Angebot fertigstellen und versenden

Angebotsmappe

Nach der Fertigstellung eines Angebots hast du die Möglichkeit, eine Angebotsmappe zu erstellen. Die Angebotsmappe bündelt das eigentliche Angebots-PDF zusammen mit weiteren definierten Dokumenten in einer strukturierten Zusammenstellung.

So kannst du deinem Kunden ein vollständiges Paket zur Verfügung stellen, das neben dem Angebot selbst beispielsweise auch technische Datenblätter, Referenzen oder allgemeine Geschäftsbedingungen enthält.

Bitte beachte, dass eine bestehende Angebotsmappe automatisch gelöscht wird, sobald das zugehörige Angebot nachträglich bearbeitet wird. In diesem Fall muss die Angebotsmappe nach Abschluss der Bearbeitung erneut erstellt werden. Stelle daher sicher, dass das Angebot inhaltlich vollständig finalisiert ist, bevor du die Angebotsmappe zusammenstellst.

Angebot versenden

Ein fertiges Angebot kannst du direkt aus Photovate heraus per E-Mail an deinen Kunden versenden. Dabei musst du dich nicht um die einzelnen Bestandteile der Nachricht kümmern, denn das System übernimmt diesen Schritt weitgehend automatisch für dich.

Beim Versand wird die in den Einstellungen hinterlegte E-Mail-Vorlage verwendet, ergänzt um deine persönliche E-Mail-Signatur.

Das fertige Angebots-PDF wird automatisch als Anhang beigefügt. Dadurch stellst du sicher, dass jede Angebotsmail professionell und einheitlich aufgebaut ist, ohne dass du jedes Mal manuell eine E-Mail zusammenstellen musst.

Der Versand wird automatisch in der Historie der Chance dokumentiert. So können du und dein Team jederzeit nachvollziehen, wann das Angebot versendet wurde und an welchen Empfänger es gegangen ist.

Angebot als unterzeichnet markieren

Sobald dein Kunde das Angebot unterschrieben hat, kannst du den Status im System entsprechend aktualisieren. Dafür stehen dir zwei Wege zur Verfügung.

Du kannst das unterschriebene Dokument direkt hochladen, beispielsweise als Scan oder als digital signierte Datei. Dadurch wird das unterzeichnete Angebot zentral im Projekt abgelegt und ist für alle Beteiligten jederzeit abrufbar. Alternativ kannst du das Angebot auch einfach als „unterzeichnet" markieren, ohne ein separates Dokument hochzuladen.

Im Dialog „Als unterzeichnet markieren" lädst du das Dokument entweder über „Unterschriebenes Dokument hochladen" hoch oder ziehst die Datei einfach per Drag & Drop in den Dialog. Beim Ziehen erscheint „Dateien hier ablegen" – lass die Datei dann los. Unterstützt werden PDF- und Bilddateien; bei anderen Formaten erscheint „Nur PDF- und Bilddateien (z. B. JPG, PNG) werden unterstützt". Das „Datum der Beauftragung" ist mit dem heutigen Datum vorbelegt; passe es bei Bedarf an – es ist ein Pflichtfeld. Dann bestätigst du mit „Als unterzeichnet markieren".

Gut zu wissen: Es wird immer nur eine Datei übernommen. Ziehst du mehrere Dateien gleichzeitig hinein, zählt die erste. Ist bereits eine Datei angehängt, nimmt der Dialog keine weitere per Drag & Drop an – entferne zuerst die vorhandene über das X neben dem Dateinamen. Den Hinweis „Dateien auch per Drag & Drop hier ablegen" kannst du über das X dauerhaft ausblenden.

In beiden Fällen wird der aktualisierte Status im System gespeichert. Die Unterschrift des Kunden bildet die Grundlage für die weitere Projektabwicklung und signalisiert, dass das Projekt in die nächste Phase übergehen kann.