Angebot fertigstellen: was noch fehlt

Die Schaltfläche „Vorschau und Fertigstellen" ist grau, und der Hinweis darüber sagt nur „Pflichteingabe fehlt". Dieser Artikel geht jeden Punkt durch, der dort auftauchen kann: was er bedeutet und wo du ihn behebst.

Zuerst: die vollständige Liste sichtbar machen

Zwei Handgriffe, bevor du zu suchen anfängst.

1. Zeige mit der Maus auf die graue Schaltfläche. Es öffnet sich ein Kasten mit der Überschrift „Pflichteingabe fehlt" und darunter eine Aufzählung der offenen Punkte.
2. Klicke die graue Schaltfläche trotzdem an. Sie ist nicht tot: Photovate prüft daraufhin das ganze Angebot und umrandet die betroffenen Felder rot — in den meisten Angeboten auch die gemeinte Positionszeile.

Bitte beachten: Der Kasten listet höchstens sechs Punkte auf. Sind es mehr, steht darunter eine Zeile wie „+2 weitere". Arbeite die sichtbaren Punkte ab, die übrigen rücken danach nach.

Zwei Punkte markiert der Klick allerdings nicht rot: der fehlende Zielpreis und die beiden Kalkulationswerte. Wo du die findest, steht weiter unten.

Bitte beachten: In einem langen Angebot mit mehr als 30 Positionen zeigt Photovate die Positionsliste als reine Textzeilen an, damit die Seite schnell bleibt. In diesen Zeilen bleibt die rote Umrandung aus — der Klick auf die graue Schaltfläche markiert dort also nichts. Die Empfängerfelder und die Angebotsart werden weiterhin rot. Wie du eine Position in so einer Liste findest, steht im Abschnitt Positionen ohne Artikel.

Straße und Hausnummer, PLZ, Ort, Land

Was in der Liste steht: „Straße und Hausnummer", „PLZ", „Ort" oder „Land".

Warum es sperrt: Das Angebot ist ein Schreiben an einen Empfänger. Ohne vollständige Anschrift lässt sich das Dokument nicht erzeugen.

Was du tun kannst: Die Felder stehen ganz oben im Angebot im Abschnitt „Empfänger" unter „Anschrift". Du kannst sie dort direkt ausfüllen. Wählst du im Feld „Kontakt" einen anderen Kontakt aus, übernimmt Photovate dessen hinterlegte Anschrift in diese Felder — ist beim Kontakt keine Anschrift gepflegt, bleiben sie, wie sie waren, und du trägst die Angaben hier von Hand ein.

Kontakt und Anschrift

Was in der Liste steht: „Kontakt" und „Anschrift" — statt der vier Adressfelder.

Warum es sperrt: Du hast im Abschnitt „Empfänger" auf „Manuelle Anschrift" umgeschaltet. Dann zählen nur noch das Namensfeld und das freie Anschriftenfeld; die strukturierten Felder werden nicht mehr geprüft.

Was du tun kannst: Beide Felder ausfüllen. Oder über dieselbe Schaltfläche, die jetzt „Automatische Anschrift" heißt, zurückschalten: Kontakt und strukturierte Anschrift bleiben dabei unverändert erhalten und gelten wieder.

Angebotsart

Was in der Liste steht: „Angebotsart".

Warum es sperrt: Die Angebotsart entscheidet, welche Angebotsvorlagen zur Auswahl stehen und welche Zahlungsbedingung Photovate vorbelegt.

Was du tun kannst: Das Feld liegt im Angebot im gleichnamigen Block unter dem Empfänger. Solange keine Angebotsart gewählt ist, bleibt das Feld „Angebotsvorlage" darunter gesperrt — das ist derselbe Grund, kein zweiter Fehler.

Positionen ohne Artikel

Was in der Liste steht: eine Zeile mit Anzahl, zum Beispiel „2 Positionen ohne Artikel".

Warum es sperrt: Jede Positionszeile braucht eine Benennung, sonst stünde im fertigen Dokument eine leere Zeile.

Was du tun kannst: Klicke die graue Schaltfläche an — die betroffenen Zeilen werden rot umrandet. In der Zeile hast du zwei gleichwertige Möglichkeiten: einen Artikel aus dem Katalog auswählen oder einfach einen freien Text eintippen. Der Platzhalter im Feld sagt beides an: „Suchen oder Freitext hinzufügen".

Bei mehr als 30 Positionen bleibt die rote Umrandung aus, weil die Liste dann aus Textzeilen besteht. Such stattdessen die Zeile, deren Spalte „Artikel" leer ist — genau die ist gemeint. Ein Klick auf die Zeile öffnet sie zum Bearbeiten, und dort hast du dieselben zwei Möglichkeiten.

Gut zu wissen: Seitenumbrüche zählen hier nicht mit. Sie sind zwar Zeilen in der Positionsliste, werden aber bei dieser Prüfung übersprungen.

