Vorlagen und Einstellungen für Agenten

Eine Vorlage ist ein fertig ausformulierter Agent, den Photovate mitliefert: Du wählst ihn aus, er füllt das Formular zum Anlegen vor, du liest ihn durch, passt ihn an und speicherst. Die Einstellungen unter „KI-Agenten" gelten dagegen für alle Agenten deines Betriebs zugleich — sie legen fest, ob Agenten überhaupt laufen, welche Aktionen erlaubt sind und wie viel pro Tag verbraucht werden darf.

Dieser Artikel beschreibt beides: den Vorlagen-Dialog im Bereich „KI-Agenten" und die betriebsweiten Schalter in den Einstellungen.

Bitte beachten: Die KI-Agenten sind als „Beta" gekennzeichnet. Die Markierung steht sowohl am Navigationseintrag als auch oben in der Kopfzeile jeder Seite dieses Bereichs.

Voraussetzungen

Für die Vorlagen: Du brauchst Zugriff auf den Bereich „KI-Agenten" in der linken Navigation und zusätzlich das Recht, Agenten zu bearbeiten. Die Schaltflächen „Vorlage nutzen" und „Neuer Agent" erscheinen nur dann. Ohne Bearbeitungsrecht siehst du die Übersicht, kannst aber keinen Agenten anlegen.

Für die Einstellungen: Den Einstellungsbereich öffnen nur die Rollen Admin und Owner. Für alle anderen erscheint dort stattdessen ein Hinweis, dass der Zugriff verweigert wurde.

Für den Betrieb eines Agenten: Ein Agent arbeitet mit den Rechten der Person, die ihn angelegt hat. Das Formular sagt es selbst: „Nur der Ersteller des Agenten kann das ändern, weil der Agent mit dessen Rechten arbeitet." Was diese Person nicht lesen darf, erreicht auch ihr Agent nicht — der Lauf endet dann mit dem Grund „Dem Besitzer fehlt die Leseberechtigung für die Datensätze, auf die dieser Job wirkt." Fehlt die Berechtigung nicht für den Datensatz selbst, sondern für die Daten, die der Auslöser mitbringt, lautet der Grund „Dem Besitzer fehlt die Leseberechtigung für die Daten, die dieses Ereignis mitbringt."

Mit einer Vorlage starten

Den Dialog öffnen

Öffne über die linke Navigation den Bereich „KI-Agenten". Es gibt zwei Wege zu den Vorlagen:

1. Oben rechts über die Schaltfläche „Vorlage nutzen". Sie steht neben „Neuer Agent" und bleibt erreichbar, auch wenn Suche, Filter oder ein Tab die Liste leer gefiltert haben.
2. Auf einer noch leeren Übersicht über die Schaltfläche „Mit einer Vorlage starten". Sie erscheint unter der Meldung „Noch keine KI-Agenten" — allerdings nur, solange weder Suche noch Filter noch ein anderer Tab die Liste einschränken.

In beiden Fällen öffnet sich das Fenster „Fertige Agenten". Darüber steht, was dich erwartet: „Wähle eine Vorlage aus. Sie füllt das Formular vor. Du liest sie durch, passt sie an und speicherst."

Was auf einer Kachel steht

Jede Vorlage ist eine Kachel. Sie ist genauso aufgebaut wie die Karte, die der fertige Agent später in der Übersicht bekommt:

Mehr als zwei Auslöser beziehungsweise zwei Aktionen passen nicht nebeneinander. Der Rest steckt hinter einer Markierung der Form +2, die beim Überfahren die übrigen Namen auflistet.

Status, bisherige Läufe und Besitzer fehlen auf einer Vorlagen-Kachel — die gibt es erst, wenn der Agent angelegt ist.

Was beim Klick passiert — und was nicht

Ein Klick auf eine Kachel legt nichts an. Er öffnet das Formular zum Anlegen eines Agenten, bereits gefüllt mit Name, Beschreibung, übergeordnetem Ziel und sämtlichen Jobs der Vorlage. Erst „Speichern" erzeugt den Agenten.

