Einen Agenten anlegen

Ein KI-Agent übernimmt wiederkehrende Handgriffe in Photovate: eine Notiz schreiben, eine Aufgabe anlegen, einen Status weiterbewegen. Dieser Artikel beschreibt den Weg vom leeren Formular bis zu dem Moment, in dem der Agent das erste Mal läuft.

Zwei Dinge vorweg, weil sie alles andere erklären: Ein Agent tut nichts, solange du ihn nicht eingeschaltet hast. Und er tut ausschließlich das, was du ihm vorher ausdrücklich erlaubt hast.

Was ein Agent ist — und was er nicht ist

Ein Agent besteht aus zwei Teilen, und der erste davon macht für sich genommen gar nichts:

• Der Agent trägt Name, Beschreibung, ein übergeordnetes Ziel, eine Farbe und den Schalter, der ihn ein- und ausschaltet.
• Seine Jobs legen fest, wann etwas passiert (der Auslöser), was dann zu tun ist (die Anweisung) und was dabei überhaupt erlaubt ist (die erlaubten Aktionen).

Ein Lauf kommt nur zustande, wenn im System ein Ereignis eintritt, auf das ein aktiver Job wartet — oder wenn ein Job nach Zeitplan prüft. Daneben gibt es den Testlauf, den du selbst startest. Die KI formuliert dann aus deiner Anweisung und den Daten des Datensatzes, was zu tun ist. Ausführen kann sie nur die Aktionen, die du in diesem Job freigegeben hast; alles andere ist für sie nicht erreichbar.

Eines noch, das oft anders erwartet wird: Was ein Agent selbst ändert, löst keinen weiteren Lauf aus — weder bei ihm noch bei einem anderen Agenten. Eine Kette, in der ein Agent den nächsten anstößt, lässt sich damit nicht bauen.

Unten im Formular steht derselbe Hinweis, den Photovate überall bei der KI zeigt: „KI kann Fehler machen, bitte überprüfe wichtige Informationen." Das gilt auch hier — ein Agent nimmt dir die Handgriffe ab, nicht die Kontrolle über das Ergebnis.

Voraussetzungen

• Der Bereich „KI-Agenten" muss in deiner Navigation stehen. Fehlt er, ist er für deine Rolle nicht freigegeben.
• Zum Anlegen brauchst du für „Agenten" die Berechtigung „Bearbeiten". Sie umfasst das Erstellen, Ändern, Aktivieren und Löschen von Agenten. Mit „Anzeigen" allein siehst du Agenten und ihren Verlauf, aber weder die Schaltfläche „Neuer Agent" noch „Speichern".
• Steht die Reichweite auf „Eigene", siehst du in der Übersicht nur Agenten, die du selbst erstellt hast.

Wichtig: Der Agent arbeitet später mit deinen Rechten. Im Formular steht das an den Feldern, die darüber entscheiden: „Nur der Ersteller des Agenten kann das ändern, weil der Agent mit dessen Rechten arbeitet." Ein Datensatz, den du selbst nicht sehen oder nicht ändern darfst, bleibt auch für deinen Agenten verschlossen.

Das Formular öffnen

Öffne über die Navigation den Bereich „KI-Agenten". Oben rechts hast du zwei Wege:

Hast du noch gar keinen Agenten, steht auf der leeren Übersicht zusätzlich die Schaltfläche „Mit einer Vorlage starten".

Eine Vorlage ist kein zweiter Weg zum fertigen Agenten, sondern eine Abkürzung durch dasselbe Formular. Im Dialog steht es ausdrücklich: „Vorlagen werden nicht sofort angelegt und starten nicht von selbst: nach dem Speichern schaltest du den Agenten selbst aktiv."

Gut zu wissen: Solange du nicht speicherst, entsteht nichts. Verlässt du die Seite wieder, bleibt kein halbfertiger Agent zurück — egal ob du leer begonnen oder eine Vorlage gewählt hast.

Die Felder des Agenten

In der linken Spalte stehen die Angaben zum Agenten selbst. Pflicht ist davon genau eines.

Name

Das einzige Pflichtfeld. Als Platzhalter steht dort „z. B. Angebots-Nachverfolgung". Speicherst du ohne Namen, erscheint am Feld „Name ist erforderlich".

Beschreibung

Freier Text über mehrere Zeilen. Unter dem Feld steht, wohin er wandert: „Wird auf der Übersichtskarte angezeigt." Für Kollegen, die den Agenten in der Übersicht sehen, ist das oft die einzige Erklärung, was er tut — ein Satz lohnt sich.

Übergeordnetes Ziel

Ebenfalls freier Text, und das wichtigste optionale Feld. Unter dem Feld steht: „Wird zusätzlich zur Anweisung jedes Jobs bei jedem Lauf dieses Agenten angewendet."

Hier gehört also nicht die eigentliche Arbeitsanweisung hin — die steht im jeweiligen Job —, sondern das, was für alle Jobs dieses Agenten gleichermaßen gelten soll. Solange das Feld leer ist, wechseln darin drei Beispiele durch, die genau diesen Unterschied zeigen:

• „z. B.: Kurz und sachlich bleiben. Nur festhalten, was im Datensatz steht."
• „z. B.: Immer höflich und auf Deutsch. Keine Preise und keine Zusagen."
• „z. B.: Im Zweifel nichts ändern, sondern eine kurze Notiz schreiben."

