Rollen- und Berechtigungen

In diesem Artikel erfährst du, wie du Mitarbeiter einrichtest und wie das Rollen- und
Berechtigungssystem in Photovate funktioniert — von der Einladung über die Lizenz bis zu der
Frage, welche Daten jemand sehen darf.

Voraussetzungen

Die Bereiche Mitarbeiter und Berechtigungen sind nur mit der Rolle Admin oder Owner
erreichbar.

Zugriff auf die Einstellungen

1. Klicke oben rechts auf dein Profil.
2. Wähle den Menüpunkt „Einstellungen".
3. Öffne dort „Mitarbeiter" oder „Berechtigungen".

Mitarbeiter verwalten

Die Übersicht unter „Mitarbeiter" zeigt aktive und archivierte Mitarbeiter und daneben, wie
viele Lizenzen vergeben sind und wie viele noch frei sind.

Mitarbeiter einladen

1. Klicke auf „Mitarbeiter einladen".
2. Trage Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse ein.
3. Wähle unter „Rollen auswählen" eine oder mehrere Rollen aus.
4. Klicke auf „Einladung versenden".

Im Dialog siehst du schon vor dem Absenden unter „Hat hier Zugriff auf:", welche Module die
Person mit den gewählten Rollen sehen wird. Das Info-Symbol daneben zeigt die Details je Bereich.

Ist eine Einladung nicht angekommen oder abgelaufen, öffnest du den Mitarbeiter und schickst sie
über „Einladung erneut senden" neu.

Lizenzmodell festlegen

Über „Lizenzmodell" bestimmst du den Zugang:

• „Vollzugriff" — Web und App
• „App-Zugriff" — nur die App
• „Kein Zugriff" — Platzhalter für die Planung, ohne Anmeldung

Bitte beachten: Eine zusätzliche Lizenz wirkt sich auf deine Abrechnung aus. Beim Einladen
wird der anteilige Betrag für den laufenden Monat angezeigt.

Mitarbeiter bearbeiten

In der Detailansicht pflegst du die persönlichen Daten und das Profilbild, weist Rollen und eine
„Abteilung" zu und hinterlegst ein E-Mail-Konto samt Signatur. Diese Signatur wird verwendet,
sobald die Person Angebote oder Rechnungen aus dem System heraus versendet.

Unter „Weitere Optionen" stehen zusätzlich „Vorgesetzter" und „Vertretung". Der
Vorgesetzte ist die Grundlage für die Reichweite „Unterstellte" (siehe unten).

Mitarbeiter archivieren

„Mitarbeiter archivieren" nimmt die Person aus der aktiven Übersicht und meldet sie ab. Alle
Daten und Zuordnungen bleiben erhalten; über „Mitarbeiter wiederherstellen" lässt sich der
Schritt zurücknehmen. Den Owner kannst du nicht archivieren.

Rollenübersicht und Standardrollen

Unter „Berechtigungen" siehst du alle Rollen deines Betriebs. Die Spalte „Rollentyp"
unterscheidet „Standardrolle" und „Eigene Rolle".

• Standardrollen kannst du anpassen, duplizieren und löschen.
• Eigene Rollen legst du zusätzlich an.
• Rollen lassen sich Mitarbeitern jederzeit neu zuweisen.

Zwei Ausnahmerollen: Admin und Owner

Zwei Rollen unterscheiden sich von allen anderen und lassen sich weder bearbeiten noch löschen.

Ownership übertragen

1. Öffne den Mitarbeiter, an den du die Ownership übergeben willst.
2. Wähle bei den Rollen die Rolle Owner aus.
3. Bestätige im Dialog über „Jetzt übertragen".

Danach ist die ausgewählte Person Owner, und der bisherige Owner behält Admin-Rechte. Das ist
wichtig, wenn der bisherige Owner den Betrieb verlässt.

