Stammdaten verwalten

In den Stammdaten hinterlegen Sie die grundlegenden Informationen zu Ihrem Unternehmen. Diese Angaben bilden die Basis für das gesamte System und werden an zahlreichen Stellen automatisch verwendet, unter anderem in Ihren Dokumenten und in der Kommunikation mit Ihren Kunden.

Welche Daten werden hier gepflegt?

In diesem Bereich erfassen Sie alle zentralen Unternehmensdaten. Dazu gehören Ihr Firmenlogo, das in Dokumenten und im System angezeigt wird, sowie eine individuelle Fußzeile, die Sie als separates Dokument hinterlegen können. 

Darüber hinaus pflegen Sie hier Ihre Bankverbindung, die Angaben zum Amtsgericht sowie weitere relevante Unternehmensinformationen. All diese Daten sorgen dafür, dass Ihre Dokumente vollständig und professionell aufgebaut sind, ohne dass Sie die Angaben jedes Mal manuell eintragen müssen.

Verwendung in Dokumenten

Die gespeicherten Stammdaten werden automatisch in Ihren Dokumenten ausgegeben, beispielsweise in Angeboten und Rechnungen. Photovate fügt die hinterlegten Informationen an den vorgesehenen Stellen ein, sodass jedes Dokument den aktuellen Stand Ihrer Unternehmensdaten widerspiegelt.

Wenn Sie eine individuelle Fußzeile als separates Bild-Dokument hinterlegt haben, wird diese im unteren Bereich Ihrer Dokumente angezeigt. Sollte keine individuelle Fußzeile vorhanden sein, greift das System automatisch auf die hinterlegten Stammdaten zurück und stellt diese standardmäßig im Fußbereich dar. In beiden Fällen ist sichergestellt, dass Ihre Dokumente stets die erforderlichen Unternehmensangaben enthalten.

Bitte beachten

Achten Sie darauf, alle Angaben in den Stammdaten vollständig und korrekt zu pflegen. Diese Informationen werden für die offizielle Kommunikation mit Ihren Kunden verwendet und erscheinen auf verbindlichen Dokumenten wie Angeboten und Rechnungen. Fehlerhafte oder unvollständige Angaben können einen unprofessionellen Eindruck hinterlassen oder im schlimmsten Fall rechtliche Anforderungen nicht erfüllen.

Vergessen Sie nach jeder Änderung nicht, über die Schaltfläche „Änderung speichern" zu bestätigen. Erst dann werden Ihre Anpassungen systemweit übernommen und in allen zukünftigen Dokumenten berücksichtigt.