Gruppenpositionen in Angeboten

Mit Gruppenpositionen gestaltest du deine Angebote übersichtlicher, indem du einzelne Positionen in thematische Pakete oder Kategorien zusammenfasst. Anstatt alle Leistungen und Produkte in einer langen Liste aufzuführen, gliederst du das Angebot in inhaltlich abgeschlossene Blöcke. Das macht das Angebot für deinen Kunden deutlich leichter lesbar.

Wo können Gruppen verwendet werden?

Die Gruppierung richtest du unter Einstellungen → Vorlagen → Angebotsvorlagen ein. So definierst du deine Paketstruktur einmalig in einer Vorlage und nutzt sie anschließend einheitlich in allen darauf basierenden Angeboten.

Gruppe hinzufügen

Um eine Gruppe zu erstellen, klickst du im Positionsbereich deines Angebots auf „Gruppe". Es wird eine Oberkategorie angelegt, der du einen aussagekräftigen Namen gibst. Anschließend ordnest du die gewünschten Positionen per Drag-and-drop dieser Gruppe zu. Du kannst beliebig viele Gruppen anlegen und zwischen den Gruppen bei Bedarf Seitenumbrüche einfügen, damit jeder Block im Dokument sauber beginnt.

Gruppe löschen

Beim Löschen einer Gruppe über das Papierkorb-Symbol in der Gruppenzeile fragt Photovate nach, was mit den enthaltenen Positionen geschehen soll. Mit „Einzelpositionen behalten" verschwindet nur die Gruppierung, die Positionen bleiben als normale Einzelpositionen im Angebot stehen. Mit „Einzelpositionen löschen" werden die Positionen zusammen mit der Gruppe entfernt.

Bitte beachten: „Einzelpositionen löschen" entfernt die Positionen mitsamt ihren Preisen und Rabatten aus dem Angebot. Wenn du nur die Blockstruktur auflösen möchtest, wähle „Einzelpositionen behalten".

Typische Anwendungsbeispiele

In der Praxis hat sich die Gruppierung besonders für die Aufteilung in verschiedene Leistungsbereiche bewährt. Ein Angebot für eine Photovoltaikanlage mit Speicher lässt sich beispielsweise so aufbauen:

PV-Anlage

Module, Wechselrichter, Montagesystem und Verkabelung.

Speicherpaket

Batteriespeicher, Hybridwechselrichter und Zubehör.

Dienstleistung

Montage, Inbetriebnahme und Netzanmeldung.

Im fertigen Angebotsdokument werden diese Gruppen als eigenständige, inhaltlich abgeschlossene Blöcke dargestellt. Dein Kunde erkennt dadurch sofort, welche Komponenten und Leistungen zu welchem Bereich gehören.

Preisdarstellung steuern

Jede Gruppe bildet automatisch einen kumulierten Gruppenpreis aus den enthaltenen Positionen. Über die Anzeigeoptionen am Angebot legst du fest, wie detailliert das Dokument die Preise ausweist.

Du kannst die Einzelpreise der Positionen anzeigen oder ausblenden, oder du wählst „Nur Gruppen im Dokument anzeigen" und stellst ausschließlich die gruppierten Positionen mit ihren Gruppenpreisen dar. So zeigst du dem Kunden zum Beispiel nur, was die PV-Anlage und was das Speicherpaket insgesamt kosten, ohne jede Einzelposition aufzuschlüsseln. Möchtest du eine bestimmte Darstellung dauerhaft verwenden, hinterlegst du sie direkt in der Angebotsvorlage.

Hinweis: Die Wahl der Preisdarstellung gilt aktuell für das gesamte Angebot und lässt sich nicht je Gruppe einzeln festlegen. Du zeigst die Einzelpreise also entweder im ganzen Dokument an oder blendest sie im ganzen Dokument aus.

Tipp: Definiere deine Gruppenstruktur und die gewünschte Preisdarstellung einmalig pro Angebotsvorlage. So sind alle Angebote deines Teams einheitlich aufgebaut und du musst die Gruppen nicht bei jedem Angebot neu anlegen.

Gut zu wissen: Die Berechnung selbst bleibt durch die Gruppierung unverändert: Preise, Rabatte und Steuersätze werden weiterhin pro Position ermittelt. Die Gruppierung wirkt sich auf die Darstellung aus, indem sie die Positionspreise zu kumulierten Gruppenpreisen zusammenfasst und das Ausblenden der Einzelpreise ermöglicht.

Kalkulation je Gruppe prüfen

Neben dem Gruppennamen findest du ein Info-Symbol. Es öffnet die Kalkulation dieser einen Gruppe; die Überschrift nennt den Namen der Gruppe. Angezeigt werden der „Verkaufspreis (Netto)", der „Gesamtkaufpreis (Netto)" sowie die Marge der Gruppe als „Gesamtmarge (%)" und „Gesamtmarge (€)". Enthält die Gruppe Positionen mit einer Leistung in kWp, kommt zusätzlich die „Gesamtmarge (€/kWp)" dazu.

So erkennst du, welcher Block eines Angebots die Marge trägt und welcher sie drückt, ohne die Gesamtkalkulation des Angebots öffnen zu müssen.

Gut zu wissen: Das Info-Symbol erscheint nur, wenn dir die Kalkulationsdetails in Angeboten freigegeben sind. Ohne dieses Recht siehst du die Gruppe mit ihrem Summenpreis, aber ohne Einkaufspreise und Marge.