Eigene Rollen erstellen

1. Gehe in den Bereich „Berechtigungen".
2. Klicke auf „Rolle erstellen".
3. Wähle im Dialog „Neue Rolle erstellen" entweder „Mit Vorlage starten" oder

„Neu (leer)".

1. Vergib einen Rollennamen.
2. Klicke auf „Zu den Berechtigungen".

Eine neue Rolle startet mit einer Minimalberechtigung: Einige Bereiche sind für alle sichtbar,
andere musst du erst aktivieren.

Module aktivieren und deaktivieren

Jedes Modul hat einen Schalter: „Startseite", „Kontakte", „Vertrieb",
„Aufträge", „Terminplanung", „Aufgaben", „Buchhaltung", „Warenwirtschaft",
„Service" und „Automatisierung".

• Schalter aus: Das Modul ist für diese Rolle unsichtbar.
• Schalter an: Das Modul ist sichtbar; die Details steuerst du darin.

Berechtigungsstufen innerhalb eines Moduls

Innerhalb eines Moduls legst du je Bereich getrennt fest, was „Anzeigen" und was
„Bearbeiten" umfasst. Die Reichweite wählst du aus diesen Werten:

Bei den Verlustgründen gibt es zusätzlich „Alle (ohne Grund)". Damit darf die Person alles
sehen, aber den hinterlegten Verlustgrund nicht.

Gut zu wissen: Nicht jeder Bereich bietet jede Reichweite an. Welche Werte zur Auswahl
stehen, hängt vom jeweiligen Bereich ab.

Bereiche, die sich gegenseitig bedingen

Einige Bereiche lassen sich nicht unabhängig voneinander einstellen. Photovate weist dann beim
Speichern darauf hin und setzt die abhängige Berechtigung selbst:

• „Kalkulationsdetails in Angeboten" zieht „Einkaufspreise" nach. Der Hinweis

„Einkaufspreise anzeigen erforderlich" beziehungsweise
„Einkaufspreise bearbeiten erforderlich" erscheint, bevor du über
„Berechtigung aktivieren" bestätigst.

• „Chancen", „Aufträge" oder „Rechnungen" anzeigen zieht „Artikel" nach. Der

Hinweis heißt „Artikel anzeigen erforderlich".

In beiden Fällen ist das abhängige Feld danach gesperrt und trägt eine Erklärung als Tooltip.
Nimmst du die auslösende Berechtigung wieder weg, wird das Feld wieder frei.

Bitte beachten: Erlaubst du einer Rolle unternehmensweites Bearbeiten, erscheint der
Hinweis „Globales Bearbeiten aktiviert". Das ist kein Fehler, sondern eine bewusste
Rückfrage — prüfe, ob die Reichweite wirklich so weit sein soll.

Weitere Bereiche

Neben den bekannten Bereichen stehen unter anderem „Agenten", „Provisionen",
„Nachkalkulationen", „Inventar", „Fuhrpark", „Wartungen", „Reklamationen"
und „Abwesenheit im Kalender" zur Verfügung.

Zwei davon sind leicht zu übersehen:

• „Agenten": „Anzeigen" erlaubt den Blick auf die KI-Agenten und ihren

Ausführungsverlauf, „Bearbeiten" das Erstellen, Ändern, Aktivieren und Löschen. Bei
„Eigene" sieht die Person nur Agenten, die sie selbst erstellt hat.

• „Provisionen": „Anzeigen" erlaubt den Blick auf die Provisionsvereinbarung im

Mitarbeiter und auf die Provisionsübersichten in der Buchhaltung. „Bearbeiten" umfasst
Provisionssätze, Bonusstaffeln, Übersichten sowie das Auszahlen, Zurücksetzen und Korrigieren.

Additives Rollenmodell

Die Rollen wirken additiv: Hat jemand mehrere Rollen, werden die Berechtigungen
übereinandergelegt, und die weitere Reichweite gewinnt.

Beispiel: Rolle A erlaubt den Zugriff auf ein Modul, Rolle B verbietet ihn. Die Person hat
am Ende Zugriff.

