Stammdaten verwalten

In den Stammdaten hinterlegst du die grundlegenden Informationen zu deinem Unternehmen. Diese Angaben bilden die Basis für das gesamte System und werden an zahlreichen Stellen automatisch verwendet, unter anderem in deinen Dokumenten und in der Kommunikation mit deinen Kunden.

Welche Daten werden hier gepflegt?

In diesem Bereich erfasst du alle zentralen Unternehmensdaten. Dazu gehören dein Firmenlogo, das in Dokumenten und im System angezeigt wird, sowie eine individuelle Fußzeile, die du als separates Dokument hinterlegen kannst.

Darüber hinaus pflegst du hier deine Bankverbindung, die Angaben zum Amtsgericht sowie weitere relevante Unternehmensinformationen. All diese Daten sorgen dafür, dass deine Dokumente vollständig und professionell aufgebaut sind, ohne dass du die Angaben jedes Mal manuell eintragen musst.

QR-Code auf Rechnungen

Auf deinen Rechnungen kann ein QR-Code stehen, mit dem deine Kunden per Banking-App bezahlen. Er nennt deine Bankverbindung aus den Stammdaten. Dafür gibt es zwei Einstellungen:

• Im Bereich „Bank" trägst du unter „Kontoinhaber" den Namen ein, unter dem dein Konto bei der Bank geführt wird. Diesen Namen nennt der QR-Code als Empfänger. Bleibt das Feld leer, wird der Firmenname verwendet. Trag ihn genau so ein, wie ihn deine Bank führt – die Bank deines Kunden gleicht ihn mit der IBAN ab.
• Im Bereich „Unternehmen" legst du mit dem Schalter „QR-Code auf Rechnungen" fest, ob bei neuen Rechnungen die Option „QR-Code drucken" schon angehakt ist. An der einzelnen Rechnung kannst du das weiterhin ändern.

Den Schalter kannst du erst einschalten, wenn eine gültige IBAN hinterlegt ist. Bis dahin zeigt ein Warnsymbol daneben den Hinweis „Der QR-Code auf Rechnungen ist erst möglich, wenn eine gültige IBAN hinterlegt ist." Ist der Schalter an, die IBAN aber nicht (mehr) gültig, lautet der Hinweis „Der QR-Code auf Rechnungen ist aktiv, aber es ist keine gültige IBAN hinterlegt. Bis dahin wird kein QR-Code gedruckt."

Filialnummer

Im Bereich „Unternehmen" steht das Feld „Filialnummer". Gehört dein Betrieb zu einer Zentrale, ist dieses Feld ausgegraut und lässt sich nicht bearbeiten. Fährst du mit der Maus über das Info-Symbol neben der Beschriftung, erscheint der Hinweis „Die Filialnummer wird von deiner Zentrale gepflegt und für die Lead-Übertragung sowie in Belegnummern verwendet. Sie kann hier nicht geändert werden."

Brauchst du eine andere Filialnummer, wende dich an deine Zentrale. Alle übrigen Stammdaten kannst du wie gewohnt ändern und speichern.

Verwendung in Dokumenten

Die gespeicherten Stammdaten werden automatisch in deinen Dokumenten ausgegeben, beispielsweise in Angeboten und Rechnungen. Photovate fügt die hinterlegten Informationen an den vorgesehenen Stellen ein, sodass jedes Dokument den aktuellen Stand deiner Unternehmensdaten widerspiegelt.

Wenn du eine individuelle Fußzeile als separates Bild-Dokument hinterlegt hast, wird diese im unteren Bereich deiner Dokumente angezeigt. Sollte keine individuelle Fußzeile vorhanden sein, greift das System automatisch auf die hinterlegten Stammdaten zurück und stellt diese standardmäßig im Fußbereich dar. In beiden Fällen ist sichergestellt, dass deine Dokumente stets die erforderlichen Unternehmensangaben enthalten.

Bitte beachten

Achte darauf, alle Angaben in den Stammdaten vollständig und korrekt zu pflegen. Diese Informationen werden für die offizielle Kommunikation mit deinen Kunden verwendet und erscheinen auf verbindlichen Dokumenten wie Angeboten und Rechnungen. Fehlerhafte oder unvollständige Angaben können einen unprofessionellen Eindruck hinterlassen oder im schlimmsten Fall rechtliche Anforderungen nicht erfüllen.

Vergiss nach jeder Änderung nicht, über die Schaltfläche „Änderungen speichern" zu bestätigen. Erst dann werden deine Anpassungen systemweit übernommen und in allen zukünftigen Dokumenten berücksichtigt.