann nur die Person, der das Postfach gehört, und zwar im eigenen Profil — auf der Mitarbeiterseite in den Einstellungen steht die Schaltfläche nicht. Der Weg: „Mein Profil" → Abschnitt „E-Mail-Konten verknüpfen" → beim betroffenen Postfach auf „Neu verbinden". Das Warnzeichen daneben erklärt denselben Stand: „Verbindung unterbrochen. E-Mails werden weder importiert noch versendet."

Danach ist der Versand damit noch nicht nachgeholt. Dafür gibt es zwei Wege, siehe unten: „Erneut senden" an der einzelnen Rechnung, oder „Mehr Optionen" → „E-Mail bearbeiten" → „Speichern und senden" an der wiederkehrenden Rechnung — das schickt alle fehlgeschlagenen Rechnungen dieser wiederkehrenden Rechnung auf einmal erneut raus.

Tipp: Wählst du beim Bearbeiten der E-Mail ein Postfach aus, das neu verbunden werden muss, speichert Photovate gar nicht erst, sondern meldet „Dein Postfach muss neu verbunden werden" und bietet dir direkt „Neu verbinden" an. Die Freigabeseite öffnet sich in einem neuen Tab, damit deine Eingaben nicht verloren gehen. Danach speicherst du einfach noch einmal.

Die Verbindung zu einem geteilten Postfach ist getrennt

Was du siehst: In der Meldung steht, dass das Absender-Postfach getrennt ist — mit der betroffenen Adresse.

Warum: Das betrifft ausschließlich geteilte Postfächer. Ein geteiltes Postfach erreicht Photovate über den Zugriff, den ein Mitarbeiter darauf hat. Ist dieser Zugriff bei Microsoft weggefallen, ist das Postfach für Photovate nur noch ein Name — bereits importierte E-Mails bleiben, aber es wird nicht mehr abgerufen und nicht mehr als Absender angeboten.

Was du tun kannst: Den Zugriff kann dir nur deine Microsoft-Administration zurückgeben; in Photovate lässt er sich nicht wiederherstellen. Bis dahin trägst du einen anderen Absender ein: „Mehr Optionen" → „E-Mail bearbeiten" → oben ein anderes Postfach auswählen → „Speichern und senden". Das getrennte Postfach steht in der Auswahl nicht mehr zur Verfügung — das ist kein Anzeigefehler.

Das Absender-Postfach gehört einem archivierten Mitarbeiter

Was du siehst: In der Meldung steht, dass das Absender-Postfach einem archivierten Mitarbeiter gehört — mit der betroffenen Adresse.

Warum: Die E-Mail geht im Namen der Postfachinhaberin oder des Postfachinhabers raus. Wer den Betrieb verlassen hat und archiviert wurde, schreibt keine Kunden mehr an. Photovate stoppt den Versand deshalb, statt ihn stillschweigend über ein verwaistes Postfach laufen zu lassen.

Was du tun kannst: Einen neuen Absender eintragen — „Mehr Optionen" → „E-Mail bearbeiten" → Postfach wechseln → „Speichern und senden". Weil dort nur die eigenen Postfächer zur Auswahl stehen, muss das die Person tun, deren Postfach künftig senden soll. Das ist der einzige Weg, der in Photovate selbst zum Ziel führt: Am Postfach des archivierten Mitarbeiters lässt sich nichts einstellen, das den Versand wieder freigibt.

Bitte beachten: Dieselbe Prüfung greift auch bei der automatischen Erzeugung, nicht nur beim Versand. Ist weder der eingetragene „Ansprechpartner" noch die anlegende Person noch der letzte Bearbeiter aktiv und zum Erstellen von Rechnungen berechtigt, wird gar keine Rechnung mehr erzeugt — die Meldung verlangt dann einen berechtigten Ansprechpartner. Den trägst du über „Mehr Optionen" → „Wiederkehrende Rechnung bearbeiten" im Feld „Ansprechpartner" ein.

Aus dem Absender-Postfach darf nur gelesen werden

Was du siehst: In der Meldung steht, dass aus dem Absender-Postfach nicht gesendet werden darf — mit der betroffenen Adresse. Im Profil trägt das Postfach die Kennzeichnung „Lesezugriff".

Warum: Auch das betrifft nur geteilte Postfächer. Der Zugriff reicht zum Lesen, aber nicht zum Senden in diesem Namen. Der Hinweis im Profil sagt es ebenso: „Du kannst dieses Postfach lesen, aber nicht senden. Die erforderliche Berechtigung kann dein Microsoft-Administrator vergeben."

Was du tun kannst: Entweder die Berechtigung von der Microsoft-Administration geben lassen — in Photovate lässt sie sich nicht erteilen — oder über „E-Mail bearbeiten" einen anderen Absender wählen. Auch dieses Postfach wird in der Absenderauswahl nicht mehr angeboten.

