Nachdem Sie den Empfänger und die Rechnungsinformationen erfasst haben, geht es im nächsten Schritt um den eigentlichen Inhalt Ihrer Rechnung. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie den Kopftext formulieren, Positionen anlegen, weitere Optionen konfigurieren und den Fußtext ergänzen.
Kopftext formulieren
Im Abschnitt „Kopftext" hinterlegen Sie den Betreff und eine einleitende Formulierung für Ihre Rechnung. Der Betreff dient als Kurzbeschreibung des Abrechnungsanlasses, zum Beispiel „Rechnung für Projekt Müller, PV-Anlage Dachgeschoss". Im darunterliegenden Textfeld können Sie eine persönliche Einleitung verfassen, etwa einen Dank für den Auftrag oder einen Verweis auf bestehende Vereinbarungen.
Positionen erfassen
Im Abschnitt „Positionen" legen Sie alle Leistungen und Artikel an, die abgerechnet werden sollen. Für jede Position stehen Ihnen mehrere Felder zur Verfügung, die in der folgenden Tabelle erläutert werden.
Der Nettobetrag pro Position wird automatisch aus Menge, Preis und gegebenenfalls Rabatt berechnet. Sie müssen diesen Wert nicht manuell eintragen.
Über die Schaltfläche „Position hinzufügen" legen Sie beliebig viele weitere Zeilen an. Wenn Sie einen Nachlass auf die gesamte Rechnung gewähren möchten, nutzen Sie die Option „Gesamtrabatt hinzufügen".
Über die Option „Einzelpreise im Dokument anzeigen" steuern Sie, ob Ihr Kunde die Einzelpreise pro Position sieht oder nur die Gesamtsummen. Das ist besonders nützlich, wenn Sie einen Pauschalpreis kommunizieren möchten, ohne die interne Kalkulation offenzulegen.
Weitere Optionen
Im Bereich „Weitere Optionen" stehen Ihnen zusätzliche Einstellungen zur Verfügung, mit denen Sie die Rechnung an spezifische Anforderungen anpassen können.
Über das Feld Währung legen Sie fest, in welcher Währung die Rechnung ausgestellt wird. In den meisten Fällen ist hier bereits Ihre Standardwährung vorausgewählt.
Wenn Sie Ihrem Kunden einen finanziellen Anreiz für eine schnelle Zahlung bieten möchten, können Sie über das Feld Skonto einen Nachlass sowie die zugehörige Frist in Tagen hinterlegen.
Zusätzlich können Sie über das Feld Ansprechpartner einen internen Mitarbeiter zuordnen, an den sich der Kunde bei Rückfragen zur Rechnung wenden kann.
Fußtext ergänzen
Im Abschnitt „Fußtext" hinterlegen Sie abschließende Hinweise und rechtliche Informationen. Hier ist der richtige Platz für eine Zahlungsbitte mit Verwendungszweck, Hinweise zu Skonto oder Mahnwesen sowie Verweise auf Ihre AGB. Auch eine kurze Dankesformel rundet die Rechnung professionell ab.
Stimmen Sie den Fußtext einmalig mit Ihrer Buchhaltung oder Steuerberatung ab und verwenden Sie ihn dann als Standard für alle Rechnungen. So stellen Sie sicher, dass alle rechtlichen Anforderungen erfüllt sind, ohne den Text jedes Mal neu formulieren zu müssen.
Wie geht es weiter?
Sobald Sie alle Inhalte erfasst haben, ist Ihre Rechnung bereit zur Prüfung und Fertigstellung. Im nächsten Artikel Rechnung prüfen und fertigstellen erfahren Sie, wie Sie das Dokument kontrollieren, eine Vorschau generieren und die Rechnung als Entwurf speichern oder endgültig freigeben.
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