Wenn ein Agent nachfragt: Freigaben

Ein KI-Agent führt nicht jede Aktion sofort aus. Bestimmte Aktionen legt er dir stattdessen als Vorschlag vor und wartet. Solange der Vorschlag wartet, ist genau diese eine Aktion nicht ausgeführt — nichts davon geschrieben, geändert oder versendet. Andere Aktionen aus demselben Lauf, die keine Freigabe brauchen, hat der Agent dagegen schon ausgeführt, bevor der Vorschlag bei dir ankam.

Dieser Artikel beschreibt, wann ein Agent nachfragt, wer entscheiden darf, wo du offene Vorschläge findest und was nach deiner Entscheidung tatsächlich passiert.

Voraussetzungen

Du erreichst die Agenten über den Eintrag „KI-Agenten" in der Navigation. Fehlt er, ist der Bereich für deine Rolle nicht freigegeben.

Was du dort siehst und was du tun darfst, hängt an zwei Berechtigungen für Agenten:

Entscheiden darf der Besitzer des Agenten — die Person, die ihn angelegt hat. Über den Agenten einer anderen Person entscheidest du nur dann, wenn du Agenten im ganzen Betrieb bearbeiten darfst und zusätzlich die volle Reichweite auf der Datensatzart hast, die die Aktion ändern würde. Darfst du nicht entscheiden, zeigt der Vorschlag statt der Schaltflächen den Hinweis „Nur der Besitzer des Agenten kann diese Aktion freigeben."

Bitte beachten: Die Schaltflächen allein sind keine Zusage. Ob deine Entscheidung angenommen wird, prüft Photovate erst beim Klick — deshalb kann an einem Vorschlag, den du siehst, trotzdem eine Meldung erscheinen, dass du nicht entscheiden darfst. Die Meldungen stehen unten unter Wenn es nicht klappt.

Wann ein Agent nachfragt

Vier Punkte entscheiden darüber, und sie wirken nicht alle gleich. Die ersten beiden gehören zusammen: Eine sensible Aktion wartet nur, solange der Schalter am Agenten ausgeschaltet ist. Die beiden anderen wirken für sich — trifft einer davon zu, wartet der Vorschlag auch dann, wenn der Schalter eingeschaltet ist.

Die Aktion gilt als sensibel

Welche Aktionen das sind, steht an der Aktion selbst. In einem Job trägt eine solche Aktion in der Auswahl „Erlaubte Aktionen" den Zusatz „Freigabe nötig". Zurzeit betrifft das „E-Mail senden" sowie beim „Beleg" die Aktion „Status ändern". Alle übrigen Aktionen — etwa „Notiz hinzufügen", „Aufgabe erstellen" oder „Benachrichtigung senden" — führt ein Agent ohne Rückfrage aus, solange der Betrieb es nicht anders vorgibt (siehe unten).

Am Agenten ist der Schalter ausgeschaltet

Jeder Agent hat die Einstellung „Sensible Aktionen ohne Freigabe". Sie ist bei einem neuen Agenten ausgeschaltet: Er fragt also bei jeder sensiblen Aktion nach. Schaltest du sie ein, führt er sensible Aktionen ohne Rückfrage aus. Ändern können diese Einstellung der Besitzer des Agenten und die Administration.

Der Betrieb erzwingt die Freigabe

Unter Einstellungen → KI-Agenten gibt es das Feld „Immer Freigabe erforderlich für". Jede dort eingetragene Aktion muss immer bestätigt werden, in jedem Agenten. Der Schalter am einzelnen Agenten hebt das nicht auf — diese Richtung ist bewusst nur in eine Richtung möglich: Der Betrieb kann strenger stellen, der einzelne Agent nicht lockerer. Den Einstellungsbereich öffnet nur die Administration.

Es ist ein Testlauf

In einem Testlauf hält der Agent jede Aktion außer dem E-Mail-Versand zurück, damit du siehst, was er tun würde, ohne dass es passiert — und zwar auch dann, wenn der Schalter am Agenten eingeschaltet ist. Für die Test-E-Mail gilt dagegen die gewöhnliche Regel: Sie wartet nur, solange der Schalter ausgeschaltet ist. Einzelheiten dazu stehen weiter unten unter Freigaben im Testlauf.

