Angebot bearbeiten

Ein bestehendes Angebot lässt sich auch nach der Fertigstellung noch anpassen. Solange es ein Entwurf ist, arbeitest du ohnehin direkt im Angebot weiter. Danach findest du „Angebot bearbeiten" im Menü des Angebots, solange dieses den Status „Unterschrift ausstehend", „Versendet" oder „Abgelaufen" hat. Gerade bei einem abgelaufenen Angebot ist das der Weg, um das Gültigkeitsdatum zu verlängern.

Positionen und Preise anpassen

Im Bearbeitungsmodus hast du umfangreiche Möglichkeiten, das Angebot inhaltlich zu gestalten. Du kannst bestehende Positionen anpassen oder neue Positionen hinzufügen, um den Leistungsumfang exakt auf die Anforderungen des Kunden zuzuschneiden. Ebenso lassen sich Preise jederzeit ändern, sei es für einzelne Positionen oder für das gesamte Angebot.

Darüber hinaus bietet dir Photovate flexible Optionen bei der Rabattierung. Du kannst Rabatte auf einzelne Positionen vergeben oder alternativ einen globalen Rabatt setzen, der sich auf das gesamte Angebot auswirkt. Zusätzlich hast du die Möglichkeit, Einzelpreise ein- oder auszublenden.

Das ist besonders praktisch, wenn du dem Kunden einen Gesamtpreis präsentieren möchtest, ohne die Kalkulation einzelner Posten offenzulegen.

Optionale Positionen in einer eigenen Tabelle zeigen

Optionale Positionen zählen nicht zur Gesamtsumme, ihr Preis steht im Dokument aber immer dabei. Damit sie die Haupttabelle nicht durcheinanderbringen, kannst du sie getrennt ausgeben:

1. Öffne im Angebot den Bereich „Weitere Optionen".
2. Setze unter „Anzeige im Dokument" das Häkchen bei „Optionalpositionen separat darstellen".

Im PDF stehen die optionalen Positionen dann in einer eigenen Tabelle „Optionale Positionen" unterhalb des Endbetrags. Sie behalten dabei die Positionsnummer, die sie im Angebot haben, und ihre Beträge stehen in Klammern, weil sie nicht in die Summe eingehen. Da die optionalen Positionen ihre Preise in der eigenen Tabelle zeigen, kannst du die Einzelpreise in der Haupttabelle ausblenden.

Gut zu wissen: Die Einstellung ändert nur die Darstellung im Dokument, nicht die Berechnung. Bei Angeboten aus einem importierten GAEB-Leistungsverzeichnis bleibt die Reihenfolge des Leistungsverzeichnisses erhalten – dort werden optionale Positionen nicht getrennt.

Ob das Häkchen bei neuen Angeboten schon gesetzt ist, legst du in den Einstellungen unter „Angebotseinstellungen" fest: Im Abschnitt „Standardwerte für neue Angebote" steht dafür „Optionalpositionen standardmäßig separat darstellen". Im einzelnen Angebot kannst du den Wert jederzeit ändern.

Speichern, Vorschau und Fertigstellung

Nach der Bearbeitung stehen dir mehrere Wege offen, wie du mit dem Angebot weiter verfahren möchtest. Du kannst das Angebot zunächst als Entwurf speichern und zu einem späteren Zeitpunkt weiter daran arbeiten. Das bietet sich an, wenn du beispielsweise noch auf Rückmeldungen von Kolleginnen und Kollegen wartest oder bestimmte Details klären musst.

Über die PDF-Vorschau kannst du dir jederzeit anzeigen lassen, wie das fertige Angebotsdokument für den Kunden aussehen wird. So hast du die Möglichkeit, Layout, Inhalte und Formatierung noch einmal zu prüfen, bevor du das Angebot abschließt.

Sobald du mit dem Angebot zufrieden bist, stellst du es fertig. Damit wird das Angebotsdokument erzeugt und das Angebot erhält den Status „Unterschrift ausstehend".

Bitte beachten: Bearbeitest du ein bereits fertiggestelltes Angebot erneut, wird eine vorhandene Angebotsmappe gelöscht und muss danach neu erstellt werden. Das System weist dich vor der Bearbeitung darauf hin.

Sobald ein Angebot unterzeichnet, bestätigt oder storniert ist, lässt es sich nicht mehr inhaltlich verändern. Brauchst du dann noch Änderungen, dupliziere das Angebot und arbeite mit der Kopie weiter.