Kalender mit Outlook verbinden

Photovate kann deine Termine als Einträge in einem Microsoft-365-Kalender anlegen — also in dem Kalender, den du in Outlook siehst. In der Oberfläche heißt diese Funktion „Microsoft Kalender". Das Wort „Outlook" kommt dort nirgends vor; wenn du danach suchst, findest du nichts. Suche stattdessen nach „Integrationen".

Dieser Artikel richtet sich an alle, die die Verbindung einrichten, und an alle, die danach Termine anlegen. Er beschreibt, wo du die Integration findest, wie du sie verbindest und wieder trennst, wie ein Termin in den Kalender kommt, was dabei übertragen wird und was passiert, wenn du den Termin später änderst oder löschst.

Andere Kalenderanbieter gibt es nicht. Google Kalender, iCloud oder CalDAV werden nicht unterstützt.

Voraussetzungen

Für das Einrichten brauchst du dreierlei:

1. Die passende Rolle. Der Menüpunkt „Integrationen" erscheint in den Einstellungen nur für Administratoren und Inhaber. Alle anderen sehen in den Einstellungen nur die Mitarbeiterverwaltung.
2. Das Recht am Untermodul „Integrationen". In der Berechtigungsverwaltung liegt es im Modul „Einstellungen". Zum Ansehen der Seite brauchst du das Leserecht, für die Schaltfläche zum Verbinden und Trennen zusätzlich das Bearbeitungsrecht. Ohne Leserecht zeigt die Seite statt der Integrationen nur den Hinweis „Du hast keine Berechtigung, diese Seite anzusehen."
3. Ein Microsoft-365-Konto, mit dem du dich beim Verbinden anmeldest.

Bitte beachten: Die Verbindung gilt für den gesamten Betrieb, nicht für einzelne Mitarbeiter. Es kann immer nur ein Microsoft-Konto verbunden sein, und alle Termine landen im Standardkalender genau dieses Kontos. Eine Auswahl, in welchen Kalender geschrieben wird, gibt es nicht.

Die Verbindung einrichten

1. Öffne „Einstellungen" und dort im Bereich „Organisation" den Punkt „Integrationen".
2. Suche in der Liste die Zeile „Microsoft Kalender". Daneben steht der Text „Verbinde Photovate mit Microsoft 365, um Termine und Planungsdaten mit deinem Kalender zu synchronisieren."
3. Klicke auf „Integration aktivieren". Du wirst zur Anmeldung bei Microsoft weitergeleitet.
4. Melde dich an und bestätige die angefragten Berechtigungen. Photovate fragt unter anderem das Recht an, Kalendereinträge zu lesen und zu schreiben. Dieses Recht ist zwingend erforderlich — wird es nicht erteilt, bricht der Vorgang ab und es wird nichts verbunden.

Hat es geklappt, trägt die Zeile das Abzeichen „Aktiv" und darunter steht „Verbunden als" mit der Adresse des Microsoft-Kontos.

Gut zu wissen: „Microsoft Kalender" und „OneDrive / SharePoint" sind zwei getrennte Integrationen. Sie stehen in derselben Liste untereinander und verbinden jeweils ein eigenes Microsoft-Konto. Die eine einzurichten verbindet die andere nicht mit.

Einen Termin in den Kalender übertragen

Ob ein Kalender verbunden ist, siehst du am Terminformular selbst.

• Kein Kalender verbunden: Es gibt nur eine Schaltfläche — „Termin erstellen & schließen".
• Kalender verbunden: Es gibt zwei — „Nur Termin erstellen" und „Termin erstellen & senden".

Nur „Termin erstellen & senden" legt den Kalendereintrag an. „Nur Termin erstellen" speichert den Termin ausschließlich in Photovate.

Dieselbe Zweiteilung findest du im Terminfenster auf den Detailseiten — allerdings nur, wenn du einen Termin neu anlegst, nicht beim Bearbeiten eines bestehenden.

Nach dem Senden meldet Photovate „Termin wurde erstellt und gesendet." Scheitert nur der Kalenderteil, kommen zwei Meldungen: „Termin wurde erstellt" und „Kalendereinladung konnte nicht gesendet werden." Der Termin selbst bleibt in diesem Fall gespeichert.

Was übertragen wird

Als Teilnehmer werden ausschließlich die verknüpften Mitarbeiter eingetragen, und davon nur die, bei denen eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Hat kein verknüpfter Mitarbeiter eine Adresse, wird die Teilnehmerliste ganz weggelassen.

Einen Termin nachträglich senden

Hast du beim Anlegen „Nur Termin erstellen" gewählt, kannst du den Kalendereintrag später nachholen. Öffne in der Terminübersicht das Drei-Punkte-Menü des Termins und wähle „Termineinladung senden".

Der Eintrag erscheint nur, wenn ein Kalender verbunden ist und der Termin noch keinen Kalendereintrag hat. Danach meldet Photovate „Kalendereinladung gesendet" beziehungsweise „Kalendereinladung konnte nicht gesendet werden."