Der Dialog sagt das unten selbst: „Vorlagen werden nicht sofort angelegt und starten nicht von selbst: nach dem Speichern schaltest du den Agenten selbst aktiv."

Wichtig: Ein aus einer Vorlage gespeicherter Agent ist inaktiv, und seine Jobs sind es ebenfalls. Er tut also auch nach dem Speichern noch nichts. Erst wenn du den Agenten und die gewünschten Jobs aktiv schaltest, reagiert er auf Ereignisse.

Weil nichts geschrieben wird, kannst du im Formular alles ändern: Jobs löschen, die du nicht brauchst, Anweisungen umformulieren, Aktionen abwählen. Du kannst das Formular auch einfach verlassen — dann bleibt es, als hättest du die Vorlage nie geöffnet.

Die sechs Vorlagen

Fünf dieser sechs Vorlagen dürfen genau zwei Aktionen: „Notiz hinzufügen" und „Aufgabe erstellen". Sie ändern also von sich aus keinen Status und verschicken keine E-Mail.

Wichtig: Jeder Job einer Vorlage bringt eine Wartezeit mit. Sie steht im Feld „Frühestens erneut nach", und der Hinweis darunter sagt, was sie bewirkt: „Mindestabstand, bevor derselbe Datensatz diesen Job wieder startet." Die Vorlagen setzen dafür „4 Stunden" beim „Belegprüfer", „1 Woche" beim „Angebots-Nachfasser" und bei der „Zahlungserinnerung", sonst „1 Tag" oder „1 Stunde". Bewegst du denselben Datensatz innerhalb dieser Zeit ein zweites Mal, passiert nichts mehr — der übersprungene Lauf steht dann in der Liste „Nicht gestartet" des Agenten mit dem Grund „Derselbe Datensatz hat diesen Job vor Kurzem schon gestartet."

Gut zu wissen: Beim „Belegprüfer" gilt eine Einschränkung, die Photovate auch im Job selbst anzeigt: „Nur automatisch importierte Belege lösen diesen Job aus. Bei manuell angelegten Belegen passiert nichts." Ein von Hand angelegter Beleg bleibt für diesen Agenten unsichtbar.

Die fünf Jobs des Best Practice Agent

Diese Vorlage ist die umfangreichste. Sie bringt fünf Jobs mit, die nichts miteinander zu tun haben — jeder läuft für sich, und du kannst jeden einzeln löschen oder abschalten:

Drei Dinge sind an dieser Vorlage wichtig genug, um sie vor dem Aktivieren zu prüfen:

Der Termin-Job braucht eine Terminart. Im Job steht das Feld „Nur bei Terminart", und die Vorlage lässt es leer. Leer heißt „Jede Terminart" — und damit greift der Job bei jedem neu angelegten Termin, der an einem Auftrag hängt. Der Hinweis am Feld sagt es genauso: „Leer lassen, damit jede Terminart den Job startet. Wenn der Job etwas schreibt, schreibt er dann bei jedem Termin, auch bei Urlauben und internen Besprechungen." Wähle die Terminart aus, bevor du diesen Job aktivierst.

Der Lead-Job reagiert nur auf eine Änderung. Photovate weist im Job darauf hin: „Nur eine Änderung der Zuweisung löst diesen Job aus. Ein Lead, der direkt mit Vertriebsmitarbeiter angelegt wird, startet ihn nicht." Ob die Benachrichtigung zusätzlich per E-Mail ankommt, entscheidet die Empfängerin oder der Empfänger selbst: „Die Person wird in der App benachrichtigt und zusätzlich per E-Mail, wenn sie das in ihrem Profil unter Benachrichtigungen bei „Ein Agent hat mich benachrichtigt“ eingeschaltet hat. Standardmäßig bleibt es bei der Benachrichtigung in der App."

Der Agent braucht einen breiten Zugriff. Die fünf Jobs arbeiten über fünf Bereiche hinweg — Angebote und Chancen, Termine und Aufträge, Rechnungen, Auftragsbestätigungen und Aufgaben sowie Leads. Lege diesen Agenten mit einem Konto an, das alle diese Datensätze lesen darf. Sonst laufen genau die Jobs ins Leere, deren Daten die Besitzerin oder der Besitzer nicht sehen kann.

