Agentenläufe nachvollziehen

Ein Agent arbeitet in Läufen. Ein Lauf gehört immer zu genau einem Job und zu genau einem Datensatz: Ein Ereignis tritt ein — ein Angebot wechselt den Status, eine Rechnung wird überfällig, die regelmäßige Prüfung findet einen passenden Datensatz — und der Agent arbeitet daraufhin die Anweisung dieses Jobs ab.

Dieser Artikel beschreibt, wo du diese Läufe findest, was in einer Zeile steht, was die einzelnen Status bedeuten, und — der häufigste Fall — warum ein Lauf gar nicht erst stattgefunden hat.

Gut zu wissen: Photovate beantwortet beide Fragen an getrennten Stellen. „Letzte Läufe" zeigt, was passiert ist. „Nicht gestartet" zeigt, was nicht passiert ist und warum. Wer nur die erste Liste kennt, sucht den Grund an der falschen Stelle.

Voraussetzungen

Du brauchst den Bereich „KI-Agenten" in der Navigation. Fehlt der Eintrag, ist er für deine Rolle nicht freigegeben.

Welche Agenten du siehst, hängt zusätzlich von der Reichweite deiner Leseberechtigung ab: entweder alle Agenten des Betriebs oder nur die, die du selbst angelegt hast. Die Läufe folgen dabei dem Agenten — siehst du den Agenten nicht, siehst du auch seine Läufe nicht.

Über eine wartende Freigabe entscheidet in der Regel der Besitzer des Agenten. Aber auch er braucht mindestens eine Berechtigung für die Datensatzart, die die Aktion ändern würde — fehlt sie ganz, geht es auch für ihn nicht. Für alle anderen reicht es nicht, den Agenten nur zu sehen: Sie brauchen die volle Bearbeitungsberechtigung für Agenten und zusätzlich die volle Berechtigung für die Datensatzart, die die Aktion ändern würde. Wer es trotzdem versucht, bekommt „Du darfst für diesen Agenten nicht entscheiden." oder „Dir fehlt die Berechtigung für den Datensatz, den diese Aktion ändern würde." Wer gar nicht entscheiden darf, sieht statt der Schaltflächen nur „Nur der Besitzer des Agenten kann diese Aktion freigeben."

Wo die Läufe stehen

Es gibt drei Stellen, und sie beantworten unterschiedliche Fragen.

Der Seitenbereich eines Agenten. Öffne „KI-Agenten" und klicke auf die Karte des Agenten. Rechts klappt ein Bereich auf. Er zeigt zuerst die „Jobs" des Agenten, darunter „Letzte Läufe" und ganz unten „Nicht gestartet". Das ist der vollständigste Blick und der richtige Startpunkt.

Die Liste zeigt zunächst die acht jüngsten Läufe. Darunter steht eine Schaltfläche, die auf die letzten 30 erweitert. Gab es noch keinen Lauf, steht dort „Noch keine Läufe."

Der Job selbst. Öffne den Agenten über „Agent verwalten" und klappe einen Job auf. Ganz unten steht „Letzte Läufe dieses Jobs" mit den drei jüngsten Läufen — nützlich, wenn du gerade an diesem Job arbeitest und sofort sehen willst, was eine Änderung bewirkt hat. Ist der Job noch nie gelaufen, steht dort „Dieser Job ist noch nicht gelaufen."

Der Reiter „Freigaben". Oben in der Agentenübersicht sammelt der Reiter „Freigaben" alle Vorschläge aus allen Agenten, die noch auf eine Entscheidung warten — damit du nicht jeden Agenten einzeln durchgehen musst. Wartet nichts, steht dort „Keine offenen Freigaben" und „Es wartet kein Vorschlag auf eine Entscheidung."

Tipp: Benachrichtigt dich Photovate über einen Lauf, führt der Link direkt zum betroffenen Agenten und öffnet dessen Seitenbereich. Du musst ihn nicht selbst suchen.

