Rechnung prüfen und fertigstellen

Bevor Sie eine Rechnung versenden oder freigeben, sollten Sie alle erfassten Daten sorgfältig prüfen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Vorschau nutzen, den Unterschied zwischen Entwurf und Fertigstellung verstehen und die Rechnung abschließen.

Rechnung prüfen

Gehen Sie vor dem Abschluss alle erfassten Bereiche noch einmal durch. Achten Sie dabei insbesondere auf die Korrektheit der folgenden Punkte.

Prüfpunkt	Worauf Sie achten sollten
Empfänger	Name und Anschrift vollständig und korrekt? Richtiger Kontakt ausgewählt?
Positionen	Alle Leistungen erfasst? Mengen, Preise und Einheiten plausibel?
Steuersätze	Richtiger USt-Satz pro Position? Umsatzsteuerregelung korrekt gewählt?
Beträge	Netto- und Bruttosummen plausibel? Rabatte korrekt berechnet?
Texte	Kopf- und Fußtext vollständig? Betreff aussagekräftig formuliert?

? Tipp:

Nutzen Sie die Funktion „Vorschau", um das endgültige Rechnungsdokument vor dem Abschluss zu kontrollieren. So sehen Sie exakt, wie die Rechnung beim Kunden ankommt, und können Layout, Beträge und Texte ein letztes Mal überprüfen.

Entwurf oder Fertigstellung, der Unterschied

Nach der Prüfung haben Sie zwei Möglichkeiten, wie Sie mit der Rechnung fortfahren. Die Wahl hängt davon ab, ob die Rechnung bereits versandbereit ist oder noch weiter bearbeitet werden soll.

? Als Entwurf speichern

Die Rechnung wird gespeichert, bleibt aber vollständig editierbar. Wählen Sie diese Option, wenn Sie die Rechnung später weiterbearbeiten oder von einem Kollegen prüfen lassen möchten.

✓ Fertigstellen

Die Rechnung wird verbindlich erzeugt und kann anschließend versendet oder exportiert werden. Ab diesem Zeitpunkt ist keine inhaltliche Bearbeitung mehr möglich.

⚠ Bitte beachten:

Erst nach dem Fertigstellen fließt die Rechnung in Ihre offenen Posten und in die Auswertungen ein. Solange die Rechnung als Entwurf gespeichert ist, wird sie in diesen Bereichen nicht berücksichtigt.

Nach der Fertigstellung

Sobald Sie die Rechnung fertiggestellt haben, stehen Ihnen weitere Möglichkeiten zur Verfügung. Sie können die Rechnung direkt per E-Mail an Ihren Kunden versenden. Dabei werden die hinterlegte E-Mail-Vorlage, Ihre Signatur und das generierte Rechnungs-PDF automatisch verwendet. Alternativ können Sie die Rechnung exportieren, beispielsweise für die Übergabe an Ihre Buchhaltung oder Ihr Steuerbüro.

Der Versand und alle weiteren Aktivitäten werden automatisch in der Historie dokumentiert, sodass Sie jederzeit nachvollziehen können, wann die Rechnung versendet wurde und an welchen Empfänger sie gegangen ist.

✓ Gut zu wissen:

Alle drei Artikel zum Thema Rechnungen bauen aufeinander auf. Falls Sie zu einem früheren Schritt zurückkehren möchten, finden Sie die Details in den Artikeln Neue Rechnung anlegen und Rechnungspositionen und Inhalte erfassen.