Was eine Vorlage absichtlich nicht mitbringt

Eine Vorlage enthält nichts, was nur in deinem Betrieb existiert. Konkret bleiben leer:

• die Terminart im Termin-Job,
• jeder Zielstatus, den ein Job setzen soll — die Anweisung beschreibt das Ziel stattdessen in Worten, und Photovate bietet dem Agenten beim Lauf die Status an, die es bei euch tatsächlich gibt,
• das Absender-Postfach, weil keine der Vorlagen E-Mails versendet.

Umgekehrt sind die Status vorbelegt, die Photovate überall gleich benennt — zum Beispiel Versendet beim Angebot oder Bezahlt bei der Rechnung. Ebenfalls vorbelegt sind die Wartezeit unter „Frühestens erneut nach" und das eigene Tageslimit des Agenten.

Die betriebsweiten Einstellungen

Die Einstellungen öffnen

1. Klicke oben rechts auf dein Profil.
2. Wähle den Menüpunkt „Einstellungen".
3. Öffne in der Einstellungsnavigation „KI-Agenten".

Die Seite ist in fünf Abschnitte gegliedert: „Status", „Freigaben und erlaubte Aktionen", „Tageslimit", „Verlauf" und „Ereignisse ohne Job".

Bitte beachten: Was du hier einstellst, kann nur enger werden, nie weiter. Ein einzelner Agent darf strenger eingestellt sein als dieser Rahmen — lockerer nie.

Status

Hier steht ein einziger Schalter: „Agenten aktiv".

Schaltest du ihn aus, läuft kein Agent deines Betriebs mehr, unabhängig davon, ob der einzelne Agent aktiv ist. Bereits eingereihte Vorgänge gehen dabei nicht verloren: Sie warten und werden abgearbeitet, sobald du wieder einschaltest.

Achtung: Ein Vorgang, der länger als sieben Tage in der Warteschlange steht, wird verworfen. Lass die Agenten also nicht länger als eine Woche ausgeschaltet. Verworfene Vorgänge erscheinen im Verlauf als fehlgeschlagen mit der Begründung „Dieser Vorgang hat zu lange in der Warteschlange gewartet und wurde nicht mehr ausgeführt. Der Auslöser liegt zu weit in der Vergangenheit."

Freigaben und erlaubte Aktionen

Dieser Abschnitt enthält drei Felder. Die beiden Auswahlfelder zeigen dieselbe Liste: die Aktionen, die ein Job überhaupt anbieten kann.

Hinter manchen Einträgen steht zusätzlich „sensibel". Diese Kennzeichnung bekommt eine Aktion, die bei jeder Datensatzart als sensibel gilt, für die sie angeboten wird. Sensible Aktionen warten standardmäßig auf eine Freigabe, bevor sie ausgeführt werden.

„Immer Freigabe erforderlich für" — die hier gewählten Aktionen müssen immer bestätigt werden. Das gilt unabhängig davon, was am einzelnen Agenten eingestellt ist: Auch ein Agent, der sensible Aktionen ohne Freigabe ausführen darf, muss für diese Aktionen fragen. Solange nichts gewählt ist, steht im Feld „Keine Einschränkung".

„Deaktivierte Aktionen" — diese Aktionen kann kein Agent deines Betriebs ausführen, auch dann nicht, wenn sie in einem Job ausgewählt sind. Schlägt ein Agent eine davon vor, wird der Vorschlag abgewiesen und im Lauf mit dem Grund festgehalten, dass die Aktion deaktiviert ist.

„Freigabe verfällt nach" — hier trägst du Stunden ein. Der Hinweis unter dem Feld erklärt die Wirkung: „Stunden, die ein Vorschlag auf eine Entscheidung warten darf. Danach gilt der Lauf als fehlgeschlagen und der Datensatz ist wieder frei. Leer lassen, damit Vorschläge unbegrenzt warten." Bleibt das Feld leer, steht darin „Verfällt nicht".

