Fahrzeuge und Inventar für einen Termin buchen

Neben Mitarbeitern kannst du einem Termin auch Fahrzeuge aus deinem Fuhrpark und Inventar (zum Beispiel Gerüste, Werkzeuge oder Messgeräte) zuordnen. Die gebuchten Fahrzeuge und Inventarteile erscheinen in der „Plantafel" in eigenen Zeilen. So siehst du auf einen Blick, wann ein Fahrzeug oder ein Gerät schon verplant ist.

Voraussetzungen

• Fahrzeuge: Ein Fahrzeug ist nur buchbar, wenn bei ihm „In Plantafel anzeigen" eingeschaltet ist und es nicht den „Fahrzeugstatus" „Ausgemustert" hat. Die Einstellung ist bei allen Fahrzeugen zunächst ausgeschaltet.
• Inventar: Ein Inventarteil ist nur buchbar, wenn es mindestens einer Inventarart zugeordnet ist, bei der „In der Plantafel buchbar" eingeschaltet ist, und es nicht den Status „Ausgemustert" hat. Auch diese Einstellung ist bei allen Inventararten zunächst ausgeschaltet.
• Um ein Fahrzeug freizuschalten, brauchst du in deiner Rolle für „Fuhrpark" das Recht „Bearbeiten". Die Inventararten stellen Administratoren in den „Einstellungen" ein.
• Um Fahrzeuge und Inventar in einem Termin zu buchen, brauchst du keinen eigenen Zugriff auf Fuhrpark oder Inventar. Es reicht, dass du Termine anlegen oder bearbeiten darfst.

Fahrzeug für die Plantafel freischalten

1. Öffne „Service" → „Fuhrpark" und klicke auf das gewünschte Fahrzeug.
2. Schalte im Abschnitt „Basisinformationen" den Schalter „In Plantafel anzeigen" ein.
3. Klicke auf „Änderungen speichern".

Ab jetzt kannst du das Fahrzeug in Terminen buchen, und es erscheint in der Plantafel. Schaltest du die Einstellung wieder aus, wird das Fahrzeug für neue Termine nicht mehr angeboten. Termine, in denen es bereits gebucht ist, behalten es.

In der Fuhrpark-Liste zeigt die Spalte „In Plantafel anzeigen" mit „Ja" oder „Nein", welche Fahrzeuge eingeplant werden können. Über die Spaltenüberschrift sortierst du danach, zum Beispiel um schnell alle Fahrzeuge zu finden, die noch nicht freigeschaltet sind.

Inventarart als buchbar markieren

1. Öffne „Einstellungen" und wähle links „Service".
2. Wechsle oben auf den Reiter „Inventarart".
3. Setze in der Zeile der gewünschten Inventarart das Häkchen bei „In der Plantafel buchbar". Bei einer neuen Inventarart, die du über „Inventarart hinzufügen" anlegst, ist das Häkchen zunächst nicht gesetzt.
4. Klicke auf „Änderungen speichern".

Ab jetzt kannst du alle Inventarteile dieser Art in Terminen buchen.

Fahrzeuge und Inventar im Termin auswählen

1. Öffne in der „Terminplanung" über „Termin erstellen" einen neuen Termin oder öffne einen bestehenden Termin zum Bearbeiten. Das Feld steht dir auch im Terminformular zur Verfügung, das du aus einer Chance, einem Auftrag, einem Kontakt, einer Reklamation oder einer Wartung heraus öffnest.
2. Klicke auf das Feld „Fahrzeuge und Inventar auswählen".
3. Wähle einen oder mehrere Einträge aus. Die Liste ist in die Gruppen „Fuhrpark" und „Inventar" unterteilt. Fahrzeuge erscheinen mit ihrer „Interne Bezeichnung" und dem „Kennzeichen", Inventarteile mit ihrer „Bezeichnung" und der „Inventar-Nr.". Du kannst in das Feld tippen, um die Liste zu durchsuchen.
4. Speichere den Termin wie gewohnt.

Um eine Buchung wieder aufzuheben, entfernst du den Eintrag im Feld und speicherst den Termin erneut.

Gut zu wissen: Ein Fahrzeug oder Inventarteil, das bereits gebucht war und inzwischen nicht mehr buchbar ist (ausgemustert oder nicht mehr freigeschaltet), bleibt im bestehenden Termin mit seinem Namen sichtbar. Für neue Buchungen steht es nicht mehr zur Auswahl.

Gebuchte Fahrzeuge und Inventar in der Plantafel

In der „Terminplanung" im Reiter „Plantafel" folgen unter den Mitarbeitern zwei eigene Abschnitte: „Fuhrpark" und „Inventar". Hinter dem Namen steht die Anzahl der Zeilen, zum Beispiel „Fuhrpark (4)“. Ein Abschnitt erscheint nur, wenn es Einträge dafür gibt.

• Jede Zeile zeigt den Namen und darunter das Kennzeichen beziehungsweise die Inventar-Nr.
• Jeder Termin, in dem ein Fahrzeug oder Inventarteil gebucht ist, erscheint als Balken in dessen Zeile.
• Mit einem Klick auf die Überschrift „Fuhrpark" oder „Inventar" klappst du den Abschnitt ein oder aus.
• Filter auf Mitarbeiter wirken nur auf die Mitarbeiterzeilen. Die Abschnitte „Fuhrpark" und „Inventar" bleiben immer sichtbar.
• Ist ein gebuchtes Fahrzeug oder Inventarteil inzwischen nicht mehr buchbar, bleibt seine Zeile mit dem Zusatz „nicht planbar" stehen, damit du die bestehenden Termine weiter siehst. In dieser Zeile legst du keine neuen Termine an.

Termin direkt aus einer Fahrzeug- oder Inventarzeile anlegen

Klicke in der Plantafel in die Zeile eines Fahrzeugs oder Inventarteils. Das Formular zum Erstellen eines Termins öffnet sich mit diesem Eintrag bereits im Feld „Fahrzeuge und Inventar auswählen". Mitarbeiter sind dabei in der Regel noch nicht ausgewählt – trage sie selbst ein oder prüfe die Vorauswahl.

Termin in einer Fahrzeug- oder Inventarzeile verschieben

Einen Balken in einer Fahrzeug- oder Inventarzeile kannst du per Drag-and-Drop zeitlich verschieben. Er bleibt dabei immer in seiner Zeile. Ein anderes Fahrzeug oder Inventarteil wählst du im Terminformular im Feld „Fahrzeuge und Inventar auswählen" aus.

Wenn es nicht klappt