Sensible Aktionen ohne Freigabe

Ein Schalter, der ab Werk aus ist. Darunter steht: „Standardmäßig kann ein Agent keine Aktionen ausführen, die eine Bestätigung erfordern. Aktiviere, damit er eigenständig fortfährt."

Welche Aktionen das sind, erkennst du beim Einrichten eines Jobs: Sie tragen dort die Kennzeichnung „Freigabe nötig". Bleibt der Schalter aus, führt der Agent so einen Schritt nicht aus, sondern legt ihn als Vorschlag ab. Der wartet dann im Reiter „Freigaben" auf deine Entscheidung, und der Lauf steht auf „Freigabe erforderlich".

Bitte beachten: Solange ein Vorschlag auf eine Entscheidung wartet, ist dieser Datensatz aus der Automatisierung heraus. Es passiert also weder das Vorgeschlagene noch etwas anderes — bis du entscheidest. Ist unter Einstellungen → KI-Agenten eine Frist bei „Freigabe verfällt nach" hinterlegt, gilt der Lauf nach Ablauf als fehlgeschlagen und der Datensatz ist wieder frei. Ohne Frist wartet der Vorschlag unbegrenzt.

Agent-Avatar

Eine Reihe farbiger Felder; ein Klick wählt eine Farbe aus. Sie ist rein optisch und entscheidet nur, wie der Agent auf seiner Karte und in der Kopfzeile aussieht.

Ohne Job tut der Agent nichts

Die rechte Spalte des Formulars heißt „Jobs". Solange dort keiner steht, sagt das Formular, was das bedeutet: „Noch kein Job. Ein Agent ohne Job macht nichts."

Über „Job anlegen" kommt eine neue Zeile dazu, die sich gleich aufklappt. Drei Angaben darin entscheiden darüber, ob der Job überhaupt laufen kann:

• „Auslöser" — wann der Job starten soll. Ohne ihn geht es nicht weiter: „Bitte einen Auslöser wählen".
• „Anweisung" — was dann zu tun ist, in deinen eigenen Worten. Ebenfalls Pflicht.
• „Erlaubte Aktionen" — was der Job dabei ausführen darf. Unter dem Feld steht der Grund, warum es Pflicht ist: „Nur diese Aktionen darf der Job ausführen. Ohne Auswahl kann er nichts tun."

Jeder Job hat außerdem einen eigenen Schalter. Er ist bei einem neuen Job aus — ein Job, der sofort losliefe, sobald er angelegt ist, wäre eine Überraschung und keine Einrichtung.

Die Jobs werden zusammen mit dem Agenten gespeichert: „Speichern" oben rechts und „Job speichern" in der aufgeklappten Zeile sichern beides in einem Zug.

Speichern — und was dabei passiert

Speichere über „Speichern" oben rechts. Während des Speicherns heißt die Schaltfläche „Speichern...". Sie ist nur anwählbar, wenn du etwas geändert hast.

Danach gilt:

1. Der Agent existiert und gehört dir. Du bist sein Ersteller. Nur du selbst — oder jemand mit Administrationsrechten — kann später ändern, was er tut: das übergeordnete Ziel, den Schalter für sensible Aktionen und seine Jobs. Name, Beschreibung und Farbe darf dagegen jeder ändern, der diesen Agenten bearbeiten darf. Einem Kollegen übertragen lässt sich ein Agent nur durch die Administration.
2. Die Seite wird zur Bearbeitungsseite desselben Agenten. In der Kopfzeile steht ab jetzt sein Name statt „Neuen KI-Agenten erstellen".
3. Der Agent ist zunächst ausgeschaltet. Der Ein-/Aus-Schalter erscheint erst nach dem ersten Speichern neben dem Namen, und er steht auf „Inaktiv". Darüber liegt ein Hinweisstreifen: „Dieser Agent ist pausiert und tut nichts. Erst nach dem Aktivieren reagiert er auf Auslöser." Daneben die Schaltfläche „Jetzt aktivieren".

Geht beim Speichern etwas schief, siehst du es sofort:

Verlässt du die Seite mit ungespeicherten Änderungen, fragt Photovate nach: „Nicht gespeicherte Änderungen". Du kannst von dort aus speichern oder die „Änderungen verwerfen".

Vom Speichern zum ersten Lauf

Damit ein Agent tatsächlich loslegt, müssen drei Schalter stehen. Fehlt einer, passiert nichts — und zwar lautlos, denn ein ausgebliebener Lauf ist kein Fehler.

1. Der Job ist aktiv. Jeder Job hat seinen eigenen Schalter.
2. Der Agent ist aktiv. Der Schalter neben dem Namen, oder „Jetzt aktivieren" im Hinweisstreifen.
3. Agenten sind im Betrieb eingeschaltet. Unter Einstellungen → KI-Agenten gibt es dafür den Schalter „Agenten aktiv". Steht er aus, ruht jeder Agent, egal wie er selbst eingestellt ist.