So lassen sich Rollen kombinieren, ohne für jeden Sonderfall eine eigene Rolle zu bauen.

Abteilungen und Hierarchien

Abteilung setzen

1. Öffne den gewünschten Mitarbeiter.
2. Wähle im Profil die passende „Abteilung".
3. Speichere die Änderung.

Abteilungen sind nicht verpflichtend, machen die Sichtbarkeit aber feiner steuerbar.

Abteilungen verwalten

Neben dem Feld „Abteilung" findest du ein Symbol zum Verwalten. Dort kannst du neue
Abteilungen anlegen, bestehende löschen und Unterabteilungen zu einer Überabteilung hinzufügen.
Die Hierarchie geht bis zu drei Stufen tief, zum Beispiel:

• Vertriebsleitung
  • Vertrieb
    • Innendienst

Was „Aus Abteilung" genau bedeutet

Eine Person sieht alle Inhalte der Personen in ihrer eigenen Abteilung und zusätzlich alle
Inhalte der Personen in den untergeordneten Abteilungen — aber nichts aus der übergeordneten.

Beispiel: Über der Abteilung Vertrieb liegt die Vertriebsleitung. Person A ist in der
Vertriebsleitung und hat „Aus Abteilung": Sie sieht die Daten der Vertriebsleitung und die
des Vertriebs. Person B ist im Vertrieb und hat ebenfalls „Aus Abteilung": Sie sieht nur
die Daten des Vertriebs.

Rollen bearbeiten, duplizieren und löschen

Für jede Rolle stehen dir zur Verfügung:

• „Rolle umbenennen" — ändert nur den Namen
• „Rolle duplizieren" — kopiert die bestehenden Berechtigungen in eine neue Rolle
• „Auf Standard zurücksetzen" — verwirft deine Änderungen an einer Standardrolle
• „Rolle löschen" — entfernt die Rolle

Ist die Rolle noch vergeben, fragt Photovate vor dem Löschen, welche Rolle die betroffenen
Mitarbeiter stattdessen bekommen sollen.

Vergiss nach jeder Anpassung nicht „Änderungen speichern". Erst danach wirken die neuen
Berechtigungen für alle Mitarbeiter mit dieser Rolle.

Empfehlungen für die Praxis

Mit wenigen, klaren Rollen starten. Ein kleines Set genügt am Anfang, zum Beispiel
Mitarbeiter, Teamleitung, Buchhaltung und Admin. Ergänze weitere Rollen erst, wenn ein klarer
Anwendungsfall entsteht.

Lieber zu wenig als zu viel. Gib nur die Rechte, die für die tägliche Arbeit nötig sind, und
nimm Bereiche wie Buchhaltung oder Warenwirtschaft heraus, wo sie nicht gebraucht werden. Nutze
„Eigene" statt „Alle", wo immer es geht.

Abteilungen für die Sichtbarkeit nutzen. „Aus Abteilung" ist der richtige Wert, wenn eine
Teamleitung die Inhalte ihres Teams überblicken soll. Baue die Hierarchie so, wie der Betrieb
tatsächlich organisiert ist, und vermeide unnötige Stufen.

Regelmäßig nachsehen. Prüfe Rollen und Berechtigungen in festen Abständen, entferne nicht
mehr genutzte Rollen und passe sie an, wenn sich Prozesse oder Verantwortlichkeiten ändern.

Wenn es nicht klappt

• Jemand sieht ein Modul nicht. Prüfe zuerst, ob der Modulschalter in der Rolle an ist. Steht

er auf aus, helfen die Detailberechtigungen darin nicht weiter.

• Ein Feld lässt sich nicht auswählen. Dann hängt es an einer anderen Berechtigung. Der

Tooltip am gesperrten Feld nennt die Berechtigung, die es freigibt.

• Eine Einschränkung greift nicht. Prüfe, ob der Person noch eine zweite Rolle zugewiesen

ist. Durch das additive Modell gewinnt die weitere Reichweite.