Zwei Dinge dazu:

• Die Uhr läuft ab dem Moment, in dem der Vorschlag gemacht wurde — nicht ab dem Start des Laufs.
• Erlaubt sind Werte von 1 bis 720 Stunden. Alles andere wird mit „Zwischen 1 und 720 Stunden" abgelehnt, und „Speichern" bleibt gesperrt.

Gut zu wissen: Der Halbsatz „der Datensatz ist wieder frei" aus diesem Hinweis ist der eigentliche Grund für das Feld. Solange ein Vorschlag wartet, blockiert er denselben Datensatz für denselben Job — ein neuer Lauf unterbleibt dann mit dem Grund „Für diesen Datensatz läuft oder wartet bereits ein Lauf." Ohne Verfallszeit bleibt diese Blockade bestehen, bis jemand entscheidet.

Tageslimit

Das Feld „Token-Budget pro Tag" begrenzt, wie viel alle Agenten zusammen verbrauchen dürfen. Der Hinweis darunter: „Gilt für alle Agenten zusammen. Leer lassen, damit nur das Limit des einzelnen Agenten greift." Ist nichts eingetragen, steht im Feld „Kein Limit".

Unter dem Feld zeigt Photovate zwei Zeilen:

• den aktuellen Verbrauch, zusammen mit der Anzahl der Agenten, über die er verteilt ist,
• eine Umrechnung des eingetragenen Werts in ungefähre Läufe pro Tag. Sie erscheint erst, sobald der Wert für mindestens einen Lauf reicht.

Bitte beachten: Gezählt werden die letzten 24 Stunden, nicht der Kalendertag. Es gibt also keinen Zeitpunkt, zu dem der Zähler auf null zurückspringt — verbrauchtes Budget wird nach und nach wieder frei.

Der kleinste zulässige Wert ist 1.000. Darunter meldet Photovate „Mindestens 1.000 Token".

Neben diesem betriebsweiten Limit hat jeder Agent noch ein eigenes, das beim Anlegen fest vorbelegt wird — ein Eingabefeld dafür gibt es in der Oberfläche nicht. Das strengere der beiden Limits gewinnt. Erreicht ein Agent sein eigenes Limit, trägt seine Karte in der Übersicht die Markierung „Tageslimit erreicht", und in der Detailansicht steht, dass er von selbst weiterläuft, sobald wieder Budget frei wird. Für das betriebsweite Limit gibt es keine solche Markierung — dort bleiben die Läufe einfach wartend stehen.

Verlauf

Dieser Abschnitt ist reiner Text, kein Feld. Er hält fest, dass die Lauf-Historie dauerhaft erhalten bleibt — sie ist der Nachweis darüber, was die Agenten getan haben. Nur die rein technischen Aufzeichnungen dahinter werden nach 90 Tagen aufgeräumt.

Ereignisse ohne Job

Diese Liste steht unter dem Formular und lässt sich nicht einstellen — sie zeigt nur an. Ihr Einleitungssatz sagt, wofür sie da ist: „Ereignisse, die im System passiert sind und auf die kein Job gewartet hat. Wenn ein Agent scheinbar nichts tut, steht hier der Grund: der Auslöser kommt an, aber kein Job hört zu."

Die Einträge sind nicht einzeln aufgeführt, sondern zweifach gruppiert:

1. Nach Grund. Jede Gruppe beginnt mit einem Satz im Klartext, zum Beispiel „Kein Job wartet auf diese Ereignisse." oder „Ein Job wartet auf diese Ereignisse, ist aber ausgeschaltet."
2. Nach Auslöser. Darunter steht je eine Zeile mit der Markierung des Auslösers, der Anzahl und dem Datum des jüngsten Vorkommens. Lässt sich kein Auslöser bestimmen, steht dort „Ohne Auslöser".

Sortiert wird nach Häufigkeit, nicht nach Datum. Der Fußzeilenhinweis nennt das Fenster: Gezählt wird über die letzten 200 Einträge, nicht über die gesamte Laufzeit.

