Dokumente mit externen Dienstleistern teilen

Wenn ein Einbaupartner, ein Subunternehmer oder ein Gutachter ein Dokument aus Photovate braucht, gibt es zwei Wege: einen Link zur einzelnen Datei oder einen eigenen Zugang mit der Rolle „Gast". Welcher der richtige ist, hängt davon ab, ob die Person einmalig eine Datei braucht oder dauerhaft mitarbeiten soll.

Dieser Artikel richtet sich an alle, die Dokumente herausgeben. Er beschreibt beide Wege — und sagt deutlich, was der Link nicht kann.

Weg 1: Link zu einer einzelnen Datei

In der Dokumentenliste öffnest du am gewünschten Dokument das Menü und wählst „Link kopieren". Photovate meldet „Link in die Zwischenablage kopiert". Den Link schickst du dann selbst per E-Mail oder Nachricht weiter.

Wichtig — lies das, bevor du einen Link verschickst:

• Der Link funktioniert ohne Anmeldung. Jeder, der ihn hat, sieht die Datei — auch jemand, an den du ihn nie geschickt hast.
• Er läuft nicht ab. Es gibt keine Frist und kein Ablaufdatum.
• Er lässt sich nicht zurückziehen. Es gibt keine Liste vergebener Links und keinen Knopf zum Entziehen. Ist ein Link einmal unterwegs, bleibt er gültig, solange die Datei dort liegt.

Verschicke deshalb nur Dokumente, deren Inhalt du auch einem Unbeteiligten zeigen würdest. Für alles andere nimm Weg 2.

Soll ein versehentlich geteiltes Dokument nicht mehr erreichbar sein, hilft nur, die Datei in Photovate zu löschen oder neu hochzuladen — danach zeigt der alte Link ins Leere.

Klappt das Kopieren nicht, meldet Photovate „Link konnte nicht kopiert werden. Bitte versuchen Sie es erneut."

Weg 2: Ein eigener Zugang mit der Rolle „Gast"

Soll jemand regelmäßig mitarbeiten — Termine sehen, Aufgaben erledigen, Kontakte nachschlagen —, dann lege ihn als Mitarbeiter an und gib ihm die Rolle „Gast".

Die Rolle „Gast" ist bewusst eng geschnitten:

Ein Gast sieht also keine Chancen, Aufträge, Angebote, Rechnungen oder Artikel. Wie du jemanden anlegst und ihm eine Rolle gibst, steht im Artikel Mitarbeiter einrichten & Berechtigungen setzen.

Gut zu wissen: Reicht dir der Zuschnitt der Rolle „Gast" nicht, kannst du eine eigene Rolle anlegen und die Rechte einzeln setzen, statt einem Externen eine der internen Rollen zu geben.

Welchen Weg wofür

Wenn es nicht klappt

Der Eintrag „Link kopieren" fehlt am Dokument. Prüfe, ob dir die Rechte am Dokumentenbereich fehlen.

Der Empfänger sieht die Datei nicht. Prüfe, ob der Link vollständig übernommen wurde — in E-Mails werden lange Links gern umgebrochen.

Ich will einen verschickten Link ungültig machen. Das geht nicht über eine Einstellung. Lösche die Datei in Photovate oder lade sie neu hoch; der alte Link zeigt danach ins Leere.

Ein Externer soll nur bestimmte Projekte sehen. Über die Rolle „Gast" lässt sich das nicht nach Projekt einschränken — sie begrenzt auf eigene Termine und Aufgaben. Für feinere Zuschnitte lege eine eigene Rolle an.