KI-Agenten – Überblick

Ein KI-Agent übernimmt wiederkehrende Handgriffe in Photovate: eine Notiz schreiben, eine Aufgabe anlegen, einen Status setzen, eine E-Mail vorbereiten. Er wird nicht von dir angestoßen, sondern von etwas, das im System passiert — ein Statuswechsel, eine eingegangene Zahlung, ein neuer Termin.

Dieser Artikel beschreibt die Übersicht der Agenten: wie du sie aufrufst, was auf einer Kachel steht, wie du suchst und filterst, wie du einen Agenten ein- und ausschaltest — und vor allem, was ein Agent tatsächlich tun kann und was nicht.

Bitte beachten: Der Bereich ist als „Beta" gekennzeichnet — in der Navigation und oben im Seitenkopf. Er wird noch weiterentwickelt.

Voraussetzungen

Du brauchst Zugriff auf den Bereich „KI-Agenten". Fehlt der Eintrag in der Navigation, ist er für deine Rolle nicht freigegeben. Die Berechtigung dafür liegt unter „Automatisierung" → „Agenten".

Dabei gilt:

• Anzeigen erlaubt das Einsehen von Agenten und ihrer Läufe.
• Bearbeiten umfasst das Erstellen, Ändern, Aktivieren und Löschen.
• Steht deine Berechtigung auf „Eigene", siehst du nur die Agenten, die du selbst erstellt hast.

Ohne Bearbeitungsrecht fehlen die Schaltflächen „Neuer Agent" und „Vorlage nutzen", und der Schalter zum Aktivieren wird durch eine reine Statusanzeige ersetzt.

Was ein Agent ist

Ein Agent ist eine Hülle mit einem Namen, einer Beschreibung, einem Besitzer und einem Schalter. Die eigentliche Arbeit steckt in seinen Jobs. Ein Agent ohne Job tut nichts — die Oberfläche sagt das auch so: „Noch kein Job. Ein Agent ohne Job macht nichts."

Ein Job besteht immer aus drei Teilen:

Passiert im System etwas, das zum Auslöser eines Jobs passt, entsteht ein Lauf. Im Lauf liest die KI die Anweisung, das Feld „Übergeordnetes Ziel" des Agenten, die Daten des betroffenen Datensatzes und die Angaben des Ereignisses — und wählt daraus aus, was sie von den erlaubten Aktionen ausführt. Es kann auch mehr als eine sein; die Zahl der Schritte je Lauf ist begrenzt. Dass sie gar nichts tut, ist ein normales Ergebnis und heißt in der Liste „Nichts zu tun".

Ein Agent kann mehrere Jobs haben, und jeder Job läuft grundsätzlich für sich. Eine Ausnahme gibt es: Reagieren zwei Jobs auf dasselbe Ereignis und dürfen beide dieselbe Aktion ausführen, kommt nur der zuerst angelegte zum Zug. Der andere erscheint unter „Nicht gestartet" mit dem Satz „Ein anderer Job hat dieselbe Aktion für dieses Ereignis schon übernommen. Es zählt der zuerst angelegte Job." Das gilt auch dann, wenn die beiden Jobs zu verschiedenen Agenten gehören.

Die Übersicht öffnen

Öffne über die Navigation am linken Rand den Bereich „KI-Agenten". Du siehst ein Raster aus Kacheln — eine je Agent, die zuletzt angelegten zuerst. Eine Tabelle gibt es hier nicht.

Ist noch kein Agent angelegt, steht dort „Noch keine KI-Agenten" und darunter eine Schaltfläche, um „Mit einer Vorlage starten".

Was auf einer Kachel steht

Jede der beiden Reihen zeigt höchstens zwei Einträge. Gibt es mehr, erscheint am Ende der Reihe eine blaue Markierung mit einem Pluszeichen. Fährst du mit der Maus darüber, klappt der Rest als Liste auf. Dasselbe gilt für die Anzahl der Jobs: Dahinter liegen die Job-Namen.

Ein inaktiver Agent wird blasser dargestellt als die übrigen.

Der Verlaufsbalken

In der Fußzeile sitzt eine Reihe aus zwölf schmalen Strichen. Jeder Strich ist ein Lauf, der älteste links, der neueste rechts. Leere Plätze bleiben hellgrau — „Noch keine Läufe" sieht damit anders aus als ein Lauf, der schiefgegangen ist.