Kein Absender-Postfach oder kein Empfänger hinterlegt

Was du siehst: „Es ist kein Absender-Postfach hinterlegt." oder „Es ist kein Empfänger hinterlegt." An einer Rechnung, die daran schon gescheitert ist, steht die kürzere aufgezeichnete Fassung: „Kein Absender-Postfach hinterlegt." beziehungsweise „Kein Empfänger hinterlegt."

Warum: Der Absender fehlt, wenn das hinterlegte Postfach zwischenzeitlich aus Photovate entfernt wurde — die wiederkehrende Rechnung bleibt dann bestehen, aber ohne Absender. Der Empfänger fehlt, wenn in der E-Mail kein Eintrag im Feld „Empfänger" steht.

Was du tun kannst: „Mehr Optionen" → „E-Mail bearbeiten", Postfach und Empfänger ergänzen, „Speichern und senden". Beides wird beim Speichern geprüft: Ohne Absender, ohne Empfänger und ohne Betreff lässt sich der automatische Versand nicht speichern.

Warum „Erneut senden" fehlt oder nicht geht

„Erneut senden" wird nur angeboten, solange ein weiterer Versuch überhaupt etwas ändern kann. Konkret heißt das:

• Es steht noch ein Problem am Absender oder am Empfänger an. Dann erscheint „Erneut senden" gar nicht — weder als Pfeilsymbol in der Spalte „Versand" noch als Aktion an der Meldung auf der Rechnung. Stattdessen bietet dir die Meldung auf der wiederkehrenden Rechnung „E-Mail bearbeiten" an. Das ist die eigentliche Antwort: Der Knopf fehlt nicht, weil etwas kaputt ist, sondern weil zuerst die Ursache weg muss.
• Das Problem ist erst nach dem Öffnen der Seite aufgetreten. Dann ist die Schaltfläche noch da, der Versuch wird aber abgelehnt, und du siehst „Erneut senden ist erst möglich, wenn das Problem behoben ist." Die Seite lädt sich daraufhin neu und zeigt dir, was zu beheben ist.
• Die Rechnung ist inzwischen von Hand rausgegangen (über „Dokument versenden" an der Rechnung). Dann verschwindet die Meldung ganz: Die Rechnung ist beim Kunden, ein zweiter Versand wäre eine zweite E-Mail. Das ist der sauberste Ausweg, wenn du nicht auf die Technik warten willst.
• Die Rechnung wird gerade gesendet oder ist schon „Gesendet". Dann gibt es nichts zu wiederholen.

Der schnellere Weg bei mehreren betroffenen Rechnungen

Wenn mehrere erzeugte Rechnungen am selben Postfachproblem hängen, musst du sie nicht einzeln anfassen. Sobald du über „Mehr Optionen" → „E-Mail bearbeiten" eine funktionierende E-Mail speicherst — mit „Speichern und senden" —, stellt Photovate alle fehlgeschlagenen Rechnungen dieser wiederkehrenden Rechnung erneut in die Warteschlange. Ausgenommen bleiben die, die der Kunde schon auf anderem Weg bekommen hat.

Voraussetzung dafür ist, dass das gespeicherte Postfach wirklich verbunden ist. Ein Postfach, das erst neu verbunden werden muss, hilft hier nicht weiter.

Pausieren, Fortsetzen und die ausgelassenen Rechnungen

Pausieren

„Mehr Optionen" → „Pausieren". Danach steht der Status auf „Pausiert", in der Spalte „Nächste Rechnung" erscheint „Pausiert" mit dem Zusatz „Fortsetzen, um fortzufahren", und die Karte „Nächste Ausführungen" zeigt nur noch „Pausiert". Solange wird keine Rechnung mehr erzeugt.

Bitte beachten: Pausieren hält die Erzeugung an, nicht einen Versand, der bereits läuft. Eine Rechnung, die vorher erzeugt wurde und noch auf ihre E-Mail wartet, geht weiterhin raus.

Willst du auch das verhindern, hast du genau ein Zeitfenster: Solange die erzeugte Rechnung noch ein „Entwurf" ist, kannst du sie löschen — „Rechnungsentwurf löschen" an der Rechnung —, und damit entfällt auch der eingereihte Versand. Ist sie bereits fertiggestellt, lässt sich der Versand nicht mehr abbestellen; es gibt dafür keine Schaltfläche. Das Fenster ist kurz: Die Fertigstellung passiert unmittelbar vor dem Versand.

Fortsetzen — und was mit den ausgelassenen Terminen passiert

„Mehr Optionen" → „Fortsetzen".

Die Termine, die während der Pause verstrichen sind, werden übersprungen. Sie werden nicht nachgeholt. Photovate rückt den nächsten Termin so weit vor, bis er wieder in der Zukunft liegt — der nächste Lauf ist der nächste reguläre Termin, nicht der erste verpasste. Wer eine monatliche Dauerrechnung zwei Monate pausiert, bekommt also keine zwei nachgereichten Rechnungen, sondern genau zwei Monate ohne Rechnung.