Position mit negativem EK-Preis oder negativen Lohnkosten

Was in der Liste steht: „1 Position mit negativem EK-Preis (über den Stift bearbeiten)" oder „1 Position mit negativen Lohnkosten (über den Stift bearbeiten)".

Warum es sperrt: Keiner der beiden Werte darf unter null liegen. Du findest im Angebot keinen Minusbetrag, weil beide Werte gar nicht in der Positionszeile stehen — sie liegen nur im Abschnitt „Kalkulationsdetails" innerhalb des Bearbeitungsfensters der Position.

Was du tun kannst: Schau in der Positionsliste auf die Stift-Symbole: Bei der betroffenen Zeile ist der Stift rot statt grau. Klicke ihn an, scrolle im Fenster zu „Kalkulationsdetails" und korrigiere „EK Preis (Netto)" beziehungsweise „Lohnkosten" auf null oder einen positiven Wert. Welches der beiden Felder gemeint ist, erkennst du an der roten Umrandung im Fenster.

Gut zu wissen: Beim Auswählen eines Artikels übernimmt Photovate dessen EK-Preis und dessen Lohnkosten in die Position. Taucht der Punkt nach dem nächsten Angebot mit demselben Artikel wieder auf, lohnt der Blick in den Artikel selbst.

Wenn du die Werte nicht sehen oder nicht ändern darfst: Der Abschnitt „Kalkulationsdetails" hängt an einer eigenen Berechtigung. Ohne sie siehst du ihn im Fenster gar nicht — der Stift wird trotzdem rot und der Punkt bleibt in der Liste stehen. Mit „Anzeigen", aber ohne „Bearbeiten", sind die Felder sichtbar, aber grau. In beiden Fällen kommst du selbst nicht weiter. Eine Person mit der Rolle Admin oder Owner kann die Berechtigung „Kalkulationsdetails in Angeboten" erweitern (Profil → „Einstellungen" → „Berechtigungen") oder den Wert für dich korrigieren. Mehr dazu im Artikel Rollen- und Berechtigungen.

Zielpreis (Netto) fehlt

Was in der Liste steht: „Zielpreis (Netto) fehlt".

Warum es sperrt: Unterhalb der Positionsliste ist „Zielpreis aktivieren" angehakt, aber im Feld „Zielpreis (Netto)" steht kein Betrag. Der Haken allein gibt Photovate nichts vor, worauf es die Positionspreise verteilen könnte.

Was du tun kannst: Zwei Wege, beide unterhalb der Positionsliste:

• Betrag eintragen. Trage den gewünschten Nettopreis in „Zielpreis (Netto)" ein und klicke danach aus dem Feld heraus. Erst dann verteilt Photovate den Betrag auf die Positionen.
• Haken entfernen. Nimm „Zielpreis aktivieren" wieder heraus.

Bitte beachten: Entfernst du den Haken, setzt Photovate jede Position auf ihren eigenen Preis zurück — auch die, die du nie angefasst hast. Optionale Positionen und Seitenumbrüche bleiben unberührt. Prüfe danach die Gesamtsumme.

Wie bei den beiden Kalkulationswerten umrandet der Klick auf die graue Schaltfläche hier kein Feld rot. Wenn du also nach einer roten Markierung suchst und keine findest, sieh zuerst auf dieses Feld und danach auf die Stifte in der Positionsliste.

Solange der Haken ohne Betrag steht

Dann lässt sich das Angebot auch nicht „Als Entwurf speichern". Photovate meldet „Zielpreis unvollständig" und verweist auf dieselben zwei Wege: Betrag eintragen oder Haken entfernen.

Wenn du bei aktivem Zielpreis einen Positionspreis änderst

Dann fragt Photovate vorher nach, mit dem Hinweis „Zielpreis wird zurückgesetzt". Du hast zwei Schaltflächen:

• „Zielpreis beibehalten" verwirft deine Änderung an der Position und lässt den Zielpreis stehen.
• „Wert ändern" übernimmt deine Änderung, entfernt den Haken bei „Zielpreis aktivieren" und setzt alle Positionen auf ihre eigenen Preise zurück — auch die, die du nicht bearbeitet hast.

Dieselbe Rückfrage erscheint, wenn du bei aktivem Zielpreis die Menge, den Rabatt oder den Artikel einer Position änderst.

Wenn die Schaltfläche grau ist, aber kein Hinweis erscheint

Dann fehlt keine Eingabe. Die Schaltfläche ist auch während des Speicherns und Ladens kurz gesperrt, und in diesem Zustand zeigt sie keinen Kasten an. Warte einen Moment; sie wird von selbst wieder aktiv.

Wenn alles ausgefüllt ist

Sobald kein Punkt mehr offen ist, wird „Vorschau und Fertigstellen" farbig. Der Klick öffnet die Vorschau mit dem fertigen Dokument — festgeschrieben wird das Angebot erst mit „Jetzt fertigstellen" darin. Was danach möglich ist, beschreibt der Artikel Angebot fertigstellen und versenden.