OneDrive- und SharePoint-Anbindung

Mit dieser Anbindung legt Photovate für jede Chance und jeden Auftrag automatisch einen Projektordner in eurem Microsoft-Konto an und spiegelt die Dokumente aus dem DMS dorthin. In der Oberfläche heißt sie „OneDrive / SharePoint" — ein Eintrag für beides, denn beide liegen auf demselben Microsoft-Konto.

Dieser Artikel richtet sich an alle, die die Anbindung einrichten, und an alle, die sich wundern, warum ein Ordner oder ein Dokument nicht auftaucht. Er beschreibt die Einrichtung, erklärt wann ein Ordner entsteht und wann nicht, und zeigt, wie du eine fehlgeschlagene Übertragung von Hand nachholst.

Voraussetzungen

1. Zugriff auf das Untermodul „Integrationen". Ohne Leserecht zeigt die Seite nur „Du hast keine Berechtigung, diese Seite anzusehen." Zum Verbinden und Speichern brauchst du zusätzlich das Bearbeitungsrecht.
2. Ein Microsoft-Konto, mit dem du dich beim Verbinden anmeldest.

Bitte beachten: Die Verbindung gilt für den gesamten Betrieb, nicht für einzelne Mitarbeiter. Es ist immer genau ein Microsoft-Konto verbunden, und alle Projektordner entstehen darin.

Die Anbindung einrichten

Öffne „Einstellungen" → „Integrationen" und suche die Zeile „OneDrive / SharePoint". Daneben steht: „Verbinde ein Microsoft-Konto, um für jede Chance und jeden Auftrag automatisch einen Projektordner anzulegen und mit dem DMS zu synchronisieren."

Ein Klick auf „Integration aktivieren" — später heißt die Schaltfläche „Konfigurieren" — öffnet das Fenster „OneDrive / SharePoint-Integration".

Schritt 1: Konto verbinden

Unter „Verbindung" steht der Stand. Vier Werte sind möglich:

Klicke auf „Verbinden" und melde dich bei Microsoft an. Steht später „Verbindung abgelaufen" oder „Verbindung fehlerhaft", verbinde dasselbe Konto über dieselbe Schaltfläche neu.

Solange kein Konto verbunden ist, bleibt der Rest des Fensters gesperrt. Dort steht dann „Bitte zuerst ein Microsoft-Konto verbinden."

Schritt 2: Hauptordner wählen

Unter „Hauptordner" legst du fest, wo die Projektordner entstehen. Die oberste Ebene heißt „OneDrive"; darunter klickst du dich durch die Ordner deines Kontos. Hat ein Ordner keine Unterordner, steht dort „Keine Unterordner".

Lädt die Liste nicht, erscheint „Ordner konnten nicht geladen werden." — mit „Neu laden" versuchst du es erneut.

Schritt 3: Namensvorlage festlegen

„Namensvorlage für Projektordner" bestimmt, wie die Ordner heißen. Die Vorgabe lautet {projectNumber} - {customerName} - {city}.

Verfügbar sind diese Variablen: „Projektnummer", „Kundenname", „Projektname", „Straße", „Postleitzahl", „Ort" und „Erstellungsdatum".

Mindestens eine Variable ist Pflicht. Fehlt sie, meldet das Fenster „Die Vorlage muss mindestens eine Variable enthalten." — der Grund liegt auf der Hand: Ohne Variable hießen alle Ordner gleich. Unter „Vorschau" siehst du das Ergebnis, bevor du speicherst. Zeichen, die in Ordnernamen nicht erlaubt sind, entfernt Photovate selbst.

„Änderungen speichern" schließt den Vorgang ab, bestätigt mit „OneDrive / SharePoint-Integration gespeichert".

Wann ein Ordner entsteht — und wann nicht

Das ist die häufigste Ursache für vermisste Ordner:

Wichtig: Der Projektordner wird in dem Moment angelegt, in dem die Chance oder der Auftrag neu entsteht — und nur dann, wenn die Anbindung zu diesem Zeitpunkt bereits verbunden war. Projekte, die vor dem Einrichten angelegt wurden, bekommen keinen Ordner von allein. Für die stößt du die Übertragung von Hand an, siehe unten.

Die Unterordner je Dokumentkategorie entstehen nicht zusammen mit dem Projektordner, sondern erst, wenn das erste Dokument dieser Kategorie hochgeladen wird. Ein frisch angelegtes Projekt hat deshalb zunächst einen leeren Ordner. Das ist kein Fehler.

Was mit Dokumenten passiert

Übertragung von Hand anstoßen

Am Projekt selbst — Chance oder Auftrag — sitzt eine Schaltfläche, die den Stand zeigt und das Nachholen erlaubt. Sie erscheint nur, wenn die Anbindung verbunden ist.

Das Nachholen legt Ordner und Struktur an und lädt fehlende Dokumente nach. Mehrfaches Anklicken schadet nicht — ein bereits vorhandener Ordner wird weiterverwendet, nicht ein zweites Mal angelegt.

Wenn es nicht klappt

Der Projektordner fehlt, obwohl die Anbindung läuft. Dann wurde das Projekt angelegt, bevor die Anbindung verbunden war. Hole es am Projekt über „Mit OneDrive synchronisieren" nach.

Der Ordner ist da, aber leer. Die Kategorieordner entstehen erst mit dem ersten Dokument. Lade eines hoch.

Die Schaltfläche zum Synchronisieren fehlt am Projekt. Dann ist die Anbindung nicht verbunden. Prüfe unter „Einstellungen → Integrationen", ob bei „OneDrive / SharePoint" unter „Verbindung" tatsächlich „Verbunden" steht.

Es steht „Erneut synchronisieren". Die Übertragung ist endgültig fehlgeschlagen. Photovate versucht jede Übertragung von sich aus dreimal; erst danach wird sie als fehlerhaft markiert. Ein Klick setzt einen neuen Versuch auf.

„Verbindung abgelaufen" oder „Verbindung fehlerhaft". Verbinde das Microsoft-Konto im Einrichtungsfenster neu. Solange dieser Stand gilt, entstehen keine neuen Ordner — auch nicht für neu angelegte Projekte, denn der Auftrag dafür wird nur bei bestehender Verbindung überhaupt erzeugt.

Dokumente aus einem Projekt fehlen, der Ordner ist aber da. Stoße die Übertragung am Projekt erneut an; fehlende Dokumente werden dabei nachgeladen.