Im Bereich Mitarbeiter verwalten Sie alle Benutzer Ihres Systems zentral an einem Ort. Die Übersicht zeigt Ihnen sowohl aktive als auch archivierte Mitarbeiter und informiert Sie gleichzeitig über die Anzahl der aktuell vergebenen Voll- und App-Lizenzen. 

So behalten Sie jederzeit den Überblick darüber, wie viele Lizenzen bereits vergeben sind und wie viele noch zur Verfügung stehen.

Mitarbeiter verwalten

Sie können jederzeit neue Mitarbeiter einladen, um ihnen Zugang zum System zu gewähren. Sollte eine Einladung nicht angekommen sein oder das Zeitfenster zur Annahme abgelaufen sein, lässt sich die Einladung unkompliziert erneut versenden. Bestehende Mitarbeiterprofile können Sie bei Bedarf bearbeiten oder archivieren. 

Die Archivierung entfernt den Benutzer aus der aktiven Übersicht, bewahrt jedoch sämtliche Daten und Zuordnungen im System auf. So gehen keine historischen Informationen verloren, selbst wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.

Mitarbeiter bearbeiten

Wenn Sie einen Mitarbeiter öffnen, gelangen Sie in die Detailansicht, in der sich alle zentralen Einstellungen anpassen lassen. Hier pflegen Sie die Stammdaten und das Profilbild des Mitarbeiters. 

Darüber hinaus legen Sie den Lizenztyp fest, also ob der Mitarbeiter einen Vollzugriff auf alle Funktionen erhält oder lediglich einen eingeschränkten App-Zugriff. Jedem Mitarbeiter kann außerdem eine Rolle zugewiesen werden, die seine Berechtigungen im System steuert, sowie eine Zuordnung zu einer oder mehreren Abteilungen.

Die Abteilungen in Photovate lassen sich separat anlegen und bei Bedarf verschachteln, um Ihre interne Unternehmensstruktur möglichst genau im System abzubilden. Nicht mehr benötigte Abteilungen können archiviert werden, ohne dass bestehende Zuordnungen verloren gehen.

Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, pro Mitarbeiter ein E-Mail-Konto sowie eine individuelle E-Mail-Signatur zu hinterlegen. Diese werden automatisch verwendet, wenn der Mitarbeiter Angebote, Rechnungen oder andere Dokumente direkt aus dem System heraus per E-Mail versendet. So ist sichergestellt, dass jede ausgehende Nachricht professionell und personalisiert beim Kunden ankommt.

Berechtigungen verwalten

Über den Bereich Berechtigungen steuern Sie, welche Funktionen und Module den einzelnen Mitarbeitern im System zur Verfügung stehen. Die Rechtevergabe erfolgt in Photovate über ein rollenbasiertes System. 

Das bedeutet, dass Sie die Berechtigungen nicht für jeden Mitarbeiter einzeln festlegen, sondern zentrale Rollen definieren, die anschließend den jeweiligen Mitarbeitern zugewiesen werden.

Rollen verwalten

Sie können jederzeit neue Rollen erstellen, die exakt auf die Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten sind. Um den Aufwand zu minimieren, lassen sich bestehende Rollen duplizieren und als Ausgangsbasis für eine neue Rolle verwenden.

Darüber hinaus stellt Photovate Vorlagen bereit, mit denen Sie häufig benötigte Rollenprofile schnell und unkompliziert anlegen können. Eigene Rollen können bei Bedarf auch wieder gelöscht werden. Bitte beachten Sie, dass die systemseitigen Standardrollen nicht gelöscht werden können, da sie als Grundlage für das Berechtigungssystem dienen.

Rechte innerhalb einer Rolle festlegen

Innerhalb einer Rolle definieren Sie im Detail, welche Bereiche und Aktionen für die zugewiesenen Mitarbeiter verfügbar sind. Sie bestimmen die Sichtbarkeit einzelner Module, legen fest, welche Masken und Ansichten angezeigt werden, und steuern, ob ein Mitarbeiter bestimmte Aktionen ausführen oder Inhalte bearbeiten darf. 

Durch diese granulare Steuerung stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter genau die Funktionen sieht und nutzen kann, die für seine tägliche Arbeit relevant sind, ohne von überflüssigen Bereichen abgelenkt zu werden.

Vergessen Sie nicht, Ihre Änderungen nach der Konfiguration zu speichern. Erst dann werden die angepassten Berechtigungen für alle Mitarbeiter wirksam, denen die jeweilige Rolle zugewiesen ist.