Ist die Liste leer, steht dort „Jedes eingegangene Ereignis wurde einem Job zugeordnet." Das ist der gesunde Zustand — solange es überhaupt Jobs gibt. Hat dein Betrieb noch keinen einzigen Job angelegt, wird gar nichts erst protokolliert, und dieselbe Meldung erscheint, obwohl kein Ereignis irgendwo ankommt. Lässt sie sich nicht laden, erscheint „Die Ereignisse konnten nicht geladen werden."

Tipp: Diese Liste ist der schnellste Weg zu der Frage, warum ein Agent nichts tut. Taucht dein Auslöser dort unter „Kein Job wartet auf diese Ereignisse." auf, kommt das Ereignis an und kein Job greift es ab — meist, weil ein Filter im Job enger ist als gedacht.

Speichern

Die Schaltfläche „Speichern" sitzt oben rechts in der Kopfzeile. Sie ist nur aktiv, wenn du etwas geändert hast und alle Werte zulässig sind. Nach dem Speichern erscheint die Meldung „Einstellungen gespeichert".

Wenn es nicht klappt

Ein Agent tut nichts. Prüfe der Reihe nach:

1. Steht „Agenten aktiv" in den Einstellungen auf aus? Dann läuft betriebsweit nichts.
2. Ist der Agent selbst aktiv, und ist der betreffende Job aktiv? Ein aus einer Vorlage angelegter Agent ist es zu Beginn nicht.
3. Steht der Auslöser in der Liste „Ereignisse ohne Job"? Dann kommt das Ereignis an, aber kein Job greift es ab.
4. Ist das Tageslimit aufgebraucht? Die Karte des Agenten zeigt dann „Tageslimit erreicht".
5. Darf die Person, die den Agenten angelegt hat, die betroffenen Datensätze überhaupt lesen?
6. Ist die Person, die den Agenten angelegt hat, archiviert? Dann ruhen ihre Agenten.
7. Läuft die Wartezeit aus „Frühestens erneut nach" noch? Derselbe Datensatz startet denselben Job erst wieder, wenn sie abgelaufen ist.

Die Gründe 5 bis 7 stehen nicht in „Ereignisse ohne Job", sondern in der Liste „Nicht gestartet" am Agenten selbst — dort gehört jeder übersprungene Lauf zu einem benannten Job.

Gut zu wissen: Was ein Agent selbst ändert, startet keinen weiteren Agenten. Setzt ein Job also den Status einer Chance, reagiert die Vorlage „Übergabe nach Auftrag" darauf nicht. Der Grund steht als „Diese Ereignisse kamen von einem Agenten selbst und starten deshalb keine weiteren." in der Liste „Ereignisse ohne Job".

Zwei Jobs, und nur einer läuft. Hören zwei Jobs auf dasselbe Ereignis und überschneiden sich ihre Aktionen, übernimmt nur der zuerst angelegte. Der zweite wird mit „Ein anderer Job hat dieselbe Aktion für dieses Ereignis schon übernommen. Es zählt der zuerst angelegte Job." übersprungen. Jobs mit unterschiedlichen Aktionen laufen beide.

Die Schaltfläche „Speichern" bleibt grau. Entweder hast du nichts geändert, oder ein Wert liegt außerhalb des Erlaubten. Die beiden Zahlenfelder zeigen ihre Meldung direkt darunter: „Zwischen 1 und 720 Stunden" beziehungsweise „Mindestens 1.000 Token".

Eine Aktion wird nie ausgeführt. Prüfe, ob sie unter „Deaktivierte Aktionen" steht. Dort gewählte Aktionen werden abgewiesen, auch wenn der Job sie erlaubt.

Vorschläge bleiben liegen. Steht „Freigabe verfällt nach" auf „Verfällt nicht", warten Vorschläge unbegrenzt — und blockieren dabei ihren Datensatz für weitere Läufe desselben Jobs. Trage eine Stundenzahl ein, wenn liegengebliebene Vorschläge von selbst zurückgezogen werden sollen.

Der Termin-Job schreibt zu viel. Die Vorlage liefert das Feld „Nur bei Terminart" leer aus. Trage die gewünschte Terminart nach, sonst greift der Job bei jedem Termin am Auftrag.