Vertriebs- und Auftragseinstellungen

In den Vertriebs- und Auftragseinstellungen definierst du zentrale Optionen, die deinen gesamten Verkaufs- und Projektprozess strukturieren. Eine sorgfältige Konfiguration dieser Werte sorgt dafür, dass deine Vertriebs-Pipeline einheitlich aufgebaut ist und du aussagekräftige Auswertungen über deine Projekte erstellen kannst.

Einstellungen im Vertrieb

Für den Vertriebsbereich stehen dir mehrere konfigurierbare Optionen zur Verfügung, die den Ablauf und die Auswertbarkeit deiner Projekte maßgeblich beeinflussen.

Über die Chancenstatus legst du fest, welche Phasen eine Chance in deinem Vertriebsprozess durchlaufen kann. Indem du die Status an deinen individuellen Workflow anpasst, bildest du deinen tatsächlichen Verkaufsprozess exakt im System ab und erkennst auf einen Blick, in welcher Phase sich jedes Projekt befindet.

Abschlusswahrscheinlichkeit je Status

Zu jedem Chancenstatus gehört eine „Abschlusswahrscheinlichkeit": die Wahrscheinlichkeit, dass eine Chance in diesem Status erfolgreich abgeschlossen wird. Sie ist der wichtigste Wert dieser Einstellung, denn sie macht aus deinen Status einen Forecast.

In der Kanban-Ansicht der Chancen zeigt jede Spalte einen Betrag. Er ergibt sich aus der Summe aller Angebote in dieser Spalte, multipliziert mit der Abschlusswahrscheinlichkeit des Status. Je sorgfältiger du die Wahrscheinlichkeiten setzt, desto belastbarer ist dieser Wert.

Gut zu wissen: Die Status „Gewonnen" und „Verloren" haben feste Wahrscheinlichkeiten und lassen sich weder umbenennen noch in der Wahrscheinlichkeit ändern. Alle selbst angelegten Status dazwischen kannst du frei benennen, anordnen und gewichten.

Die Verlustgründe ermöglichen es dir, systematisch zu dokumentieren, warum ein Projekt nicht zustande gekommen ist. Das ist besonders wertvoll für spätere Analysen, da du Muster erkennen und deinen Vertriebsprozess gezielt optimieren kannst, beispielsweise wenn bestimmte Verlustgründe gehäuft auftreten.

Verlustgründe werden getrennt gepflegt: Die Einstellung führt zwei Listen, eine für „Leads" und eine für „Chancen". So kannst du eine verworfene Anfrage anders begründen als ein verlorenes Projekt, etwa „kein Bedarf" beim Lead gegenüber „Preis" bei der Chance.

Bitte beachten: Löschst du einen Verlustgrund oder eine Quelle, steht der Eintrag nur für die Zukunft nicht mehr zur Auswahl. Bereits zugewiesene Gründe und Quellen bleiben an ihren Datensätzen erhalten und sind weiterhin auswertbar.

Mit den Kontaktquellen erfasst du, über welchen Weg ein Interessent auf dein Unternehmen aufmerksam geworden ist, sei es über deine Website, eine Empfehlung, eine Messe oder einen anderen Kanal. Diese Information hilft dir dabei, die Wirksamkeit deiner Marketing- und Vertriebskanäle auszuwerten und deine Ressourcen gezielt dort einzusetzen, wo die meisten qualifizierten Anfragen entstehen.

Angebotseinstellungen

Unter Einstellungen → Vertrieb → Angebotseinstellungen legst du fest, womit neue Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen starten. Die Einstellungen gelten für Dokumente unter einer Chance genauso wie unter einem Auftrag. Bereits angelegte Dokumente ändern sich dadurch nicht. Wie alle Einstellungen ist auch dieser Reiter nur mit Administratorrechten erreichbar.

Standard-Ansprechpartner

Im Abschnitt „Ansprechpartner" bestimmst du, welcher Mitarbeiter auf einem neuen Dokument als Ansprechpartner deines Betriebs eingetragen wird – getrennt für „Standard-Ansprechpartner Angebot" und „Standard-Ansprechpartner Auftragsbestätigung". So kann zum Beispiel das Angebot den Vertriebsmitarbeiter nennen und die Auftragsbestätigung eine feste Person aus dem Innendienst. Rechnungen übernehmen die Regel der Auftragsbestätigung.

Solange du nichts änderst, gilt „Vertriebsmitarbeiter". Lässt sich nach der gewählten Regel niemand ermitteln, etwa weil an der Chance kein Mitarbeiter zugewiesen ist, wird der angemeldete Benutzer eingetragen. Das gilt auch, wenn der unter „Standardwert" gewählte Mitarbeiter inzwischen archiviert ist.

Gut zu wissen: Der Ansprechpartner ist nur vorbelegt. Du kannst ihn an jedem Dokument von Hand ändern.

Standardwerte für neue Angebote

Unter „Standardwerte für neue Angebote" schaltest du „Optionalpositionen standardmäßig separat darstellen" ein oder aus. Ist der Schalter an, ist bei jedem neuen Angebot das Häkchen „Optionalpositionen separat darstellen" schon gesetzt. Im Angebot selbst kannst du es trotzdem ändern. Was das Häkchen im Dokument bewirkt, beschreibt der Artikel Angebot bearbeiten.

Speichere deine Auswahl mit „Änderungen speichern".

Bitte beachten: Wählst du „Standardwert", musst du auch einen Mitarbeiter auswählen. Bis dahin steht unter dem Feld „Bitte einen Mitarbeiter wählen." und du kannst nicht speichern.

Einstellungen im Auftrag

Für die Auftragsphase kannst du zusätzlich Stornierungsgründe definieren. Diese kommen zum Einsatz, wenn ein Projekt nach der Beauftragung storniert werden muss.

Durch vordefinierte Stornierungsgründe stellst du sicher, dass jede Stornierung nachvollziehbar dokumentiert wird und du auch hier langfristig auswerten kannst, aus welchen Gründen Projekte nach der Beauftragung abgebrochen werden.

Durch die sorgfältige Pflege dieser konfigurierbaren Optionen schaffst du die Grundlage für einheitliche Prozesse und eine saubere Dokumentation im gesamten System. Alle hinterlegten Werte stehen dir anschließend in den jeweiligen Bereichen als Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung und fließen automatisch in deine Auswertungen ein.