Neuen Kontakt erstellen

Bevor du mit einem Interessenten oder Kunden in Photovate arbeiten kannst, muss dieser als Kontakt im System angelegt sein. In diesem Artikel erfährst du, wie du einen neuen Kontakt erstellst und welche Angaben dabei wichtig sind.

Kontakt anlegen

Klicke in der Kontaktübersicht oben rechts auf „Kontakt hinzufügen". Im nächsten Schritt wählst du, ob du eine Person oder eine Organisation anlegen möchtest. Diese Unterscheidung bestimmt, welche Felder dir anschließend zur Verfügung stehen.

Stammdaten eingeben

Trage nun die wichtigsten Informationen zum Kontakt ein. Dazu gehören der Name oder Firmenname, die Adresse, die Telefonnummer sowie die E-Mail-Adresse. Achte darauf, diese Angaben möglichst vollständig zu erfassen. Sie werden später automatisch in Chancen, Angeboten und Rechnungen übernommen und bilden damit die Grundlage für deine gesamte Projektkommunikation.

Bei einer Person kannst du außerdem im Feld „Titel" einen akademischen Titel auswählen, zum Beispiel „Dr.", „Prof.", „Dipl.-Ing.", „Dipl." oder „Ing.". Das gilt auch für die zweite Person eines Kontakts.

Tipp: Je vollständiger du die Stammdaten beim Anlegen pflegst, desto weniger Nacharbeit entsteht später. Besonders die E-Mail-Adresse ist wichtig, da sie für den direkten Angebotsversand aus Photovate heraus benötigt wird.

Weitere Angaben ergänzen

Über die Schaltfläche „Mehr anzeigen" kannst du zusätzliche Felder einblenden. Hier lassen sich beispielsweise interne Hinweise oder weitere Kontaktdetails hinterlegen. Diese Felder sind optional, können aber hilfreich sein, wenn du zusätzliche Informationen festhalten möchtest, die über die reinen Stammdaten hinausgehen.

Kontakt speichern

Klicke abschließend auf Speichern, um den Kontakt anzulegen. Er erscheint anschließend sofort in deiner Kontaktübersicht. Von dort aus kannst du ihn jederzeit bearbeiten oder direkt in eine Chance überführen, um mit dem Vertriebsprozess zu starten.

Zweite Person hinzufügen

Gehört ein Kontakt zwei Personen – etwa einem Ehepaar als Eigentümer –, legst du beide im selben Datensatz an. Klicke dazu im Formular auf „Zweite Person hinzufügen" und trage die Angaben der zweiten Person ein.

Für den Datensatz gilt anschließend eine „Gemeinsame Anrede". Photovate erzeugt sie automatisch aus beiden Namen, zum Beispiel „Sehr geehrte Familie Müller". Es ist also keine zweite, eigene Anrede, sondern die eine Anrede, mit der beide Personen zusammen angeschrieben werden. Du kannst sie bei Bedarf überschreiben.

Auch beim Namen zählen beide Personen: Im Adressblock deiner Dokumente und in der Variable {Contact.Fullname} steht der Name beider Personen, zum Beispiel „Max & Anna Mustermann". Haben die beiden verschiedene Nachnamen, erscheint „Max Mustermann & Anna Schmidt". Voraussetzung ist, dass bei der zweiten Person Vor- und Nachname eingetragen sind. Bei einer Organisation steht dort der Firmenname.

Gut zu wissen: Ein akademischer Titel ist in {Contact.Fullname} nicht enthalten. Dafür gibt es die eigene Variable {Contact.Title}.

Gut zu wissen: Das Hinzufügen, Ändern oder Entfernen der zweiten Person wird automatisch in der Änderungshistorie des Kontakts festgehalten.

Ansprechpartner sind etwas anderes

Verwechsle die zweite Person nicht mit einem Ansprechpartner. Ein Ansprechpartner ist ein eigener Kontakt, den du mit diesem Kontakt verknüpfst – typisch bei einer Organisation, bei der du mehrere Zuständige führst, etwa technisch und kaufmännisch. Du legst ihn über „Ansprechpartner erstellen" an; in der Kontaktübersicht siehst du in der Spalte „Ansprechpartner für", zu welchem Kontakt er gehört.

Kurz: Die zweite Person teilt sich einen Datensatz und eine gemeinsame Anrede, ein Ansprechpartner ist ein eigener Datensatz mit eigener Anrede.

Interaktives Tutorial

Wenn du das Anlegen lieber einmal mitverfolgen möchtest, führt dich dieses Tutorial in unter zwei Minuten durch alle Schritte: