Angebotsmappe

Nach der Fertigstellung eines Angebots haben Sie die Möglichkeit, eine Angebotsmappe zu erstellen. Die Angebotsmappe bündelt das eigentliche Angebots-PDF zusammen mit weiteren definierten Dokumenten in einer strukturierten Zusammenstellung. 

So können Sie Ihrem Kunden ein vollständiges Paket zur Verfügung stellen, das neben dem Angebot selbst beispielsweise auch technische Datenblätter, Referenzen oder allgemeine Geschäftsbedingungen enthält.

Bitte beachten Sie, dass eine bestehende Angebotsmappe automatisch gelöscht wird, sobald das zugehörige Angebot nachträglich bearbeitet wird. In diesem Fall muss die Angebotsmappe nach Abschluss der Bearbeitung erneut erstellt werden. Stellen Sie daher sicher, dass das Angebot inhaltlich vollständig finalisiert ist, bevor Sie die Angebotsmappe zusammenstellen.

Angebot versenden

Ein fertiges Angebot können Sie direkt aus Photovate heraus per E-Mail an Ihren Kunden versenden. Dabei müssen Sie sich nicht um die einzelnen Bestandteile der Nachricht kümmern, denn das System übernimmt diesen Schritt weitgehend automatisch für Sie.

Beim Versand wird die in den Einstellungen hinterlegte E-Mail-Vorlage verwendet, ergänzt um Ihre persönliche E-Mail-Signatur. 

Das fertige Angebots-PDF wird automatisch als Anhang beigefügt. Dadurch stellen Sie sicher, dass jede Angebotsmail professionell und einheitlich aufgebaut ist, ohne dass Sie jedes Mal manuell eine E-Mail zusammenstellen müssen.

Der Versand wird automatisch in der Historie der Chance dokumentiert. So können Sie und Ihr Team jederzeit nachvollziehen, wann das Angebot versendet wurde und an welchen Empfänger es gegangen ist.

Angebot als unterzeichnet markieren

Sobald Ihr Kunde das Angebot unterschrieben hat, können Sie den Status im System entsprechend aktualisieren. Dafür stehen Ihnen zwei Wege zur Verfügung.

Sie können das unterschriebene Dokument direkt hochladen, beispielsweise als Scan oder als digital signierte Datei. Dadurch wird das unterzeichnete Angebot zentral im Projekt abgelegt und ist für alle Beteiligten jederzeit abrufbar. Alternativ können Sie das Angebot auch einfach als „unterzeichnet" markieren, ohne ein separates Dokument hochzuladen.

In beiden Fällen wird der aktualisierte Status im System gespeichert. Die Unterschrift des Kunden bildet die Grundlage für die weitere Projektabwicklung und signalisiert, dass das Projekt in die nächste Phase übergehen kann.