Ein strukturierter Umgang mit Leads und Chancen ist die Grundlage für einen effizienten Vertriebsprozess. Dieser Artikel beschreibt die empfohlene Arbeitsweise in Photovate und hilft dir dabei, Anfragen schnell zu qualifizieren, Verantwortlichkeiten klar zuzuweisen und deine Vertriebspipeline sauber zu halten.
Das Grundprinzip: Leads und Chancen unterscheiden
In Photovate wird klar zwischen Leads und Chancen unterschieden. Die folgende Übersicht zeigt dir die wesentlichen Unterschiede auf einen Blick.
| Lead | Chance |
|---|---|
| Unqualifizierter Interessent | Qualifizierte Verkaufsgelegenheit |
| Muss erst geprüft werden | Wird aktiv vom Vertrieb bearbeitet |
| Temporärer Eingangskorb | Fester Bestandteil der Pipeline |
| Ziel: Schnell qualifizieren oder verwerfen | Ziel: Zum Auftrag entwickeln |
Wann wird ein Lead angelegt?
Leads entstehen in der Regel durch automatische oder eingehende Anfragen. Typische Quellen sind Website-Anfragen, Kontaktformulare, Marketing-Kampagnen, Inbound-E-Mails oder sonstige automatisierte Lead-Quellen. Diese Anfragen landen zunächst im Lead-Container und werden dort vom Innendienst oder Vertrieb gesichtet und vorqualifiziert.
Leads qualifizieren
Bei der Bearbeitung eines Leads gibt es zwei mögliche Ergebnisse.
Lead ist nicht relevant
Der Lead wird als verloren markiert oder geschlossen. Mögliche Gründe: kein passender Betrieb, kein Bedarf, falsche Branche oder Spam.
Lead ist qualifiziert
Der Lead wird in eine Chance umgewandelt und einem Vertriebsmitarbeiter zugewiesen. Die Chance wird ab sofort aktiv bearbeitet.
Wann direkt eine Chance anlegen?
Nicht jeder Kontakt muss den Weg über einen Lead nehmen. In bestimmten Situationen ist es sinnvoller, direkt eine Chance zu erstellen und den Lead-Schritt zu überspringen. Das gilt insbesondere dann, wenn ein Vertriebsmitarbeiter einen Kontakt eigenständig einträgt, eine persönliche Empfehlung vorliegt, bereits ein Gespräch mit dem Interessenten stattgefunden hat oder es sich um einen Netzwerk- oder Partner-Lead mit klarer Relevanz handelt.
In all diesen Fällen legst du direkt eine Chance an und weist den zuständigen Vertriebsmitarbeiter zu, in den meisten Fällen dich selbst. Der Umweg über den Lead-Container wäre hier unnötig und würde den Prozess nur verlangsamen.
Tipp: Frage dich bei jedem neuen Kontakt: „Muss dieser Kontakt noch qualifiziert werden?" Wenn die Antwort Nein ist, legst du direkt eine Chance an.
Das Ziel: Der Lead-Container soll leer sein
Der Lead-Container in Photovate ist bewusst als temporärer Eingangskorb konzipiert. Er ist kein Ort, an dem Anfragen über längere Zeit liegen bleiben sollten. Die empfohlene Arbeitsweise lautet: Bearbeite eingehende Leads so schnell wie möglich und überführe sie entweder in eine Chance oder markiere sie als verloren.
Der ideale Zustand
Ein leerer Lead-Container bedeutet: Alle Anfragen wurden gesichtet, bewertet und einer klaren Entscheidung zugeführt.
Die Bedeutung der Lead-Status
| Status | Bedeutung | Handlung |
|---|---|---|
| Offen | Lead wurde noch nicht kontaktiert | Sofortiger Handlungsbedarf – Lead schnellstmöglich bearbeiten |
| Wiedervorlage | Nächster Kontaktzeitpunkt ist definiert | Lead wird automatisch wieder auf „Offen" gesetzt und du erhältst eine Benachrichtigung |
Durch die automatische Wiedervorlage ist sichergestellt, dass kein Lead vergessen wird, auch wenn die erneute Kontaktaufnahme erst in einigen Tagen oder Wochen geplant ist.
Zusammenfassung
| Situation | Empfohlene Aktion | Hinweis |
|---|---|---|
| Eingehende, unqualifizierte Anfrage | Lead anlegen | Schnell bearbeiten, Lead-Container leer halten |
| Lead erfolgreich qualifiziert | In Chance umwandeln | Immer einen Vertriebsmitarbeiter zuweisen |
| Lead nicht relevant | Als verloren markieren | Daten bleiben im System dokumentiert |
| Empfehlung, bestehendes Gespräch oder eigener Kontakt | Direkt Chance erstellen | Kein Umweg über den Lead-Container nötig |
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