Ist ein Termin übertragen, trägt er in der Terminübersicht neben dem Titel das Abzeichen „Gesendet & synchronisiert".

Änderungen, Verschieben und Löschen

Änderungen in Photovate fließen von allein nach. Änderst du Beginn, Ende, Ort, Titel, Beschreibung, Notizen oder die Zuordnung der Mitarbeiter, aktualisiert Photovate den Kalendereintrag selbst. Eine eigene Schaltfläche dafür gibt es nicht und brauchst du nicht. Auch ein Verschieben im Terminplan — neue Zeit oder anderer Mitarbeiter — stößt die Aktualisierung an.

Löschst du den Termin in Photovate, wird zuerst der Kalendereintrag gelöscht. Lässt der sich nicht löschen, wird der Termin in Photovate trotzdem gelöscht.

Verschiebst du den Eintrag im Kalender, übernimmt Photovate Beginn und Ende. Mehr nicht: Titel, Ort, Beschreibung und Teilnehmer werden aus dem Kalender nicht zurückgeschrieben. Was du dort änderst, bleibt dort.

Löschst du den Eintrag im Kalender, bleibt der Termin in Photovate bestehen. Nur die Verknüpfung wird gelöst — das Abzeichen „Gesendet & synchronisiert" verschwindet und „Termineinladung senden" steht wieder zur Verfügung.

Die Verbindung trennen

Gehe wieder auf „Einstellungen → Integrationen" und klicke in der Zeile „Microsoft Kalender" auf „Integration deaktivieren". Es öffnet sich der Dialog „Microsoft Kalender trennen" mit der Frage „Microsoft Kalender-Integration wirklich trennen? Termine werden dann nicht mehr mit diesem Kalender synchronisiert." Nach dem Bestätigen meldet Photovate „Microsoft Kalender-Integration getrennt".

Beim Trennen wird die Integration nur abgeschaltet. Die hinterlegte Kontoadresse bleibt gespeichert, und bereits angelegte Kalendereinträge löscht Photovate nicht.

Auch ohne Verbindung: die Kalenderdatei per E-Mail

Es gibt einen zweiten Weg, der ohne die Integration auskommt. Versendest du einen Termin per E-Mail, hängt Photovate automatisch eine Kalenderdatei an. Im Versandfenster steht dazu der Hinweis „Kalenderdatei – wird automatisch angehängt", dazu die beiden Haken „Beschreibung in die Kalenderdatei aufnehmen" und „Verknüpfte Mitarbeiter als Teilnehmer aufnehmen".

Diese Datei kann der Empfänger in Outlook, Google oder Apple öffnen. Sie trägt Berliner Ortszeit samt Zeitzonenangabe, damit Outlook Sommer- und Winterzeit richtig auflöst.

Wenn es nicht klappt

Ich finde „Outlook" nirgends in den Einstellungen. Die Integration heißt „Microsoft Kalender" und steht unter „Einstellungen → Organisation → Integrationen".

Der Punkt „Integrationen" fehlt in den Einstellungen. Er wird nur Administratoren und Inhabern angezeigt. Wende dich an die Person, die eure Berechtigungen betreut.

Die Seite zeigt „Du hast keine Berechtigung, diese Seite anzusehen." Dir fehlt das Leserecht am Untermodul „Integrationen".

„Microsoft-Autorisierung fehlgeschlagen – bitte erneut versuchen". Diese eine Meldung steht für jeden Fehler bei der Anmeldung: abgelehnte Zustimmung, fehlende Berechtigungen oder eine fehlende Konfiguration. Versuche es erneut und bestätige dabei die angefragten Kalenderrechte vollständig — ohne das Recht zum Lesen und Schreiben von Kalendereinträgen kommt keine Verbindung zustande.

Im Terminformular steht nur „Termin erstellen & schließen". Dann ist kein Kalender verbunden. Sobald die Integration aktiv ist, erscheinen stattdessen die beiden Schaltflächen „Nur Termin erstellen" und „Termin erstellen & senden".

„Kalendereinladung konnte nicht gesendet werden." Der Termin ist gespeichert, nur der Kalendereintrag kam nicht zustande. Häufigste Ursache: Die Integration ist nicht eingerichtet oder wurde getrennt. Prüfe unter „Einstellungen → Integrationen", ob die Zeile „Microsoft Kalender" das Abzeichen „Aktiv" trägt, und sende den Termin anschließend über „Termineinladung senden" erneut.

Gut zu wissen: Um die technische Seite musst du dich nicht kümmern. Die Anmeldung bei Microsoft erneuert Photovate automatisch, ebenso die Benachrichtigung, über die Änderungen aus dem Kalender zurückkommen. Bremst Microsoft die Übertragung kurzzeitig aus, versucht es Photovate von selbst bis zu zweimal erneut.