Die Farben entsprechen den Status in der Lauf-Liste: grün für „Erledigt", rot für „Fehlgeschlagen", gelb für „Freigabe erforderlich", grau für „Wartet". Ein Lauf, der zwar durchgelaufen ist, aber nichts geändert hat, bleibt bewusst grau statt grün — er zählt nicht als Erfolg. Der fehlgeschlagene Strich ist zusätzlich der einzige eckige in der Reihe.

Fährst du über den Balken, erscheint die Gesamtzahl der Läufe dieses Agenten und, falls vorhanden, wie viele der gezeigten zwölf fehlgeschlagen sind; ein einzelner Strich nennt beim Überfahren seinen Status.

Gut zu wissen: Der Balken zeigt immer nur die letzten zwölf Läufe dieses Agenten, unabhängig davon, wie viele er insgesamt hatte. Die Gesamtzahl steht als Text daneben.

Die Hinweise auf einer Kachel

Diese Markierungen erscheinen nur, wenn der jeweilige Fall zutrifft. Sie sind der schnellste Weg zu der Frage, warum ein Agent nicht das tut, was du erwartest.

Dazu kommt ein gelber Hinweis mit einer Zahl, wenn Vorschläge auf eine Freigabe warten. Wartet einer davon länger als 24 Stunden, wird derselbe Hinweis deutlicher formuliert.

Hinweis: Die Kachel zeigt immer nur einen der drei Hinweise „Besitzer archiviert", „Tageslimit erreicht" und „Kein aktiver Job" — sie erklären dieselbe Stille, und drei Markierungen nebeneinander würden nach drei Problemen aussehen. Ebenso ersetzt „Postfach getrennt" den allgemeineren Hinweis „Letzter Lauf fehlgeschlagen".

Die vier Register

Über dem Raster stehen vier Register mit je einer Zahl dahinter:

• „Alle" — alle Agenten, die du sehen darfst
• „Aktiv" — nur die eingeschalteten
• „Inaktiv" — nur die ausgeschalteten
• „Freigaben" — hier wird das Raster ersetzt durch eine Liste aller Vorschläge, die auf eine Entscheidung warten, gruppiert nach Agent

Die ersten drei Zahlen richten sich nach Suche und Filtern. Die Zahl an „Freigaben" tut das bewusst nicht: Sie zählt immer alles, was gerade wartet — sonst könnte ein gesetzter Filter eine offene Freigabe verstecken.

Steht unter „Freigaben" nichts an, erscheint „Keine offenen Freigaben".

Gut zu wissen: Solange ein Vorschlag auf eine Entscheidung wartet, ist dieser Datensatz aus der Automatisierung heraus — für denselben Datensatz startet derselbe Job keinen zweiten Lauf.

Suchen

Im Feld „Agenten suchen" oben links suchst du über Name und Beschreibung der Agenten. Die Liste aktualisiert sich kurz nach dem Tippen von selbst. Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle, Teilwörter genügen.

Bitte beachten: Die Suche greift nicht auf die Jobs zu. Nach dem Namen eines Jobs oder nach einem Wort aus einer Anweisung zu suchen, führt deshalb zu keinem Treffer.

Filtern

Die Schaltfläche „Filter" öffnet rechts einen Bereich. Die Zahl an der Schaltfläche zeigt, wie viele Filter gerade gesetzt sind.

Ganz oben sitzt zusätzlich der Schalter „Ohne Freigabe". Er zeigt nur die Agenten, die sensible Aktionen ohne Bestätigung ausführen dürfen.

Wählst du mehrere Werte in einem Filter, gilt einer von ihnen genügt. Die Auswahl „Noch nie gelaufen" zusammen mit „In den letzten 7 Tagen" zeigt also beides.

Jede Änderung wirkt sofort. „Zurücksetzen" am unteren Rand entfernt alle Filter auf einmal. Eine Kombination, die du öfter brauchst, sicherst du über „Als Schnellfilter speichern".

Gut zu wissen: Der Filter „Mitarbeiter" erscheint nur, wenn in der Liste überhaupt mehr als ein Besitzer vorkommt. Siehst du ausschließlich deine eigenen Agenten, fehlt er — es gäbe nichts zu wählen.

