Wie erstelle ich eine Abwicklung?

Mit einer Abwicklungsstruktur bilden Sie Ihren Projektablauf als wiederverwendbare Vorlage ab. Sie besteht aus Aufgaben und Entscheidungen, jeweils mit Verantwortlichkeit und Frist. Sobald Sie die Vorlage einer Projektart zuweisen, startet der passende Prozess bei jedem neuen Projekt dieser Art automatisch und führt Ihr Team Schritt für Schritt durch die Abwicklung.

Eine neue Vorlage anlegen

Wechseln Sie zu Einstellungen → Vorlagen → Abwicklung und klicken Sie auf „Vorlage erstellen". Geben Sie der Vorlage eine Bezeichnung. Anschließend sehen Sie den Startpunkt und bereits eine erste Aufgabe, die Sie direkt ausfüllen können.

Aufgaben definieren

Vergeben Sie je Aufgabe einen Aufgabentitel, etwa „Angebot schreiben", und wählen Sie eine „Verantwortlichkeit". Statt einer festen Person können Sie hier auch eine Variable hinterlegen, zum Beispiel den Vertriebsmitarbeiter, der in der Chance oder im Auftrag hinterlegt ist. Die Aufgabe wird dann automatisch der passenden Person zugewiesen. Zusätzlich vergeben Sie eine „Ersatzverantwortlichkeit", auf die zurückgegriffen wird, falls das Projekt keine solche Person hat, etwa die Abteilung Vertrieb oder den Vertriebsleiter. Optional ergänzen Sie eine Dauer beziehungsweise Fälligkeit in Tagen sowie eine kurze Beschreibung. Über „Aufgabe hinzufügen" fügen Sie beliebig viele weitere Aufgaben in einen Prozessschritt ein.

Entscheidungen einbauen

Über das Entscheidungs-Symbol fügen Sie eine Verzweigung ein. Möchten Sie die Entscheidung im selben Prozessschritt platzieren, wählen Sie zuerst den Prozessschritt aus und klicken erst dann auf „Entscheidung" oder „Aufgabe" → so landet das Element im richtigen Schritt. Geben Sie der Entscheidung eine Bezeichnung, etwa „Hat sich der Kunde gemeldet?", eine Frist in Tagen und eine verantwortliche Person, die sie trifft.

Anschließend legen Sie fest, was bei „Ja" und was bei „Nein" passiert: Jeder Zweig kann zu einer Aufgabe oder einer weiteren Entscheidung führen, und je Zweig lassen sich auch mehrere Folgeschritte auslösen. Die beiden Zweige können Sie jederzeit tauschen. Achten Sie darauf, beide Zweige zu verknüpfen, denn ist für „Ja" oder „Nein" kein Folgeschritt hinterlegt, endet der Prozess an dieser Stelle.

Prozessschritte anlegen und prüfen

Jeder Prozessschritt lässt sich benennen, und Sie können beliebig viele Prozessschritte anlegen. Durch die Struktur navigieren Sie per Ziehen und Scrollen. Bevor Sie die Vorlage sichern, nutzen Sie „Prozess prüfen". Photovate weist Sie dann auf offene Stellen hin, etwa wenn bei einem Element der Vorgänger fehlt, und Sie gehen Ihren Ablauf so lückenlos durch. Anschließend sichern Sie alles über „Als Vorlage speichern".

Die Vorlage einer Projektart zuweisen

Damit die Vorlage wirksam wird, weisen Sie sie einer Projektart zu. Das geschieht über den Reiter „Projektarten" in den Einstellungen und nicht aus der Vorlage heraus, denn je Projektart kann nur eine Abwicklungsvorlage hinterlegt sein. Wählen Sie die gewünschte Projektart, etwa „Wallbox", ordnen Sie Ihre Abwicklungsvorlage zu und speichern Sie.

Der Prozess im Projekt

Sobald Sie in einem Projekt die passende Projektart wählen und speichern, wird der Prozess gestartet und die erste Aufgabe automatisch geöffnet. In der Prozessübersicht sehen Sie, welche Aufgaben gerade anstehen; per Klick öffnen Sie eine Aufgabe, bearbeiten sie und hinterlegen Notizen. 

Alle Verantwortlichen, ob Person oder Abteilung, finden ihre Aufgaben im Dashboard und können dort gezielt nach den eigenen Aufgaben filtern. Schließt jemand eine Aufgabe ab, wird der nächste Schritt ausgelöst. Bei einer Entscheidung genügt ein Klick auf „Ja" oder „Nein", und der jeweils hinterlegte Folgeschritt startet.

Projektart nachträglich ändern

Die Abwicklungsstruktur und auch die Datenerfassung sind an die Projektart gekoppelt. Ändern Sie die Projektart eines Projekts, in dem bereits ein Prozess läuft, wirkt sich das daher auf beide aus.