Nachdem du den Empfänger und die Rechnungsinformationen erfasst hast, geht es im nächsten Schritt um den eigentlichen Inhalt deiner Rechnung. In diesem Artikel erfährst du, wie du den Kopftext formulierst, Positionen anlegst, die weiteren Optionen einstellst und den Fußtext ergänzt.
Kopftext formulieren
Im Abschnitt „Kopftext" hinterlegst du den Betreff und eine einleitende Formulierung für deine Rechnung. Der „Betreff" dient als Kurzbeschreibung des Abrechnungsanlasses, zum Beispiel „Rechnung für die PV-Anlage am Wohnhaus". Im darunterliegenden Textfeld kannst du eine persönliche Einleitung verfassen, etwa einen Dank für den Auftrag oder einen Verweis auf bestehende Vereinbarungen.
Tipp: Bei „Wiederkehrende Rechnungen" kannst du im Betreff und in den Texten die Variable
{RecurringInvoice.Counter}verwenden. Sie wird in jeder erzeugten Rechnung durch deren laufende Nummer in der Serie ersetzt: 1 für die erste Rechnung, dann fortlaufend. Ein Betreff wie „Wartungsrechnung {RecurringInvoice.Counter}" ergibt also „Wartungsrechnung 1", „Wartungsrechnung 2" und so weiter. Beim Bearbeiten der wiederkehrenden Rechnung zeigt die Vorschau der Texte die Nummer, die die nächste Rechnung bekommt. Eine Gutschrift oder Stornierung zu einer solchen Rechnung trägt dieselbe Nummer wie die Rechnung, auf die sie sich bezieht.
Positionen erfassen
Im Abschnitt „Positionen" legst du alle Leistungen und Artikel an, die abgerechnet werden sollen. Für jede Position stehen dir mehrere Felder zur Verfügung, die in der folgenden Tabelle erläutert werden.
| Feld | Beschreibung | Pflichtfeld? |
|---|---|---|
| Artikel | Auswahl aus dem Produktkatalog oder Eingabe als Freitext | Ja |
| Menge und Einheit | Anzahl und Maßeinheit der abgerechneten Leistung oder des Artikels | Ja |
| Preis (Netto) | Der Nettopreis pro Einheit | Ja |
| USt. | Der anzuwendende Mehrwertsteuersatz | Ja |
| Rabatt | Optionaler Nachlass auf die einzelne Position | Optional |
Der „Betrag (Netto)" pro Position wird automatisch aus Menge, Preis und gegebenenfalls Rabatt berechnet. Du musst diesen Wert nicht manuell eintragen.
Bitte beachten: Jede Positionszeile braucht einen Artikel. Fehlt er, lässt sich die Rechnung nicht fertigstellen, und die betroffenen Zeilen werden rot umrandet.
Über „Position hinzufügen" legst du beliebig viele weitere Zeilen an. Wenn du einen Nachlass auf die gesamte Rechnung gewähren möchtest, nutze „Gesamtrabatt".
Zu jeder Position kannst du außerdem:
- über „Beschreibung hinzufügen" eine „Positionsbeschreibung" ergänzen,
- über „Titel bearbeiten" die Bezeichnung der Position anpassen,
- über „Seitenumbruch" einen Umbruch einfügen, damit die folgende Position im Dokument auf einer neuen Seite beginnt.
Hinweis: Positionsgruppen gibt es nur im Angebot, nicht in der Rechnung.
Was im Dokument sichtbar ist
Über „Einzelpreise im Dokument anzeigen" steuerst du, ob dein Kunde die Einzelpreise pro Position sieht oder nur die Gesamtsummen. Das ist besonders nützlich, wenn du einen Pauschalpreis kommunizieren möchtest, ohne die interne Kalkulation offenzulegen. Mit „Positionsbeschreibungen im Dokument anzeigen" entscheidest du, ob die hinterlegten Beschreibungen mit ausgegeben werden.
Weitere Optionen
Im Bereich „Weitere Optionen" stehen dir zusätzliche Einstellungen zur Verfügung, mit denen du die Rechnung an spezifische Anforderungen anpasst.