Einen Agenten ansehen

Ein Klick auf eine Kachel öffnet rechts eine Seitenansicht. Sie ist zum Nachsehen da, nicht zum Bearbeiten, und enthält drei Abschnitte:

• „Jobs" — alle Jobs des Agenten. Ein Klick auf eine Zeile klappt die Einzelheiten auf; mehrere Zeilen lassen sich gleichzeitig offen halten.
• „Letzte Läufe" — die jüngsten Läufe mit Status, Zeitpunkt, Dauer und dem Satz, den der Lauf hinterlassen hat. Über „Details anzeigen" siehst du zusätzlich, was er im Einzelnen getan hat. Wartet ein Lauf auf eine Freigabe, entscheidest du hier.
• „Nicht gestartet" — Läufe, die es gar nicht erst gegeben hat, jeweils mit dem Grund im Klartext. Steht nichts darin, erscheint „Für diesen Agenten wurde kein Lauf übersprungen."

Am unteren Rand der Seitenansicht steht — wie auch auf der Bearbeitungsseite — derselbe Satz: „KI kann Fehler machen, bitte überprüfe wichtige Informationen."

Die Seitenansicht schließt du mit der Escape-Taste, einem Klick daneben oder über das Kreuz. Das Stiftsymbol oben rechts („Agent verwalten") führt auf die Seite, auf der du den Agenten bearbeitest; das Papierkorbsymbol daneben löscht den Agenten mitsamt allen Jobs und Läufen.

Einen Agenten ein- und ausschalten

Der Schalter sitzt nicht auf der Kachel, sondern auf der Bearbeitungsseite des Agenten:

1. Öffne den Agenten und klicke in der Seitenansicht oben rechts auf das Stiftsymbol.
2. Direkt neben dem Namen steht ein Schalter. Daneben steht als Text „Aktiv" beziehungsweise „Inaktiv".
3. Lege den Schalter um.
4. Klicke auf „Speichern". Vorher ist nichts geändert.

Ist ein Agent ausgeschaltet, steht oben auf der Seite ein gelber Hinweis: „Dieser Agent ist pausiert und tut nichts. Erst nach dem Aktivieren reagiert er auf Auslöser." Daneben liegt die Abkürzung „Jetzt aktivieren" — auch danach musst du noch speichern.

Wichtig: Ein neu angelegter Agent ist immer zunächst ausgeschaltet, auch wenn du ihn aus einer Vorlage erzeugt hast. Die Vorlagenauswahl sagt es ausdrücklich: „Vorlagen werden nicht sofort angelegt und starten nicht von selbst: nach dem Speichern schaltest du den Agenten selbst aktiv."

Was Ausschalten bedeutet

Ein ausgeschalteter Agent reagiert auf nichts. Ereignisse, die währenddessen eintreten, werden nicht nachgeholt: In der Liste „Nicht gestartet" steht dann „Der Agent war ausgeschaltet, als das Ereignis kam."

Der Schalter am Agenten steht über dem Schalter am einzelnen Job. Ist der Agent aus, laufen auch seine aktiven Jobs nicht.

Einen Agenten anlegen

Oben rechts stehen zwei Wege:

• „Vorlage nutzen" öffnet die Auswahl „Fertige Agenten". Eine Vorlage füllt das Formular vor; du liest sie durch, passt sie an und speicherst.
• „Neuer Agent" öffnet dasselbe Formular leer: „Neuen KI-Agenten erstellen".

Auf der Seite selbst füllst du die Felder „Name", „Beschreibung" und „Übergeordnetes Ziel" aus und wählst unter „Agent-Avatar" ein Sinnbild. Rechts daneben legst du die Jobs an. Das Ziel wird zusätzlich zur Anweisung jedes Jobs bei jedem Lauf angewendet — dort gehören Haltung und Leitplanken hinein, nicht die eigentliche Aufgabe.

Was ein Agent kann — und was nicht

Das ist der wichtigste Abschnitt dieses Artikels. Wer nicht weiß, wo die Grenze verläuft, hält ein ausgebliebenes Ergebnis für einen Fehler — oder verlässt sich darauf, dass etwas geschehen ist, das nie geschehen ist.

Die acht Aktionen

Ein Agent kann genau diese acht Dinge tun. Etwas anderes steht ihm nicht zur Verfügung:

Nicht jede Aktion ist für jede Datensatzart verfügbar. Welche Aktionen zur Auswahl stehen, hängt am gewählten Auslöser — deshalb sagt das Job-Formular: „Wähle zuerst einen Auslöser, denn die möglichen Aktionen hängen davon ab." Gibt es für einen Auslöser keine, steht dort „Für diesen Auslöser gibt es noch keine erlaubten Aktionen."

Entscheidend: Was in einem Job nicht angehakt ist, kann der Agent nicht tun. Ein Job ohne Auswahl ist wirkungslos — „Keine Aktionen erlaubt – dieser Job kann nichts tun."