Was in einer Lauf-Zeile steht

Jede Zeile ist ein Lauf. Von oben nach unten:

• Datum und Uhrzeit — wann der Lauf angelegt wurde, nicht wann er fertig war.
• Der Job, zu dem der Lauf gehört, und sein Auslöser. Im Seitenbereich steht beides in der Kopfzeile; in der Liste eines einzelnen Jobs entfällt es, weil es dort immer dasselbe wäre.
• Der Status als farbige Markierung rechts. Was die einzelnen Werte bedeuten, steht im nächsten Abschnitt.
• Die Markierung „Testlauf", wenn der Lauf ein Test war.
• Eine Zeile mit Eckdaten: die Dauer, bei einem noch laufenden oder wartenden Lauf die bisher verstrichenen Minuten und — nur wenn es mehr als einer war — die Zahl der Versuche.
• Ein Verweis auf den Datensatz, um den es ging. Ein Klick darauf öffnet ihn. Bei einem Lauf aus der regelmäßigen Prüfung ohne eigenen Datensatz fehlt der Verweis.
• Was der Lauf getan hat, als kurze Aufzählung aus Aktion und Datensatzart.
• Ein Satz der KI: Meist schließt der Agent den Lauf mit einem eigenen Satz ab. Hat die KI keinen Text erzeugt, bleibt die Zeile leer — das ist kein Fehler. Ist der Lauf fehlgeschlagen, steht an dieser Stelle stattdessen die Fehlermeldung.
• „Details anzeigen" klappt die einzelnen Aktionen des Laufs auf; „Details ausblenden" schließt sie wieder.

Bitte beachten: Am unteren Rand des Seitenbereichs steht „KI kann Fehler machen, bitte überprüfe wichtige Informationen." Der Satz der KI ist ihre eigene Beschreibung des Laufs. Was tatsächlich geschrieben wurde, steht nicht dort, sondern unter „Details anzeigen" — dort sind es erfasste Vorgänge, keine Beschreibung.

Der Verbrauch an Token wird in der Lauf-Liste bewusst nicht angezeigt. Das Tageslimit und den heutigen Verbrauch findest du stattdessen am Agenten selbst und in den Einstellungen.

Was die Status eines Laufs bedeuten

Gut zu wissen: Nichts zu tun ist kein Fehler, sondern ein reguläres Ergebnis: Der Lauf ist durch, ohne dass der Agent überhaupt eine Aktion angesetzt hat. Deshalb trägt dieser Fall eine eigene Bezeichnung und wird nicht wie ein erfolgreicher Schreibvorgang dargestellt. Warum nichts angesetzt wurde, sagt die Bezeichnung allerdings nicht — dafür ist der Satz der KI darunter da, und der ist eine Beschreibung, kein Nachweis.

Solange ein Lauf Freigabe erforderlich ist, ist der betroffene Datensatz aus der Automatisierung heraus: Für denselben Job entsteht kein zweiter Lauf auf demselben Datensatz, solange der erste auf eine Entscheidung wartet.

Was der Lauf im Einzelnen getan hat

„Details anzeigen" klappt die Aktionen des Laufs auf. Jede Aktion steht mit ihrem Namen, ihrem eigenen Status, der Uhrzeit und den Werten, die sie geschrieben hat oder schreiben wollte.

Hat der Lauf gar keine Aktion angesetzt, steht hier „Dieser Lauf hat nichts geändert." Wurde eine Aktion versucht und abgewiesen, steht sie hier sehr wohl — als Übersprungen mit ihrem Grund.

Der Unterschied zwischen Übersprungen und Fehlgeschlagen ist wichtig: Übersprungen heißt, dass die Aktion vor dem Schreiben abgelehnt wurde — etwa weil sie für diesen Job gar nicht freigegeben ist. Fehlgeschlagen heißt, dass der Schreibvorgang selbst gescheitert ist.

Eine wartende Freigabe entscheiden

Ein Lauf im Status Freigabe erforderlich zeigt direkt in der Zeile, was der Agent tun möchte, unter der Überschrift „Diese Aktion wartet auf deine Freigabe". Bei einer E-Mail steht zusätzlich der „Empfänger", der aus dem Datensatz ermittelt wurde — du siehst also vor der Entscheidung, an wen sie ginge, und nicht erst danach.

Mit „Freigeben" stimmst du zu. Nach der Freigabe gilt: „Nach der Freigabe führt der Agent die Aktion innerhalb einer Minute aus."

