Wie erstelle ich eine Abwicklung?

Mit einer Abwicklungsstruktur bildest du deinen Projektablauf als wiederverwendbare Vorlage ab. Sie besteht aus Aufgaben und Entscheidungen, jeweils mit Verantwortlichkeit und Frist. Sobald du die Vorlage einer Projektart zuweist, startet der passende Prozess bei jedem neuen Projekt dieser Art automatisch und führt dein Team Schritt für Schritt durch die Abwicklung.

Aufgabe

Ein konkreter Arbeitsschritt mit Titel, Verantwortlichkeit und Fälligkeit, zum Beispiel „Angebot schreiben".

Entscheidung

Eine Ja/Nein-Verzweigung, die den weiteren Verlauf steuert, zum Beispiel „Hat sich der Kunde gemeldet?".

Eine neue Vorlage anlegen

Wechsle zu Einstellungen → Vorlagen → Abwicklung und klicke auf „Vorlage erstellen". Gib der Vorlage eine Bezeichnung. Anschließend siehst du den Startpunkt und bereits eine erste Aufgabe, die du direkt ausfüllen kannst.

Aufgaben definieren

Vergib je Aufgabe einen Aufgabentitel, etwa „Angebot schreiben", und wähle eine „Verantwortlichkeit". Statt einer festen Person kannst du hier auch eine Variable hinterlegen, zum Beispiel den Vertriebsmitarbeiter, der in der Chance oder im Auftrag hinterlegt ist. Die Aufgabe wird dann automatisch der passenden Person zugewiesen. Zusätzlich vergibst du eine „Ersatzverantwortlichkeit", auf die zurückgegriffen wird, falls das Projekt keine solche Person hat, etwa die Abteilung Vertrieb oder den Vertriebsleiter. Optional ergänzt du eine Dauer beziehungsweise Fälligkeit in Tagen sowie eine kurze Beschreibung. Über „Aufgabe hinzufügen" fügst du beliebig viele weitere Aufgaben in einen Prozessschritt ein.

Gut zu wissen: Setzt du die Verantwortlichkeit über eine Variable, zieht Photovate automatisch die richtige Person aus dem Projekt, zum Beispiel den zugewiesenen Vertriebsmitarbeiter. Die Ersatzverantwortlichkeit greift immer dann, wenn im Projekt keine passende Person hinterlegt ist, sodass keine Aufgabe ohne Zuständigen bleibt.

Entscheidungen einbauen

Über das Entscheidungs-Symbol fügst du eine Verzweigung ein. Möchtest du die Entscheidung im selben Prozessschritt platzieren, wählst du zuerst den Prozessschritt aus und klickst erst dann auf „Entscheidung" oder „Aufgabe" → so landet das Element im richtigen Schritt. Gib der Entscheidung eine Bezeichnung, etwa „Hat sich der Kunde gemeldet?", eine Frist in Tagen und eine verantwortliche Person, die sie trifft.

Anschließend legst du fest, was bei „Ja" und was bei „Nein" passiert: Jeder Zweig kann zu einer Aufgabe oder einer weiteren Entscheidung führen, und je Zweig lassen sich auch mehrere Folgeschritte auslösen. Die beiden Zweige kannst du jederzeit tauschen. Achte darauf, beide Zweige zu verknüpfen, denn ist für „Ja" oder „Nein" kein Folgeschritt hinterlegt, endet der Prozess an dieser Stelle.

Prozessschritte anlegen und prüfen

Jeder Prozessschritt lässt sich benennen, und du kannst beliebig viele Prozessschritte anlegen. Durch die Struktur navigierst du per Ziehen und Scrollen. Bevor du die Vorlage sicherst, nutze „Prozess prüfen". Photovate weist dich dann auf offene Stellen hin, etwa wenn bei einem Element der Vorgänger fehlt, und du gehst deinen Ablauf so lückenlos durch. Anschließend sicherst du alles über „Als Vorlage speichern".

Tipp: Führe vor dem Speichern immer „Prozess prüfen" aus. So erkennst du fehlende Verknüpfungen frühzeitig und vermeidest, dass ein Prozess später an einer unverbundenen Stelle stehen bleibt.

Die Vorlage einer Projektart zuweisen

Damit die Vorlage wirksam wird, weist du sie einer Projektart zu. Das geschieht über den Reiter „Projektarten" in den Einstellungen und nicht aus der Vorlage heraus, denn je Projektart kann nur eine Abwicklungsvorlage hinterlegt sein. Wähle die gewünschte Projektart, etwa „Wallbox", ordne deine Abwicklungsvorlage zu und speichere.

Der Prozess im Projekt

Sobald du in einem Projekt die passende Projektart wählst und speicherst, wird der Prozess gestartet und die erste Aufgabe automatisch geöffnet. In der Prozessübersicht siehst du, welche Aufgaben gerade anstehen; per Klick öffnest du eine Aufgabe, bearbeitest sie und hinterlegst Notizen.

Alle Verantwortlichen, ob Person oder Abteilung, finden ihre Aufgaben im Dashboard und können dort gezielt nach den eigenen Aufgaben filtern. Schließt jemand eine Aufgabe ab, wird der nächste Schritt ausgelöst. Bei einer Entscheidung genügt ein Klick auf „Ja" oder „Nein", und der jeweils hinterlegte Folgeschritt startet.

Projektart nachträglich ändern

Die Abwicklungsstruktur und auch die Datenerfassung sind an die Projektart gekoppelt. Änderst du die Projektart eines Projekts, in dem bereits ein Prozess läuft, wirkt sich das daher auf beide aus.

Hinweis: Beim Wechsel der Projektart in einem laufenden Projekt werden die aktuelle Datenerfassung und die laufende Abwicklungsstruktur ersetzt. Photovate weist dich darauf hin; du musst die Hinweise mit „Ich habe die Hinweise gelesen und verstanden" bestätigen und über „Ändern und Daten löschen" fortfahren. Danach gelten die neue Abwicklungsstruktur und die neue Datenerfassung der gewählten Projektart.