Und was er nicht kann

Er löscht nichts. Löschen ist keine der acht Aktionen. Weder ein Datensatz noch eine Notiz noch eine Aufgabe verschwindet durch einen Agenten.

Er erzeugt keine Dokumente. Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung, Mahnung, Lieferschein — nichts davon kann ein Agent anlegen oder versenden.

Statuswechsel sind begrenzt — aber nicht überall gleich eng. Für jede Datensatzart ist hinterlegt, welche Ziele erreichbar sind:

• Einen Auftrag kann er auf „Abgeschlossen" setzen — und nur darauf. „Storniert" ist ausgeschlossen.
• Eine Aufgabe kann er auf „Abgeschlossen" setzen.
• Einen Termin auf „Abgeschlossen" oder „Bedarf Nacharbeit".
• Bei einer Chance ist der Spielraum deutlich größer: Dort stehen ihm grundsätzlich die Status eurer eigenen Vertriebsphasen offen. Gesperrt sind nur die beiden Endstatus — der, mit dem die Chance gewonnen ist und aus dem ein Auftrag entsteht, und der, mit dem sie verloren ist.

Und nur vorwärts. Zurücksetzen kann ein Agent nichts: Der Zielstatus muss in der Reihenfolge hinter dem aktuellen liegen. Sonst bricht die Aktion ab mit „Dieser Status liegt nicht hinter dem aktuellen. Agenten dürfen nur vorwärts schalten."

Auch bei Feldern gilt eine feste Liste. „Feld aktualisieren" erreicht je Datensatzart nur wenige Felder — die Beschreibung, „Fällig am" und die Priorität einer Aufgabe, die Notiz an einem Kontakt, die Bemerkung an einem Betriebsmittel, die Wartungstermine eines Fahrzeugs und, aus einem Termin heraus, das „Inbetriebnahmedatum" und das „Fertigstellungsdatum" eines Auftrags. Ein Feld für einen Betrag oder einen Preis ist in keiner dieser Listen, und keines davon hängt eine Zuständigkeit um.

Er arbeitet an genau einem Datensatz. Ein Lauf gilt dem Datensatz, der ihn ausgelöst hat. Verknüpfte Datensätze erreicht er nur, wenn das im Job unter „Zugriff auf verknüpfte Datensätze" ausdrücklich eingestellt ist: „Leer lassen, damit der Agent nur den Datensatz anfasst, der ihn ausgelöst hat. Was er dort tun darf, bleibt unverändert. Hier wird nur festgelegt, welche verknüpften Datensätze er überhaupt erreicht." Und auch dann greift er nur bei einem eindeutigen Treffer: „Es kommen mehrere verknüpfte Datensätze in Frage. Der Agent greift nur bei einem eindeutigen Treffer."

Er sieht nur, was sein Besitzer sehen darf. Der Agent arbeitet mit den Rechten der Person, die ihn erstellt hat — deshalb kann auch nur sie das Ziel und die Jobs ändern: „Nur der Ersteller des Agenten kann das ändern, weil der Agent mit dessen Rechten arbeitet." Fehlt dem Besitzer die Leseberechtigung, startet der Lauf gar nicht erst; der Grund steht dann unter „Nicht gestartet".

Den Absender kann er nicht wählen. Das Postfach wird im Job festgelegt: „Aus diesem Postfach versendet der Job E-Mails. Der Agent kann den Absender nicht ändern."

Ein Agent löst keinen anderen Agenten aus. Was ein Agent schreibt, startet keine weitere Automatisierung: „Diese Ereignisse kamen von einem Agenten selbst und starten deshalb keine weiteren." Kettenreaktionen sind damit ausgeschlossen.

Er lernt nicht dazu und merkt sich nichts. Jeder Lauf beginnt von vorn — mit dem Ziel des Agenten, der Anweisung des Jobs, den Daten des Datensatzes und den Angaben des Ereignisses. Ein abgelehnter Vorschlag von gestern ändert das Verhalten von heute nicht. Wenn sich etwas ändern soll, änderst du die Anweisung.

Und er kann sich irren. Genau deshalb steht unter der Seitenansicht und unter der Bearbeitungsseite: „KI kann Fehler machen, bitte überprüfe wichtige Informationen."

Freigaben

Manche Aktionen werden nicht sofort ausgeführt. Stattdessen entsteht ein Vorschlag, der auf eine Entscheidung wartet — sichtbar im Register „Freigaben", in der Lauf-Liste des Agenten und als Benachrichtigung. Dort stehen „Freigeben" und „Ablehnen"; bei der Ablehnung kannst du einen Grund angeben.