Wo offene Freigaben auftauchen

Ein wartender Vorschlag ist an vier Stellen sichtbar:

1. Die Benachrichtigung. Der Besitzer des Agenten bekommt „Ein Agent wartet auf deine Freigabe". Der Eintrag führt direkt zu dem Lauf, an dem die Schaltflächen sitzen. Bleibt der Vorschlag länger als 24 Stunden unentschieden, kommt genau eine Erinnerung — danach keine weitere.
2. Der Reiter „Freigaben". Im Bereich „KI-Agenten" sammelt der Reiter „Freigaben" die Vorschläge aus echten Läufen, die gerade auf eine Entscheidung warten, nach Agent gruppiert. Vorschläge aus einem Testlauf stehen nicht darin — die findest du nur am Lauf selbst. Zu jedem Eintrag stehen der Name des Jobs und seit wann er wartet. Ist nichts offen, steht dort „Keine offenen Freigaben" und „Es wartet kein Vorschlag auf eine Entscheidung." Hat ein Agent keinen Namen, erscheint er als „Agent ohne Namen".
3. Die Kachel des Agenten. Auf der Kachel steht, wie viele Vorschläge offen sind. Wartet mindestens einer länger als 24 Stunden, wechselt die Markierung auf den Hinweis, dass eine Freigabe seit über 24 Stunden wartet. Im Filter „Aufmerksamkeit" findest du dafür den Eintrag „Freigabe ausstehend".
4. Der Lauf selbst. Öffnest du den Agenten, steht der betroffene Lauf unter „Letzte Läufe" auf „Freigabe erforderlich", mit dem Vorschlag und den Schaltflächen darunter.

Gut zu wissen: Der Reiter „Freigaben" zählt unabhängig von Suche und Filtern. Ein gesetzter Filter kann dir also keine wartende Entscheidung verstecken.

Was in einem Vorschlag steht

Über dem Vorschlag steht „Diese Aktion wartet auf deine Freigabe". Darunter siehst du, um welche Aktion es geht, auf welche Datensatzart sie wirkt — und alles, was geschrieben beziehungsweise versendet würde, Feld für Feld: etwa „Betreff" und „Text" bei einer E-Mail, „Neuer Status" bei einem Statuswechsel, „Notiz", „Titel" oder „Fällig am".

Was in diesen Feldern steht, hat die KI formuliert. Es ist genau der Wortlaut, der herausgeht — er wird nach deiner Freigabe nicht noch einmal verändert.

Bei „E-Mail senden" kommt eine Zeile „Empfänger" dazu. Die Adresse wird vor deiner Entscheidung ermittelt, damit du nicht blind freigibst. Lässt sie sich nicht bestimmen, steht dort der Grund statt einer Adresse, zum Beispiel „Der Kontakt hat keine E-Mail-Adresse."

Freigeben

1. Lies den Vorschlag vollständig — er ist Wort für Wort das, was der Agent tun will.
2. Klicke auf „Freigeben".
3. Es erscheint die Meldung „Freigegeben – wird ausgeführt".

Deine Freigabe hält nur die Entscheidung fest. Ausgeführt wird die Aktion kurz danach, worauf auch der Hinweis unter dem Vorschlag hinweist: „Nach der Freigabe führt der Agent die Aktion innerhalb einer Minute aus." In dieser Minute steht die Aktion auf „Freigegeben", danach auf „Ausgeführt" — oder auf „Fehlgeschlagen", wenn sie nicht durchging.

Hat ein Lauf mehrere Vorschläge, entscheidest du über jeden einzeln. Jeder freigegebene Vorschlag wird für sich ausgeführt; der Lauf gilt erst dann als erledigt, wenn über alle entschieden ist.

Wichtig: Eine Freigabe lässt sich nicht zurücknehmen. Sie gilt außerdem nur für diesen einen Vorschlag in diesem einen Lauf — sie ist keine Dauererlaubnis für die Zukunft. Beim nächsten Mal fragt der Agent wieder.

Ablehnen

1. Klicke auf „Ablehnen". Es öffnet sich ein Textfeld mit der Beschriftung „Grund für die Ablehnung (optional)".
2. Trag dort auf Wunsch ein, warum du ablehnst. Die Begründung erscheint später im Verlauf des Laufs.
3. Klicke auf „Ablehnen bestätigen". Erst dieser zweite Klick entscheidet.
4. Es erscheint die Meldung „Abgelehnt".

