Mitarbeiter einrichten & Berechtigungen setzen

Im Bereich Mitarbeiter verwaltest du alle Benutzer deines Systems zentral an einem Ort. Die Übersicht zeigt dir sowohl aktive als auch archivierte Mitarbeiter und informiert dich gleichzeitig über die Anzahl der aktuell vergebenen Voll- und App-Lizenzen.

So behältst du jederzeit den Überblick darüber, wie viele Lizenzen bereits vergeben sind und wie viele noch zur Verfügung stehen.

Mitarbeiter verwalten

Du kannst jederzeit neue Mitarbeiter einladen, um ihnen Zugang zum System zu gewähren. Sollte eine Einladung nicht angekommen sein oder das Zeitfenster zur Annahme abgelaufen sein, lässt sich die Einladung unkompliziert erneut versenden. Bestehende Mitarbeiterprofile kannst du bei Bedarf bearbeiten oder archivieren.

Die Archivierung entfernt den Benutzer aus der aktiven Übersicht, bewahrt jedoch sämtliche Daten und Zuordnungen im System auf. So gehen keine historischen Informationen verloren, selbst wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.

Mitarbeiter bearbeiten

Wenn du einen Mitarbeiter öffnest, gelangst du in die Detailansicht, in der sich alle zentralen Einstellungen anpassen lassen. Hier pflegst du die Stammdaten und das Profilbild des Mitarbeiters.

Darüber hinaus legst du den Lizenztyp fest, also ob der Mitarbeiter einen Vollzugriff auf alle Funktionen erhält oder lediglich einen eingeschränkten App-Zugriff. Jedem Mitarbeiter kann außerdem eine Rolle zugewiesen werden, die seine Berechtigungen im System steuert, sowie eine Zuordnung zu einer oder mehreren Abteilungen.

Die Abteilungen in Photovate lassen sich separat anlegen und bei Bedarf verschachteln, um deine interne Unternehmensstruktur möglichst genau im System abzubilden. Nicht mehr benötigte Abteilungen können archiviert werden, ohne dass bestehende Zuordnungen verloren gehen.

Zusätzlich hast du die Möglichkeit, pro Mitarbeiter ein E-Mail-Konto sowie eine individuelle E-Mail-Signatur zu hinterlegen. Diese werden automatisch verwendet, wenn der Mitarbeiter Angebote, Rechnungen oder andere Dokumente direkt aus dem System heraus per E-Mail versendet. So ist sichergestellt, dass jede ausgehende Nachricht professionell und personalisiert beim Kunden ankommt.

Berechtigungen verwalten

Über den Bereich Berechtigungen steuerst du, welche Funktionen und Module den einzelnen Mitarbeitern im System zur Verfügung stehen. Die Rechtevergabe erfolgt in Photovate über ein rollenbasiertes System.

Das bedeutet, dass du die Berechtigungen nicht für jeden Mitarbeiter einzeln festlegst, sondern zentrale Rollen definierst, die anschließend den jeweiligen Mitarbeitern zugewiesen werden.

Rollen verwalten

Du kannst jederzeit neue Rollen erstellen, die exakt auf die Anforderungen deines Unternehmens zugeschnitten sind. Um den Aufwand zu minimieren, lassen sich bestehende Rollen duplizieren und als Ausgangsbasis für eine neue Rolle verwenden.

Darüber hinaus stellt Photovate Vorlagen bereit, mit denen du häufig benötigte Rollenprofile schnell und unkompliziert anlegen kannst. Eigene Rollen können bei Bedarf auch wieder gelöscht werden. Bitte beachte, dass die systemseitigen Standardrollen nicht gelöscht werden können, da sie als Grundlage für das Berechtigungssystem dienen.

Rechte innerhalb einer Rolle festlegen

Innerhalb einer Rolle definierst du im Detail, welche Bereiche und Aktionen für die zugewiesenen Mitarbeiter verfügbar sind. Du bestimmst die Sichtbarkeit einzelner Module, legst fest, welche Masken und Ansichten angezeigt werden, und steuerst, ob ein Mitarbeiter bestimmte Aktionen ausführen oder Inhalte bearbeiten darf.

Durch diese granulare Steuerung stellst du sicher, dass jeder Mitarbeiter genau die Funktionen sieht und nutzen kann, die für seine tägliche Arbeit relevant sind, ohne von überflüssigen Bereichen abgelenkt zu werden.

Vergiss nicht, deine Änderungen nach der Konfiguration zu speichern. Erst dann werden die angepassten Berechtigungen für alle Mitarbeiter wirksam, denen die jeweilige Rolle zugewiesen ist.