Zwei Fälle warten von sich aus: „E-Mail senden", und bei einem Beleg der Wechsel in die Prüfung über „Status ändern". In der Aktionsauswahl eines Jobs tragen sie den Zusatz „Freigabe nötig".

Und entscheiden darf nicht jeder, der den Vorschlag sieht: „Nur der Besitzer des Agenten kann diese Aktion freigeben."

Dieses Verhalten lässt sich am Agenten aufheben. Der Schalter „Sensible Aktionen ohne Freigabe" trägt die Erklärung gleich mit: „Standardmäßig kann ein Agent keine Aktionen ausführen, die eine Bestätigung erfordern. Aktiviere, damit er eigenständig fortfährt."

Achtung: Nur die Person, der der Agent gehört, kann diesen Schalter umlegen — und sie entscheidet damit, dass E-Mails ohne weitere Kontrolle an Kunden hinausgehen. Unabhängig davon kann die Administration in den Einstellungen unter „KI-Agenten" festlegen, dass bestimmte Aktionen betriebsweit immer eine Freigabe brauchen. Diese Festlegung lässt sich am einzelnen Agenten nicht aushebeln.

Nach der Freigabe passiert es nicht sofort: Die Oberfläche nennt als Spanne eine Minute.

Bitte beachten: Ein Vorschlag wartet nicht zwangsläufig unbegrenzt. In den Einstellungen unter „KI-Agenten" gibt es das Feld „Freigabe verfällt nach". Ist dort eine Stundenzahl eingetragen und entscheidet niemand rechtzeitig, gilt der Lauf als fehlgeschlagen und der Datensatz ist wieder frei.

Tipp: Bevor du einen Job scharf schaltest, nutze den „Testlauf". Was der Agent dabei tun möchte, wartet anschließend auf deine Freigabe, und eine Test-E-Mail geht ausschließlich an dein eigenes Postfach, nie an den Kunden.

Wenn ein Agent nichts tut

Prüfe der Reihe nach:

1. Steht die Kachel auf „Aktiv"? Ein ausgeschalteter Agent reagiert auf nichts, und das Versäumte wird nicht nachgeholt.
2. Trägt die Kachel einen Hinweis? „Kein aktiver Job", „Einrichtung erforderlich", „Tageslimit erreicht" oder „Besitzer archiviert" nennen die Ursache direkt.
3. Wartet etwas auf dich? Ein gelber Hinweis mit einer Zahl heißt: Der Agent hat etwas vorgeschlagen und ist stehen geblieben. Entscheide im Register „Freigaben".
4. Was steht unter „Nicht gestartet"? Diese Liste nennt für jeden ausgefallenen Lauf den Grund im Klartext — etwa „Für diesen Datensatz läuft oder wartet bereits ein Lauf.", „Derselbe Datensatz hat diesen Job vor Kurzem schon gestartet." oder „Ein anderer Job hat dieselbe Aktion für dieses Ereignis schon übernommen. Es zählt der zuerst angelegte Job."
5. Was steht unter „Letzte Läufe"? Ein Lauf mit dem Status „Nichts zu tun" ist durchgelaufen und hat bewusst nichts geändert — meist, weil die Anweisung eine Bedingung enthält, die nicht zutraf. Ein Lauf mit „Fehlgeschlagen" trägt den Grund als Satz bei sich.
6. Passt der Auslöser wirklich? Manche Auslöser sind enger gefasst, als der Name vermuten lässt. Das Job-Formular weist darauf hin, etwa: „Nur echte Zahlungseingänge lösen diesen Job aus. Erstattungen und Übertragungen nicht."
7. Reicht die Berechtigung des Besitzers? Nicht deine — die des Agenten-Besitzers. Fehlt sie, erscheint der Grund unter „Nicht gestartet".

Nicht jeder Grund steht am Agenten. Gründe, die zu keinem einzelnen Job gehören, findest du nur in der betriebsweiten Liste „Ereignisse ohne Job" in den Einstellungen unter „KI-Agenten" — darunter „Kein Job wartet auf diese Ereignisse." und „Der Auslöser war an eine Bedingung gebunden, die nicht erfüllt war. Deshalb wurde kein Ereignis erzeugt."

Bleibt die Ursache unklar, wende dich an die Person, die bei euch die Agenten betreut. Dieselbe Seite trägt auch den Schalter, mit dem sich alle Agenten auf einmal abschalten lassen.