Das Ablehnen geht in zwei Schritten: Der erste Klick auf „Ablehnen" öffnet das Feld „Grund für die Ablehnung (optional)", erst „Ablehnen bestätigen" entscheidet wirklich. Der Grund bleibt am Lauf stehen.

Bitte beachten: Eine Ablehnung beendet den ganzen Lauf, nicht nur diese eine Aktion. Warten mehrere Vorschläge aus demselben Lauf, sind sie damit ebenfalls erledigt — und was derselbe Lauf vorher schon ohne Freigabe ausgeführt hat, bleibt ausgeführt. Deshalb der zweite Klick.

Bitte beachten: Eine Freigabe kann verfallen. Ist in den Einstellungen eine Frist hinterlegt und entscheidet niemand innerhalb dieser Frist, gilt der Lauf als fehlgeschlagen und der Datensatz ist wieder frei. In der Lauf-Liste steht dann „Die Freigabe wurde nicht rechtzeitig erteilt, deshalb wurde der Vorgang beendet." Ohne hinterlegte Frist warten Vorschläge unbegrenzt.

Hat jemand anderes in der Zwischenzeit entschieden, meldet Photovate „Über diese Aktion wurde inzwischen schon entschieden."

Testläufe

Ein Testlauf ist in der Liste mit „Testlauf" markiert. Was der Agent tun möchte, wartet darin unter „Testlauf: Das würde der Agent tun" auf deine Zustimmung — mit dem ausdrücklichen Hinweis „Nichts davon wurde ausgeführt – es war ein Test." Ein Testlauf im Status Freigabe erforderlich ist also keine liegengebliebene Arbeit, sondern das Ergebnis.

Deshalb heißt die Schaltfläche hier auch nicht „Freigeben", sondern „Trotzdem ausführen" — und sie tut genau das: „Du musst hier nichts entscheiden. Führst du es trotzdem aus, wird es innerhalb einer Minute wirklich ausgeführt."

Eine Ausnahme gibt es: Verschickt der Job E-Mails, wird die Test-E-Mail wirklich versendet — aber an dein eigenes Postfach. Die Oberfläche sagt es beim Start dazu: „Testlauf gestartet. Die E-Mail geht nur an dein eigenes Postfach, nie an den Kunden."

Wenn ein Lauf ungewöhnlich lange steht

Bleibt ein wartender oder laufender Lauf zu lange stehen, erscheint in der Zeile ein Hinweis.

Bei einem wartenden Lauf: „Dieser Lauf wartet ungewöhnlich lange. Möglich: der Job ist pausiert, das Stundenlimit ist erreicht, das Tages-Token-Budget ist aufgebraucht, die Agenten sind mandantenweit ausgeschaltet, oder die Verarbeitung läuft gerade nicht."

Bei einem laufenden Lauf: „Dieser Lauf macht keinen Fortschritt. Die Überwachung setzt ihn automatisch zurück." Hier musst du nichts tun.

Gut zu wissen: Ein Lauf, der zurückgesetzt wird, wird erneut versucht — bis zu drei Versuche insgesamt. Deshalb kann in der Eckdaten-Zeile eine Zahl an Versuchen stehen. Erst danach gilt der Lauf als fehlgeschlagen.

Warum kein Lauf entstanden ist

Das ist die häufigste Frage und die, auf die die Lauf-Liste keine Antwort gibt: Wo nichts passiert ist, steht auch keine Zeile. Die Antwort steht im Seitenbereich des Agenten unter „Nicht gestartet" — den zehn jüngsten Einträgen dieser Art. Wurde nichts übersprungen, steht dort „Für diesen Agenten wurde kein Lauf übersprungen."

Jeder Eintrag nennt den Job, den Zeitpunkt und den Grund im Klartext:

Bitte beachten: Ein Status, den ihr später umbenennt, bricht die Auswahl eines Jobs. Ein Job, der auf einen bestimmten Status eingestellt war, findet danach nichts mehr. Die Oberfläche weist beim Einstellen darauf hin.