Danach wartet der Agent. Wann es so weit ist, hängt am gewählten Auslöser: Die meisten knüpfen an etwas an, das jemand im System tut — ein Status wechselt, ein Angebot geht raus. Der Auslöser „Regelmäßige Prüfung" arbeitet stattdessen nach Zeitplan und sieht zum eingestellten Termin nach, ob es etwas zu tun gibt.

Vorher ausprobieren

Sobald ein Job mindestens eine erlaubte Aktion hat, erscheint in seiner aufgeklappten Zeile ein Testlauf-Bereich. Er probiert den Job an einem echten Datensatz aus, ohne dass du den Agenten dafür einschalten musst. Starten kann ihn nur der Ersteller des Agenten oder die Administration, und erst, wenn der Job gespeichert ist — vorher steht dort: „Speichere den Job zuerst, danach kannst du ihn testen."

Was dabei geschieht, hängt daran, ob der Job E-Mails versendet:

• Ohne E-Mail-Versand heißt der Bereich „Testlauf" und die Schaltfläche „Testlauf starten". Darunter steht: „Probier den Job an einem echten Datensatz aus. Alles, was der Agent tun möchte, wartet danach auf deine Freigabe. Ohne dein Ja wird nichts geändert."
• Mit E-Mail-Versand wird die E-Mail beim Test wirklich abgeschickt — aber an dich: „Dieser Job versendet E-Mails. Starte einen Testlauf: die Test-E-Mail geht nur an dich, nie an den Kunden. Danach kannst du den Job aktivieren." Solange kein erfolgreicher Testlauf vorliegt, heißt der Bereich „Erst testen, dann aktivieren", und am Schalter steht „Erst nach einem erfolgreichen Testlauf aktivierbar". Ein solcher Job braucht außerdem ein „Absender-Postfach", und das muss dem Ersteller des Agenten gehören.

Nachsehen, was passiert ist

Zurück in der Übersicht öffnet ein Klick auf die Karte des Agenten eine Seitenleiste. Darin stehen zwei Listen, die zusammen die ganze Geschichte erzählen:

• „Letzte Läufe" — was gelaufen ist und was dabei herauskam.
• „Nicht gestartet" — und, viel wichtiger, warum nicht.

Wenn kein Lauf zustande kommt

Ein Agent, der nichts tut, ist der Normalfall und meistens kein Defekt. Die Liste „Nicht gestartet" nennt den Grund im Klartext. Diese Gründe begegnen dir nach dem Anlegen am häufigsten:

Wichtig: Zwei der häufigsten Gründe stehen nicht in dieser Liste, weil sie zu keinem bestimmten Job gehören: dass gar kein Job auf ein Ereignis wartet, und dass die passenden Jobs alle ausgeschaltet sind. Beides findest du unter Einstellungen → KI-Agenten in der Liste „Ereignisse ohne Job" — als „Kein Job wartet auf diese Ereignisse." und „Ein Job wartet auf diese Ereignisse, ist aber ausgeschaltet." Dort steht auch „Diese Ereignisse kamen von einem Agenten selbst und starten deshalb keine weiteren."

Bleibt die Liste leer und es passiert trotzdem nichts, prüfe der Reihe nach:

1. Steht der Agent auf „Aktiv"? Der Schalter sitzt neben dem Namen.
2. Ist mindestens ein Job aktiv? Die Zeile über der Job-Liste zählt beides: Jobs insgesamt und davon aktive.
3. Hat der Job Auslöser, Anweisung und mindestens eine erlaubte Aktion? Eine unvollständige Job-Zeile trägt ein Warnzeichen; der Mauszeiger darauf zeigt „Dieser Job ist unvollständig."
4. Ist der Schalter „Agenten aktiv" unter Einstellungen → KI-Agenten an?
5. Liegt ein Vorschlag auf Freigabe? Dann steht der Datensatz still, bis du entschieden hast — nachzusehen im Reiter „Freigaben".

Zwei weitere Fälle melden sich selbst, oben auf der Seite des Agenten:

• Das Tageslimit ist erreicht. Dann steht dort, wie viel verbraucht ist, und der Hinweis, dass der Agent von selbst weiterläuft, sobald wieder Budget frei wird — spätestens nach 24 Stunden. Unter Einstellungen → KI-Agenten gibt es zusätzlich ein „Tageslimit" für alle Agenten zusammen; ist das erschöpft, ruhen ebenfalls alle Agenten — auf der Seite des einzelnen Agenten erscheint dafür aber kein Hinweis.
• Der Besitzer wurde archiviert. Ein Agent, dessen Ersteller archiviert ist, ruht, denn er arbeitet mit dessen Rechten. Die Administration kann ihn einem aktiven Mitarbeiter übertragen.

Tipp: Lege den ersten Agenten mit genau einem Job an und lass ihn erst einmal über einen Testlauf gehen. Bei einem Job ohne E-Mail-Versand wartet alles, was der Agent vorschlägt, auf deine Freigabe — du siehst also, was er tun würde, bevor zum ersten Mal etwas davon wirklich geschieht.