Das ist bewusst so: Eine Pause soll genau den Zeitraum aussetzen, für den pausiert wurde.

Zwei Sonderfälle:

• Fällt der Termin auf den Tag des Fortsetzens, wird die Rechnung sofort erzeugt — wie an jedem anderen Tag auch.
• Ist das Enddatum während der Pause überschritten worden, springt der Status beim Fortsetzen direkt auf „Beendet", und es wird keine Rechnung mehr erzeugt. In der Liste steht dann „Laufzeit beendet", in der Karte „Nächste Ausführungen" steht „Keine weiteren Ausführungen".

Eine ausgelassene Rechnung doch noch erzeugen

Brauchst du für den pausierten Zeitraum trotzdem eine Rechnung, erzeugst du sie von Hand: „Rechnung jetzt erzeugen" oben auf der wiederkehrenden Rechnung. Das geht auch, solange sie „Pausiert" oder „Beendet" ist. Die Rechnung trägt das heutige Datum, der Zeitplan bleibt unberührt — der nächste automatische Termin verschiebt sich nicht. In der Spalte „Erzeugung" steht an dieser Rechnung „Manuell" statt „Automatisch".

Was dabei passiert, hängt von der Einstellung unter „Automatische Erzeugung" ab — der Knopf erzeugt genau das, was auch der Zeitplan erzeugt hätte:

• Bei „Als Entwurf ablegen" entsteht ein „Entwurf". Datum, Leistungszeitraum und Positionen passt du darin noch an, bevor du ihn fertigstellst.
• Bei „Finalisieren & per E-Mail senden" wird die Rechnung sofort fertiggestellt und an den Kunden geschickt. Danach lässt sie sich nur noch so korrigieren wie jede andere versendete Rechnung. Prüfe Positionen und Beträge also vorher an der wiederkehrenden Rechnung.

Bitte beachten: Beim „Enddatum" verhält es sich anders als beim Pausieren. Verlängerst du das Enddatum einer wiederkehrenden Rechnung, die schon auf „Beendet" steht, bleibt der Termin stehen, an dem sie aufgehört hat. Liegt der in der Vergangenheit, werden die seitdem fälligen Rechnungen beim Speichern nacherzeugt — unter Umständen also mehrere auf einmal. Wenn du das nicht willst, lege stattdessen eine neue wiederkehrende Rechnung mit passendem Startdatum an.

Wenn es nicht klappt

• Die Meldung bleibt stehen, obwohl das Postfach wieder verbunden ist. Das Neuverbinden räumt das Postfach auf, verschickt aber nichts nach. Löse den Versand aktiv aus: „Erneut senden" an der einzelnen Rechnung oder „E-Mail bearbeiten" → „Speichern und senden" für alle.
• Die Liste zeigt nach wie vor „Fehlgeschlagen", obwohl der Versand geklappt hat. Lade die Liste neu. Sie aktualisiert sich nicht von allein. Die wiederkehrende Rechnung selbst verfolgt einen laufenden Versand dagegen ein paar Minuten lang mit und zeigt das Ergebnis ohne Neuladen an.
• Das gewünschte Postfach steht in der Absenderauswahl nicht zur Verfügung. Angeboten werden nur die eigenen Postfächer, und davon nur die, aus denen gesendet werden darf. Getrennte Postfächer und solche mit „Lesezugriff" fehlen dort bewusst.
• „Pausieren" und „Fortsetzen" fehlen im Menü. Beide Einträge gibt es nur, solange die wiederkehrende Rechnung nicht „Beendet" ist. Eine beendete lässt sich nicht fortsetzen — sie läuft erst wieder an, wenn du über „Wiederkehrende Rechnung bearbeiten" das „Enddatum" verlängerst oder entfernst.
• Auch „E-Mail bearbeiten" fehlt im Menü, wenn die wiederkehrende Rechnung „Beendet" ist. Hängt an ihr noch ein gescheiterter Versand, kommst du trotzdem hin: Die orange Meldung oben auf der Seite bietet „E-Mail bearbeiten" weiterhin als Schaltfläche an. „Erneut senden" an der einzelnen Rechnung bleibt ebenfalls möglich. Nur über „Mehr Optionen" führt dann kein Weg mehr dorthin.
• Gar keine Rechnung wird mehr erzeugt, und die Meldung spricht von einem berechtigten Ansprechpartner. Dann fehlt eine aktive, zum Erstellen von Rechnungen berechtigte Person. Trage sie unter „Ansprechpartner" ein.

Wie die erzeugten Rechnungen danach weiterlaufen — Prüfen, Fertigstellen, Zahlungseingang —, beschreiben die Artikel Rechnung prüfen und fertigstellen und Rechnungsübersicht.