Wenn kein Job zuhört

Manche Gründe gehören zu keinem einzelnen Agenten, sondern zum Ereignis selbst. Sie stehen deshalb nicht am Agenten, sondern in den Einstellungen unter „Ereignisse ohne Job" — nach Grund und Auslöser gruppiert, gezählt über die letzten 200 Einträge. Diese Übersicht ist Administratoren vorbehalten.

Dort steht die Antwort auf „ich habe einen Agenten gebaut und es passiert nichts":

Gut zu wissen: Manche Auslöser greifen enger, als ihr Name vermuten lässt. Bei Zahlungseingängen zählen nur echte Zahlungen, nicht Erstattungen und Übertragungen. Bei Belegen zählen nur automatisch importierte, nicht manuell angelegte. Bei Leads zählt nur die Änderung der Zuweisung, nicht das Anlegen mit bereits eingetragenem Vertriebsmitarbeiter. Die Oberfläche nennt diese Einschränkung jeweils direkt beim Auslöser.

Ein Unterschied ist dabei wichtig: Bei Zahlungen und Belegen landet der übergangene Fall als „Der Auslöser war an eine Bedingung gebunden, die nicht erfüllt war. Deshalb wurde kein Ereignis erzeugt." in „Ereignisse ohne Job". Beim Lead, der gleich mit Vertriebsmitarbeiter angelegt wird, ist das nicht so: Dort entsteht gar kein Ereignis und auch kein Eintrag. Such dort also nicht danach.

Wenn ein Lauf fehlgeschlagen ist

Bei einem fehlgeschlagenen Lauf steht statt des Satzes der KI die Fehlermeldung. Diese Meldungen gibt es:

Tipp: Ein fehlgeschlagener Lauf hinterlässt am Agenten die Markierung „Letzter Lauf fehlgeschlagen". Über den Filter „Aufmerksamkeit" in der Agentenübersicht findest du alle betroffenen Agenten auf einmal.

Wenn eine einzelne Aktion nicht durchkam

Ein Lauf kann als Erledigt enden und trotzdem eine Aktion enthalten, die nicht ausgeführt wurde. Diese Gründe stehen unter „Details anzeigen" an der jeweiligen Aktion.

Berechtigungen des Besitzers — ein Agent darf nie mehr als die Person, der er gehört:

• „Der Besitzer des Agenten darf diesen Datensatz nicht ändern."
• „Der Datensatz ist für den Besitzer des Agenten nicht sichtbar."
• „Dem Besitzer des Agenten fehlt die nötige Berechtigung."
• „Dem Besitzer des Agenten fehlt eine gültige Lizenz zum Schreiben."

Was der Job erlaubt:

• „Diese Aktion ist für diesen Job nicht freigegeben."
• „Für diese Kombination aus Datensatz und Aktion gibt es keine Freigabe."
• „Diese Aktion wurde in diesem Lauf schon zu oft verwendet."
• „Diese Aktion wird nicht unterstützt."
• Eine Meldung, dass die Aktion für den ganzen Betrieb deaktiviert ist.

Bitte beachten: Die letzte Meldung kommt nicht vom Job. In den Einstellungen gibt es unter „Deaktivierte Aktionen" eine betriebsweite Sperre, und die sticht die Auswahl im Job: Eine dort gesperrte Aktion führt kein Agent aus, auch wenn sie im Job unter „Erlaubte Aktionen" angehakt ist. Wer die Sperre nicht kennt, sucht den Fehler sonst endlos am Job.

Beim Ändern eines Status:

• „Der Datensatz hatte diesen Status bereits."
• „Dieser Status liegt nicht hinter dem aktuellen. Agenten dürfen nur vorwärts schalten."
• „Dieser Statuswechsel ist für Agenten gesperrt."
• „Dieser Status ist für diese Aktion nicht erlaubt."
• „Der Zielstatus wurde nicht gefunden."
• „Der Zielstatus hat keine Reihenfolge und kann nicht gesetzt werden."
• „Beide Status stehen an derselben Position in der Reihenfolge. Die Richtung ist nicht bestimmbar."