| Einstellung | Wofür |
|---|---|
| Lohnkosten ausweisen | Weist den enthaltenen Lohnanteil samt Mehrwertsteueranteil auf dem Dokument aus – der Hinweis, den deine Kunden für den Steuerabzug für Handwerkerleistungen brauchen |
| Skonto ausweisen | Druckt ein Skonto auf die Rechnung. Ist der Haken gesetzt, trägst du direkt darunter die Anzahl Tage und den Prozentsatz ein und siehst den „Zahlbetrag bei Skontoabzug:" |
| QR-Code drucken | Druckt einen QR-Code für den offenen Betrag auf die Rechnung. Deine Kunden scannen ihn mit ihrer Banking-App – Empfänger, IBAN, Betrag und als Verwendungszweck die Rechnungsnummer sind dann vorausgefüllt. Bei Gutschriften wird die Option nicht angeboten |
| Währung | Die Währung, in der die Rechnung ausgestellt wird. In den meisten Fällen ist hier bereits deine Standardwährung vorausgewählt |
| Umsatzsteuerregelung | Die steuerliche Behandlung der Rechnung, zum Beispiel Reverse-Charge oder eine Steuerbefreiung |
| E-Rechnung erzeugen | Erzeugt zusätzlich eine E-Rechnung. Zur Wahl stehen „Standard (ZUGFeRD)" und „BRD-Behördenstandard (XRechnung)" |
Bitte beachten: Einige Umsatzsteuerregelungen lassen nur 0 % zu. Wählst du eine davon, stellt Photovate alle Positionen darauf um und sperrt den Satz, bis du wieder auf „Regulär" wechselst. Passen Regelung und Steuersätze nicht zusammen, lässt sich die Rechnung nicht fertigstellen.
Gut zu wissen: Das Skonto legst du an der Rechnung selbst fest, unter „Skonto ausweisen". Erstellst du die Rechnung an einer Auftragsbestätigung und sieht die Zahlungsbedingung der Auftragsbestätigung für diese Rechnung ein Skonto vor, sind Haken, Tage und Prozentsatz bereits vorbelegt. Wie Zahlungsbedingungen angelegt werden, beschreibt der Artikel Zahlungsbedingungen (Neu).
Gut zu wissen: Ist „Skonto ausweisen" angehakt und ein Skontosatz über 0 % hinterlegt, nennt die Rechnung die Frist mit einem konkreten Datum, zum Beispiel: „Bei Zahlung innerhalb von 14 Tagen bis zum 30.10.2026 gewähren wir 2% Skonto auf den Rechnungsbetrag." Das Datum ist das Rechnungsdatum plus die Skontotage. Es wird erst beim Erzeugen des Dokuments berechnet: Änderst du das Rechnungsdatum, verschiebt sich auch das Skontodatum. Im Formular siehst du den Satz bereits mit dem Datum; solange kein Rechnungsdatum feststeht, steht dort stattdessen „ab Rechnungsdatum".
Gut zu wissen: Ob „QR-Code drucken" bei neuen Rechnungen schon angehakt ist, legst du in den „Stammdaten" mit dem Schalter „QR-Code auf Rechnungen" fest. An der einzelnen Rechnung kannst du die Voreinstellung jederzeit ändern. Der QR-Code nennt die Bankverbindung aus den „Stammdaten" und wird nur gedruckt, wenn dort eine gültige IBAN hinterlegt ist, die Rechnung in Euro ausgestellt ist und noch ein Betrag offen ist. Fehlt eine Voraussetzung, zeigt Photovate direkt unter der Option einen Hinweis, zum Beispiel „Es wird kein QR-Code gedruckt: In den Stammdaten ist keine gültige IBAN hinterlegt." oder „Es wird kein QR-Code gedruckt: Der QR-Code ist nur für Rechnungen in Euro möglich."
Gut zu wissen: Der QR-Code enthält immer den vollen offenen Betrag – bei einer Schlussrechnung den Restbetrag nach Abzug der Abschlagszahlungen. Bietet die Rechnung Skonto an, steht beim QR-Code der Hinweis an deine Kunden, den Betrag in der Banking-App selbst anzupassen. Auf Gutschriften und Stornierungen sowie auf Rechnungen im Status „Storniert" oder „Uneinbringlich" wird nie ein QR-Code gedruckt.
Fußtext ergänzen
Im Abschnitt „Fußtext" wählst du zunächst die „Zahlungsbedingungen" aus. Darunter hinterlegst du abschließende Hinweise und rechtliche Informationen: eine Zahlungsbitte mit Verwendungszweck, Hinweise zum Eigentumsvorbehalt oder Verweise auf deine AGB. Auch eine kurze Dankesformel rundet die Rechnung professionell ab.
Tipp: Stimme den Fußtext einmalig mit deiner Buchhaltung oder Steuerberatung ab und hinterlege ihn als Vorlage. So stellst du sicher, dass alle rechtlichen Anforderungen erfüllt sind, ohne den Text jedes Mal neu formulieren zu müssen.
Wie geht es weiter?
Sobald du alle Inhalte erfasst hast, ist deine Rechnung bereit zur Prüfung und Fertigstellung. Im nächsten Artikel Rechnung prüfen und fertigstellen erfährst du, wie du das Dokument kontrollierst, eine Vorschau erzeugst und die Rechnung als Entwurf speicherst oder endgültig fertigstellst.
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