Eine Ablehnung beendet den ganzen Lauf, nicht nur den einen Vorschlag. Der Lauf steht danach auf „Abgelehnt" und wird nicht fortgesetzt. Der auslösende Datensatz ist damit wieder frei — er wird von diesem Job nicht länger blockiert. Was du im selben Lauf vorher schon freigegeben hast, holt die Ablehnung allerdings nicht zurück: Diese Aktion wird trotzdem ausgeführt.

Die zwei Schritte sind Absicht — ein einzelner Klick soll keinen Lauf beenden.

Freigaben im Testlauf

Ein Testlauf zeigt, was ein Job tun würde, ohne dass es getan wird. Er sieht deshalb anders aus als eine echte Freigabe:

• Über dem Ergebnis steht „Testlauf: Das würde der Agent tun", darunter „Nichts davon wurde ausgeführt – es war ein Test."
• Statt „Freigeben" heißt die Schaltfläche „Trotzdem ausführen". Sie ist kein Teil des Tests, sondern führt die Aktion wirklich aus — ebenfalls innerhalb einer Minute.
• Du musst hier nichts entscheiden. Ein Testlauf, über den nie entschieden wird, hat trotzdem seinen Zweck erfüllt.

Eine Ausnahme gibt es: Beim Versand einer Test-E-Mail geht die Nachricht an das eigene Postfach des Besitzers, nicht an den Kunden. Solange am Agenten „Sensible Aktionen ohne Freigabe" ausgeschaltet ist, wartet aber auch diese Test-E-Mail auf eine Freigabe, bevor sie dort ankommt.

Bitte beachten: Ein Job, der E-Mails versenden soll, lässt sich erst aktivieren, wenn ein Testlauf erfolgreich war. Wartet dieser Testlauf noch auf deine Freigabe, gib ihn zuerst frei. Freigeschaltet wird die Aktivierung aber erst, wenn die Test-E-Mail wirklich versendet wurde — scheitert der Versand, bleibt der Job gesperrt.

Was eine Freigabe nicht leistet

• Sie erweitert keine Rechte. Der Agent schreibt mit den Berechtigungen seines Besitzers. Fehlt dem Besitzer das Recht auf den Datensatz, scheitert die Aktion trotz deiner Freigabe — im Verlauf steht dann „Dem Besitzer des Agenten fehlt die nötige Berechtigung."
• Sie garantiert kein Ergebnis. Nach der Freigabe kann die Ausführung noch fehlschlagen, etwa wenn ein Absender-Postfach nicht mehr verbunden ist. Was wirklich passiert ist, steht am Lauf unter „Details anzeigen": Dort trägt jede Aktion ihren Stand — „Ausgeführt", „Fehlgeschlagen", „Abgelehnt" oder „Übersprungen" — und bei einem Fehlschlag den Grund im Klartext.
• Sie hält den Datensatz so lange aus der Automatisierung heraus. Solange ein Vorschlag wartet, startet derselbe Job für denselben Datensatz keinen zweiten Lauf. Unter „Nicht gestartet" steht dafür der Grund „Für diesen Datensatz läuft oder wartet bereits ein Lauf." Entschieden ist der Datensatz wieder frei.
• Sie wartet nicht unbegrenzt, wenn der Betrieb das so eingestellt hat. Unter Einstellungen → KI-Agenten gibt es das Feld „Freigabe verfällt nach". Steht dort nichts, zeigt das Feld „Verfällt nicht" und Vorschläge warten beliebig lange. Steht dort eine Stundenzahl, gilt der Lauf danach als fehlgeschlagen, mit dem Hinweis „Die Freigabe wurde nicht rechtzeitig erteilt, deshalb wurde der Vorgang beendet." Ausgeführt wird dann nichts.

Wenn es nicht klappt

Wartet ein Vorschlag auf jemanden, der gerade nicht da ist, hilft keine Einstellung am Agenten: Entweder entscheidet die Vertretung über die Berechtigung für den ganzen Betrieb, oder der Vorschlag wartet weiter.