Beim Zugriff auf einen verknüpften Datensatz:

• „Es kommen mehrere verknüpfte Datensätze in Frage. Der Agent greift nur bei einem eindeutigen Treffer."
• „Der gewählte Datensatz ist nicht mit dem auslösenden Datensatz verknüpft."
• „Für diesen Job ist der Zugriff auf diesen Datensatztyp nicht ausgewählt."
• „Der Agent darf von diesem Auslöser aus nicht auf diesen Datensatztyp zugreifen."
• „Die Verknüpfung ist fehlerhaft konfiguriert und konnte nicht aufgelöst werden."

Beim Schreiben selbst:

• „Es gab kein erlaubtes Feld zu schreiben."
• „Der Text ist zu lang."
• „Der Datensatz konnte nicht geschrieben werden."
• „Der Lauf ist abgebrochen, bevor diese Aktion ausgeführt wurde."
• „Keine Benachrichtigung nötig – sie wäre an den Besitzer des Agenten selbst gegangen."

Mehrere weitere Meldungen nennen zusätzlich das betroffene Feld: ein Datum, das in der Vergangenheit liegt; ein Wert, der kein gültiges Datum ist; ein Text, wo ein Verweis erwartet wurde; ein Feld, das für diese Aktion nicht gesetzt werden darf.

Gut zu wissen: „Es kommen mehrere verknüpfte Datensätze in Frage. Der Agent greift nur bei einem eindeutigen Treffer." ist Absicht, kein Mangel. Der Agent wählt in einer mehrdeutigen Lage nicht selbst aus. Dasselbe Prinzip gilt beim E-Mail-Empfänger: Hat ein Kontakt mehrere Adressen und keine davon ist als Haupt-Adresse markiert, wird nicht geraten.

Wie lange der Verlauf erhalten bleibt

Die Liste der Läufe bleibt dauerhaft erhalten — sie ist der Nachweis darüber, was die Agenten getan haben. Sie wird nicht automatisch aufgeräumt.

Die Einträge unter „Nicht gestartet" und „Ereignisse ohne Job" dagegen werden nach 90 Tagen entfernt. Dieser Zeitraum ist fest; in den Einstellungen steht er unter „Verlauf" nur geschrieben, einstellen lässt er sich dort nicht.

Wenn du einen erwarteten Lauf nicht findest

Geh der Reihe nach vor:

1. Steht der Lauf unter „Nicht gestartet"? Dort steht der Grund im Klartext. Das ist in den meisten Fällen bereits die ganze Antwort.
2. Ist der Agent aktiv? Ein pausierter Agent zeigt oben den Hinweis „Dieser Agent ist pausiert und tut nichts. Erst nach dem Aktivieren reagiert er auf Auslöser." Der Schalter am Agenten sticht den Schalter am Job.
3. Hat der Agent überhaupt einen Job? Ohne Job passiert nichts: „Noch kein Job. Ein Agent ohne Job macht nichts." Am Agenten steht dann die Markierung „Kein aktiver Job".
4. Ist der Job vollständig eingerichtet? Die Markierung „Einrichtung erforderlich" weist darauf hin. Typische Fälle: keine erlaubte Aktion, kein Absender-Postfach für einen Job, der E-Mails schickt, oder eine regelmäßige Prüfung ohne festgelegte Datensätze.
5. Ist das Tageslimit erreicht? Dann erscheint am Agenten „Tageslimit erreicht", und oben steht, wann es weitergeht. Der Agent läuft von selbst weiter, sobald wieder Budget frei wird.
6. Passt der Auslöser wirklich zu dem, was passiert ist? Steht in „Ereignisse ohne Job" ein hoher Zähler zu genau deinem Auslöser, hört kein Job darauf.

Hilft nichts davon weiter, starte am Job einen Testlauf — die Schaltfläche heißt „Testlauf starten". Er probiert den Job an einem echten Datensatz aus und zeigt dir, was der Agent vorschlägt. Bei einem Job, der keine E-Mails verschickt, steht genau das auch daneben: „Probier den Job an einem echten Datensatz aus. Alles, was der Agent tun möchte, wartet danach auf deine Freigabe. Ohne dein Ja wird nichts geändert." Verschickt der Job E-Mails, gilt dieser Satz nicht — siehe oben unter Testläufe.